تعهد IT برای آینده: کمک به کسب و کارها برای کمک به خودشان

سوزان کرام یکی از جدی‌ترین نویسنده‌گان و متفکران دنیای مدیریت IT است که وبلاگ معروف او روی سایت مجله‌ی هاروارد بیزینس یکی ریویو یکی از مفیدترین و جدی‌ترین پیشنهادات ممکن برای علاقه‌مندان به موضوعات مربوط به کاربردهای IT در حوزه‌ی کسب و کار است.

هفته‌ی پیش سایت مجله‌ی هاروارد بیزینس ریویو با خانم کرام مصاحبه‌‌ی ویدئویی مفصلی داشت در مورد آینده‌ی صنعت IT و به عبارت به‌تر، نقش IT در دنیای آینده‌ در حوزه‌ی کسب و کار. این مصاحبه را می‌توانید هم‌راه با اسلایدهای‌اش در این‌جا به صورت آن‌لاین ببینید.

با توجه به سرعت بسیار بالای (!) اینترنت در ایران، دیدن این مصاحبه‌ی حدودا یک ساعته به صورت آن‌لاین مشکل است. بنابراین دو تا کار کردم تا بشود از این مصاحبه‌ی بسیار عالی بهره برد. یکی این‌که با یک روش محیرالعقول (!) فیلم مصاحبه را دانلود کردم (باور کنید الان خودم هم یاد نمی‌آید چی کار کردم!) فایل مصاحبه را این‌جا آپلود کردم تا اگر کسی تمایل داشت مصاحبه را بتواند به صورت آف‌لاین و کامل مشاهده کند (حجم فایل حدود ۸۰ مگابایت است.)

دومین کار هم ترجمه‌ی سرفصل‌های خلاصه‌ی این مصاحبه در قالب همین پست بود (متن انگلیسی‌ این خلاصه را می‌توانید از این‌جا به صورت فایل PDF دانلود کنید.) با این مقدمه می‌رویم سراغ تعهد IT برای آینده از دیدگاه خانم سوزان کرام؛ یعنی کمک به کسب و کارها برای کمک به خودشان:

  • هر چقدر دنیای کسب و کار تغییرات شگرفی به خود دیده است، اما شیوه‌ی استفاده از IT در سازمان‌ها به همان روش ۳۰ سال پیش است. بنابراین IT باید منابع خودش را برای تمرکز بر چیزهایی که امروز برای آن دارای اهمیت هستند ـ یعنی دسترسی (Access)، کاربردها (Applications)، امنیت (Security) و نوآوری (Innovation) ـ آزاد سازد. در حقیقت در آینده IT باید به سمتی برود که کارهای امروز خود را به خود واحدهای سازمانی و افراد واگذار کند و این تفکر را در سازمان نهادینه سازد: IT  یک سازمان نیست؛ یک دارایی است!
  • هدف از کاربرد IT در کسب و کار به صورت تاریخی فراهم کردن زیرساخت تکنولوژیک مورد نیاز سازمان برای ره‌بری در بازار بوده است (چیزی که حدود ۷۰ درصد حجم فعالیت‌های امروزی IT را در بر می‌گیرد)؛ چیزی که در عمل نیازهای امروز سازمان به IT برای افزایش بهره‌وری کارکنان، مشارکت در دستیابی به اهداف سازمانی و به‌کار گرفتن تکنولوژی‌های جدید برای اتصال دستگاه‌ها، منابع داده و انسان‌ها را تأمین نمی‌کند.
  • در عمل مدیران کسب و کاری هم نتوانسته‌اند IT را برای دستیابی به این اهداف پاسخ‌گو نگاه دارند و هم خودشان در برابر یاد گرفتن کسب و به‌کارگیری تکنولوژی جدید مقاومت کرده‌اند!
  • برای این‌که IT دوباره با کسب و کار مرتبط شود باید چند کار انجام شود:
    • تمرکز بر چیزهایی که مهم است (افراد از چه نرم‌افزارهایی استفاده می‌کنند؟ آیا سطوح دسترسی درست تعریف شده؟ آیا کنترل نسخه‌ها درست انجام می‌شود؟ و …)
    • مدیریت IT به‌عنوان دارایی (IT صرفا یک واحد سازمانی نیست؛ بلکه دارایی است که می‌تواند برای سازمان قابلیت ایجاد کند.)
    • واگذاری کارها به خود افراد (اجازه بدهید افراد تجهیزات‌شان را خودشان تأمین و پشتیبانی کنند؛ اما یک پلت‌فرم زیرساختی را هم طراحی کنید که از طریق چیزی شبیه یک دسک‌تاپ مجازی بتواند این هدف را تأمین کند.)
  • خوب این تغییر نقش IT در سازمان یعنی چه؟ این یعنی چه را در شکل زیر در قالب تفاوت وضعیت نرمال قدیم و وضعیت نرمال جدید مشاهده می‌کنید:

  • باز هم یک سؤل دیگر: سازمان‌های هوش‌مند در زمینه‌ی IT چه ویژگی‌هایی دارند؟ به عقیده‌ی خانم کرام در یک محیط هوش‌مند نسبت به IT، سه نقش حیاتی برای IT وجود دارد:
    • قابل اعتماد بودن IT از طریق: تدوین استراتژی‌ها و سیاست‌های تکنولوژی اثربخش، پایش عملکردها، توسعه و نوآوری (R&D)، معماری سازمانی، هماهنگی با الزامات قانونی، مدیریت ریسک و تأمین امنیت داده‌ها.
    • فراهم کردن صرفه‌ی مقیاس: IT باید دسترسی سازمان را به سرویس‌های تجاری ارزان قیمت و به صرفه (مانند: ای‌میل، شبکه‌ها، آرشیوهای فنی و مستندات و تله‌کنفرانس‌ها) فراهم کند.
    • فراهم کردن خود ـ سرویس‌دهی: IT باید خود ـ سرویس‌دهی را در سطح سازمان با مربی‌گری (Coaching ـ سلام امیر!)، تأمین جعبه‌ابزارها (Toolkits)، واسطه‌گری در تجارت منابع داخلی بین واحدها (brokering resources) و مدیریت روابط بین واحدهای سازمانی فراهم کند.
  • خوب حالا چه بکنیم که به نقطه‌ی مطلوب برسیم؟ این کار دو بخش دارد: بخشی برعهده‌ی واحد IT است و بخشی برعهده‌ی ره‌بران کسب و کار.
    • واحد IT باید سه کار انجام دهد: تهیه‌ی یک Business Case برای وضعیت جدید (برای مشخص کردن این‌که IT باید انجام چه کاری را متوقف کند و سایرین انجام چه کارهایی را شروع کنند)، افزایش میزان هوش‌مندی نسبت به IT در سازمان (ارزیابی سطح بلوغ IT در سازمان ـ براساس به‌عنوان مثال مدل مؤسسه‌ی گارتنر ـ و میزان آمادگی برای تغییر) و سرانجام توقف کارهایی که دیگران می‌توانند برای خودشان انجام دهند (واحدهای کسب و کاری باید دارای مهارت‌های زیر باشند که باید واحد IT به آن‌ها بیاموزد: تعریف نیازمندی‌ها ـ Requirements ـ، مدل‌سازی و تحلیل فرایندهای کسب و کار، تست، مستندسازی و آموزش، مدیریت تغییر، مدیریت پروژه و استخراج داده‌ها برای گزارش‌دهی و تحلیل.)
    • هم‌زمان ره‌بران کسب و کار هم باید سه کار انجام دهند: سطح انتظارات خود را بالا ببرند (در واقع از تلاش‌های واحد IT برای ایجاد قابلیت خود ـ سرویس‌دهی در واحدشان حمایت کنند)، افراد را پاسخ‌گو نگاه دارند (با استفاده از ابزارهای تکنولوژیک و مبتنی بر داده‌های واقعی) و این اطمینان را ایجاد کنند که افرادی که از این به بعد استخدام می‌شوند، تکنولوژی را بفهمند!
  • در وضعیت جدید واحدهای کسب و کاری در مورد وضعیت IT خودشان نیز همانند عمل‌کرد مالی و منابع انسانی‌شان پاسخ‌گو خواهند بود. بر این اساس در سال ۲۰۱۲ تعداد افراد IT ـ کار سازمان در واحد IT کم‌تر از سایر واحدها خواهد بود!

نکات بسیار جالبی در این مصاحبه مطرح شد که حسابی باید روی آن‌ها فکر کرد. خانم کرام قبلا هم یک پست در وبلاگ‌شان در مورد آینده‌ی IT در سازمان‌ها نوشته‌اند که ظرف همین هفته یا هفته‌ی آینده آن را هم ترجمه خواهم کرد.

دوست داشتم!
۲

تحلیل اوضاع صنعت IT در سال ۲۰۱۰ از دید مؤسسه‌ی گارتنر

مؤسسه‌ی گارتنر برجسته‌ترین مؤسسه‌ی تحقیقاتی بین‌المللی در حوزه‌ی مدیریت فناوری اطلاعات در سازمان‌ها است. این مؤسسه مرجع بسیاری از استانداردها در حوزه‌ی IT است و چارچوب‌ها، متدولوژی‌ها و ابزارهای مختلف و بسیار جالبی را در این حوزه ارایه می‌دهد (هر چند ما به دلیل تحریم و هم‌چنین قیمت بالای محصولات این مؤسسه از آن‌ها محروم هستیم!) چند روز قبل به صورت اتفاقی به ویدئویی در سایت این مؤسسه برخورد کردم که نتایج پیمایش انجام شده توسط آن در مورد جهت‌گیری‌های صنعت IT در سال ۲۰۱۰ از دیدگاه مدیران ارشد اطلاعاتی سازمان‌ها (CIO) را بیان می‌کرد. این هم خلاصه‌ای از این مطالب بیان شده در این ویدئو:

۱. نقش CIOها ر‌ه‌بری سازمان در برون آمدن از رکود با کمک IT است؛ چرا که شیوه‌ی عملکرد آن‌ها بر عملکرد و ارزش بازار شرکت تأثیرگذار است. CIOها برای این منظور بر روی بهره‌وری، همکاری (Collaboration) و نوآوری متمرکز شده‌اند.

۲. سال ۲۰۰۹ سال جالبی بود: در عین این‌که بودجه‌های IT و سرعت خرج کردن پول برای IT کاهش یافت، تقاضا برای سرویس‌های IT افزایش یافت و در مقابل، منابع عرضه‌ی این سرویس‌ها هم محدود بود.

۳. ۲۰۱۰ سالی است که باید در آن به صورت اقتصادی از رکود خارج شد، به جای توجه صرف به اثربخشی روی بهره‌وری (اثربخشی+کارایی) تمرکز نمود و از فناوری‌های سنگین به سوی فناوری‌های سبک (راه‌کارهای IT که سریع و کم‌هزینه در سازمان پیاده‌سازی می‌شوند) حرکت کرد.

۴. در ۱۶۰۰ سازمان شرکت‌کننده‌ در این تحقیق، بودجه‌ی IT به صورت متوسط ۸ درصد کاهش یافته است؛ به شکلی که بودجه‌ی در دسترس در سال ۲۰۱۰ برابر بودجه‌ی سال ۲۰۰۵ است!

۵. ۲۶ درصد CIOها معتقدند که نقش IT در سال‌های پیش رو از یک واحد خدمات‌رسان به کسب و کار اصلی سازمان به یک مزیت رقابتی برای سازمان تغییر خواهد کرد.

۶. به نظر CIOها برای بیرون آمدن مدیریت IT سازمان از رکود باید سه کار را انجام داد: تمرکز IT بر روی وظایف و فعالیت‌های مهم، ایجاد دوباره ی ارتباط میان IT با عملکرد (و در واقع بهره‌وری) کسب و کار سازمان و بهره‌گیری از فناوری‌های جدید (مثل وب ۲.۰ و محاسبات ابری) برای ایجاد راه‌حل‌های نوآورانه به جای تمرکز بر روی سیستم‌های هسته‌ای (Core Systems.)

۷. سه فناوری مهم در سال ۲۰۱۰ به ترتیب عبارتند از: مجازی‌سازی، محاسبات ابری و ابزارهای اجتماعی مانند وب ۲.۰. سرعت سرمایه‌گذاری در مجازی‌سازی به حدی است که گارتنر پیش‌بینی می‌کند در سال ۲۰۱۰ از هر ۵ سرویس سازمانی، یک سرویس مجازی شود.

۸. و دو توصیه‌ی گارتنر به CIOها: اول: به جای تمرکز بر کاهش هزینه‌ها در سازمان به کمک IT بر افزایش بهره‌وری با استفاده از IT تمرکز کنید. تمرکز بر بهره‌وری باعث افزایش فرصت ایجاد ارزش‌ برای شما می‌شود، در حالی که در کاهش هزینه‌‌ها رشدی ایجاد نمی‌کند. دوم: در توجه به فناوری‌های سبک بر روی حل مسائل عملیاتی سازمان تمرکز کنید.

هر چند تقریبا همه‌ی مطالب بیان شده در این ویدئو را نوشتم، اما اگر خواستید آن را با حجم ۲۰ مگابایت از این‌جا دانلود کنید.

دوست داشتم!
۰

آینده IT در سازمان‌ها

فکر می‌کنید ۵ سال آینده، وضع واحد IT در سازمان‌ها چگونه خواهد بود؟ در این پست براساس گزارش شرکت CEB، پیش‌بینی تغییرات وضعیت فناوری اطلاعات در سازمان‌ها را در سال‌های آتی را با هم مرور می‌کنیم:

۱- تمرکز بر اطلاعات به جای فرایندهای کسب و کار: شعار همیشگی IT، “اول کسب و کار” بوده است؛ اما به نظر می‌رسد در ۵ سال آینده تمرکز واحد IT بیش‌تر بر بهبود تجربه مشتری از کار با سازمان، تحلیل‌ اطلاعات و ساده سازی شیوه کاری کارکنان با دسترسی به‌تر به دانش‌های مورد نیاز متمرکز خواهد بود.

۲- ادغام IT در عملیات سازمان به جای نقش سرویس‌دهنده آن: در آینده IT دیگر در سازمان نقش یک سرویس‌دهنده را بازی نمی‌کند و به تأمین پلت‌فرم‌ها، سیستم‌ها و کاربردهایی می‌پردازد که با عملیات سازمان یکپارچه شده‌اند (و در واقع جزیی از آن هستند.) واحد IT به‌عنوان یک سرویس‌دهنده مرکزی دیگر وجود خارجی نخواهد داشت و هر واحد سازمانی مسئول IT خود را خواهد داشت.

۳- برون‌سپاری حداکثر خدمات IT به جای برون‌سپاری کارهایی که واحد IT قادر به انجام آن‌ها نیست: ترسناک ولی متأسفانه واقعیت دارد!

۴- IT در نقش شریک کسب و کار به جای فشار درون سازمانی متمرکز در به‌کارگیری IT: همه ارزش IT را می فهمند و در نتیجه، هر بخشی از سازمان مدیریت IT خود را به‌عهده خواهد داشت!

۵- واحدهای IT توزیع شده در سازمان به جای یک واحد IT همه کاره: وظایف واحد قدرت‌مند IT سازمان میان واحدهای کوچکی که درون واحدهای اصلی سازمانی هستند، تقسیم خواهد شد.

البته بنا بر پیش‌بینی CEB، احتمالا یک واحد IT برای تأمین سرویس‌های مشترک (مثل نقش واحد منابع انسانی در سازمان) هم‌چنان وجود خواهد داشت.

خوب پس نقش مدیر اجرایی فناوری در سازمان چه خواهد شد؟ براساس این گزارش یا وظایف او برای تأمین سرویس‌های مشترک IT گسترش خواهد یافت و یا به تأمین و تدارکات  نیازمندی‌های IT و یکپارچه‌سازی کاربردهای IT در سازمان محدود خواهد شد.

من شک دارم مورد یک به این شدت در عمل رخ بدهد، یعنی تمرکز از فرایندها به اطلاعات معطوف شود (چون قبلا یک بار این اتفاق افتاده و همه مشکلات ناشی از آن را می‌دانند.) اما در مورد سایر پیش‌بینی‌ها تردیدی ندارم که به واقعیت خواهند پیوست. مخصوصا شماره ۳ که فرصتی استراتژیک برای فعالان بخش IT فراهم خواهد کرد. بعدا در این مورد بیش‌تر صحبت خواهیم کرد.

پی‌نوشت: این پست ترجمه آزادی است از این مطلب (البته طبعا جز پاراگراف آخر!)

دوست داشتم!
۰