مقاله‌ی هفته (۳۰): نبرد با پیچیدگی یا چگونه فرایندهای کسب و کارمان را ساده‌سازی کنیم

نویسنده: شاون ناگنت / مترجم: علی نعمتی شهاب

در طول سال‌ها من چیزهایی بسیاری را دیده‌ام که پیچیده‌تر شده‌اند. مثلا ارتباطات را در نظر بگیرید: کانال‌های جدید ارتباطی چون: تلفن‌ همراه، کنفرانس ویدئویی، پیامک، ایمیل و سایت‌های اینترنتی به ما این امکان را می‌دهند تا کسب و کارمان را در هر زمان و مکانی پیش ببریم. اما با چه هزینه‌ای؟ این روزها مطالعات بسیاری انجام شده‌اند که نشان می‌دهند بهره‌وری، به‌دلیل پیچیدگی روش‌های ارتباطی معمول در حال کاهش است.

بگذارید مثال دیگری را بررسی کنیم: گزارش‌دهی. با استفاده از ابزارهای الکترونیک، می‌توانیم گزارش‌های فوق‌العاده‌ای تولید کنیم که شامل: نمودارها، نقشه‌ها، برآوردها، گزینه‌ها، تحلیل داده‌ها و … باشند. اما زمانی که بخواهیم از این محتوا در عمل استفاده کنیم، آیا پاسخ‌ها به‌صورت اساسی تغییر نمی‌کنند؟ من این‌گونه فکر نمی‌کنم. آیا باید کار اضافی را انجام دهیم؟ مطمئنا.

در تلاش برای کاهش پیچیدگی، من مفهومی را به‌کار می‌گیرم که نام‌اش را “سادگی باقابلیت” (Powerfully Simple) گذاشته‌ام. رویکرد این است که هر کاری در کسب و کارمان انجام می‌دهیم باید به‌اندازه‌ای ساده باشد که قابلیت‌های لازم را برای دستیابی به نتایج مورد نظر ارائه کند (سادگی باقابلیت.) برای این منظور ما نیازمند تمرکز بر نتایج هستیم و نباید اجازه دهیم توفان داده‌ها، اطلاعات و فناوری‌ها که در دل آن‌ زندگی می‌کنیم، ما را از مسیرمان منحرف کند. پیچیدگی‌های غیرضروری باعث افزایش زمان، هزینه، سردرگمی و نیاز به آموزش بیش‌تر و هدررفت منابع می‌شوند و در نهایت به کاهش بهره‌وری و در بسیاری از موارد کاهش ارزش مورد انتظار ذی‌نفعان می‌شوند.

یک نمونه‌ی عالی از رویکرد “سادگی باقابلیت” شرکت اپل است. در حالی که محصولات این شرکت بسیار ساده به‌نظر می‌رسند؛ آن‌ها هم‌چنان برای ساده‌سازی بیش‌تر تلاش می‌کنند و کارشان را هم خوب انجام می‌دهند. قطعا پیچیدگی‌های بسیار زیادی در پشت صحنه وجود دارند؛ اما از زاویه‌ی دید یک کاربر احتمالی، محصولات اپل بسیار ساده کار می‌کنند.

این‌جا این سؤال پیش می‌آید که چگونه پیچیدگی را در کسب و کارمان کاهش دهیم؟

چک‌لیست رویکرد “سادگی باقابلیت” برای سازمان‌ها

کسب و کار شما چقدر خوب رویکرد “سادگی باقابلیت” را به‌کار می‌گیرد؟ پرسشنامه‌ی زیر اگر چه کوتاه و ساده به‌نظر می‌رسد؛ اما اگر در مورد هر سؤال به‌خوبی فکر کنید، شالوده‌ی مستحکمی را برای ارزیابی کسب و کارتان می‌سازد:

۱-    آیا استراتژی سازمان شما به‌روشنی در تنها یک صفحه قابل نمایش است؟

۲-    آیا می‌توانید عملکرد واقعی سازمان‌تان را به‌وسیله‌ی یک گزارش ارزیابی عملکرد ماهانه‌ی یک صفحه‌ای مشخص کنید؟

۳-    آیا نیروهای خوب خود را با راهبری اثربخش در سطوح ارشد سازمان حفظ می‌کنید؟

۴-    آیا تنوع و تضارب افکار و اندیشه‌ها را با آغوش باز می‌پذیرید و تشویق می‌کنید؟

۵-    آیا سازمان شما اولویت‌های سازگار استراتژیک را تا تکمیل شدن پی‌گیری می‌کند؟

۶-    آیا سادگی استفاده و اثربخشی سیستم‌های مورد استفاده در کسب و کارتان را بررسی می‌کنید؟

۷-    آیا میزان انگیزش نیروی انسانی خود را ارزیابی می‌کنید؟

۸-    آیا مدیران شما به‌صورت مستقیم با مشتریان راضی و ناراضی در تماس و گفتگو هستند؟

۹-    آیا نیروی انسانی شما از وضعیت توسعه و پیشرفت خود راضی است؟

۱۰-آیا دفتر سفارشات خود را از نظر کمیت و کیفیت به‌صورت ماهانه ارزیابی می‌کنید؟

اگر پاسخ شما به اغلب این پرسش‌ها مثبت است، تبریک می‌گویم! احتمالا در حال استفاده از رویکرد “سادگی باقابلیت” در کسب و کارتان هستید.

اگر نه، در این‌جا به برخی نکاتی که به شما در ساده‌سازی فرایندهای کسب و کارتان می‌کنند، ارائه می‌شوند:

۱-    زمانی را به تعریف روشن و دقیق نتایج مورد انتظار کسب و کارتان و استراتژی دستیابی به آن‌ها در قالب چند جمله‌ی کوتاه اختصاص دهید. هر کاری انجام دادید را با این سند مکتوب مقایسه کنید.

۲-    ریسک‌ها و فرصت‌هایی که کسب و کارتان با آن‌ها مواجه است را مرور کنید و گزارش‌ها و نظام‌های سازمانی خود را طوری اصلاح کنید تا بتوانید براساس نتایج واقعی و فرصت‌های پیش رو، ریسک‌ها را کنترل کنید.

۳-    توجه کنید که نیروی انسانی مناسب از بهترین نظام‌ها و ابزارها نیز مهم‌تر است.

۴-    با مشتریان‌تان رو در رو و مستقیم گفتگو کنید.

منبع

دوست داشتم!
۰

در ستایش سادگی

سادگی در برابر پیچیدگی از مباحث بسیار جذاب علم سیستم‌ها برای من هستند. اولین بار سر کلاس تحلیل سیستم‌های دکتر رمضانی خورشید دوست استاد تحلیل سیستم دانشکده‌ی صنایع پلی‌تکنیک (که بلاتردید یکی از به‌ترین کلاس‌های درسی عمر من بوده) با این موضوع مواجه شدم. دکتر رمضانی که خودشان استاد ساده‌ کردن مفاهیم پیچیده هستند، تعریف بانمکی در مورد پیچیدگی داشتند. اما برای توضیح پیچیدگی از دیدگاه ایشان ـ‌ هر چند همه‌ی شما از من به‌تر می‌دانید ـ لازم است ابتدا به تعریف سیستم اشاره کنم. “سیستم عبارت است از مجموعه‌ای از عناصر/عوامل که در ارتباط با یکدیگر یک کل را می‌سازند.”

خوب پس هر سیستم چند عنصر دارد و چند رابطه. حالا تعریف پیچیدگی چیست؟ پیچیدگی دو ریشه‌ی اساسی دارد که هر دو از محدودیت‌های مغز انسان در پردازش داده‌ها نشأت می‌گیرند: تنوع و تعدد. حالا این تعدد و تنوع را با دو جزو سیستم ـ یعنی عنصر و رابطه ـ ترکیب کنید تا چهار شکل اصلی پیچیدگی را به دست بیاورید:

  1. تنوع عناصر (مثلا تصمیم‌گیری مدیر سازمان در مورد پروتفولیوی پروژه‌ها)
  2. تعدد عناصر (مثلا تصمیم‌گیری مدیر یک واحد در مورد کارشناسان زیردست‌اش)
  3. تنوع روابط (مثلا تصمیم‌گیری مدیر پروژه در مورد روابط با ذی‌نفعان پروژه)
  4. تعدد روابط (مثلا تصمیم‌گیری منِ کارشناس بنده خدا در مورد شیوه‌ و اولویت‌بندی انجام کارم!)

به‌ عقیده‌ی دکتر رمضانی برای پردازش داده‌ها در مغز انسان یک قانون طلایی وجود دارد: قاعده‌ی هفت! یعنی انسان در به‌ترین حالت حداکثر می‌تواند به ۷ موضوع به صورت هم‌زمان فکر کند. فراتر از این محدودیت هفت تایی، پیچیدگی به وجود می‌آید.

راه‌کارهای مواجهه با پیچیدگی هم بر رعایت قانون هفت تمرکز دارند. یعنی شما باید تعدد و تنوع موجود در عوامل / روابط را به‌گونه‌ای به زیر عدد هفت برسانید تا آن وقت بتوانید تحلیل درستی انجام دهید. به صورت تئوریک سه گام/ راه  برای کاهش پیچیدگی وجود دارد:

  1. مرحله‌بندی: اگر می‌خواهید موضوعی را تحلیل کنید که پویا (دینامیک) است، اول باید موضوع را به چند مرحله مختلف تقسیم کنید. مثلا تقسیم اجرای پروژه به چند فاز دقیقا بر این اساس است.
  2. سطح‌بندی: در هر مرحله موضوع را به چند سطح بشکنید. یکی از کاربردهای عمده‌ی این گام / راه، در به‌کارگیری تخصص‌های مختلف در اجرای یک پروژه است. مثال جالب‌اش برای من چارچوب معروف معماری سازمانی NIST است که سازمان را به ۵ لایه‌ی مختلف: کسب و کار، اطلاعات، سیستم‌های اطلاعاتی و زیرساخت تقسیم می‌کند.
  3. دسته‌بندی: گام / راه آخر، دسته‌بندی زیرموضوعات مطرح در هر سطح از موضوعِ کلان مورد تحلیل است. مثلا شما به‌عنوان یک متخصص کسب و کار، با زیرموضوعات مختلفی مثل: استراتژی، ساختار سازمانی، فرایندهای کسب و کار و موارد دیگری از این دست در سازمان روبرو هستید.

پیچیدگی در علم سیستم‌ها بحث بسیار بسیار جدی و جذابی است که در قالب تئوری پیچیدگی بررسی می‌شود. در این زمینه باز هم خواهم نوشت. فقط یک نکته‌ی تکمیلی این‌که در برابر پیچیدگی (Complexity)، ساده‌گی (Simplicity) مطرح می‌شود که خودش مبحثی است پر از نکات جالب و جذاب. به‌عنوان نمونه توصیه می‌کنم حتما این پرزنتیشن جذاب را (با حجم حدود ۷ مگابایت) دانلود کنید و نگاهی به آن بیاندازید.

پ.ن. مدت‌ها بود می‌خواستم در این زمینه بنویسم. انگیزه‌ی نوشتن‌اش بالاخره از این پست امیر مهرانی ایجاد شد.

دوست داشتم!
۵