رویکرد بنیاد کیفیت و بهره‌وری آمریکا به پروژه‌های بهینه‌کاوی

بهینه‌کاوی (Benchmarking) از آن مفاهیمی است که در سال‌های اخیر در ایران و پروژه‌های مشاوره مدیریت و آی‌تی بسیار مد شده است. بهینه‌کاوی عموما برای این انجام می‌شود که ببینم کسانی که کسب و کاری مثل ما دارند و چه کارهایی را به چه شکل و با چه ابزارهایی (به‌ویژه ابزارهای فناوری اطلاعات) انجام می‌دهند. وقتی کار به صورت مقایسه‌ی چند سازمان مشابه انجام شود، می‌توانیم از اعتبار “بهینه بودن” راه‌کارهای شناسایی شده اطمینان بیش‌تری حاصل کنیم. الگوبرداری می‌تواند ما را مطمئن کند که داریم درست عمل می‌کنیم یا اگر نه، به کجا باید “چنین شتابان” برسیم!
راه‌نماهای بسیاری برای انجام پروژه‌های بهینه‌کاوی هم تدوین شده است که شاید بعدا بعضی‌های‌اش را این‌جا گذاشتم. عجالتا این پست در مورد ویدئوی ضبط شده‌ی وبیناری (نوعی ویدئو کنفرانس تحت وب) است که رویکرد بنیاد کیفیت و بهره‌وری آمریکا (APQC) را به پروژه‌های بهینه‌کاوی نشان می‌دهد.
یکی از حوزه‌‌های تحقیقاتی اصلی این بنیاد، بهبود رویکردها، روش‌ها و ابزارهای انجام بهینه‌کاوی است که البته به ماهیت وجودی آن بر می‌گردد: فلسفه‌ی اصلی رویکردهای مختلف کیفیت، بهبود مستمر در حوزه‌های مختلف کاری سازمان است. APQC به‌عنوان مرکز کیفیت و بهره‌وری آمریکا به دنبال جمع‌آوری و مستندسازی و اشاعه‌ی همه‌ی آن چیزی است که در شرکت‌های برتر دنیا برای بهبود مستمر انجام می‌شود؛ و خوب این چیزی نیست جز استفاده از بهینه‌کاوی! به همین دلیل است که این بنیاد بخشی از فعالیت‌های‌اش را به پژوهش در زمینه‌ی بهبود خود بهینه‌کاوی اختصاص داده است.
در روزهای آخر سال ۲۰۰۹ میلادی،  APQC نتایج تحقیقات خود را در این زمینه در قالب وبیناری ارایه کرد؛ وبیناری که به نوعی بهینه‌کاوی پروژه‌های بهینه‌کاوی است! این وبینار را از این‌جا دانلود کنید.

دوست داشتم!
۸

نقش آدم‌ها در جامعه

این ترم درس مدیریت استراتژیک را با یکی از به‌ترین اساتید این حوزه می‌گذرانیم: دکتر خلیلی شورینی که با ترجمه‌های‌شان شناخته شده هستند. یکی دو جلسه قبل استاد به نکته خیلی جالبی اشاره کردند: توسعه و پیشرفت جامعه کار آدم‌های متوسط است؛ اما این‌که بفهمیم به کجا باید برویم و چگونه برویم کار آدم‌های نابغه است! در واقع، آدم‌های نابغه نقش استراتژیست‌های جامعه را دارند و به ما نشان می‌دهند آینده چه شکلی است و چطور باید به آن برسیم. بعد دیگر آن‌ها وظیفه‌ای ندارند و همه‌ی کار به دوش خود ما آدم‌های معمولی است. حالا  یک سؤال جدی: نوابغ جامعه‌ی ما کجا هستند!؟

دوست داشتم!
۰

چگونه کار دیگران را نابود نکنیم!؟

یکی از کارهای همیشگی که هر مدیر باید انجام دهد، نظر دادن در مورد کار دیگران است. اما اگر شما در نقش کارشناس یا مشاور هم در سازمانی کار بکنید، احتمالا  با چالش (!) نظر دادن در مورد کار دیگران مواجه خواهید شد. منشأ خیلی از اختلافات آدم‌ها در سازمان، همین جا است؛ جایی که خیلی از ما به دلیل بلد نبودن چند اصل ساده (و صد البته ضعف‌‌های ارتباطی‌مان) نمی‌توانیم منظورمان را درست به دیگران منتقل کنیم یا با آن‌ها بر سر موارد اختلافی، به توافق برسیم. در این پست به چند اصل ساده که به نظرم می‌تواند نظر دادن در مورد کار دیگران را اثربخش‌تر کند، اشاره می‌کنم:

۱- اولین و اساسی‌ترین اصل: در مورد چیزی که نمی‌دانید و تخصصی ندارید، اظهارنظر نکنید! بدترین دعواها در سازمان‌ها از همین‌جا شروع می‌شود. ما در مورد چیزی که نمی‌دانیم نظر می‌دهیم و وقتی هم می‌فهمیم غلط گفته‌ایم برای جلوگیری از آبروریزی بیش‌تر دعوا راه می‌اندازیم. باور کنید هیچ چیزی از کلاس کاری‌تان کم نمی‌شود اگر بگویید نمی‌دانم!

۲- حتما با کاربرد نوار ابزار Reviewing ورد و اکسل (Track Change) آشنا باشید. خیلی به دردتان می‌خورد!

۳- اگر برای بررسی شکلی گزارش یا خروجی طرف مقابل، استاندارد یا اصولی وجود دارد، براساس آن‌ها در این مورد اظهارنظر کنید؛ در غیر این صورت خیر (چون کاملا بحث سلیقه در میان است: من دوست دارم مثلا رنگ یک جدول فلان رنگ باشد و شما نه. یا من دوست دارم برای گزارش‌ام فهرست اشکال بگذارم و شما نه. و …)

۴- توجه داشته باشید چیزی که شما می‌پسندید را لزوما من نباید بپسندم و برعکس! باز هم تأکید می‌کنم سلیقه‌ و ترجیحات شخصی را در اظهارنظر در مورد کار دیگران فراموش کنید.

۵- اما در مورد بررسی محتوا که همه‌ی دعواها بر سر آن است (!) پیش از هر چیز یادتان باشد که: همیشه خراب کردن از ساختن آسان‌تر است! حتی اگر مطمئن هستید کار دیگری اشتباه است مخالفت‌تان را با دلیل منطقی بیان کنید. سرِ خود برای اصلاح، در کار دیگری دست نبرید. سعی نکنید نظرات‌ شخصی‌تان را به دیگری تحمیل کنید. چیزی را که نمی‌دانید نقد نکنید. حواس‌تان باشد که فرد برای انجام آن کار، حداقل از نظر خودش زحمت زیادی کشیده است و هر گونه واکنش منفی از جانب شما (حتی پیش پا افتاده‌ترین‌شان) می‌تواند منجر به ایجاد یک “انفجار” شود. خلاصه این‌که به‌ترین نقد، پیشنهاد سازنده است. پس اگر فکر می‌کنید چیزی غلط است اما برای اصلاح‌اش پیشنهادی ندارید، همان به‌تر که اظهارنظر نکنید!

۶- اگر جایی را نفهمیدید یا برای‌تان سؤال وجود داشت، نقد نکنید. همان سؤال‌تان را از طرف بپرسید!

۷- دقیق بودن به معنای مو از ماست بیرون کشیدن نیست: وقتی از شما می‌خواهند در مورد کار دیگری نظر بدهید که حتما نباید با این فرض کارتان را شروع کنید که حتما اشتباهی در میان است و من باید اصلاح‌اش کنم! برعکس، اصل بر برائت است؛ مگر این‌که برعکس‌اش ثابت شود!

۸- سعی کنید گاهی اوقات کارهایی را که نقد می‌کنید، خودتان انجام دهید تا با سختی‌ها و محدودیت‌های انجام کار آشنا شوید. این‌جوری شاید از برج‌ عاج‌نشینی و اظهارنظرهای کیلویی‌مان ـ که اغلب ما در نقد دیگران به آن‌ها عادت کرده‌ایم ـ  کم شود!

۹- شخصیت و ادب و اخلاق و جنبه‌ی منتقد بودن را داشته باشید. آدم عصبی، بی‌ادب و با روابط عمومی پایین، اصلا ناقد خوبی نیست. به قول آن ضرب‌المثل معروف لااقل بلد باشید با پنبه سر طرف را ببرید!

۱۰- امیدوارم خدای نکرده در جایگاه منتقد، هیچ وقت توهم و تکبر شما را گیر نیندازد …

۱۱- در محدوده‌ای که وظایف و دانش شما اقتضا می‌کند، نقد کنید. مثلا بنده‌ای که از کارهای فنی مهندسی کامپیوتر و IT خیلی سر در نمی‌آورم، نباید خیلی وارد نقد تخصصی IT شوم! (رونوشت به برادر زرگر که می‌داند منظورم چیست!)

امیدوارم با یاد گرفتن و عمل کردن به اصول نقد (که به آن‌هایی که من نوشتم محدود نمی‌شوند)، کمی از دعواهای‌مان در سازمان با دیگران کم شود!

پ.ن. بعد از تمام شدن نوشتن این پست، به نظرم رسید در نقد ادبی ـ هنری هم رعایت کردن این نکات مهم است. از اساتید فن مثل آقا رضا بهرامی‌نژاد عزیز تقاضا دارم در این مورد اظهارنظر بفرمایند!

شاید حتی در زندگی‌مان در کنار خانواده و دوستان هم لازم باشد به این نکات دقت کنیم! (اسمایلی تعمیم دادن از روی خوشیفتگی!)

دوست داشتم!
۰

آینده IT در سازمان‌ها

فکر می‌کنید ۵ سال آینده، وضع واحد IT در سازمان‌ها چگونه خواهد بود؟ در این پست براساس گزارش شرکت CEB، پیش‌بینی تغییرات وضعیت فناوری اطلاعات در سازمان‌ها را در سال‌های آتی را با هم مرور می‌کنیم:

۱- تمرکز بر اطلاعات به جای فرایندهای کسب و کار: شعار همیشگی IT، “اول کسب و کار” بوده است؛ اما به نظر می‌رسد در ۵ سال آینده تمرکز واحد IT بیش‌تر بر بهبود تجربه مشتری از کار با سازمان، تحلیل‌ اطلاعات و ساده سازی شیوه کاری کارکنان با دسترسی به‌تر به دانش‌های مورد نیاز متمرکز خواهد بود.

۲- ادغام IT در عملیات سازمان به جای نقش سرویس‌دهنده آن: در آینده IT دیگر در سازمان نقش یک سرویس‌دهنده را بازی نمی‌کند و به تأمین پلت‌فرم‌ها، سیستم‌ها و کاربردهایی می‌پردازد که با عملیات سازمان یکپارچه شده‌اند (و در واقع جزیی از آن هستند.) واحد IT به‌عنوان یک سرویس‌دهنده مرکزی دیگر وجود خارجی نخواهد داشت و هر واحد سازمانی مسئول IT خود را خواهد داشت.

۳- برون‌سپاری حداکثر خدمات IT به جای برون‌سپاری کارهایی که واحد IT قادر به انجام آن‌ها نیست: ترسناک ولی متأسفانه واقعیت دارد!

۴- IT در نقش شریک کسب و کار به جای فشار درون سازمانی متمرکز در به‌کارگیری IT: همه ارزش IT را می فهمند و در نتیجه، هر بخشی از سازمان مدیریت IT خود را به‌عهده خواهد داشت!

۵- واحدهای IT توزیع شده در سازمان به جای یک واحد IT همه کاره: وظایف واحد قدرت‌مند IT سازمان میان واحدهای کوچکی که درون واحدهای اصلی سازمانی هستند، تقسیم خواهد شد.

البته بنا بر پیش‌بینی CEB، احتمالا یک واحد IT برای تأمین سرویس‌های مشترک (مثل نقش واحد منابع انسانی در سازمان) هم‌چنان وجود خواهد داشت.

خوب پس نقش مدیر اجرایی فناوری در سازمان چه خواهد شد؟ براساس این گزارش یا وظایف او برای تأمین سرویس‌های مشترک IT گسترش خواهد یافت و یا به تأمین و تدارکات  نیازمندی‌های IT و یکپارچه‌سازی کاربردهای IT در سازمان محدود خواهد شد.

من شک دارم مورد یک به این شدت در عمل رخ بدهد، یعنی تمرکز از فرایندها به اطلاعات معطوف شود (چون قبلا یک بار این اتفاق افتاده و همه مشکلات ناشی از آن را می‌دانند.) اما در مورد سایر پیش‌بینی‌ها تردیدی ندارم که به واقعیت خواهند پیوست. مخصوصا شماره ۳ که فرصتی استراتژیک برای فعالان بخش IT فراهم خواهد کرد. بعدا در این مورد بیش‌تر صحبت خواهیم کرد.

پی‌نوشت: این پست ترجمه آزادی است از این مطلب (البته طبعا جز پاراگراف آخر!)

دوست داشتم!
۰

درس هایی از شرکت Infosys

مطلب‌ام به‌عنوان نویسنده مهمان وبلاگ امیر مهرانی عزیز درباره شرکت اینفوسیس هند.

پی‌نوشت: مدتی است که نوشتن در زمینه مشاوره فناوری اطلاعات با رویکرد مدیریتی به دغدغه‌ام تبدیل شده است. از آن‌جایی که وبلاگ‌ها و سایت‌های زیادی در این زمینه در دنیای وب فارسی زبان در حال فعالیت نیستند، سعی می‌کنم از این پس بیش‌تر در این حوزه‌ها بنویسم.
دوست داشتم!
۰

راکی در تصمیم‌گیری!

الان داشتم این پست را می‌خواندم که در مورد پیمایشی (همان Survey) است که توسط مؤسسه معظم فارستر بر روی پروژه‌های بهبود فرایند انجام شده است. نویسنده می گوید که در تحقیقات‌شان به این نتیجه رسیده‌اند که این پروژه‌ها به سه شکل انجام می‌شوند: ۱- تیم بهبود فرایند از تیم IT جدا (و در پاره‌ای موارد مستقل) است؛ ۲- مسئولیت اصلی با تیم IT است؛ ۳- مسئولیت اصلی با تیم بهبود فرایند است. بعد سؤال کرده کدام بهتر است؟

تجربه ما در پروژه‌های معماری سازمانی نشان‌دهنده آن است که به دو شکل می‌توان فرایندها را بهبود داد: ۱- با استفاده از مفاهیم و ابزارهای معمول بهبود فرایند (مثلا حذف فعالیت‌های تکراری یا غیرضروری، ادغام فعالیت‌های مشابه و …)؛ ۲- با استفاده از قابلیت‌های فناوری اطلاعات یا به به‌ عبارتی IT Capabilities (مثلا خودکار کردن برخی فعالیت‌ها مثل تولید گزارش‌ها، در دسترس قرار دادن کلیه اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری و …) اما نکته اساسی این‌جا است که این دو گونه فعالیت از هم منفک نیستند و هر دو تیم فرایندی و IT باید در کنار یکدیگر کار بهبود فرایندها را انجام بدهند؛ یعنی فرایند در عین حال از هر دو زاویه دید بهبود فرایند و قابلیت‌های IT بهبود داده شود.

بگذریم. نکته اصلی که در نوشته مذکور وجود داشت جایی بود که نویسنده به مفهوم بامزه راکی (RACI) در تصمیم‌گیری اشاره می‌کند و منظورش این است که وقتی مشخص شد کدام یک از سه حالت فوق کارامدتر است؛ باید مشخص شود ذی‌نفعان تصمیمات گرفته شده در پروژه بهبود فرایند چه کسانی هستند؟ او ذی‌نفعان تصمیمات را در ۴ دسته تقسیم‌بندی می‌کند:

۱- R (نماد Responsible): چه کسی مسئول تصمیم‌گیری است؟ (در این مثال تیم بهبود فرایند)

۲- A (نماد Accountable): چه کسی باید در مورد تصمیم‌های گرفته شده پاسخ‌گو باشد؟ (در این مثال مدیر واحد سازمانی مرتبط با فرایند)

۳- C (نماد  Contributing): چه کسانی باید در فرایند تصمیم‌گیری مشارکت کنند؟ (در این مثال کارکنانی که در انجام فرایند کنونی درگیرند و باید فرایند بهبود یافته را هم انجام دهند)

۴- I (نماد Informed): چه کسانی باید از تصمیم‌های گرفته شده مطلع شوند؟ (در این مثال واحدهای سازمانی که ورودی فرایند بهبود یافته را تأمین می‌کنند یا از خروجی آن استفاده می‌کنند)

خوب راکی تصمیم‌گیری شما چیست!؟

دوست داشتم!
۰

به‌روز بودن (۱)

یکی از دغدغه‌های اساسی برای هر کسی که می‌خواهد در یک رشته خاص کار کند و درس بخواند (و در واقع متخصص شود) این است که چگونه اطلاعات خود را به روز نگاه دارد: این‌که چگونه با تحولات روز پیش برویم، بدانیم موضوعات روز رشته تحصیلی یا کاری ما چیست، چه موضوعات جدیدی مطرح شده‌اند، موضوعات قبلی چه بوده‌اند و چه تغییراتی در طول زمان داشته‌اند، این‌که چه تئوری‌ها و ابزارهای حل مسئله‌ای وجود دارند و … همه و همه برای رشد تحصیلی و شغلی ما اهمیت دارند. کم‌ترین سود ناشی از این کار، این است که شما می توانید خودتان را در محل کارتان یا در میان هم‌کلاسی‌ها و اساتید، فردی مطلع و قابل اطمینان معرفی کنید؛ فردی که آن‌چه را باید، می‌داند و هم‌واره به دنبال یاد گرفتن چیزهای جدید است. اگر چنین آدمی باشید؛ مطمئن باشید که همیشه از نظر حرفه‌ای در موقعیت خوبی قرار خواهید داشت (وقتی دنبال کار بگردید می‌فهمید چه می‌گویم.) احساس رضایت شخصی از یاد گرفتن و توسعه دانش و مهارت‌های انسان هم که جای خود را دارد.

خوب حالا چطور به روز بمانیم؟ من تلاش می‌کنم از این پس هر از چند گاهی در مورد تجربیات خودم بنویسم. طبعا تجربیات من خاص رشته‌های مهندسی صنایع و مدیریت است؛ هر چند سعی می‌کنم طوری بنویسم که تا حد امکان برای دیگران هم مفید باشند. برای شروع این نکات کلی را داشته باشید تا بعدا دقیق‌تر صحبت کنیم:

۱. از دم‌دست‌ترین امکان ممکن شروع کنیم: اینترنت! اینترنت مهم‌ترین و به‌ترین منبع اطلاعاتی برای به روز ماندن است. چیزی که مهم است استفاده اثربخش از این منبع عظیم اطلاعاتی است. چند پیشنهاد در این زمینه:

– سایت‌های اصلی مرتبط با رشته تحصیلی و تخصص‌تان (سایت دانشکده‌های معتبر خارجی، سایت‌های مربوط به ژورنال‌ها و مجلات تخصصی، سایت‌های شرکت‌های مشاوره‌ای معتبر و …) را بشناسید و هر چند وقت یک بار سری به آن‌ها بزنید و در آن‌ها بگردید.

– خیلی از این سایت‌ها خبرنامه‌هایی (Newsletter) دارند که آخرین تحولات مربوط به آن رشته تخصصی را به صورت روزانه، ماهانه و … در اختیار شما قرار می‌دهند. در این خبرنامه‌ها عضو شوید و هر چند وقت یک بار (که البته نباید فاصله طولانی باشد) نگاهی به ای‌میل‌های دریافتی‌تان از آن سایت بیاندازید تا ببینید چه اتفاقات جدیدی افتاده است.

– خیلی از آدم‌های باتجربه و حتی آکادمیک وبلاگ‌ها یا سایت‌های فعالی دارند که در آن‌ها تجربیات و دیدگاه‌های خودشان را در مورد رشته تخصصی شان بیان می‌کنند. آن‌ها را بشناسید و با استفاده از گودر، نوشته‌های‌شان را دنبال کنید!

– سایت‌های ارایه‌کننده کتاب‌های رایگان برای دانلود از به‌ترین منابع اطلاعاتی هستند. حالا لازم نیست که همه کتاب‌ها را دانلود کنید؛ همین که سایت مربوطه را نگاه کنید تا ببینید چه عناوین کتاب‌هایی وجود دارند خودش هم آگاهی‌بخش است و هم انگیزش‌بخش (که بدانیم همی که چه نادانیم!)

۲- برنامه دروس دانشکده‌های مختلف خارجی و حتی داخلی (به‌ویژه پاورپوینت‌های درسی‌شان) منبع آموزشی بسیار عالی هستند. از گوگل برای یافتن آن‌ها غافل نشوید!

۳- خیلی از کتاب‌های درسی معتبر (منظورم Text Bookها است) روی سایت ناشرشان، بخش خاصی دارند که در آن، پاورپوینت‌های تدریس کتاب (که تقریبا تمام نکات اصلی کتاب را در بر می‌گیرند) و کیس‌های اضافه بر کتاب را به صورت رایگان قابل دانلود هستند. این یکی واقعا امکان‌ بی‌نظیری است؛ چون خیلی وقت‌ها شما به کتاب منتشر شده در سال ۲۰۱۰ دسترسی ندارید؛ ولی می‌توانید پاورپوینت‌های آن‌ را مطالعه کنید و به روز شوید! (حتی وبلاگ‌هایی وجود دارند که کارشان این است که پاورپوینت‌های کتاب‌ها ـ و مخصوصا آن‌هایی که روی اینترنت به صورت رایگان قابل دسترسی نیست ـ را برای دانلود ارایه می‌کنند.)

۴- آدم‌های مهم رشته‌تان را در داخل و خارج بشناسید: اساتید دانشگاه، نویسندگان کتاب‌های مرتبط، حتی مدیران و مشاوران برتر و … این جوری هر جایی که اسم طرف به گوش‌تان بخورد حساس می‌شوید که ببینید چه چیز جدیدی می‌توانید یاد بگیرید.

۵- این یکی برای من ذاتا یک تفریح است؛ تفریحی که البته بسیار هم مفید است: تفریح کتاب‌بینی! تقریبا سعی می‌کنم هر ماه سری به کتاب‌فروشی‌های انقلاب بزنم و کتاب های تازه منتشر شده را ببینم و ورق بزنم. خیلی وقت‌ها مدت‌ها دنبال مطلب یا کتاب خاصی بوده‌ام و در این سر زدن‌ها در به شکلی اتفاقی آن را پیدا کرده‌ام. در مورد رشته مدیریت و هم‌چنین رشته‌های اقتصاد و علوم اجتماعی، کتاب‌فروشی انتشارات آگاه روبروی در اصلی دانشگاه تهران با آن کتاب‌فروشان خوش‌برخورد و مطلع‌اش کاملا توصیه می‌شود (این برای من خیلی مهم است که اگر خودشان کتابی را نداشته باشند راه‌نمایی‌تان می‌کنند که از کجا کتاب را تهیه کنید.)

۶- مجلات و کنفرانس‌های داخلی را خیلی نباید جدی گرفت؛ ولی خوب بعضی‌های‌شان مفید هستند و می‌شود به آن‌ها اعتماد کرد. سایت‌های داخلی مفیدی هم هستند که می‌شود از آن‌ها استفاده کرد. (در مورد رشته مدیریت بعدا به مجله‌ها و سایت‌های داخلی مفید از نظر خودم اشاره می‌کنم.)

۷- خود کاری که انجام می‌دهیم؛ هر چند خیلی از اوقات به این نکته ساده و بدیهی توجه نمی‌کنیم!

۸- شبکه همکاران و دوستان: سعی کنید با آدم‌های به‌روز در ارتباط باشید تا هم بتوانید کلید واژه‌های لازم برای جستجوی مطالب مورد نیازتان (از طریق راه‌های ۱ تا ۶) را از آن‌ها به دست بیاورید و هم خود اطلاعات تازه را!

راه‌های دیگری هم هست که بعدا در موردشان صحبت خواهیم کرد. یادتان باشد: “این‌که بدانید چه نوع اطلاعاتی را از کدام منبع اطلاعاتی می‌توانید پیدا کنید، مهم‌ترین موضوع در به‌روز بودن و ماندن است.”

دوست داشتم!
۲

تخصص واقعی

یکی دو روز پیش من مطلبی نوشتم تحت عنوان: “تخصص شما چیست؟” بازخورد این نوشته برای خودم بسیار جالب بود و به شکل بامزه‌ای از عصر ایران و پارسینه سر درآورد! (هر چند هر دو سایت اسم وبلاگ مرا به اشتباه “گذاره‌ها” ثبت کرده‌اند!) به دلیل همین بازخورد مثبت، تصمیم گرفتم نکته‌ای دیگر را به آن یادداشت اضافه کنم. ماهنامه گزیده مدیریت ـ که مقالات هاروارد بیزینس ریویو را با تأخیری چند ماهه منتشر می‌کند ـ برای علاقه‌مندان پی‌گیر رشته مدیریت در ایران شناخته شده است (هر چند مطالعه این نشریه به دلیل انتشار مقالات مختلفی در حوزه‌های عمومی مانند: بهداشت کار، مدیریت بر خود و … به همه کسانی که به نوعی در سازمان‌های مختلف شاغل هستند توصیه می‌شود.) در شماره ۷۵ گزیده مدیریت مقاله جالبی تحت عنوان “متخصص شدن” چاپ شده است. نویسنده این مقاله معتقد است تخصص واقعی باید از پس ۳ آزمون بربیاید:

۱- تخصص باید منجر به عملکرد همواره برتری نسبت به همتایان متخصص شود؛ ۲- نتایج عینی و ملموس ایجاد کند؛ ۳- قابل تکرار و اندازه‌گیری در آزمایشگاه باشد.

شاخص‌های جالب و خوبی است. نظر شما چیست؟

دوست داشتم!
۱

تخصص شما چیست؟

هفته پیش جایی برای مصاحبه استخدامی رفته بودم. تجربه بسیار جالبی بود و چیزهای زیادی یاد گرفتم. اما از همه جالب‌تر و بامزه‌تر جایی بود که مصاحبه‌گر (که مدیرعامل آن شرکت بود) از من پرسید: “شما فکر می‌کنی تخصصت چیه؟ در یک جمله به من بگو.” سؤال جالبی که تا آن لحظه بهش فکر نکرده بودم! سریع خودم را جمع کردم و جوابی دادم که مقبول نظر طرف مقابل هم بود.

غرض این‌که وقتی ما رزومه‌های‌مان را پر می‌کنیم از کارهای مختلف و متنوع، ارزیابی تخصص ما برای دیگران مشکل می‌شود. این مهم است که دقیقا بدانیم چه کاری را خوب بلدیم یا حداقل به آن علاقه داریم. این‌جوری هم مطالعات‌مان و هم تجربه‌های‌مان در یک حوزه مشخص متمرکز می‌شود و وقتی این دو از یک سطحی بالاتر رفت، آن وقت بر مبنای اصل کمبود منابع عرضه (!)، انتخاب‌های شغلی‌مان هم افزایش خواهد یافت. دیگران هم براساس این‌که خودمان تخصص‌مان را بشناسیم ارزیابی بهتری در مورد ما خواهند داشت؛ یعنی می‌فهمند باید با چه زبان فنی با ما صحبت کنند و در چه حوزه‌ای باید آشنایی ما با ادبیات علمی یا تجربیات قبلی‌مان را محک بزنند.

آن قسمت سؤال آقای مدیرعامل که از من خواست در یک جمله تخصص‌ام را بیان کنم به نظرم آموزنده‌ترین بخش صحبت‌های او بود. منظورم این است که حواس‌مان باشد شرح شغل نمی‌خواهیم بنویسیم؛ باید واقعا مختصر و مفید بدانیم که تخصص‌مان چیست.  برای این مختصر و مفید نویسی پیشنهاد می‌کنم همین الان گوگل پروفایل خودتان را تکمیل کنید؛ چون باید در آن در بخش “What I do” خیلی ساده و کوتاه بنویسید که چه کار بلدید. یعنی در واقع عنوان شغل‌تان را بنویسید.

از همه این حرف‌ها گذشته فکر می‌کنم پیدا کردن عنوان تخصص‌مان تمرین خوبی است برای این‌که خودمان و دیگران بفهمیم “چه کاره‌ایم!”

دوست داشتم!
۸

تفکر تحلیلی

توانایی‌های تحلیلی همواره اهمیت بسیاری دارند؛ چه شغل شما به شدت با تکنولوژی در ارتباط باشد و چه بر آن‌ چیزی که برخی توانایی‌های “نرم” (Soft Skills) می‌نامند، متمرکز باشد. تفکر تحلیلی یعنی «چطور شما یک مسئله را بدون استفاده از ابزارهای کمی حل می‌کنید.» تحلیل اطمینان یافتن از آن است ‌که رویکرد شما به حل مسئله و یافته‌ها و توصیه‌های شما دارای پایه و اساسی محکم و قابل دفاع هستند.

ویژگی‌های تفکر تحلیلی اثربخش عبارت‌اند از:

فرضیات خود را دو بار چک کنید: اشتباه در نتایج نهایی شما ممکن است حتی پیش از آغاز تحلیل توسط شما ایجاد شوند؛

مطمئن شوید تیم شما تنوع تخصص‌ها و مهارت‌های مورد نیاز را در خود دارد: احتمال بیش‌تری می‌رود که نقاط کور موجود در دیدگاه تحلیلی شما به مسئله، چشم‌انداز شما را نسبت به مسئله محدود سازند؛

داده‌ها، اطلاعات و دانش‌های مورد نیاز گروه خود را تعریف کنید: با علم به وجود نااطمینانی در پروژه، عناصری را که خروجی‌ها را بیش‌ از سایرین تحت تأثیر قرار می‌دهند را مشخص کنید و تلاش کنید آن‌چه را نیاز دارید جمع‌آوری کنید و به دست بیاورید.

کاربردی و مفید بودن راه‌حل را در ذهن داشته باشید: برای خودتان مشخص کنید که آیا می‌خواهید راه‌حل شما جذاب یا نوآورانه باشد یا این‌که برای پوشش نیازهای مشتری شما، راه‌حلی امکان‌پذیر و واقعی باشد.

مواظب باشید زیبایی رویکردتان شما را کور نکند: هر مسئله‌ای لزوما به فرایند ارایه مشاوره مورد علاقه شما نیاز ندارد. حتی ممکن است استفاده از این فرایند برای حل مسئله مفید نباشد.

اوکام رازور گفته است که وقتی همه شرایط دو مسئله همانند هم هستند، معمولا ساده‌ترین روش حل مسئله همان بهترین روش است. مشتری شما به دنبال یک پاسخ خوب براساس یک تحلیل قابل اطمینان است. تدوین مجموعه‌ای از راهنماها و فرایندهای تحلیلی ـ بدون توجه به روش ارایه مشاوره شما ـ ارزش بیش‌تری را برای مشتری شما خواهد آفرید.

منبع

دوست داشتم!
۵