وقتی انسان‌ها می‌آیند و می‌روند

در غالب سازمان‌های پروژه محور، یکی از بزرگ‌ترین مشکلات پیش روی مدیریت، گردش شدید نیروها در درون سازمان و همین طور ورود نیروها به سازمان و خروج سریع آن‌ها از آن‌جا است. حتی یک تجربه‌ی تلخ که ما در پروژه‌ی بسیار بزرگی که این روزها دیگر دارد بعد از دو سال کار مداوم و سخت به پایان می‌رسد داشتیم، ترک پروژه و شرکت توسط آدم‌هایی بود که در مراحل آغاز کار درگیر پروژه بودند و در فازهای بعد از فاز شناخت وضع موجود هر یک به علتی شرکت را ترک کردند و اطلاعات ذی‌قیمت‌شان در مورد پروژه را هم با خود بردند! (حالا از افزایش فشار کاری روی افراد باقی‌مانده حرفی نمی‌زنم.) خوب در برابر چنین مشکلی چه باید کرد؟

امشب این‌جا مقاله‌ای دیدم که به همین مسئله و تشریح راه‌کارهای حل آن پرداخته است. خلاصه‌ای از آن را این‌جا با هم مرور می‌کنیم. از نظر نویسنده (آقا یا خانم بوشه!) مشکلات پدید آمده از آمدن و رفتن آدم‌ها به چهار دسته تقسیم می‌شوند و هر دسته راه‌حل خاص خودش را دارد:

۱٫ از دست رفتن دانش (مشکلی که ما ابتدای هر پروژه داریم!): وقتی آدم‌ها مدتی در یک شغل کار می‌کنند، مأموریت کلی تیم خودشان و روش انجام کار را یاد می‌گیرند. وقتی تیم را ترک می‌کنند این دانش از گروه خارج می‌شود. دو راه‌حل کلی برای این مشکل وجود دارد:

۱٫۱٫ فعالیت‌ها را تا حد امکان استاندارد کنید تا انجام آن‌ها خیلی هم وابسته به دانش نباشد. مثلا وقتی پزشکی در اورژانس استخدام می‌شود، دیگر لازم نیست به او یاد داد که در موقعیت‌های بحرانی چه کند! این استاندارد کردن می‌تواند حتی وقتی آدم‌ها ثابت هستند هم انجام شود و بعدها تازه‌واردین را براساس آن آموزش داد.

۲٫۱٫ مطمئن شوید چند آدم متخصص و کارآزموده‌ی ثابت در تیم‌تان دارید؛ کسانی که دانش تولید شده را حفظ و نگه‌داری می‌کنند تا بعدها به تازه‌واردین منتقل کنند.

۲٫ تفکر متفاوت آدم‌ها: وقتی آدم‌ها مدتی در کنار هم کار می‌کنند دیدگاه مشترکی نسبت به کار و شیوه‌ی ارتباط با هم‌دیگر پیدا می‌کنند. تغییر در اعضای تیم باعث از بین رفتن این دیدگاه مشترک می‌شود. راه‌حل؟ چند راه‌حل وجود دارد. یکی این‌که تلاش کنیم نقش اعضای تیم را تا حد امکان از یکدیگر مستقل کنیم؛ به شکلی نیازی به ایجاد آن دیدگاه مشترک نداشته باشند. راه‌حل دوم رسمیت بخشیدن و استاندارد کردن روابط میان اعضای تیم است. علاوه بر این دو، ایجاد سیستم‌های مدیریت دانش و اطلاعات در سازمان و ثبت کلیه‌ی اطلاعات و دانش‌های در اختیار افراد در آن‌ها و سپس به‌اشتراک‌گذاری آن‌ها با دیگر اعضای تیم (از طریق سیستم‌های رایانه‌ای تحت شبکه‌ی مدیریت دانش / مدیریت اسناد و مدارک یا دیگر موارد مشابه) نیز برای موفقیت، ضروری است. وقتی چنین سیستمی ایجاد شود، اگر کارفرمایی با سازمان تماس بگیرد و من حضور نداشته باشم همکارم می‌تواند پاسخ‌گوی سؤال کارفرما باشد. هیجان‌انگیز است؛ نه؟

۳٫ تعهد ناکافی: وقتی آدم‌ها مدتی کنار هم‌دیگر کار می‌کنند، به گروه‌شان تعهد پیدا می‌کنند و گروه‌های غیررسمی به همین سادگی در داخل تیم‌شان پدید می‌آیند. بر همین اساس است که ورود عضو جدید به گروه‌ توسط اعضای قدیمی به دلیل نگرانی نسبت به تعهد او به راحتی پذیرفته نمی‌شود! چه باید کرد؟ به‌عنوان مدیر تیم یا طراح سازمان باید مطمئن شوید که خود شغل به تنهایی و ذاتا انگیزش‌بخش است (همان مباحث مربوط به غنی‌سازی شغلی، گسترش شغلی و گردش شغلی که همه به‌تر از من بلدید.) مثال جالب در این زمینه پرستاران یک شیفت بیمارستان هستند. در سیستم قدیمی هر پرستار مسئول بخشی از کار پرستاری برای همه‌ی بیماران بود: یعنی یک نفر مسئول پذیرش، یک نفر مسئول دارو دادن و … اما در سیستم جدید هر پرستار مسئول رسیدگی به همه‌ی کارهای مربوط به چند بیمار خاص است و بنابراین، هم انگیزه‌ی بیش‌تری برای کار می‌یابد و هم ارتباط عاطفی با بیمار برقرار می‌کند. خوب همین‌جا یک سؤال دیگر: با سواران مجانی (Free Riders، کسانی که همیشه هیچ کاری نمی‌کنند و از نتایج کار دیگران هم استفاده‌ می‌کنند) چه کنیم؟ برای حل این مشکل باید از نظر فنی کاری کنیم که فعالیت‌های هر یک از اعضای گروه کاملا شفاف و قابل اندازه‌گیری باشد. سپس عملکرد هر فرد در جلسات هفتگی به صورت کاملا دوستانه اما دقیق با حضور همه بررسی می‌شود. کسانی که نتوانند در سطح انتظاراتی که از آن‌ها می‌رود کار کنند، طبیعی است که باید تیم را ترک کنند.

۴٫ احساس عدم هویت: وقتی ما مدتی در شغلی فعالیت کنیم، در آن شغل احساس هویت می‌کنیم: “من کارمند بخش شبکه‌ی واحد آی‌تی سازمان هستم” برای فرد خوشایندتر است تا این‌که “من کارمند واحد آی‌تی هستم و همه کاری هم بلدم!” راه‌حل؟ بگذارید آدم‌ها در شغل‌شان احساس هویت کنند. آن‌ها را به یک کار خاص بگمارید و بگذارید آن‌ها افراد دیگری را که دارند همان کار را در سازمان شما انجام می‌دهند بشناسند و در همان گروه رشد کنند (یعنی مثلا تیم شبکه داشته باشید؛ نه تیم آی‌تی همه کاره!) علاوه بر آن سعی کنید آدم‌ها را با تخصیص آن‌ها به مدیران مختلف سازمان گیج نکنید. انتظارات و سبک مدیریت مدیران مختلف متفاوت است. علاوه بر آن، این کار مشکل دیگری هم دارد: فرد احساس می‌کند در سازمان هیچ کس به رشد شغلی او اهمیتی نمی‌دهد؛ چیزی که یک عامل انگیزه‌کش (!) بسیار جدی است. کار کردن زیر دست یک مدیر حداقل این احساس خوب را برای فرد به وجود می‌آورد که کسی هست که نگران رشد شغلی او باشد و او را به‌عنوان یک فرد با اهمیت (در حد خودش طبعا!) در سازمان به رسمیت بشناسد.

پ.ن.۱٫ امشب این وبلاگ بسیار خوب را هم کشف کردم که در زمینه‌ی راه‌کارهای آی‌تی برای اداره‌ی مؤثرتر کسب و کار می‌نویسد. این وبلاگ را هم به لیست گودری تخصصی‌نویسان‌تان اضافه کنید! (فقط امیدوارم اگر نویسنده‌ی این وبلاگ این‌جا را دید، فیدش را اصلاح کند تا کل مطلب در فید نمایش داده شود؛ نه فقط دو خط اول‌اش!)

پ.ن.۲٫ احسان اردستانی عزیز اولین دوستی است که به بازی وبلاگی من پاسخ داده است. نوشته‌ی احسان را از این‌جا بخوانید (قسمت مربوط به گودرش را بنده همین‌جا تکذیب می‌کنم؛ هر چند حقیقت همیشه تلخ است!)

دوست داشتم!
۱

سازماندهی محل کارتان در جهت دستیابی به بیش‌‌ترین بهره‌وری

نوشته‌ی جینا تراپانی

محل کارتان هم‌چون اتاقک خلبانی شما در طول روز کاری شما است. اگر شما نمی‌توانید گیچ‌ها (Gauges) و کنترل‌ها را به سرعت و به صورت اثربخش پیدا کنید، دچار مشکل شده‌اید. خوشبختانه چند تکنیک ساده سازمان‌دهی می‌تواند میز، پارتیشن و یا دفتر شما را برای ارتقای بهره‌وری کارتان مناسب سازند:

عرشه را تمیز کنید! آرنج‌ها و مغز شما برای انجام آن‌چه در آن به‌ترین هستند به فضا نیازمندند؛ بنابراین شما مجبورید که درهم‌ریختگی‌ها را منظم کنید. آن توده کاغذهای مختلف انباشته شده در آن طرف، جعبه‌های پر از مدارک در آن کنار و آن بروشورهای همایش پارسال را می‌بینید؟ همه‌شان باید بروند. “خارج از دید؛ خارج از ذهن” اصل هدایت‌گر ما در این‌جا است. هر چیزی را که به فکر کردن به آن به صورت روزانه نیاز ندارید کنار بگذارید (و حتی از آن به‌تر دور بریزید!) برای همه مستنداتی که به آن‌ها نیاز دارید یک محل معقول پیدا کنید و خود را به نگهداری آن‌ها در آن‌جا متعهد کنید. هر وقت این کارها را بکنید، یک آیتم کاری را که به فکر کردن یا تصمیم‌گیری نیاز ندارد کنار گذاشته‌اید.

فقط اقلامی را که مورد استفاده مکررتان هستند در دسترس نگهدارید. ابزارهای محل کار و کاغذهای‌تان را به دو گروه تقسیم‌بندی کنید: آن چیزهایی که باید دم دست‌تان باشند و آن‌هایی که نباید در این فضا قرار بگیرند. همین الان که پشت میزتان نشسته‌اید هر چیزی را که دست‌تان به آن می‌رسد و می‌توانید آن را لمس کنید در نظر بگیرید. آیا چیزی وجود دارد که خیلی کم از آن در طول هفته استفاده کنید؟ کنارش بگذارید (یادآوری: حواس‌تان باشد چیزی که خاک‌گرفته است، به این معنا است که نباید آن‌جا باشد!) حالا به این فکر کنید که آیا چیزی هست که به شکل مرتب از آن استفاده کنید و خارج از دسترس‌تان باشد؟ آن را جایی روبروی خودتان بگذارید. مثلا اگر از پانچ‌تان به ندرت استفاده می‌کنید، آن را در کمد وسایل پشتیبانی بگذارید. ولی اگر آدمی هستید که سریعا باید چیزهایی را یادداشت کنید، همیشه یک دفترچه و یک مداد را پهلوی پد موس‌تان بگذارید.

یک باند پرواز درست کنید! شما هر روز با تعدادی وسیله مشخص به سر کار می‌آیید: موبایل‌تان، کیف دستی، کیف پول، پاکت، دسته کلید، پول خرد و … . یک باند پرواز درست کنید که بتوانید وقتی از راه می‌رسید وسایل‌تان را در آن بگذارید و وقتی می‌روید وسایل‌تان را از آن بردارید. اگر کاغذهای گزارش‌ها و نامه‌ها هر روز میزتان را پر می‌کند، از یک “کازیه” برای نگهداری آن‌ها استفاده کنید. اطراف این کازیه را خلوت کنید و سپس، عملیات ثبت و خروج یا هر کار دیگری که باید روی محتویات آن انجام شود را هر روز انجام دهید.

چیزهای مرتبط را کنار یکدیگر بگذارید! زمانی را که دنبال ابزارها، گزارش‌ها یا کاغذهای‌تان می‌گردید را با گروه‌بندی چیزها براساس وظیفه کاری مرتبط‌تاشان کاهش دهید استامپ‌ها را نزدیک نامه‌ها، مدادها و خودکارهای‌تان را نزدیک دفترتان، پوشه‌های خام را نزدیک قفسه‌تان، جوهر را نزدیک پرینترتان، کاغذخردکن را نزدیک سطل زباله نگه‌دارید و … این واضح‌ترین توصیه سازمان‌دهی در جهان است تا وقتی که بخواهید نامه‌ای را ارسال کنید و استامپ‌های‌تان را پیدا نکنید …

خودتان را راحت کنید! شما اغلب زمان بیداری‌تان را در محل کارتان می‌گذرانید؛ پس می‌ارزد که به انتخاب درست میز و صندلی‌تان و تنظیم درست ارتفاع آن‌ها، انتخاب موس و صفحه‌کلیدی که برای مچ‌ها و دست‌های‌تان مناسب باشند و تنظیم درست کنتراست و رزولوشن مانیتورتان توجه زیادی بکنید تا چشم‌های‌تان و بدن‌تان در طول ساعت‌های طولانی‌ کار خیلی خسته نشوند. حواس‌تان باشد که معیار اصلی راحتی، بدن شما است!

به شیوه کارتان توجه کنید و برحسب نیاز آن را تنظیم کنید. بعد از سازمان‌دهی مجدد محل کارتان، دنبال کارهای دیگری که می‌توانید آن‌ها را اثربخش‌تر انجام دهید بگردید. اگر اغلب به فضای زیادی برای پخش کردن کاغذهای‌تان نیاز دارید از یک میز L شکل استفاده کنید که فضای لازم را به شما بدهد. اگر زمانی که مطلبی را تایپ می‌کنید به نوشته‌های روی کاغذ مراجعه می‌کنید، از یک کاغذگیر استفاده کنید. یک استاد قدیمی دانشگاه که راست‌ دست بود، از موس‌اش با دست چپش استفاده می‌کرد تا بتواند همزمان با دست راست‌اش مطالبی را یادداشت کند.

منبع

دوست داشتم!
۰

از دوزخ من تا بهشت تو

هر چند غیر از عشق

دیگر به چیزیمْ اعتقادی نیست؛

اما بهشتی هم اگر باشد

حتما همان فردای بی‌اندوهگینِ توست

مفهومِ دوزخ نیز

شاید همین امروزِ بی‌لبخندِ من باشد

که در او جای شادی نیست.

با این همه

گویا میان این دو هم

چندان تضادی نیست؛

زیرا:

تا دست‌های‌ام را میان دست‌های خویش می‌گیری

حس می‌کنم از دوزخِ من، تا بهشت تو

راه‌ِ زیادی نیست …

سهیل محمودی

دوست داشتم!
۰

۲۰۰مین پست و یک بازی وبلاگی

این ۲۰۰مین پست وبلاگ گزاره‌ها است. خوب یا بد؛ این وبلاگ دارد در وردپرس به سه سالگی نزدیک می‌شود. خوش‌حالم که توانسته‌ام جایی را بیابم برای نوشتن از خودم و دغدغه‌ها و تفکرات‌ام؛ از خوانده‌ها و شنیده‌ها و دیده‌های‌ام. خوشحال‌ام که شما هم همراه من هستید و امیدوارم این‌جا برای‌تان مفید بوده باشد.

برای ۲۰۰مین پست به نظرم رسید یک بازی وبلاگی را شروع کنم: سه پستی را که خودم از همه بیش‌تر دوست دارم انتخاب می‌کنم. البته من انتخاب‌های‌ام را دو بخش می‌کنم. یکی پست‌های مربوط به مدیریت و آی‌تی و یکی هم پست‌های دیگرم. این انتخاب‌های من:

پست‌های مدیریتی و آی‌تی: رقص فیل‌ها ـ یک نگاه کلی؛ چگونه کار دیگران را نابود نکنیم!؟ و توصیه‌هایی به مدیران از زبان یک کارشناس و با تفدیر ویژه از به‌روز بودن!

پست‌های دیگر: خودخواهی وصل؛ فراموشی احساس و این آدم‌های فراموش‌کار و با تقدیر ویژه از نیایش ۵!

از دوستان عزیزم سماع، شیث، امین، احسان، امیر، رضا، آیدا، آزاده، پانته‌آ، احمد و خلاصه هر کسی که این‌جا را می‌خواند دعوت می‌کنم در این بازی شرکت کنند و سه پست از میان پست‌های وبلاگ خودشان را که بیش‌تر از همه دوست دارند، انتخاب کنند.

دوست داشتم!
۰

گزاره‌ها (۱۵)

دنیای غیرممکن‌ها نام مخصوصی دارد که به آن امید می‌گوییم!

یوستین گرودر؛ دختر پرتقالی

پ.ن.۱٫ این کتاب را توصیه می‌کنم حتما بخوانید؛ داستانی است بسیار بسیار زیبا، جذاب و پرمعنا.

پ.ن.۲٫ این ۱۹۹مین پست گزاره‌ها بود. برای پست ۲۰۰ام ایده‌ای دارم که فردا خواهید دید.

دوست داشتم!
۰

سکوت

گاهی وقت‌ها من با سکوتم حرف می‌زنم …

دوست داشتم!
۰

مری و مکس: افسانه‌ی شیرین دوستی

ام‌روز قطع بودن اینترنت یک توفیق اجباری بود برای دیدن انیمیشن استثنایی مری و مکس. بعد از مدت‌ها بی‌حوصلگی نشستم و این کار استثنایی آدام الیوت را که در ستایش‌اش بسیار خوانده بودم را دیدم. مری و مکس از آن داستان‌هایی دارد که آدم نمی‌تواند موقع تماشای‌اش جلوی ریختن اشک‌های‌اش را بگیرد. از آن داستان‌هایی که این روزها تقریبا همه‌ی ما فراموش‌شان کرده‌ایم؛ داستان‌هایی درباره‌ی دوستی و محبت و انسانیت و از همه مهم‌تر: بخشش!

اتفاق‌ها در داستان مری و مکس اصلی‌ترین نقش را بازی می‌کنند؛ مهم‌ترین‌اش همین است که دو آدم تنها در دو نقطه‌ی بسیار دور از هم روی کره‌ی زمین به صورت اتفاقی با هم دوست می‌شوند: یک دوستی ساده و خالص و دوست‌داشتنی!  مکس آدم تنهایی است که هیچ دوستی ندارد و ورود مری به زندگی‌اش برای‌اش در حکم یک معجزه است (همین یکی دو ماه پیش اتفاقی در زندگی من افتاد که با دیدن مکس حسابی با او همذات‌پنداری کردم!) اما مکس این‌قدر در تنهایی‌اش فرو رفته که حتی فکر کردن به تنها نبودن برای او که آدم بسیار پراسترسی است (این هم یک شباهت دیگرش با من!) غیرقابل هضم است! و این نقطه‌ی شروع داستانی است که پر است از تصاویر انسانی و احساسات پاک و فراموش نشدنی.

در این‌جا قصد نوشتن درباره‌ی داستان فیلم را ندارم؛ چرا که تمام لذت‌ این فیلم در دیدن‌ و کشف لحظه‌ لحظه‌ی ماجرای مری و مکس در گذر سال‌ها است. تنها چند دیالوگ شاه‌کار فیلم را انتخاب کرده‌ام که این‌جا بنویسم و البته همه‌ی آن‌ها هم از زبان مکس هستند:

ـ من برای هیچ کس تهدیدکننده نیستم؛ البته جز خودم!

ـ مردم اغلب مرا در سردرگم می‌کنند، با این حال تلاش می‌کنم نگذارم نگرانم کنند …

ـ دوستی واقعی در قلب‌ها احساس می‌شود نه در چشم‌ها …

ـ Love Yourself first

ـ من تو را می‌بخشم چون آدم کاملی نیستی؛ درست مثل خود من. هیچ آدمی کامل نیست.

خلاصه‌ی داستان مری و مکس این است: هم‌دیگر را دوست داشته باشیم و بالاتر از آن، یاد بگیریم که به وقت‌اش هم‌دیگر را ببخشیم.

دوست داشتم!
۰

گزاره‌ها (۱۴)

پوسیدگی هر تمدن، خود را با علائم غریبی نشان می‌دهد: مثلا در این حقیقت که دیوارهای سنگی زندان، برای حفاظت جامعه از شر زندانی نیست، بلکه برای حفاظت زندانی از شر جامعه است!

آرتور کوستلر؛ گفتگو با مرگ

دوست داشتم!
۰

نیایش (۵)

خدایا دل بستن را خودمان خوب بلدیم؛ دل کندن را به ما بیاموز!

دوست داشتم!
۰

خودخواهی وصل …

امروز اتفاقی معنای این بیت مشهور مولانا را کشف کردم:

هیچ عاشق خود نباشد وصل‌جو / که نه معشوق‌اش بود جویای او …

خواستن وصل از سوی عاشق، معنایی جز خودخواهی ندارد. او دوست دارد در کنار معشوق باشد؛ در حالی که اگر هشیار باشد می‌داند که تا وقتی معشوق‌‌اش را دوست دارد، معشوق نیز درکنار اوست. همین سوختن دایمی در آرزوی وصل است که باعث می‌شود عشق‌اش به معشوق، آلوده به منیت‌ها شود و لذت وصل که نیازمند خلوص تام است، به این زودی‌ها حاصل نشود!

عاشق باید دوست داشتن معشوق‌اش و شاد بودن او، برای‌اش کافی باشد؛ چه در کنار هم و چه دور از هم …

دوست داشتم!
۰