یادداشت یک‌شنبه (۲): چطور از اجرای یک توافق کاری پیش از موعد پایان آن انصراف بدهیم؟

یکی از الزامات دنیای کاری حرفه‌ای، همکاری‌های حرفه‌ای در قالب قرارداد، تفاهم‌نامه و چیزهایی شبیه این‌ها است. در چنین قالب همکاری، طرفین متعهد می‌شوند تا در چارچوب مشخص شده، مجموعه‌ای از وظایف را انجام دهند تا به منفعت مشترکی دست یابند. الگوهایی نظیر: ارائه‌ی خدمات مشاوره، تشکیل کنسرسیوم و حتی فروش و پشتیبانی مشتری همگی زیرمجموعه‌هایی از این حوزه محسوب می‌شوند. این حوزه پیچیدگی‌های بسیاری دارد؛ چرا که می‌توان به آن از زوایای دید مختلفی چون: فنی، مالی و حقوقی پرداخت و البته نباید ملاحظات اخلاقی و رفتار حرفه‌ای را هم از نظر دور داشت.

در این یادداشت قصد ندارم در مورد روش توافق و تفاهم و مذاکرات مربوط به آن و سپاس مکتوب‌سازی این توافق‌‌های کاری بنویسم. به‌جای آن قصد دارم براساس تجارب خودم، پیشنهاداتی در مورد روش پایان دادن به توافقات کاری بنویسم. البته لازم است بگویم که این پیشنهادات خیلی برای پایان دادن قراردادهای استخدامی کاربردی ندارد و برای استعفا باید به نکات خاص آن که در مورد آن مقالات زیادی وجود دارد، توجه کرد. با این مقدمه وارد بحث اصلی می‌شوم.

خلاصه‌ی موقعیت کاری که می‌خواهم به آن بپردازم این است که یک فرد یا شرکتی قبل از آغاز اجرا یا در حین اجرای یک قرارداد / تفاهم‌نامه ـ چه مکتوب شده باشد و چه نه ـ تصمیم می‌گیرد که این همکاری را به هر دلیلی ادامه ندهد. در چنین موقعیتی چگونه باید در تعامل سازنده با طرف مقابل به همکاری پایان داد؟

در چنین مواردی در درجه اول باید توجه کرد که تحت هیچ شرایطی نباید مسئله‌ شخصی تلقی شود؛ به‌ویژه در جایی که مدیر یا کارشناسی از طرف شرکت محل کار خودش باید فرایند پایان همکاری را پی‌گیری کند. بنابراین تحت هیچ شرایطی نباید از اعتبار شخصی برای ختم به‌خیر کردن ماجرا هزینه کرد. با در نظر داشتن این اصل کلیدی، باید ابتدا در مورد چگونگی اعلام موضوع عدم ادامه‌ی همکاری به طرف مقابل تصمیم گرفت. در این‌جا دو حالت کلی وجود دارد.

حالت اول ـ زمانی که دلیل قابل قبولی برای عدم ادامه‌ی همکاری وجود دارد: اگر دلیل قابل قبولی برای عدم ادامه‌ی همکاری وجود دارد که می‌تواند مورد پذیرش طرف مقابل باشد، بهتر است همین دلیل را صادقانه به طرف مقابل اعلام کنیم. مثلا فرض کنید دلیل عدم ادامه‌ی همکاری این باشد که به‌دلیل تحریم‌ها دسترسی به نرم‌افزاری که قرار بوده برای مشتری خریداری و سپس آن را سفارشی و پشتیبانی کنیم، وجود ندارد.

حالت دوم ـ زمانی که دلیل ما برای تصمیم به عدم ادامه‌ی همکاری برای طرف مقابل‌مان منطقی یا قابل قبول نیست: در چنین حالتی بهتر است از مجموعه‌ای از دلایل (یا به‌عبارت بهتر، بهانه‌های) کلی که باعث چنین تصمیمی می‌وشد در مذاکره با طرف مقابل بهره ببریم. برخی مثال‌هایی که به ذهن من می‌رسد این موارد هستند:

ـ ما در زمان مذاکره فکر می‌کردیم که ظرفیت کاری کافی را از نظر منابع و نیروی انسانی در زمان اجرای قرارداد خواهیم داشت؛ اما با توجه به شرایط همکاری فعلا ظرفیت‌مان را به کارهای دیگری تخصیص دادیم و الان اگر وارد این قرارداد بشیم، ممکن‌ است که بدقول شویم. بنابراین پوزش ما را پذیرا باشید.

ـ شرایط اقتصادی کشور از زمان شروع مذاکره تا الان بسیار تغییر کرده و آینده هم بسیار غیر قابل پیش‌بینی است. بنابراین اگر وارد این قرارداد بشویم، ممکن‌ است در آینده با ریسکی مواجه بشیم که باعث شود نتونیم تعهدات‌مون را با کیفیت مناسب مطابق زمان‌بندی قرارداد اجرا کنیم. بنابراین پوزش ما را پذیرا باشید.

ـ ما خیلی متأسف هستیم که به‌دلایل برخی مشکلاتی که پیش‌بینی نمی‌کردیم نمی‌توانیم به این قرارداد ادامه دهیم. اگر تمایل داشته باشید می‌توانیم برای جبران این ادامه‌ی همکاری با شما به توافقی برسیم که ضرر شما را تا حدودی جبران کند. پوزش ما را پذیرا باشید.

در هر سه حالت بالا و هر حالت دیگری که ممکن است شما خودتان پیدا کنید، باید به این هم اشاره کنیم که برای حفظ روابط خوب طرفین، آمادگی داریم تا هر کمکی از ما برمی‌آید برای طرف مقابل انجام دهیم (مثلا معرفی شرکت جایگزین که بتواند همین قرارداد را برای طرف مقابل اجرا کند.)

توجه کنید که این روش مذاکره تنها برای طرح موضوع و ورود به بحث عدم ادامه‌ی همکاری به‌کار می‌آید تا با تلطیف فضا بتوان راه را برای مذاکرات جدی‌تر و سخت‌تر حقوقی و مالی باز کرد. برای این منظور به‌صورت خلاصه لازم است به‌صورت کلی سه اصل را حتما رعایت کنیم:

  • اعلام پوزش و تأسف بابت این‌که امکان اجرا یه به‌پایان رساندن قرارداد وجود ندارد.
  • شخصی نکردن داستان و خرج نکردن اعتبار شخصی به‌ویژه در جایی که شما نماینده‌ی یک سازمان هستید.
  • اعلام آمادگی برای بررسی گزینه‌های جایگزین برای کاهش یا جبران ضرر طرف مقابل.

در هر حال فراموش نکنید که پایان پیش از موعد یک همکاری کاری به‌معنی این نیست که قرار نیست با آن مجموعه همکاری بعدی نداشته باشید. بنابراین تا حد امکان نباید با اختلاف غیرقابل جبران و دعوا این همکاری به‌پایان برسد. در عین حال دنیای کار حرفه‌ای بسیار کوچک‌تر از آنی است که فکر می‌کنیم و اشتباهات ما در اجرای قراردادها و تفاهم‌نامه‌ها و بیرون آمدن از آن‌ها می‌تواند با سرعت بسیار زیاد به‌گوش تمام مشتریان احتمالی آینده ما برسد! بنابراین وقت و انرژی کافی گذاشتن روی به‌پایان رساندن قراردادها و تفاهم‌نامه‌ها ـ حتی اگر مکتوب نشده باشند ـ نه‌تنها یک وظیفه و فعل اخلاقی و حرفه‌ای است؛ بلکه یک ابزار بازاریابی برای آینده‌ی کاری ما نیز محسوب می‌شود. دوست دارید شما را به چه بشناسند؟ یک حرفه‌ای که تمام تلاش‌اش را می‌کند تا روی قول‌ش بایستد و اگر نتوانست هم پای هزینه‌های قولی که داده می‌ایستد؟ یا یک غیرحرفه‌ای که فقط و فقط به‌دنبال منافع شخصی است. انتخاب با شما است.

این داستان یک روی دیگر سکه هم دارد: چطور یک کارفرما یا مشتری با پیمان‌کار یا مشاورش قطع همکاری کند؟ در مورد این موضوع هم در آینده خواهم نوشت.

دوست داشتم!
۱

قراردادهای پروژه‌های مشاوره‌ی مدیریت

پس از موفقیت در فرایند انتخاب مشاور و پیش از شروع پروژه، لازم است از نظر حقوقی بین طرفین قرارداد اجرای پروژه منعقد شود. این قرارداد، مبنایی را برای همکاری بین طرفین قرارداد فراهم می‌آورد و نیازها، انتظارات و منافع طرفین قرارداد و روش‌های احتمالی تغییر یا اصلاح آن‌ها در طول زمان قرارداد را ارائه می‌کند.

قرارداد مشاوره یک سند رسمی است و در نتیجه باید با قوانین و مقررات جاری کشور کشور هماهنگی کامل داشته باشد. به‌همین دلیل توصیه می‌شود قراردادهای مشاوره پیش از رسمیت بخشی و امضا توسط طرفین، توسط مشاوران حقوقی مجرب طرفین که ترجیحا دارای تخصص در زمینه‌ی قراردادهای مشاوره باشند، بازبینی، اصلاح و تأیید ‌شود.

قرارداد مشاوره علاوه بر کاربرد حقوقی، به‌عنوان مرجعی برای ایجاد ادراک مشترک از موضوع و محدوده‌ی پروژه میان مشاور و مشتری به‌کار می‌رود. در قرارداد پروژه حداقل فعالیت‌های مورد نیاز برای اجرای پروژه همراه با محصولات و نتایج کلیدی پروژه و زمان‌بندی انجام فعالیت‌ها مشخص می‌شوند. بنابراین توجه به تدقیق کامل انتظارات و تعهدات فنی و غیرفنی طرفین در قرارداد برای تسهیل روند اجرای پروژه بسیار کلیدی است.

یک قرارداد مشاوره شامل بخش‌های زیر است:

  • طرفین قرارداد (مشتری و مشاور)؛
  • محدوده‌ی پروژه (اهداف، شرح کلی و فعالیت‌های لازم‌الاجرا)؛
  • زمان شروع و خاتمه؛
  • خروجی‌ها و دستاوردهای پروژه (گزارش‌ها، مستندات، طرح‌ها، نمودارها و …) که باید توسط مشاور به مشتری تحویل داده شوند؛
  • آورده‌های هر یک از طرفین پروژه؛
  • مسئولیت‌های هر یک از طرفین پروژه؛
  • شرایط هر یک از طرفین پروژه؛
  • هزینه‌های پروژه؛
  • شرایط و رویه‌ی پرداخت صورت‌حساب‌ها؛
  • مسئولیت‌‌های حرفه‌‌ای طرفین (محرمانگی، تعارض منافع و …)؛
  • شرایط کپی‌رایت؛
  • شرایط استفاده از پیمانکاران دست دوم؛
  • شرایط و روش بازنگری یا تغییر قرارداد؛
  • شرایط فسخ / خاتمه‌ی قرارداد از سوی هر یک از طرفین؛
  • روش حل اختلافات؛
  • امضای طرفین و تاریخ.

قراردادهای مشاوره دارای سه شکل کلی هستند:

الف ـ توافق شفاهی

این شکل از قرارداد در حالتی که شرایط زیر وجود داشته باشند، مناسب است:

  • مشتری و مشاور از نظر تجربه‌ی حرفه‌ای بالغ باشند؛
  • مشتری و مشاور یکدیگر را به‌صورت کامل بشناسند و به همدیگر اعتماد کامل داشته باشند؛
  • مشتری و مشاور با شرایط کسب و کار یکدیگر آشنایی کامل داشته باشند؛
  • پروژه‌ی مورد نظر کوتاه‌مدت یا بسیار ساده باشد.

ب ـ توافق‌نامه

توافق‌نامه یک شکل بسیار معمول قراردادهای مشاوره است. در بسیاری کشورها، توافق‌نامه یک ابزار حقوقی مناسب با جزئیات متناسب با شرایط قراردادهای مشاوره است. توافق‌نامه یک سند رسمی است که مشتری برای مشاور ارسال می‌کند. این نامه شامل اعلام پذیرفته شدن پروپوزال مشاور (با تغییر / بدون تغییر) و تعیین نقاط زمانی شروع و پایان پروژه است. هر گونه تغییری در پروپوزال مشاور در این نامه به‌صورت دقیق و روشن تشریح می‌شود. این سند توسط مشاور هم به‌عنوان تعهد وی به پذیرش شرایط انجام پروژه امضا می‌شود و سپس یک نسخه از این سند در اختیار هر یک از طرفین قرار می‌گیرد.

ج ـ قرارداد مکتوب

قرارداد مکتوب مشاوره یک سند کاملا رسمی است که عموما توسط یک مرجع حقوقی تهیه می‌شود. قرارداد مکتوب عموما وقتی استفاده می‌شود که مشتری بخشی از یک سیستم بروکراتیک (مثلا دولت یا بنگاه‌های چندملیتی) باشد و یا یکی از شرایط زیر وجود داشته باشد:

  • پروژه‌ی مورد نظر پروژه‌ی بسیار بزرگ یا پیچیده باشد؛
  • هزینه‌ی انجام پروژه بسیار زیاد باشد؛
  • شرایط مالی یا غیرمالی طرفین بسیار گسترده باشند.

بدون توجه به نوع قرارداد مورد استفاده، قرارداد مشاوره باید شرایط انجام پروژه و هم‌چنین شرایط فسخ یا اصلاح قرارداد را در بر داشته باشد.

بخش مالی قرارداد

یکی از مهم‌ترین بخش‌های قراردادهای مشاوره، بخش مالی است که عموما حساسیت‌های زیادی را در طرفین قرارداد مشاوره برمی‌انگیزد. در این بخش حق‌الزحمه ی مشاور برای انجام پروژه‌ مشاوره و روش پرداخت آن به‌صورت دقیق تعیین می‌شود. بخش مالی قرارداد شامل زیربخش‌های زیر است:

  • هزینه‌ی کلی انجام پروژه؛
  • تعهدات و شرایط مالی خاص طرفین قرارداد (از جمله شامل: مبلغ و روش ارائه‌ی ضمانت‌نامه‌‌ی حسن انجام کار توسط مشاور)؛
  • روش پرداخت (مبلغ پیش‌پرداخت، مبلغ پرداختی پس از پایان هر فاز از پروژه، مبلغ حسن انجام کار مشاور.)
  • روش محاسبه و دریافت جرایم تأخیر از سوی طرفین؛
  • شیوه‌ و مسئولیت پرداخت کسورات قانونی (شامل: بیمه، مالیات و مالیات ارزش افزوده) مرتبط با موضوع قرارداد.

چه کارفرما هستید و چه مشاور مدیریت، آگاهی از ساختار قرارداد و اصول عقد قراردادهای مشاوره‌ی مدیریت می‌تواند برای شما مفید باشد.

پ.ن. این متن براساس تحقیقات و تجارب یک مشاور مدیریت به‌نگارش درآمده و هیچ‌گونه ادعایی از زاویه‌ی دید حقوقی در مورد موضوع قراردادهای مشاوره‌ی مدیریت ندارد.

دوست داشتم!
۱۱