سیاست شرکت در مورد ای‌میل سازمانی چگونه باید باشد؟

بعضی وقت‌ها سؤالات جالبی از من می‌شود که پس از پاسخ گفتن به آن‌ها به‌نظرم می‌رسد نکات مطرح شده برای دیگران هم قابل استفاده است. چند وقت پیش یکی از خوانندگان محترم گزاره‌ها این سؤال را از من پرسیدند: “برای بازاریابی و فروش یک شرکت ایمیل سازمانی نیازه. بهتر است یک ایمیل به‌صورت عمومی برای افراد (۴ نفر) ساخته شود یا هر کس ای‌میل سازمانی جدا داشته باشد؟”

جالب! ما خودمان هم همیشه این مشکل را در شرکت‌های محل کارم داشته‌ایم: این‌که ای‌میل شرکتی برای بخش‌های مختلف داشته باشیم یا نه؟ این‌که چه کسانی باید ای‌میل سازمانی داشته باشند؟ و این‌که آیا افراد از ای‌میل شخصی‌شان (مثلا جی‌میل‌شان) برای کارهای شرکت استفاده کنند یا نه؟ (البته همیشه آخرش هم اگر چه برای همه ای‌میل سازمانی ایجاد می‌شد؛ اما همه از جی‌میل‌شان استفاده می‌کردند!)

اما رویه‌ی درست در مورد ای‌میل‌های سازمانی باید چگونه باشد؟ به‌نظرم این نکات شاید بتوانند به تصمیم‌گیری در این زمینه کمک کنند:

عموما حرفه‌ای‌تر این است که یک ای‌میل سازمانی برای هر واحد سازمانی داشته باشیم و هر کدام از افراد هم ای‌میل سازمانی اختصاصی خودشان را. اما چند نکته در این زمینه وجود دارد:

۱- داشتن ای‌میلِ فردیِ سازمانی برای افراد باعث می‌شود که آن‌ها احساس کنند برای سازمان مهم‌ هستند و به آن‌ها نگاه بلندمدت وجود دارد.

۲- داشتن ایمیل  فردیِ سازمانی باعث می‌شود ذی‌نفعان بیرونی سازمان (از جمله مشتریان) احساس به‌تری در مورد سازمان پیدا کنند و به سازمان نگاه حرفه‌ای‌تری داشته باشند.

۳- اما در عین حال این مشکل وجود دارد که ممکن است در یک نگاه بسیار بدبینانه افراد با دیگران روابط ناسالم ایجاد کنند.

بنابراین توصیه می‌کنم که برای هر یک از افراد یک ایمیل سازمانی تعریف کنید؛ اما با این سیاست‌گذاری:

۱- افراد ای‌میل‌هایی که به ذی‌نفعان بیرونی می‌خواهند بزنند را از ای‌میل سازمانی خود ارسال کنند. هیچ کس نباید از ای‌میل غیرسازمانی برای کارهای سازمان استفاده کند.

۲- از ذی‌نفعان بیرونی خواسته شود ای‌میل‌های خود را به آدرس ای‌میل سازمانی فرد مورد نظر بفرستند و یک نسخه را هم برای ای‌میل اصلی بخش مورد نظر ارسال کنند. یک راه‌ دیگر هم این است که ای‌میل‌ها صرفا به آدرس ای‌میل بخش مورد نظر اراسل شود و مدیر واحد شخصا ای‌میل‌ها را برای کارشناس مورد نظر ارسال کند.

۳- کارشناسان باید موظف باشند در تنظیمات ایمیل‌ سازمانی‌شان، قسمت “فرواردینگ” را فعال کنند تا هر ایمیلی به آدرس آن‌ها ارسال شد به آدرس ایمیل واحد سازمانی‌شان هم ارسال شود.

۴- برای حفظ حریم شخصی کارکنان، این الزام وجود داشته باشد که تحت هیچ شرایطی افراد حق استفاده از ای‌میل سازمانی را برای مسائل خصوصی و شخصی خود نداشته باشند و در صورت مشاهده با فرد مورد نظر برخورد شود.

دوست داشتم!
۶

آداب رزومه فرستادن از روی سایت شرکت‌ها

در طول یکی دو سال اخیر مسئولیت سایت شرکت‌ محل کارم را هم برعهده داشته‌ام. یکی از کارهایی که باید در این زمینه انجام شود، مدیریت و پاسخ‌گویی به ای‌میل‌ها و پیام‌های ارسالی به شرکت است. جدا از اسپم‌ها و ای‌میل‌های تبلیغاتی، هر از گاهی ای‌میل‌های درخواست کار دریافت می‌کنیم. و همین‌جا است که من از دیدن رفتارهای اشتباه هم خنده‌ام می‌گیرد و هم حرص‌م درمی‌آید! هفته‌ی گذشته دو آگهی جذب نیروی انسانی را به درخواست  دو دوست عزیز درگزاره‌ها منتشر کردم و باز بخشی از همان رفتارهای اشتباه را مشاهده کردم. بنابراین بد ندیدم در مورد آداب رزومه فرستادن از روی سایت شرکت‌ها نکاتی را یادآوری کنم:

۱- اولین و مهم‌ترین نکته: تا وقتی که شرکت آگهی جذب هم‌کار را در سایت‌ش درج نکرده یا فرم استخدام فعالی ندارد، یعنی در مقطع فعلی نیازی به استخدام ندارد. بنابراین شما نباید در چنین شرایطی رزومه‌تان را برای شرکت ارسال کنید. من استثنائا مدیر پروژه‌ای هستم که مسئولیت سایت شرکت‌های محل کارم را هم برعهده داشته‌ام. در بسیاری از شرکت‌ها اساسا مسئول سایت در سازمان هیچ ارتباطی با واحد منابع انسانی ندارد و از آن بدتر، در بسیاری از شرکت‌ها مسئولیت سایت کلا به خارج سازمان برون‌سپاری می‌شود. بنابراین رزومه فرستادن در این حالت برای شما فایده‌ای ندارد. در برخی شرکت‌ها هم البته ای‌میل‌های سایت مستقیم به پست الکترونیکی مدیرعامل و مدیران ارشد شرکت ارسال می‌شود؛ اما جدا از این‌که با گرفتن وقت مسئولین ارشد شرکت‌ احساس بدی را در مورد حرفه‌ای نبودن‌تان در آن‌ها ایجاد می‌کنید، رزومه شما در میان ای‌میل‌های شرکت گم می‌شود و در آینده و روزی که شرکت نیازمند هم‌کار جدید بود، هیچ کس به‌یاد شما نخواهد افتاد. بنابراین لطفا رزومه نفرستید مگر این‌که شرکت خودش بخواهد!

۲- با فرض این‌که شرکت آگهی جذب همکار یا فرم استخدام فعال دارد: خوب در این حالت شرکت حتما اعلام کرده که برای چه مشاغلی و با چه تخصص‌هایی استخدام می‌کند. لطفا اگر ارتباطی با شغل اعلام شده یا تخصص مربوطه ندارید، وقت ارزش‌مند خودتان و مسئولین شرکت را تلف نکنید. مثلا در مورد همین آگهی اخیر گزاره‌ها (+) فرد محترمی با رتبه‌ی چهار آزمون دکترای مدیریت برای یک پست ناقابل کارشناسی رزومه فرستاده‌اند. من چند روز است دارم فکر می‌کنم چرا و هنوز نفهمیدم!

۳- صرفا به روشی که روی سایت شرکت نوشته شده رزومه بفرستید: ممکن است شرکت آدرس ای‌میل مشخصی را اعلام کرده باشد تا به آن رزومه بفرستید. در این حالت لطفا صرفا به آن نشانی رزومه بفرستید و ارسال ای‌میل به سایر نشانی‌ها ـ به‌ویژه info ات سایت شرکت ـ جدا خودداری کنید. اگر هم فرم استخدام وجود دارد، فقط و فقط اطلاعاتی که در فرم وجود دارد را تکمیل کنید و از فرستادن رزومه یا اطلاعات تکمیلی به نشانی پست الکترونیکی شرکت بپرهیزید. 

۴- فرم استخدام را دقیق پر کنید: یادتان نرود اطلاعات فرم استخدامی را کامل و دقیق تکمیل کنید؛ مخصوصا به تلفن یا ای‌میل‌تان خیلی دقت کنید تا بتوانند با شما تماس بگیرند!

۵- سایت شرکت ابزار اطلاع‌رسانی شرکت است نه شما: اگر به خیال خودتان با فرستادن روزمه دارید برای خودتان شبکه‌سازی می‌کنید، باید به عرض‌تان برسانم در فضای کاری ایران اصلا از این خبرها نیست! در ایران سایت بسیاری از شرکت‌ها در به‌ترین حالت، تنها کاربرد اعلام محصولات و خدمات و نشانی و تلفن شرکت را دارد. بنابراین عملا ارتباط یک سویه و از جانب شرکت است و ارتباط از این سوی سیم اصولا برقرار نمی‌شود که شما بخواهید با آن شبکه‌سازی بکنید.

درک می‌کنم در شرایط رکود اقتصادی این روزها پیدا کردن شغل مناسب چقدر دشوار است. می‌فهمم که بی‌کاری یا داشتن شغل نامناسب چه فشارهای وحشت‌ناکی به آدم وارد می‌کند. اما لطفا برای شخصیت حرفه‌ای‌ خودتان و وقت دیگران ارزش قائل باشید. 

دوست داشتم!
۷

چگونه یک Email را طوری بازنگری کنیم که دیگران آن را بخوانند

نویسنده: دیوید سیلورمن / ترجمه: علی نعمتی شهاب

“آدم‌ها فکر می‌کنند اولین پیش‌نویس اتفاق بزرگی است و بازنگری، آن را پاکیزه می‌سازد. اما اولین پیش‌نویس در واقع مثل چیدن میزها، صندلی‌ها و فنجان‌ها است و بازنگری، پاک کردن آن‌ها نیست. بازنگری خود میهمانی است!”

“همه پیش‌نویس‌ها وحشتناک هستند و من اهمیتی نمی‌دهم؛ حتی اگر تو همینگوی باشی!”

“هر چیزی که بدون فیلتر از ذهن انسان بیرون بیاید، گل‌آلود است.”

مهم نیست که گفته‌های بالا مال چه کسی هستند. آن‌ها یک درس اساسی را در خود دارند: هیچ Mailی نباید بدون بازنگری فرستاده شود.

من کشف کرده‌ام که برای Mailهای معمولی شما، تعداد بازنگری بستگی به تعداد دریافت‌کنندگان آن دارد. تجربه من این را نشان می‌دهد که:

  • ۱ تا ۵ گیرنده = ۲ تا ۴ بار بازنگری.
  • ۵ تا ۱۰ گیرنده = ۸ تا ۱۲ بار بازنگری.
  • در سطح شرکتی یا سطح اعضای هیئت مدیره = ۳۰ تا ۵۰ بار بازنگری!

حتی ساده‌ترین نامه رسمی به یک نفر از یکی دو بار بازنگری مجدد ضرری نمی‌کند. در این‌جا یک چک‌لیست برای در نظر داشتن در زمان بازنگری ارایه می‌شود:

  1. مطالب زاید را حذف کنید: اگر حرف‌تان را تکرار کنید، خواننده از خواندن دقیق دست می‌کشد و سرسری خواندن را شروع می‌کند (همان‌طور که خودتان احتمالا چنین کاری را می‌کنید!)
  2. از اعداد و کلمات دارای معنای مشخص به جای صفت‌ها و قیدها استفاده کنید: این جمله که “پروژه در حال حاضر در فعالیت‌های عمده خود از جاده اصلی منحرف شده” به‌ اندازه این جمله “این پروژه در تحویل دادن نان‌های مخصوص همبرگر به دیموینس (Des Moines) تأخیر دارد.”
  3. پیش‌زمینه نامعلوم را اضافه کنید: آیا خواننده‌تان می‌داند که نان‌های مخصوص همبرگر در آیوا برای به دست آوردن ۳۷ میلیون دلار پول مورد نیاز هستند؟ اگر مطمئن نیستید، به او این موضوع را یادآوری کنید.
  4. بر قوی‌ترین استدلال موجود تکیه کنید: آیا نان‌های مخصوص همبرگر مذکور باید فرستاده شوند چون تأخیر باعث شرم‌ساری شرکت می‌شود، چون برای کودکان به اندازه ناهارشان می‌ارزد یا چون برای شرکت به اندازه ده‌ها میلیون دلار می‌ارزند؟ ممکن است هر سه دلیل درست باشند؛ اما یکی از آن‌ها (بسته به دیدگاه خواننده شما) برای کشاندن نان‌ها به جاده کافی است.
  5. موضوعات نامربوط را حذف کنید: به‌ترین Mailها یک موضوع را و همان یک موضوع را به صورت روشن بیان می‌کنند. Mailهای تک موضوعی به گیرنده‌گان در بایگانی پیام بعد از انجام دادن کارهای لازم کمک می‌کند (چیزی که هر کسی برای مدیریت Mailهای‌اش از Outlook استفاده می‌کند آن را با آغوش باز پذیرا است!)
  6. به دنبال دروغ‌ها بگردید و آن‌ها را پاک کنید: این جمله که “آن زمان بهترین زمان‌ها بود. بدترین زمان‌ها بود” به درد چارلز دیکنز می‌خورد نه گزارش‌های وضعیت!
  7. علاقه‌های خودتان را بکشید: آیا بخشی از متن شما به شکل خاصی پرمغز، جذاب یا هوشمندانه است؟ این ممکن است یک شانس باشد و ممکن است هم نباشد. اگر آن بخش به Mail شما تحمیل شود، شبیه یک گوریل در حال رقص در لباس مخصوص بوکسورها خواهد بود: بامزه وقتی شما درباره آن می‌اندیشید و شرم‌آور، وقتی آن Mail وارد صندوق پشت الکترونیک مدیرتان می‌شود!
  8. هر چیزی را که احساسی نوشته شده است حذف کنید: آیا این جمله نشان می‌دهد که چه کسی از اول در مورد نان‌های همبرگر بر حق بوده است؟ بله؟ حذفش کنید.
  9. کوتاه کنید: خواننده‌ای را که برای هضم پیام شما در حال این سو و آن سو رفتن تلاش می‌کند (بلک‌بری و آی‌فون در هر صفحه ۴۰ کلمه را نشان می‌دهند) به یاد بیاورید. آن چیزی که روی صفحه رایانه شما کوتاه به نظر می‌رسد، روی صفحه یک تلفن همراه همانند یک منظومه حماسی خواهد بود!
  10. هر روز یکی بفرستید: در مورد زمان آن چیزی که ضروری است لازم نیست یادآوری شود. و یک Mail کم‌تر چیزی است که هر کسی بابت آن از شما متشکر خواهد شد.

منبع

پ.ن. مدت‌ها بود که دنبال بهانه‌ای برای انتشار این ترجمه‌ام بودم. پست امشب احسان با‌ عنوان آداب ای‌میل بهانه‌اش بود! نوشته‌ی احسان را هم بخوانید. شاید حوصله‌ام گرفت و خودم هم در این زمینه نوشتم.

دوست داشتم!
۰