مقاله‌ی هفته (۵۱): هفت استراتژی برای ساده‌سازی سازمان شما

نویسنده: ران اشکناس و لیسا بودل / مترجم: علی نعمتی شهاب

در طول سال‌های گذشته ما گلایه‌های صدها مدیر را در مورد تأثیرات منفی پیچیدگی بر بهره‌وری و روحیه‌ی حاکم بر محیط‌های کاری شنیده‌ایم. این گزاره با یافته‌های پیمایش‌های انجام شده روی مدیران‌عامل برجسته توسط آی‌بی‌ام و کی‌پی‌ام‌جی تقویت می‌شود. یافته‌های هر دو پیمایش، پیچیدگی را به‌عنوان یکی از چالش‌های اصلی کسب و کار شناسایی کرده‌اند.

موافقت با وجود پیچیدگی به‌عنوان یک مسئله‌ی کلیدی در کسب و کار یک موضوع است و انجام کاری در مورد آن ـ به‌ویژه برای مدیران که معمولا بسیار شلوغ و پراسترس و گرفتار کارهای روزمره‌شان هستند ـ موضوعی دیگر است. در واقع پارادوکس‌وارگی پیچیدگی در این‌ است که اغلب مدیران احساس می‌کنند زمان کافی برای تمرکز روی آن ندارند و همین مسئله توانایی آن‌ها را برای حل این مسئله از بین می‌برد.

واقعیت این است که وجود پیچیدگی در سازمان‌ها غیرقابل اجتناب است و به همین دلیل است که ساده‌سازی یک سفر تمام نشدنی است. بر همین اساس ما معتقدیم که توانایی ساده‌سای پیچیدگی‌ها، یک شایستگی کلیدی برای مدیران در دنیای امروز است.

اولین گام برای ساده‌سازی این است که ببینیم پیچیدگی در سازمان‌ها از کجا نشأت می‌گیرد؟ (این مقاله‌ی قبلی آقای اشکناس را در گزاره‌ها ببینید!)

پس از کشف علل ایجاد پیچیدگی، سؤال بعدی چگونگی کاهش آن در سازمان است. ما فکر می‌کنیم ضروری است مدیران چارچوب استراتژیکی داشته باشند که بتوانند از آن برای مقابله با پیچیدگی در حوزه‌ی کاری خود با سرعت دلخواه خود و به روش خاص خود استفاده کنند. برای دستیابی به این نتیجه در این‌ مقاله قصد داریم استراتژی هفت مرحله‌ای ساده‌ای را برای ساده‌سازی به شما پیشنهاد کنیم. اگر چه ما این گام‌ها را به‌ترتیب خاصی بررسی می‌کنیم، با این حال می‌توان آن‌ها را با هر ترتیب دلخواهی ـ و براساس این‌که به چه شکلی می‌توانید بزرگ‌ترین تأثیر متمایزکننده را بر سازمان‌تان بگذارید ـ اجرا شوند. با این حال مهم است که به‌تدریج همه‌ی این استراتژی‌ها اجرا شوند تا “سادگی” تبدیل به یک ویژگی ذاتی سازمان شما ـ و نه یک پروژه مقطعی ـ شود.

هفت استراتژی پیشنهادی ما عبارتند از:

  1. بوته‌ها را پاک کنید: یک نقطه‌ی شروع آسان برای ساده‌سازی، خلاص شدن از دست قوانین احمقانه و فعالیت‌های کم‌ارزش و هدردهنده‌ی زمان است که به‌وفور در سازمان‌ها یافت می‌شوند. به‌عنوان مثال ببینید یک فهرست خرید یا صورت‌حساب باید توسط چند نفر بررسی و امضا شود یا یک گزارش، قبل از ارائه باید چند بار مرور شود. اگر بعضی از فعالیت‌های ساده اما غیراثربخش را حذف کنید، فضایی را برای تمرکز بر دیگر فرصت‌های ساده‌سازی قابل توجه باز می‌کنید.
  2. محیط بیرونی را در چشم‌انداز خود بیاورید: ساده‌سازی باید براساس ضرورت ایجاد ارزش افزوده برای مشتریان‌ ـ اعم از داخلی و بیرونی ـ پیش برود. بنابراین یک گام کلیدی در فرایند ساده‌سازی، تعیین پیش‌دستانه‌ی این است که مشتریان (داخلی و خارجی) واقعا به چه چیزی نیاز دارند و شما چه کاری می‌توانید برای هر چه موفق‌تر کردن آن‌ها انجام دهید. به‌عنوان مثال یک مدیر تیم خودش را به بازدید از دفتر مشتری خود برد. بدین ترتیب تیم وی مشاهده کردند که محصول آن‌ها در واقعیت چگونه استفاده می‌شود و این به آن‌ها ایده‌هایی برای بهبود آن محصول داد.
  3. اولویت‌بندی، اولویت‌بندی و اولویت‌بندی: یکی از کلیدهای ساده‌سازی کشف چیزهایی است که واقعا اهمیت دارند (و البته چیزهایی که اهمیت ندارندتا در مرحله‌ی بعد به ارزیابی مستمر عناصر و وضعیت‌های جدید کسب و کار براساس فهرست اولویت‌ها بپردازیم.
  4. کوتاه‌ترین مسیر ممکن از این‌جا به آن‌جا را بیابید: زمانی که مطمئن شدید روی عناصر درستی از کسب و کار متمرکز شده‌اید، به‌شکل ریشه‌ای به‌سراغ فرایندهای کلیدی بروید. در کجا حلقه‌های فرعی و تکرارهای غیرضروری و فرصت‌هایی برای چابک‌‌سازی هر چه بیش‌تر فرایندها تا حد امکان وجود دارد؟
  5. بیش از حد خوب بودن را کنار بگذارید: یکی از الگوهای اصلی ایجادکننده یا تشدیدکننده‌ی پیچیدگی، تمایل افراد به سکوت در مورد عملکردهای ضعیف است. این موضوع به‌ویژه زمانی نمود می‌یابد که افراد برای به‌چالش کشیدن تعداد زیادی از افراد بالادست تردید دارند. مدیران ارشدی که به‌شکل غیرعمدی و از طریق کارهایی نظیر: مدیریت ضعیف جلسات، تکالیف کاری غیرشفاف، ایمیل‌های غیرضروری، تحلیل‌های بیش از حد یا دیگر عادت‌های مدیریتی باعث ایجاد پیچیدگی می‌شوند. برای مقابله با این روند مخرب، از بازخوردهای سازنده و فنون رفع تعارض به‌منظور صادق نگاه داشتن خودتان و همکاران‌تان در مورد رفتارهای شخصی که باعث ایجاد پیچیدگی می‌شوند، بهره بگیرید.
  6. سطوح عمودی را کاهش دهید و دامنه‌ی افقی فعالیت‌ها را گسترده‌تر سازید: گفتیم که یکی از منابع اصلی ایجاد پیچیدگی، تمایل به افزودن لایه‌های مدیریتی در ساختار سازمانی است. نتیجه‌ی این کار اغلب این است که یک مدیر تنها بر یک یا دو نفر نظارت دارد. زمانی که چنین وضعیتی پیش می‌آید مدیران احساس می‌کنند برای ایجاد ارزش افزوده باید زمین و زمان را به چالش بکشند و در نتیجه به‌شکل دائمی در حال پرس‌وجو از اقدامات کارکنان خود هستند. این امر خود به افزایش بی‌دلیل حجم کارها و تضعیف روحیه‌ی کارکنان می‌انجامد. برای کاهش این شکل از پیچیدگی و پرهیز ار مدیریت ذره‌بینی، به‌صورت دوره‌ای ساختار سازمانی‌تان را بررسی کنید و روش‌های کاهش سطوح مدیریتی و افزایش دامنه‌ی کنترل مدیران را کشف و از آن‌ها بهره‌برداری کنید.
  7. به علف‌های هرز اجازه ندهید دوباره رشد کنند: سرانجام این‌که به‌خاطر بسپرید که پیچیدگی در سازمان‌ها، چیزی شبیه علف هرز در باغ‌ها است و در نتیجه هر لحظه امکان بازگشت آن وجود دارد. هر زمان که احساس کردید از دست آن رها شده‌اید، لازم است یک بار دیگر گام‌های یک تا شش را انجام دهید.

در دنیای امروز که سازمان‌های دیجیتالی در حال رشد و توسعه‌ی روزافزون هستند، پیچیدگی، اثر قابل توجهی بر بهره‌وری و رضایت از محل کار دارد. مدیران لازم است به ساده‌سازی به‌عنوان یک قابلیت کلیدی در زمینه‌ی رهبری سازمانی و یک جزء کلیدی از استراتژی کسب و کار خود توجه کنند. امیدواریم پیشنهادات این مقاله به شما برای آغاز این سفر کمک کنند.

منبع

دوست داشتم!
۴

۱۰ قانون ساده‌سازی به‌روایت جان مائدا

در این‌که پیچیدگی یکی از مشکلات پیش روی بشر در همه‌ی ساحت‌های زندگی است؛ شکی وجود ندارد. تا به امروز راه‌کارهای مختلفی برای مقابله با پیچیدگی و کاهش آن ارائه شده است. شاید یکی از جالب‌ترین آن‌ها، قوانین ساده‌سازی جان مائدا باشند. او یک طراح گرافیک، استاد دانشگاه، مهندس نرم‌افزار و نویسنده است که در زمینه‌ی گرافیک رایانه‌ای و البته قوانین نوآوری و خلاقیت تحقیق و فعالیت می‌کند.  مائدا در سال ۲۰۰۶ کتابی با عنوان “قوانین ساده‌سازی” منتشر کرد. (سایت کتاب)

در این کتاب وی براساس یک پروژه‌ی تحقیقاتی ۱۰ قانون ساده‌سازی زندگی را در عصری که پیچیدگی روزافزون، به یکی از اصول ثابت زندگی بشر تبدیل شده است بیان کرده است. آقای مائدا ۱۰ اصل خود را در سه دسته تقسیم‌بندی‌ نموده است:

  • گروه اول: ساده کن! شامل سه اصل:
  • کم کن: کاهش هوشمندانه.
  • سازماندهی کن: ترکیب چیزهای زیاد در قالب یک چیز.
  • تنها یکی: روی چیزهای معنادار تمرکز کن.

سه اصل این گروه در کنار هم یعنی: تعداد عناصر مسئله را کم کن و آن‌ها را با هم ترکیب کن تا بر یک ایده‌ی معنادار متمرکز شوی!

  • گروه دوم: یاد بگیر! شامل چهار اصل:
  • تفاوت‌ها: پیچیدگی را بپذیر!
  • یاد بگیر: دانش باعث ساده‌سازی می‌شود.
  • شکست: براساس چیزهای خیلی ساده، پیچیدگی را ساده کن!
  • زمینه: تصویر بزرگ‌تر را درک کن!

چهار اصل این گروه در کنار هم یعنی: پیچیدگی واقعیتی است که وجود دارد. پس ضروری است که به‌صورت دائمی یاد بگیریم تا بتوانیم با در ذهن داشتن تصویر بزرگ از موضوع ساده‌سازی را انجام دهیم!

  • گروه سوم: ارتباط برقرار کن! شامل سه اصل:
  • زمان: کاهش زمان، ارزش‌مند است.
  • اعتماد: ساده‌سازی اعتماد ایجاد می‌کند.
  • احساسات: ساده‌سازی ارتباط ایجاد می‌کند.

سه اصل این گروه در کنار هم یعنی: با استفاده از ساده‌سازی در طراحی، ایجاد ارتباط با مشتری از طریق ارائه‌ی منافعی چون: صرفه‌جویی در زمان، ایجاد اعتماد و ارتباط احساسی ممکن می‌شود.

می‌توانید کتاب استاد را از این‌جا در قالب فایل PDF دانلود کنید.

دوست داشتم!
۲۰

۴ منبع ایجاد پیچیدگی در سازمان‌ها

سایت هاروارد بیزینس ریویو یک بخش ویدئوی بسیار جالب دارد که در آن در گفتگو با نویسندگان این مجله و اساتید مدرسه‌ی مدیریت هاروارد تلاش می‌شود برخی مفاهیم مدیریتی به شکلی ساده و کاربردی تشریح شوند. به همه‌ی دانشجویان و علاقه‌مندان مدیریت توصیه می‌کنم که این ویدئوها را از دست ندهند. این کار اگر برای بقیه واجب کفایی باشد، برای دانشجویان MBA واجب عینی است! در هر حال تلاش می‌کنم که هر از چند گاهی خلاصه‌ای از ویدئوهایی از این بخش که دیده‌ام این‌جا بگذارم. این هم اولین‌اش:

ران اشکناس در این‌جا از منابع ایجاد پیچیدگی در سازمان‌ها می‌گوید. به عقیده‌ی او وجود پیچیدگی در سازمان‌ها غیرقابل اجتناب است و به همین دلیل است که ساده‌سازی یک سفر تمام نشدنی است. بر همین اساس وی معتقد است که توانایی ساده‌سای پیچیدگی‌ها، یک شایستگی مدیریتی است.

خوب برای ساده‌سازی باید اول ببینیم پیچیدگی در سازمان‌ها از کجا  نشأت می‌گیرد؟ آقای اشکناس ۴ منبع ایجاد پیچیدگی را در سازمان‌ها شناسایی کرده است:

  1. وزن بالای ساختار سازمانی: وجود لایه‌های متعدد مدیریتی، پراکندگی جغرافیایی زیاد سازمان، وجود واحدهای متعدد در ساختار سازمانی و موارد مشابه همه باعث پیچیدگی ساختار سازمانی می‌شوند.
  2. پیچیدگی در مدیریت محصول: وجود تعداد زیادی محصول، فرایند تولید پیچیده، سفارشی‌سازی بیش از حد محصول (مثلا ۴ میلیون ورژن از یک صندلی!) و … همه نشانه‌های پیچیدگی در این حوزه هستند.
  3. عدم هم‌خوانی فرایندها با فناوری‌های جدید و محیط متغیر بیرونی: هر روز فناوری‌های جدیدی پدید می‌آیند و فناوری‌های موجود هم ارتقا پیدا می‌کنند. هنر مدیریت سازمان ایجاد یک سبد مناسب از فناوری‌ها است که طیفرایند تدوین برنامه‌ی استراتژیک تکنولوژی ایجاد می‌شود.
  4. رفتار مدیران (و کارشناسان): این رفتارها به‌ویژه در حالت ناخودآگاه‌شان مهم‌ترین عامل ایجاد پیچیدگی در سازمان هستند. اشکناس دو مثال در این زمینه می‌زند که بسیار گویا هستند: یکی داشتن ورژن‌های مختلف از یک فایل خاص و دیگری دادن اطلاعات غیرضروری به افرادی که به آن‌ها نیازی ندارند!

راه‌کار پیشنهادی آقای اشکناس هم خیلی ساده است: کشف پیچیدگی و رفع آن با ساده‌سازی. اشکناس برای اولی احتمالا مهم‌تر و سخت‌تر است پیشنهاد می‌کند که در درجه‌ی اول باید هر کس در هر نقشی در سازمان کشف کند که چه پیچیدگی‌های ایجاد کرده و در مرحله‌ی بعد از دیگران برای کشف آن‌ها کمک بگیریم!

پ.ن.۱٫ از میان این چهار منبع، چهارمی به نظرم جا برای فکر کردن و کشف کردن ـ به‌ویژه در زندگی شخصی‌مان ـ زیاد دارد.

پ.ن.۲٫ در همین زمینه قبلا مطلبی نوشته بودم تحت عنوان در ستایش سادگی که پیشنهاد می‌کنم آن را هم بخوانید.

دوست داشتم!
۷

در ستایش سادگی

سادگی در برابر پیچیدگی از مباحث بسیار جذاب علم سیستم‌ها برای من هستند. اولین بار سر کلاس تحلیل سیستم‌های دکتر رمضانی خورشید دوست استاد تحلیل سیستم دانشکده‌ی صنایع پلی‌تکنیک (که بلاتردید یکی از به‌ترین کلاس‌های درسی عمر من بوده) با این موضوع مواجه شدم. دکتر رمضانی که خودشان استاد ساده‌ کردن مفاهیم پیچیده هستند، تعریف بانمکی در مورد پیچیدگی داشتند. اما برای توضیح پیچیدگی از دیدگاه ایشان ـ‌ هر چند همه‌ی شما از من به‌تر می‌دانید ـ لازم است ابتدا به تعریف سیستم اشاره کنم. “سیستم عبارت است از مجموعه‌ای از عناصر/عوامل که در ارتباط با یکدیگر یک کل را می‌سازند.”

خوب پس هر سیستم چند عنصر دارد و چند رابطه. حالا تعریف پیچیدگی چیست؟ پیچیدگی دو ریشه‌ی اساسی دارد که هر دو از محدودیت‌های مغز انسان در پردازش داده‌ها نشأت می‌گیرند: تنوع و تعدد. حالا این تعدد و تنوع را با دو جزو سیستم ـ یعنی عنصر و رابطه ـ ترکیب کنید تا چهار شکل اصلی پیچیدگی را به دست بیاورید:

  1. تنوع عناصر (مثلا تصمیم‌گیری مدیر سازمان در مورد پروتفولیوی پروژه‌ها)
  2. تعدد عناصر (مثلا تصمیم‌گیری مدیر یک واحد در مورد کارشناسان زیردست‌اش)
  3. تنوع روابط (مثلا تصمیم‌گیری مدیر پروژه در مورد روابط با ذی‌نفعان پروژه)
  4. تعدد روابط (مثلا تصمیم‌گیری منِ کارشناس بنده خدا در مورد شیوه‌ و اولویت‌بندی انجام کارم!)

به‌ عقیده‌ی دکتر رمضانی برای پردازش داده‌ها در مغز انسان یک قانون طلایی وجود دارد: قاعده‌ی هفت! یعنی انسان در به‌ترین حالت حداکثر می‌تواند به ۷ موضوع به صورت هم‌زمان فکر کند. فراتر از این محدودیت هفت تایی، پیچیدگی به وجود می‌آید.

راه‌کارهای مواجهه با پیچیدگی هم بر رعایت قانون هفت تمرکز دارند. یعنی شما باید تعدد و تنوع موجود در عوامل / روابط را به‌گونه‌ای به زیر عدد هفت برسانید تا آن وقت بتوانید تحلیل درستی انجام دهید. به صورت تئوریک سه گام/ راه  برای کاهش پیچیدگی وجود دارد:

  1. مرحله‌بندی: اگر می‌خواهید موضوعی را تحلیل کنید که پویا (دینامیک) است، اول باید موضوع را به چند مرحله مختلف تقسیم کنید. مثلا تقسیم اجرای پروژه به چند فاز دقیقا بر این اساس است.
  2. سطح‌بندی: در هر مرحله موضوع را به چند سطح بشکنید. یکی از کاربردهای عمده‌ی این گام / راه، در به‌کارگیری تخصص‌های مختلف در اجرای یک پروژه است. مثال جالب‌اش برای من چارچوب معروف معماری سازمانی NIST است که سازمان را به ۵ لایه‌ی مختلف: کسب و کار، اطلاعات، سیستم‌های اطلاعاتی و زیرساخت تقسیم می‌کند.
  3. دسته‌بندی: گام / راه آخر، دسته‌بندی زیرموضوعات مطرح در هر سطح از موضوعِ کلان مورد تحلیل است. مثلا شما به‌عنوان یک متخصص کسب و کار، با زیرموضوعات مختلفی مثل: استراتژی، ساختار سازمانی، فرایندهای کسب و کار و موارد دیگری از این دست در سازمان روبرو هستید.

پیچیدگی در علم سیستم‌ها بحث بسیار بسیار جدی و جذابی است که در قالب تئوری پیچیدگی بررسی می‌شود. در این زمینه باز هم خواهم نوشت. فقط یک نکته‌ی تکمیلی این‌که در برابر پیچیدگی (Complexity)، ساده‌گی (Simplicity) مطرح می‌شود که خودش مبحثی است پر از نکات جالب و جذاب. به‌عنوان نمونه توصیه می‌کنم حتما این پرزنتیشن جذاب را (با حجم حدود ۷ مگابایت) دانلود کنید و نگاهی به آن بیاندازید.

پ.ن. مدت‌ها بود می‌خواستم در این زمینه بنویسم. انگیزه‌ی نوشتن‌اش بالاخره از این پست امیر مهرانی ایجاد شد.

دوست داشتم!
۵