مقاله‌ی هفته (۱۰۱): ۸ سؤال کلیدی که مدیران باید برای ارزیابی خود از خودشان بپرسند

مدیریت برخلاف آن چیزی که بسیاری از ما تصور می‌کنیم، نه‌تنها کار راحتی نیست، بلکه شغلی سرشار از نگرانی و سرگردانی است. اگر چه با تعریف کلاسیک از مدیریت، مدیران باید با استفاده‌ی بهینه از توانمندی دیگران در انجام کارها به‌ اهداف مشخص شده برای‌شان دست یابند؛ اما در دنیای امروز کم‌تر کسی به چنین تعریفی بسنده می‌کند و در واقع نقش مدیران، بیش‌تر شامل فراهم آوردن زمینه‌‌های انجام کار اثربخش توسط همکاران‌شان و هماهنگی و ارتباطات میان اعضای مختلف تیم یا سازمان‌شان است. در چنین دنیایی مدیران احتمالا بیش از آن‌که نیازی باشد در جزئیات فعالیت‌ها دخالت کنند؛ باید روی تعریف و واگذاری کار درست به همکاران‌شان و انگیزش آن‌ها برای دست‌یابی به اهداف مشخص شده تمرکز داشته باشند. مدیران البته نقش‌های دیگری از جمله مشخص کردن بایدها و نبایدهای فعالیت‌ها (ارزش‌های سازمانی)، تعریف و اجرا و تعمیق و غنی‌سازی فرهنگ سازمانی، ارزیابی عمل‌کرد و دادن بازخورد به همکاران، مدیریت ارتباطات با ذی‌نفعان درون و بیرون سازمان و مدیریت تخصیص بهینه‌ی سرمایه‌ها در سازمان (به‌ویژه سرمایه‌های مالی و انسانی) را نیز برعهده دارند.

اما یک چالش اصلی همیشه در تمام تاریخ پیش روی مدیران بوده است که هم‌چنان برای آن پاسخ دقیقی در دست نیست: «از کجا بدانم که کارم را به‌عنوان مدیر دارم درست انجام می‌دهم؟» برای پاسخ به این سؤال می‌توان سراغ اصول مدیریت و ره‌بری در دنیای امروز رفت؛ یعنی همان مواردی که به‌اختصار در بند قبلی به آن‌ها اشاراتی شد و بسیاری مباحث دیگر که در دنیای امروز به‌محک پژوهش‌های علمی و یا مستندسازی تجربیات مدیران موفق در اختیار ما قرار دارند. در واقع ملاک سنجش میزان موفق بودن یک مدیر را ـ فارغ از موفقیت او در تحقق اهداف مشخص شده و هم‌چنین رضایت ذی‌نفعان از جمله کارکنان از او در ارتباطات انسانی ـ می‌توان این‌گونه تعریف کرد که او چقدر توانسته در به‌کارگیری اصول علم مدیریت و ره‌بری و بومی‌سازی آن‌ها متناسب با نیازهای سازمان خود موفق باشد؟ بدیهی است که هیچ پاسخ روشنی برای این سؤال وجود ندارد!

خانم دایان گاتزمن نویسنده‌ی مجله‌ی اینک در این مقاله‌ی سایت اینک برای این مشکل راه‌حلی ارائه داده‌اند: ۸ سؤالی که هر مدیری باید برای ارزیابی خود از خودش بپرسد! این سؤالات را در این‌جا مرور می‌کنیم:

  1. آیا محیط کاری مناسبی برای هم‌کاران خود ساخته‌اید؟ محیط کاری را هم از جنبه‌ی روان‌شناسانه و هم از جهت فیزیکی می‌شود بررسی کرد. آیا شرایط محیط کاری شما حداقل‌‌هایی از آرامش روحی، آسایش ارگونومیکی، جذابیت ظاهری، شادمانی و صمیمیت (و دیگر مشخصه‌هایی از این دست) را برای هم‌کاران‌تان فراهم آورده است؟
  2. آیا خودتان نمونه‌ای مناسب از آن‌چه دوست دارید همکاران‌تان آن‌گونه باشند هستید؟ طبیعتا مدیری که خودش دروغ می‌گوید، رفتار اخلاقی مناسبی در ارتباطات انسانی‌اش ندارد و … در بلندمدت نمی‌تواند با قدرت سخت سازمانی‌اش هم همکاران‌اش را وادار به رفتارهای اخلاقی کند. در مقابل، یک مدیرِ صادقِ خوش‌اخلاق، به‌ترین نمونه‌ای است که می‌تواند باعث ترویج رو راستی و اخلاق در یک سازمان شود.
  3. آیا می‌دانید هم‌کاران‌تان از چه چیزهایی انگیزه می‌گیرند؟ فراموش نکنید هر انسانی نیازها، علاقه‌ها و انگیزه‌های خاص خودش را دارد. پس زمانی را برای شناخت هر چه بیش‌تر هم‌کاران‌تان صرف کنید و با هر هم‌کاری متناسب با شخصیت‌اش برخورد کنید!
  4. آیا هم‌کاران‌تان از نحوه‌ی ارتباطات شما راضی هستند؟ آیا آن‌ها را در مورد تصویر بزرگ‌تر از اهدافی که باید محقق کنند (یعنی چرایی کارهای‌شان) می‌گذارید؟ آیا آن‌ها را در مورد وضعیت روابط با ذی‌نفعان درون و برون‌سازمانی قرار می‌دهید؟ آیا آن‌ها را همیشه از آخرین اخبار سازمان باخبر می‌کنید؟ آیا به آن‌ها بازخوردهای صادقانه و سازنده می‌دهید؟
  5. آیا در دسترس هم‌کاران‌تان هستید؟ آیا یک مدیر برج‌عاج‌نشین هستید که تنها در جایگاه بلندمرتبه‌ی خود می‌نشیند و دستور صادر می‌کند؟ با این‌که در میان هم‌کاران‌تان حاضرید، با آن‌ها گفتگوهای مستمر دارید، به دغدغه‌ها و نقدهای‌شان گوش فرا می‌دهید و می‌دانید که در ذهن و قلب آن‌ها چه می‌گذرد؟ آیا در زمانی که هم‌کاران‌تان به شما نیاز دارند می‌توانند بی‌واسطه و سریع به شما دسترسی داشته باشند؟
  6. آیا یک فرهنگ سازمانی یادگیرنده و ترویج‌کننده‌ی توسعه‌ی حرفه‌ای فردی و گروهی را توانسته‌اید ایجاد کنید؟ آموزش‌های رسمی سازمانی یک موضوع‌ است و ایجاد سازمانی که در آن تک‌تک افراد می‌دانند چرا و چگونه باید روی رشد فردی و گروهی خود متمرکز باشند و چگونه از دستاوردهای این رشد در زندگی سازمانی‌شان بهره‌مند خواهند شد، موضوعی دیگر است. در عین حال، ایجاد فرصت‌های یادگیری با کسب تجربیات عملی موضوع دیگری است که باید به‌عنوان یک مدیر به آن اهمیت بدهید.
  7. آیا هم‌کاران‌تان دقیقا می‌دانند از آن‌ها چه می‌خواهید؟ تعریف چشم‌انداز و اهداف و جهت حرکت و وظایف کاری در حالت کلی اگر چه ضروری است؛ اما از آن مهم‌تر این است که هر کدام از هم‌کاران شما دقیقا بدانند که چه کاری را باید برای تحقق چه هدفی انجام دهند، چرا باید کار محول شده را انجام دهند، این کار چه تکه‌ای از پازل کلی کارهای سازمان است و چه اهمیتی در تصویر بزرگ‌تر اهداف سازمانی دارد، جهت‌گیری‌های کلی انجام کار چیست، در چه بازه‌ی زمانی باید کار را انجام دهند، مسئولیت‌ها و محدودیت‌های آن‌ها در انجام کار محول شده چیست، چه روابطی را باید در انجام کارشان در درون و بیرون سازمان برقرار و مدیریت کنند، با چه شاخص‌هایی عمل‌کردشان ارزیابی خواهد شد و  تعریف موفقیت در انجام کار محوله به آن‌ها چیست.
  8. آیا می‌گذارید هم‌کاران‌تان کارشان را خودشان انجام دهند؟ آن‌چه در بند قبلی مطرح شد به این معنی نیست که مدیر باید در جزئیات انجام کارها توسط هم‌کاران‌ش دخالت کند. مدیریت ذره‌بینی یکی از بزرگ‌ترین آفت‌های مدیریت در دنیای امروز است. وظیفه‌ی شما در زمان اجرا نقشی مشابه ره‌بر ارکستر است؛ یعنی تضمین هماهنگی و هم‌سازی عمل‌کرد تیم در جهت تحقق اهداف مشخص شده و دادن بازخوردهای اصلاحی برای بازگرداندن اعضا به مسیر درست. بنابراین به هم‌کاران‌تان اعتماد کنید و اجازه دهید کارهایی که به آن‌ها واگذار کردید را آن‌طور که تخصص و تجربه‌شان اقتضا می‌کند، انجام دهند. شما برای تقسیم درست کار و یکپارچه‌سازی دستاوردهای کارها توسط اعضای تیم‌تان در سازمان استخدام شده‌اید و نه برای انجام خودِ کارها.

هشت سؤال بالا اگر چه هم‌چنان پوشش‌دهنده‌ی تمام عناصری که در ساختن یک مدیر موفق مورد نیازند نیستند؛ اما اصول راه‌نمای خوبی را برای ارزیابی کلی مدیران ارائه می‌دهند.

دوست داشتم!
۴

درس‌هایی از فوتبال برای کسب‌و‌کار (۲۲۰): پنج ویژگی کلیدی مدیران برجسته

“پپ و مورینیو هر دو رهبران ذاتی هستند. افراد کاریزماتیکی هستند که می‌دانند مردم را چگونه قانع کنند. هر کدام شخصیت خاص خودشان را دارند؛ اما در موارد بسیاری شبیه به هم هستند. به‌طور مثال: هر دو احساساتی هستند. آن ها نه‌تنها توانایی انتقال دانش فوتبالی‌شان بلکه قابلیت انتقال ظرفیت‌ روانی‌شان را هم دارند. وادار کردن تیم به جنگیدن برای شما بسیار دشوار است و یک حسن ضروری محسوب می‌شود. مهم نیست در تمرینات چقدر خوب هستید، اگر بازیکنان با شما نباشند اوضاع خوب پیش نمی‌رود.” (ژابی آلونسو؛ این‌جا)

این‌که مدیران و ره‌بران بزرگ، با چنین توانایی‌هایی زاده می‌شوند یا این‌که ساخته می‌شوند، سؤالی است به قدمت تاریخ و هنوز هم هیچ دانشمندی نتوانسته است ثابت کند کدام یک از این دو درست هستند. امروزه بسیاری از دانشمندان ترجیح می‌دهند که به این سؤال پاسخی میانه بدهند: مدیریت و ره‌بری مستلزم ویژگی‌هایی هستند که بخشی از آن‌ها ذاتی‌اند و بخشی دیگر آموختنی؛ اما آن چیزی که بیش از هر چیزی مهم است محیطی است که فرد در آن قرار می‌گیرد. در واقع فرد مناسب در جایگاه مناسب و در محیط مناسب می‌تواند مدیر و ره‌بر سازمانی موفقی باشد. اما هنوز یک سؤال مهم باقی است: یک مدیر و ره‌بر سازمانی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؛ فارغ از این‌که این ویژگی‌ها در وجود او ذاتی یا عارضی باشند.

ژابی آلونسو به‌همین سؤال پاسخ داده است. پنج ویژگی کلیدی مدیران برجسته عبارتند از:

  • کاریزما: آن‌ها افراد کاریزماتیکی هستند و می‌دانند چطور قلب‌های دیگر انسان‌ها را به‌سوی خود بکشانند؛
  • قدرت اقناع: آن‌ها می‌دانند چرا وچگونه می‌توانند دیگر انسان‌ها را قانع کنند تا نظرات آن‌ها را بپذیرند و برای تحقق اهداف مدیر / رهبر / سازمان خود با تمام وجود، بکوشند؛
  • شخصیت خاص و متمایز: آن‌ها شخصیتی قوی و مخصوص خودشان را دارند و با چند ویژگی‌ خاص‌ خودشان شناخته می‌شوند؛
  • قدرت احساسی: آن‌ها می‌دانند که داشتن قدرت رسمی سازمانی دلیلی بر این نیست که فراموش کنند خودشان و دیگران “انسان” هستند و با احساس؛
  • معلم بودن: آن‌ها می‌دانند چگونه باید دانش و تخصص را به دیگران بیاموزانند و در عین حال توانایی انگیزش‌بخشی و حمایت روانی از دیگران را در لحظات سخت دارند.
دوست داشتم!
۶