مقاله‌ی هفته (۷) ـ آیا می‌دانید متخصصان شما چه کسانی هستند؟

مقاله‌ی این هفته را دو هفته است خوانده‌ام؛ اما در نوشتن در موردش تنبلی کردم! این مقاله در امتداد مقاله‌ی قبلی است و به موضوع داده‌کاوی در مورد تخصص نیروی انسانی سازمان می‌پردازد. ضمنا این مقاله بی‌ارتباط نیست با دو پست شبکه های اجتماعی در کسب و کار تجاری و مدیریت دانش اکسنچر احسان اردستانی.

مقاله با یک داستان آغاز می‌شود: یک شرکت دارویی داشت دنبال کسی می‌گشت که تخصص ویژه‌ای در مورد پروتئین‌ها داشته باشد. هر چقدر مستندات سیستم منابع انسانی شرکت را زیر و رو کردند؛ کسی را نیافتند. تا این‌که اتفاقی مدیر بخش مورد نظر در آسانسور به یکی از دانش‌مندان شرکت برخورد کرد که دکترای شیمی پروتئین داشت!

این داستان نشان می‌دهد که مستندات رسمی سازمان تا چه حد در مورد بازتاب دادن تخصص نیروی انسانی سازمان قابل اعتماد هستند. البته شبکه‌های غیررسمی و ارتباطات دوستانه‌ی بین آدم‌ها شاید بتوانند تا حدودی این شکاف را پر کنند؛ اما ارزش تخصص و استعداد در دنیای امروز آن‌قدر بالاست که شرکت‌ها نمی‌توانند اجازه بدهند که کشف آن‌ها در سازمان وابسته به روابط غیررسمی یا شانس و اقبال شود (مثل همان مثال آسانسور بالایی.)

اشکال کار در روش‌های کشف تخصص است: تمرکز بر بررسی مستندات رسمی مثل رزومه‌ی افراد یا استفاده از پایگاه‌های داده‌ی تخصص شرکت. هم می‌توان به روش‌های تقسیم‌بندی و تفکیک تخصص‌ها در هر دو روش اشکال وارد کرد و هم به به‌روز نبودن مستندات یا پایگاه‌های داده. توجه کنید که در یک شرکت کوچک شاید این موضوع چندان مهم نباشد؛ اما در همان مثال شرکت دارویی بالا، کشف نکردن آن آدم در داخل سازمان می‌توانست به معنای هزاران دلار خرج اضافی برای شرکت باشد.

اما یک جای دیگر کار هم می‌لنگد. موضوعی که برای من مهم‌ترین و جذاب‌ترین بخش مقاله بود: تخصص در زمینه (Context) معنادار می‌شود. در هر جایی بسته به موقعیت و نوع مخاطب یا حوزه‌ی کاری، فرد تخصص خودش را با عناوین مختلفی توضیح می‌دهد: مثلا من به اصغر آقا بقال محله می‌گویم مهندس هستم؛ به هم‌کلاسی دانشگاه‌ام می‌گویم مهندس صنایعی هستم که دارم کار مشاوره‌ی مدیریت می‌کنم، به مشتری شرکت محل کارم می‌گویم من متخصص معماری سازمانی هستم، به هم‌کارم می‌گویم من متخصص بخش کسب و کار معماری سازمانی هستم و … در واقع پاسخ این‌که تخصص شما چیست؟ بسته به نوع مخاطب و چرایی طرح این پرسش متفاوت است!

مشکلات هم‌چنان ادامه دارند! اغلب متخصصان واقعی که دارای مهم‌ترین و باارزش‌ترین تخصص مورد نیاز سازمان هستند، خودشان را متخصص نمی‌دانند! ضمن این‌که ممکن است عنوان مورد استفاده‌ی آدم‌ها برای یک تخصص یکسان، متفاوت باشد.

بنابراین چطور باید بفهمیم چه تخصص‌هایی را در سازمان‌مان داریم و هر کس چه کاره است؟ پیشنهاد نویسندگان مقاله تمرکز بر جستجوی فعالیت‌ها و اقدامات افراد به جای تمرکز بر واژه‌ها و عناوین است. در واقع برای پیدا کردن یک تخصص ویژه، مدیران سازمان باید روی داده‌کاوی فعالیت‌ها و اقدامات آدم‌ها متمرکز شوند: تجربیات کاری در سازمان خودشان یا سازمان‌های دیگر، فعالیت‌هایی که فرد مسئول انجام آن‌ها بوده، مقالاتی که نوشته، پژوهش‌های که انجام داده و چیزهایی مثل این‌ها. شایستگی‌های عمومی، حقوق و دستمزد و … در مرحله‌ی بعد برای مقایسه‌ی کاندیداها به‌کار می‌آیند. تمرکز روی این است که آیا تخصص فرد به درد این کار می‌خورد یا نه و آیا همان چیزی است که ما لازم داریم؟

داده‌کاوی روی فعالیت‌ها یک ویژگی مثبت دیگر هم برای سازمان دارد: شفاف شدن تعریف تخصص‌ها. مثلا تخصص “مدیریت پروژه” این سؤال را پیش می‌آورد که: چه اندازه‌ی پروژه‌ای؟ با چند نفر نیرو؟ در چه زمانی؟ آیا موفق بوده یا خیر؟ و …

اما این کار مقداری هم مشکل است. این‌گونه اطلاعات دیگر تنها در پایگاه‌های داده‌ی منابع انسانی متمرکز نیستند؛ بلکه برای این کار لازم است مثلا پایگاه‌ داده‌ی بخش طراحی و مهندسی یک پروژه‌ی EPC هم بررسی شود، پایگاه داده‌ی بخش کنترل پروژه همین طور و … بنابراین نیاز به متصل کردن کلیه‌ی پایگاه‌های داده و جستجو در آن‌ها با یک موتور جستجوی قوی است. و این در واقع یعنی درست کردن یک گوگل برای یافتن متخصصان در سازمان. طبیعی است که پیش‌نیاز این کار، پیش از انتخاب ابزار و نرم‌افزار مورد نیاز، تحلیل و طراحی سیستم داده‌کاوی تخصص در سازمان است. بسیار مهم است که تخصص‌های ویژه‌ی مورد نیاز یک گروه، توسط خود آن گروه تعریف شوند و بعد در سازمان همه روی این تعریف توافق کنند. خوب همه به‌تر از من می‌دانید که هدف و فرایند و نتایج تحلیل و طراحی سیستم (نرم‌افزار) چیست.

این مقاله در سال ۲۰۰۳ در مک‌کنزی کوارترلی چاپ شده. طبیعی است که آن زمان هنوز مباحث یکپارچه‌سازی سیستم‌ها در سازمان هنوز به‌اندازه‌ی امروز مهم و داغ نبوده‌اند. از آن طرف مخاطبان این مقاله، مدیرانی هستند که اغلب نمی‌دانند تحلیل و طراحی نرم‌افزار یعنی چه و چطور انجام می‌شود. بنابراین بخش مهمی از مقاله به اهمیت موضوع یکپارچه‌سازی و هم‌چنین فرایند طراحی درست و دقیق  نرم‌افزار تخصیص یافته است. در مقاله گفته شده که چند موتور جستجو در این حوزه تولید شده‌اند یا در حال توسعه هستند که احتمالا یکی‌اش همان سیستم اکسنچر است که احسان در موردش نوشته.

برای من شخصا آن بخش وابسته بودن تعریف تخصص به زمینه واقعا جالب‌ترین بخش مقاله بود! این مقاله‌ی ۱۰ صفحه‌ای را از این‌جا دانلود کنید.

پ.ن. در این زمینه بد نیست این پست من را هم ببینید: کسب و کارها و وب ۲٫۰ ـ نتایج پیمایش مک‌کنزی.

دوست داشتم!
۰

مقاله‌ی هفته (۶): چگونه با تحلیل اطلاعات رقابت کنیم

موضوع تحلیل اطلاعات (Analytic) از آن موضوعات جذابی است که دارد این روزها به لطف تمرکز استاد معروف مدرسه‌ی مدیریت هاروارد یعنی توماس داونپورت بر این موضوع در دنیا به‌شدت مورد توجه قرار می‌گیرد و کاربردهای‌اش نیز در عمل گسترده‌تر می‌شوند. امواج این تغییر دارد کم‌کم به کشور ما هم می‌رسد و به نظر می‌رسد جدیدترین مد مدیریت و آی‌تی که در سال‌های آتی در ایران شدت مورد توجه خواهد بود، همین موضوع باشد.

به‌ دلیل اهمیت و جدید بودن این موضوع، مقاله‌ی این هفته اختصاص دارد به مروری اجمالی بر این‌که تحلیل اطلاعات چیست و چطور باید اجرایی شود. در هفته‌های بعد به مرور مقالاتی از خود داونپورت هم در این زمینه خواهیم پرداخت.  داونپورت حرف‌های‌اش را در دو کتابی هم که در این زمینه نوشته شرح و بسط داده است. مقاله‌ی این هفته از نگاهی کلی‌تر و اجرایی‌تر به پیاده‌سازی سیستم تحلیل اطلاعات در سازمان و جنبه‌های آن نگریسته است.

بنابراین با هم نگاهی می‌اندازیم به مقاله‌ی جیم فریس؛ مدیر خدمات‌ مشاوره‌ی کسب و کار جهانی SAS (که احتمالا معروف‌ترین تأمین‌کننده‌ی نرم‌افزارهای تحلیل اطلاعات در جهان است):

  • تحلیل اطلاعات درباره‌ی استخراج ارزش‌های پنهان در داده‌های حجیم سازمان‌ها است! و به همین دلیل است که تحلیل اطلاعات، اسلحه‌ی پنهان سازمان‌ها است.
  • تا یکی دو سال قبل سؤال اصلی مدیران و کارشناسان سازمان‌ها این بود که: “حالا این به چه دردی می‌خوره!؟” این روزها اما اهمیت تحلیل اطلاعات کاملا شناخته شده و ما با این پرسش روبرو هستیم: “من می‌دونم به چه دردی می‌خوره. چطوری اجراش کنم!؟”
  • سیستم‌های تصمیم‌یار مدیریت (DSS) نسل قبلی سیستم‌های تحلیل اطلاعات امروزی محسوب می‌شوند و هوش‌مندی کسب و کار (Business Intelligence) نسل بعدی آن!
  • برای پیاده‌سازی تحلیل اطلاعات، پیشنهاد آقای فریس توسعه‌ی یک مرکز تعالی تحلیل اطلاعات در سازمان (Analytical Center of Excellence) یا ACE است.
  • برای پیاده‌سازی ACE در سازمان نیاز به چهار نوع تخصص داریم:
    • فناوری: برای توسعه‌ی زیرساخت نرم‌افزاری و تکنولوژیکی تحلیل اطلاعات.
    • مشاوره: سطح کسب و کار؛ کاشف و توسعه‌دهنده‌ی کاربردهای تحلیل اطلاعات برای کسب و کار.
    • آموزش: برای آموزش اهمیت و روش استفاده از کاربردهای تحلیل اطلاعات.
    • مدیریت: برای توسعه‌ی سیاست‌ها، استانداردها و راه‌نماهای استفاده از تحلیل اطلاعات و هم‌چنین مدیریت عملکرد.
  • ACE در سه فاز پیاده‌سازی می‌شود: برون‌سپاری کل فعالیت‌های تحلیل اطلاعات به بیرون سازمان، توسعه‌ی متمرکز تحلیل اطلاعات در سازمان و ترکیب دو حالت فوق.

  • برای تحلیل اطلاعات، مدل بلوغی توسط داونپورت طراحی شده که دارای ۵ سطح است (به‌ترتیب از کم‌ترین سطح بلوغ به بیش‌ترین): آسیب‌رسانی، تحلیل محلی اطلاعات، اشتیاق، سازمان تحلیل‌گر و رقابت‌گر براساس تحلیل اطلاعات. پروژه‌ی پیاده‌سازی ACE از سطح سوم کلید می‌خورد.
  • ارزیابی سطح بلوغ براساس ۹ معیار زیر انجام می‌شود (هر کدام پرسش‌نامه‌ی استاندارد خودشان را دارند و با مصاحبه‌های تکمیلی پشتیبانی می‌شوند که البته پرسش‌نامه‌های‌اش در دسترس من و شما نیست!): استراتژی، پشتیبانی مدیریت ارشد، فرهنگ سازمانی، زیرساخت فناوری، مدیریت داده‌ها، مهارت‌ها / مزیت‌های تحلیلی، فرایند تصمیم‌گیری، اجرا و پایش / گزارش‌دهی.
  • پیاده‌سازی ACE شامل ایجاد تغییر در اجزای سازمانی زیر است: اهداف، فرایندهای تحلیلی (جایگاه تحلیل اطلاعات در فرایندهای کلیدی سازمان)، مهارت‌ها، فرهنگ سازمانی و زیرساخت فناوری.
  • اهمیت حمایت پشتیبانی مدیریت ارشد در موفقیت تحلیل اطلاعات، فراموش نشود! آن‌ها هستند که مشتریان اصلی این سیستم محسوب می‌شوند.
  • فرایند تصمیم‌گیری براساس تحلیل اطلاعات شامل چرخه‌ای تشکیل شده از ۵ گام زیر است:
    • پردازش داده‌ها.
    • تحلیل داده‌ها.
    • تصمیم‌گیری.
    • اقدام / اجرا.
    • پایش.
  • و سرانجام این‌که تحلیل اطلاعات دو جنبه دارد: جنبه‌ی کاربردی و جنبه‌ی فناوری. جنبه‌ی کاربردی‌اش می‌شود تصمیم‌گیری براساس اطلاعات و فکت‌ها و جنبه‌ی فناوری‌اش می‌شود نرم‌افزارهایی مثل همین هوش‌مندی کسب و کار محبوب این روزها. سازمان برای موفقیت، به بلوغ در هر دو بُعد نیازمند است.

این مقاله‌ی جذاب و خواندنی و نسبتا طولانیِ ۲۰ صفحه‌ای را از این‌جا دانلود کنید (برای این‌که بیش‌تر ترغیب‌تان کنم به دیدن اصل مقاله، این مقاله کلی نمودار و شکل جذاب دارد که باید ببینید!)

پ.ن. از شیوه‌ی پیشنهادی آقای فریس، برای طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریتی در سازمان هم می‌توان الگوهای خوبی گرفت. من حال ندارم بنویسم‌شان؛ ولی خوب، می‌دانم که خوانندگان باهوشی دارم!

دوست داشتم!
۴