یکی از الزامات دنیای کاری حرفه‌ای، همکاری‌های حرفه‌ای در قالب قرارداد، تفاهم‌نامه و چیزهایی شبیه این‌ها است. در چنین قالب همکاری، طرفین متعهد می‌شوند تا در چارچوب مشخص شده، مجموعه‌ای از وظایف را انجام دهند تا به منفعت مشترکی دست یابند. الگوهایی نظیر: ارائه‌ی خدمات مشاوره، تشکیل کنسرسیوم و حتی فروش و پشتیبانی مشتری همگی زیرمجموعه‌هایی از این حوزه محسوب می‌شوند. این حوزه پیچیدگی‌های بسیاری دارد؛ چرا که می‌توان به آن از زوایای دید مختلفی چون: فنی، مالی و حقوقی پرداخت و البته نباید ملاحظات اخلاقی و رفتار حرفه‌ای را هم از نظر دور داشت.
در این یادداشت قصد ندارم در مورد روش توافق و تفاهم و مذاکرات مربوط به آن و سپاس مکتوب‌سازی این توافق‌‌های کاری بنویسم. به‌جای آن قصد دارم براساس تجارب خودم، پیشنهاداتی در مورد روش پایان دادن به توافقات کاری بنویسم. البته لازم است بگویم که این پیشنهادات خیلی برای پایان دادن قراردادهای استخدامی کاربردی ندارد و برای استعفا باید به نکات خاص آن که در مورد آن مقالات زیادی وجود دارد، توجه کرد. با این مقدمه وارد بحث اصلی می‌شوم.
خلاصه‌ی موقعیت کاری که می‌خواهم به آن بپردازم این است که یک فرد یا شرکتی قبل از آغاز اجرا یا در حین اجرای یک قرارداد / تفاهم‌نامه ـ چه مکتوب شده باشد و چه نه ـ تصمیم می‌گیرد که این همکاری را به هر دلیلی ادامه ندهد. در چنین موقعیتی چگونه باید در تعامل سازنده با طرف مقابل به همکاری پایان داد؟
در چنین مواردی در درجه اول باید توجه کرد که تحت هیچ شرایطی نباید مسئله شخصی تلقی شود؛ به‌ویژه در جایی که مدیر یا کارشناسی از طرف شرکت محل کار خودش باید فرایند پایان همکاری را پی‌گیری کند. بنابراین تحت هیچ شرایطی نباید از اعتبار شخصی برای ختم به‌خیر کردن ماجرا هزینه کرد. با در نظر داشتن این اصل کلیدی، باید ابتدا در مورد چگونگی اعلام موضوع عدم ادامه‌ی همکاری به طرف مقابل تصمیم گرفت. در این‌جا دو حالت کلی وجود دارد.
حالت اول ـ زمانی که دلیل قابل قبولی برای عدم ادامه‌ی همکاری وجود دارد: اگر دلیل قابل قبولی برای عدم ادامه‌ی همکاری وجود دارد که می‌تواند مورد پذیرش طرف مقابل باشد، بهتر است همین دلیل را صادقانه به طرف مقابل اعلام کنیم. مثلا فرض کنید دلیل عدم ادامه‌ی همکاری این باشد که به‌دلیل تحریم‌ها دسترسی به نرم‌افزاری که قرار بوده برای مشتری خریداری و سپس آن را سفارشی و پشتیبانی کنیم، وجود ندارد.
حالت دوم ـ زمانی که دلیل ما برای تصمیم به عدم ادامه‌ی همکاری برای طرف مقابل‌مان منطقی یا قابل قبول نیست: در چنین حالتی بهتر است از مجموعه‌ای از دلایل (یا به‌عبارت بهتر، بهانه‌های) کلی که باعث چنین تصمیمی می‌وشد در مذاکره با طرف مقابل بهره ببریم. برخی مثال‌هایی که به ذهن من می‌رسد این موارد هستند:
ـ ما در زمان مذاکره فکر می‌کردیم که ظرفیت کاری کافی را از نظر منابع و نیروی انسانی در زمان اجرای قرارداد خواهیم داشت؛ اما با توجه به شرایط همکاری فعلا ظرفیت‌مان را به کارهای دیگری تخصیص دادیم و الان اگر وارد این قرارداد بشیم، ممکن است که بدقول شویم. بنابراین پوزش ما را پذیرا باشید.
ـ شرایط اقتصادی کشور از زمان شروع مذاکره تا الان بسیار تغییر کرده و آینده هم بسیار غیر قابل پیش‌بینی است. بنابراین اگر وارد این قرارداد بشویم، ممکن است در آینده با ریسکی مواجه بشیم که باعث شود نتونیم تعهدات‌مون را با کیفیت مناسب مطابق زمان‌بندی قرارداد اجرا کنیم. بنابراین پوزش ما را پذیرا باشید.
ـ ما خیلی متأسف هستیم که به‌دلایل برخی مشکلاتی که پیش‌بینی نمی‌کردیم نمی‌توانیم به این قرارداد ادامه دهیم. اگر تمایل داشته باشید می‌توانیم برای جبران این ادامه‌ی همکاری با شما به توافقی برسیم که ضرر شما را تا حدودی جبران کند. پوزش ما را پذیرا باشید.
در هر سه حالت بالا و هر حالت دیگری که ممکن است شما خودتان پیدا کنید، باید به این هم اشاره کنیم که برای حفظ روابط خوب طرفین، آمادگی داریم تا هر کمکی از ما برمی‌آید برای طرف مقابل انجام دهیم (مثلا معرفی شرکت جایگزین که بتواند همین قرارداد را برای طرف مقابل اجرا کند.)
توجه کنید که این روش مذاکره تنها برای طرح موضوع و ورود به بحث عدم ادامه‌ی همکاری به‌کار می‌آید تا با تلطیف فضا بتوان راه را برای مذاکرات جدی‌تر و سخت‌تر حقوقی و مالی باز کرد. برای این منظور به‌صورت خلاصه لازم است به‌صورت کلی سه اصل را حتما رعایت کنیم:
- اعلام پوزش و تأسف بابت این‌که امکان اجرا یه به‌پایان رساندن قرارداد وجود ندارد.
- شخصی نکردن داستان و خرج نکردن اعتبار شخصی به‌ویژه در جایی که شما نماینده‌ی یک سازمان هستید.
- اعلام آمادگی برای بررسی گزینه‌های جایگزین برای کاهش یا جبران ضرر طرف مقابل.
در هر حال فراموش نکنید که پایان پیش از موعد یک همکاری کاری به‌معنی این نیست که قرار نیست با آن مجموعه همکاری بعدی نداشته باشید. بنابراین تا حد امکان نباید با اختلاف غیرقابل جبران و دعوا این همکاری به‌پایان برسد. در عین حال دنیای کار حرفه‌ای بسیار کوچک‌تر از آنی است که فکر می‌کنیم و اشتباهات ما در اجرای قراردادها و تفاهم‌نامه‌ها و بیرون آمدن از آنها می‌تواند با سرعت بسیار زیاد به‌گوش تمام مشتریان احتمالی آینده ما برسد! بنابراین وقت و انرژی کافی گذاشتن روی به‌پایان رساندن قراردادها و تفاهم‌نامه‌ها ـ حتی اگر مکتوب نشده باشند ـ نه‌تنها یک وظیفه و فعل اخلاقی و حرفه‌ای است؛ بلکه یک ابزار بازاریابی برای آینده‌ی کاری ما نیز محسوب می‌شود. دوست دارید شما را به چه بشناسند؟ یک حرفه‌ای که تمام تلاش‌اش را می‌کند تا روی قول‌ش بایستد و اگر نتوانست هم پای هزینه‌های قولی که داده می‌ایستد؟ یا یک غیرحرفه‌ای که فقط و فقط به‌دنبال منافع شخصی است. انتخاب با شما است.
این داستان یک روی دیگر سکه هم دارد: چطور یک کارفرما یا مشتری با پیمان‌کار یا مشاورش قطع همکاری کند؟ در مورد این موضوع هم در آینده خواهم نوشت.