مقاله‌ی هفته (۹۲): از مهندسی مجدد فرایندها تا بازانگاری الگوهای تفکر سازمانی

مهندسی مجدد شیوه‌ای برای بازسازی سازمان و مدیریت است که در آغاز دهه ۹۰ در ادبیات مدیریت ظهور کرد. طراح این نظریه پروفسور مایکل همر است که با انتشار مقاله‌ای در مجله «هاروارد بیزینس ریویو» در سال ۱۹۹۱ مفاهیم بنیادین و دگراندیشی سازمانی را به جهان مدیریت عرضه داشت. کتاب وی با عنوان «مهندسی مجدد: منشور انقلاب سازمانی» با کمک جیمز چمپی در سال ۱۹۹۳ منتشر شد.

می‌دانیم براساس نظریه‌ی مایکل همر، سه نیرو به‌صورت جداگانه و هم‌زمان، شرکت‌های امروزی را به‌گونه‌ای روزافزون به‌سوی سرزمینی هدایت می‌کنند که به چشم مدیران و دست ‌اندرکاران سازمان‌ها هراس‌انگیز و ناآشنا می‌نماید. این سه نیرو عبارتند از: مشتریان، رقبا و تغییرات. این سه نیرو ـ که به C3 معروف‌اند ـ عبارتند از: مشتری، رقابت و تغییر. در این دنیای دگرگون شده، اصول «تقسیم کار» وضع شده از سوی آدام اسمیت که محور سازماندهی شرکت‌ها بود، دیگر کارساز نیستند و در نتیجه برای شرکت‌ها سودمند و ضروری نیست کار خود را براساس این اصول سازمان دهند. ساختار وظیفه‌گرا در دنیای کسب‌وکار امروز غیرمؤثر بوده و منسوخ است. شرکت‌ها از این پس باید مبتنی بر محور فرایندها سازماندهی شوند.

 مهندسی مجدد به‌معنی بازاندیشی بنیادین و طراحی مجدد ریشه‌ای فرایندها به منظور دستیابی به بهبود چشمگیر در معیارهای کلیدی عملکرد از قبیل هزینه، کیفیت و سرعت انجام فعالیت‌ها یا ارایه خدمات است. در واقع مهندسی مجدد سازمانی به‌دنبال شناخت تمامی بی‌نظمی‌های طبیعی سازمان و ارایه‌ی یک الگو یا مدل دارای نظم جهت انجام اثربخش و بهینه‌ی فعالیت‌های سازمان است. مفهوم عملیاتی مهندسی مجدد ایجاد سازمان نوآور و خلاقی است که بتواند در دنیای رقابتی و دارای تغییرات سریع کسب‌و‌کار امروزی به‌شکلی سودآور به فعالیت موفق بپردازد.

در طول نزدیک به بیست و چند سالی که از طرح ایده‌ی مهندسی مجدد در دنیای مدیریت می‌گذرد، اگر چه الگوها و رویکردها و ابزارهای جدیدی برای اجرای این مفهوم مدیریتی توسط مشاوران و اساتید دانشگاه‌ها در سراسر جهان عرضه شده است (و فناوری اطلاعات نقش بسیار مهمی را در تحول و تکامل مهندسی مجدد ایفا نموده است)؛ اما در عین حال خود این مفهوم نیز دست‌خوش تغییرات بسیاری شده است. ما در عمل متوجه شدیم که اجرای “مهندسی مجدد” برخلاف آن‌چه شعار می‌دهیم در عمل بسیار پیچیده و دشوار است. نرخ بالای شکست پروژه‌های مهندسی مجدد، نشان از همین امر دارد. برخی از مهم‌ترین مشکلات و چالش‌های موجود بر سر راه موفقیت پروژه‌های مهندسی مجدد عبارتند از:

  1. عدم وجود اطلاعات کافی در مورد فرایندها و مستندات مربوط به آن‌ها؛
  2. دشوار بودن قضاوت در مورد عمل‌کرد فرایند قبل و بعد از مهندسی مجدد به‌ویژه در مورد فرایندهای خدماتی؛
  3. مقاومت متصدیان فرایندها و عدم ارائه‌ی اطلاعات کافی و مناسب در مورد وضعیت فرایند و مشکلات آن‌؛
  4. عدم وجود استانداردها و مدل‌های مرجع مناسب برای بازطراحی فرایندهای تخصصی (به‌ویژه در مورد فرایندهای سازمان‌های دولتی و خدماتی)؛
  5. ضعف فنی متدولوژی‌ها و رویکردهای مهندسی مجدد در عمل به‌ویژه به‌دلیل تمرکز نداشتن مشاوران روی یک حوزه‌ی خاص صنعتی.

این ضعف‌ها کمابیش در ایران نیز همانند دنیا در برابر موفقیت پروژه‌های مهندسی مجدد، چالش ایجاد کرده و می‌کنند. اما چگونه می‌توان بر این چالش‌ها غلبه کرد؟ آیا راه‌حل، پاک کردن صورت مسئله و اداره‌ی سازمان‌ها با همان رویه‌های پیشین است؟ پاسخ قطعا منفی است. مشاوران مدیریت، متخصصان کسب‌وکار در سازمان‌ها و پژوهش‌گران هر یک به‌نوبه‌ی خود تلاش کرده‌اند تا به‌جای کنار گذاشتن مهندسی مجدد برای چالش‌های آن راه‌حل‌هایی عرضه کنند. اما شاید مهم‌تر از ابزارها و روش‌های ارائه شده، تکامل در مفهوم خود مهندسی مجدد در طول یک دهه‌ی اخیر باعث تحول تفکر و نوع نگاه ما به ماهیت سازمان و بازمهندسی آن شده است. حالا ما می‌دانیم که صرفِ تغییر و اصلاح فرایندهای سازمان، باعث ایجاد یک تحول بنیادین نمی‌شود و بیش و پیش از هر چیزی لازم است الگوهای ذهنی سازمان در مورد کارکردها و عمل‌کردهای خود اصلاح شوند. اما چه عواملی در ایجاد این تحول اهمیت دارند که لازم است به‌ آن‌ها توجه شود؟

میچ روچیلد در مقاله‌‌ی جذاب خود در سایت مجله‌ی آنترپرنر به سه عامل بسیار کلیدی اشاره کرده است:

۱- فرایندهای جدید: طبیعتا فرایندهای قبلی یک جای کارشان مشکل داشته است که نتوانسته‌اند اثربخشی و ارز‌ش‌آفرینی لازم را داشته باشند. بنابراین مهندسی مجدد فرایندها و بازطراحی آن‌ها هم‌چنان یک کار کلیدی است.

۲- فرهنگ جدید: اهمیت فرهنگ سازمانی ـ یعنی همان الگوهای ذهنی حاکم بر تصمیم‌گیری و رفتار و عمل‌کرد افراد در سازمان ـ هر روز در دنیای مدیریت بیش‌تر از قبل می‌شود. یک اشکال پروژه‌های مهندسی مجدد، عدم توجه کافی به موضوع تحول فرهنگی بود که البته از دل همین مشکل، مفهوم “مدیریت تغییر” به‌عنوان یکی از حوزه‌های نوین و جذاب مدیریتی بیرون آمد.

۳-  نیروی انسانی جدید: گاهی وقت‌ها برای تزریق ایده‌ها و تفکر جدید و یا انجام کارهای جدید (و یا حتی انجام کارهای قدیمی با روش‌های جدید) نمی‌توان به نیروی موجود سازمان اکتفا کرد. در چنین موقعیتی ورود نیروی انسانی جدید در هر دو رده‌ی مدیریتی و کارشناسی به سازمان تبدیل به یک الزام می‌شود.

مقاله‌ی آقای روچیلد در عین حال تحول این سه عامل را راه‌حلی برای سرعت بخشیدن به رشد کسب‌وکار نیز می‌داند. اما من اجازه می‌خواهم که با ایشان در این مورد مخالفت کنم و فقط در همین حد اشاره کنم که فرایند، فرهنگ و نیروی انسانی در هر سازمانی به‌صورت کامل لازم است با استراتژی سازمان هم سو باشند. یکی از دام‌های مهم مهندسی مجدد همین است که فکر می‌کنیم با تغییر در لایه‌های اجرایی هرم سازمان، کل سازمان هم خود به‌خود متحول می‌شود. اما تجربه نشان داده است که در بسیاری از اوقات، مشکل اصلی نه در اجرا که در استراتژی و مدل کسب‌وکار سازمان نهفته است.

دوست داشتم!
۰

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*