چگونه یک Email را طوری بازنگری کنیم که دیگران آن را بخوانند

نویسنده: دیوید سیلورمن / ترجمه: علی نعمتی شهاب

“آدم‌ها فکر می‌کنند اولین پیش‌نویس اتفاق بزرگی است و بازنگری، آن را پاکیزه می‌سازد. اما اولین پیش‌نویس در واقع مثل چیدن میزها، صندلی‌ها و فنجان‌ها است و بازنگری، پاک کردن آن‌ها نیست. بازنگری خود میهمانی است!”

“همه پیش‌نویس‌ها وحشتناک هستند و من اهمیتی نمی‌دهم؛ حتی اگر تو همینگوی باشی!”

“هر چیزی که بدون فیلتر از ذهن انسان بیرون بیاید، گل‌آلود است.”

مهم نیست که گفته‌های بالا مال چه کسی هستند. آن‌ها یک درس اساسی را در خود دارند: هیچ Mailی نباید بدون بازنگری فرستاده شود.

من کشف کرده‌ام که برای Mailهای معمولی شما، تعداد بازنگری بستگی به تعداد دریافت‌کنندگان آن دارد. تجربه من این را نشان می‌دهد که:

  • ۱ تا ۵ گیرنده = ۲ تا ۴ بار بازنگری.
  • ۵ تا ۱۰ گیرنده = ۸ تا ۱۲ بار بازنگری.
  • در سطح شرکتی یا سطح اعضای هیئت مدیره = ۳۰ تا ۵۰ بار بازنگری!

حتی ساده‌ترین نامه رسمی به یک نفر از یکی دو بار بازنگری مجدد ضرری نمی‌کند. در این‌جا یک چک‌لیست برای در نظر داشتن در زمان بازنگری ارایه می‌شود:

  1. مطالب زاید را حذف کنید: اگر حرف‌تان را تکرار کنید، خواننده از خواندن دقیق دست می‌کشد و سرسری خواندن را شروع می‌کند (همان‌طور که خودتان احتمالا چنین کاری را می‌کنید!)
  2. از اعداد و کلمات دارای معنای مشخص به جای صفت‌ها و قیدها استفاده کنید: این جمله که “پروژه در حال حاضر در فعالیت‌های عمده خود از جاده اصلی منحرف شده” به‌ اندازه این جمله “این پروژه در تحویل دادن نان‌های مخصوص همبرگر به دیموینس (Des Moines) تأخیر دارد.”
  3. پیش‌زمینه نامعلوم را اضافه کنید: آیا خواننده‌تان می‌داند که نان‌های مخصوص همبرگر در آیوا برای به دست آوردن ۳۷ میلیون دلار پول مورد نیاز هستند؟ اگر مطمئن نیستید، به او این موضوع را یادآوری کنید.
  4. بر قوی‌ترین استدلال موجود تکیه کنید: آیا نان‌های مخصوص همبرگر مذکور باید فرستاده شوند چون تأخیر باعث شرم‌ساری شرکت می‌شود، چون برای کودکان به اندازه ناهارشان می‌ارزد یا چون برای شرکت به اندازه ده‌ها میلیون دلار می‌ارزند؟ ممکن است هر سه دلیل درست باشند؛ اما یکی از آن‌ها (بسته به دیدگاه خواننده شما) برای کشاندن نان‌ها به جاده کافی است.
  5. موضوعات نامربوط را حذف کنید: به‌ترین Mailها یک موضوع را و همان یک موضوع را به صورت روشن بیان می‌کنند. Mailهای تک موضوعی به گیرنده‌گان در بایگانی پیام بعد از انجام دادن کارهای لازم کمک می‌کند (چیزی که هر کسی برای مدیریت Mailهای‌اش از Outlook استفاده می‌کند آن را با آغوش باز پذیرا است!)
  6. به دنبال دروغ‌ها بگردید و آن‌ها را پاک کنید: این جمله که “آن زمان بهترین زمان‌ها بود. بدترین زمان‌ها بود” به درد چارلز دیکنز می‌خورد نه گزارش‌های وضعیت!
  7. علاقه‌های خودتان را بکشید: آیا بخشی از متن شما به شکل خاصی پرمغز، جذاب یا هوشمندانه است؟ این ممکن است یک شانس باشد و ممکن است هم نباشد. اگر آن بخش به Mail شما تحمیل شود، شبیه یک گوریل در حال رقص در لباس مخصوص بوکسورها خواهد بود: بامزه وقتی شما درباره آن می‌اندیشید و شرم‌آور، وقتی آن Mail وارد صندوق پشت الکترونیک مدیرتان می‌شود!
  8. هر چیزی را که احساسی نوشته شده است حذف کنید: آیا این جمله نشان می‌دهد که چه کسی از اول در مورد نان‌های همبرگر بر حق بوده است؟ بله؟ حذفش کنید.
  9. کوتاه کنید: خواننده‌ای را که برای هضم پیام شما در حال این سو و آن سو رفتن تلاش می‌کند (بلک‌بری و آی‌فون در هر صفحه ۴۰ کلمه را نشان می‌دهند) به یاد بیاورید. آن چیزی که روی صفحه رایانه شما کوتاه به نظر می‌رسد، روی صفحه یک تلفن همراه همانند یک منظومه حماسی خواهد بود!
  10. هر روز یکی بفرستید: در مورد زمان آن چیزی که ضروری است لازم نیست یادآوری شود. و یک Mail کم‌تر چیزی است که هر کسی بابت آن از شما متشکر خواهد شد.

منبع

پ.ن. مدت‌ها بود که دنبال بهانه‌ای برای انتشار این ترجمه‌ام بودم. پست امشب احسان با‌ عنوان آداب ای‌میل بهانه‌اش بود! نوشته‌ی احسان را هم بخوانید. شاید حوصله‌ام گرفت و خودم هم در این زمینه نوشتم.

دوست داشتم!
۰
یک دیدگاه بر “چگونه یک Email را طوری بازنگری کنیم که دیگران آن را بخوانند
  1. دقیقا. به روزنامه نگارها یاد می دهند موقع نوشتن فقط بنویسید اما زمان ویرایش که رسید بی رحم باشید و بارها و بارها و بارها ویرایش کنید. مبادا مطلبی را بارها ویرایش نکرده تحویل بدهید!

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*