سیاست شرکت در مورد ای‌میل سازمانی چگونه باید باشد؟

بعضی وقت‌ها سؤالات جالبی از من می‌شود که پس از پاسخ گفتن به آن‌ها به‌نظرم می‌رسد نکات مطرح شده برای دیگران هم قابل استفاده است. چند وقت پیش یکی از خوانندگان محترم گزاره‌ها این سؤال را از من پرسیدند: “برای بازاریابی و فروش یک شرکت ایمیل سازمانی نیازه. بهتر است یک ایمیل به‌صورت عمومی برای افراد (۴ نفر) ساخته شود یا هر کس ای‌میل سازمانی جدا داشته باشد؟”

جالب! ما خودمان هم همیشه این مشکل را در شرکت‌های محل کارم داشته‌ایم: این‌که ای‌میل شرکتی برای بخش‌های مختلف داشته باشیم یا نه؟ این‌که چه کسانی باید ای‌میل سازمانی داشته باشند؟ و این‌که آیا افراد از ای‌میل شخصی‌شان (مثلا جی‌میل‌شان) برای کارهای شرکت استفاده کنند یا نه؟ (البته همیشه آخرش هم اگر چه برای همه ای‌میل سازمانی ایجاد می‌شد؛ اما همه از جی‌میل‌شان استفاده می‌کردند!)

اما رویه‌ی درست در مورد ای‌میل‌های سازمانی باید چگونه باشد؟ به‌نظرم این نکات شاید بتوانند به تصمیم‌گیری در این زمینه کمک کنند:

عموما حرفه‌ای‌تر این است که یک ای‌میل سازمانی برای هر واحد سازمانی داشته باشیم و هر کدام از افراد هم ای‌میل سازمانی اختصاصی خودشان را. اما چند نکته در این زمینه وجود دارد:

۱- داشتن ای‌میلِ فردیِ سازمانی برای افراد باعث می‌شود که آن‌ها احساس کنند برای سازمان مهم‌ هستند و به آن‌ها نگاه بلندمدت وجود دارد.

۲- داشتن ایمیل  فردیِ سازمانی باعث می‌شود ذی‌نفعان بیرونی سازمان (از جمله مشتریان) احساس به‌تری در مورد سازمان پیدا کنند و به سازمان نگاه حرفه‌ای‌تری داشته باشند.

۳- اما در عین حال این مشکل وجود دارد که ممکن است در یک نگاه بسیار بدبینانه افراد با دیگران روابط ناسالم ایجاد کنند.

بنابراین توصیه می‌کنم که برای هر یک از افراد یک ایمیل سازمانی تعریف کنید؛ اما با این سیاست‌گذاری:

۱- افراد ای‌میل‌هایی که به ذی‌نفعان بیرونی می‌خواهند بزنند را از ای‌میل سازمانی خود ارسال کنند. هیچ کس نباید از ای‌میل غیرسازمانی برای کارهای سازمان استفاده کند.

۲- از ذی‌نفعان بیرونی خواسته شود ای‌میل‌های خود را به آدرس ای‌میل سازمانی فرد مورد نظر بفرستند و یک نسخه را هم برای ای‌میل اصلی بخش مورد نظر ارسال کنند. یک راه‌ دیگر هم این است که ای‌میل‌ها صرفا به آدرس ای‌میل بخش مورد نظر اراسل شود و مدیر واحد شخصا ای‌میل‌ها را برای کارشناس مورد نظر ارسال کند.

۳- کارشناسان باید موظف باشند در تنظیمات ایمیل‌ سازمانی‌شان، قسمت “فرواردینگ” را فعال کنند تا هر ایمیلی به آدرس آن‌ها ارسال شد به آدرس ایمیل واحد سازمانی‌شان هم ارسال شود.

۴- برای حفظ حریم شخصی کارکنان، این الزام وجود داشته باشد که تحت هیچ شرایطی افراد حق استفاده از ای‌میل سازمانی را برای مسائل خصوصی و شخصی خود نداشته باشند و در صورت مشاهده با فرد مورد نظر برخورد شود.

دوست داشتم!
۶

۲ thoughts on “سیاست شرکت در مورد ای‌میل سازمانی چگونه باید باشد؟

  1. چه خوب که در این مورد نوشتی. برای خودم هم همیشه این مشکل وجود داشت. برای نوزادی که کم‌وبیش در جریان تولدش هستی مدتی با همین مشکل سروکله زدم و نهایتاً به این نتیجه رسیدم که برای شرکت کوچک ما که ممکن است یک نفر کار بیش از یک واحد را انجام دهد و افراد فعلی هم بسیار ممکن است با هم جابجا شوند، برای هر پست سازمانی یک ایمیل ساختم و این‌طور برنامه‌ریزی کردم که از این پس هر فرد تازه‌وارد ایمیلی به نام خود خواهد داشت که به رسمیت ایمیل اصلی هر واحد نیست، اما همان حس خوب «شرکت خودم» را به آن‌ها می‌دهد. در مورد بند دوم نوشته‌ات به تجربه دریافته‌ام که درخواست از بیرونی‌ها برای انطباق با استانداردهای ما (مثلا الزام آن‌ها به وارد کردن cc واحد اصلی) راه به جایی نمی‌برد. آن‌ها در بهترین حالت یکی دو بار گوش می‌دهند و بعد فراموش می‌کنند و نمی‌شود دائم مزاحمشان شد. راه حل فورواردر است، اما باز هم نه آن‌طور که در بند سوم نوشتی. همکاران هم ممکن است فراموش کنند یا در سناریوی بدبینانه‌ای که اشاره کردی، گاهی آن را غیرفعال کنند و گاهی فعال نگه دارند. راه حلی که به آن رسیدم، تنظیم فوروارد در cpanel بود. به این ترتیب که از هر ایمیل دریافتی یا ارسالی، یک نسخه روانه‌ی ایمیل پشتیبان می‌شود و چون در فضا محدودیت داشتیم، محتویات ایمیل پشتیبان را به یک حساب گوگل روانه کردم تا هم نسخه‌ای پشتیبان از همه‌ی مکاتبات در جایی امن داشته باشیم هم در صورت لزوم بتوانیم همه‌چیز را از جایی فراتر از دسترسی همکار و مشتری، رصد کنیم. قاعدتاً برای یک شرکت بزرگ چنین کاری بسیار سخت است که آن‌ها هم می‌توانند فورواردرها را به ایمیل‌های فرعی‌تر تقسیم کنند.

Leave a Reply

Your email address will not be published.Required fields are marked *