پس از موفقیت در فرایند انتخاب مشاور و پیش از شروع پروژه، لازم است از نظر حقوقی بین طرفین قرارداد اجرای پروژه منعقد شود. این قرارداد، مبنایی را برای همکاری بین طرفین قرارداد فراهم می‌آورد و نیازها، انتظارات و منافع طرفین قرارداد و روش‌های احتمالی تغییر یا اصلاح آن‌ها در طول زمان قرارداد را ارائه می‌کند.
قرارداد مشاوره یک سند رسمی است و در نتیجه باید با قوانین و مقررات جاری کشور کشور هماهنگی کامل داشته باشد. به‌همین دلیل توصیه می‌شود قراردادهای مشاوره پیش از رسمیت بخشی و امضا توسط طرفین، توسط مشاوران حقوقی مجرب طرفین که ترجیحا دارای تخصص در زمینه‌ی قراردادهای مشاوره باشند، بازبینی، اصلاح و تأیید شود.
قرارداد مشاوره علاوه بر کاربرد حقوقی، به‌عنوان مرجعی برای ایجاد ادراک مشترک از موضوع و محدوده‌ی پروژه میان مشاور و مشتری به‌کار می‌رود. در قرارداد پروژه حداقل فعالیت‌های مورد نیاز برای اجرای پروژه همراه با محصولات و نتایج کلیدی پروژه و زمان‌بندی انجام فعالیت‌ها مشخص می‌شوند. بنابراین توجه به تدقیق کامل انتظارات و تعهدات فنی و غیرفنی طرفین در قرارداد برای تسهیل روند اجرای پروژه بسیار کلیدی است.
یک قرارداد مشاوره شامل بخش‌های زیر است:
- طرفین قرارداد (مشتری و مشاور)؛
- محدوده‌ی پروژه (اهداف، شرح کلی و فعالیت‌های لازم‌الاجرا)؛
- زمان شروع و خاتمه؛
- خروجی‌ها و دستاوردهای پروژه (گزارش‌ها، مستندات، طرح‌ها، نمودارها و …) که باید توسط مشاور به مشتری تحویل داده شوند؛
- آورده‌های هر یک از طرفین پروژه؛
- مسئولیتهای هر یک از طرفین پروژه؛
- شرایط هر یک از طرفین پروژه؛
- هزینه‌های پروژه؛
- شرایط و رویه‌ی پرداخت صورت‌حساب‌ها؛
- مسئولیتهای حرفهای طرفین (محرمانگی، تعارض منافع و …)؛
- شرایط کپی‌رایت؛
- شرایط استفاده از پیمانکاران دست دوم؛
- شرایط و روش بازنگری یا تغییر قرارداد؛
- شرایط فسخ / خاتمه‌ی قرارداد از سوی هر یک از طرفین؛
- روش حل اختلافات؛
- امضای طرفین و تاریخ.
قراردادهای مشاوره دارای سه شکل کلی هستند:
الف ـ توافق شفاهی
این شکل از قرارداد در حالتی که شرایط زیر وجود داشته باشند، مناسب است:
- مشتری و مشاور از نظر تجربه‌ی حرفهای بالغ باشند؛
- مشتری و مشاور یکدیگر را به‌صورت کامل بشناسند و به همدیگر اعتماد کامل داشته باشند؛
- مشتری و مشاور با شرایط کسب و کار یکدیگر آشنایی کامل داشته باشند؛
- پروژه‌ی مورد نظر کوتاه‌مدت یا بسیار ساده باشد.
ب ـ توافق‌نامه
توافق‌نامه یک شکل بسیار معمول قراردادهای مشاوره است. در بسیاری کشورها، توافق‌نامه یک ابزار حقوقی مناسب با جزئیات متناسب با شرایط قراردادهای مشاوره است. توافق‌نامه یک سند رسمی است که مشتری برای مشاور ارسال می‌کند. این نامه شامل اعلام پذیرفته شدن پروپوزال مشاور (با تغییر / بدون تغییر) و تعیین نقاط زمانی شروع و پایان پروژه است. هر گونه تغییری در پروپوزال مشاور در این نامه به‌صورت دقیق و روشن تشریح می‌شود. این سند توسط مشاور هم به‌عنوان تعهد وی به پذیرش شرایط انجام پروژه امضا می‌شود و سپس یک نسخه از این سند در اختیار هر یک از طرفین قرار می‌گیرد.
ج ـ قرارداد مکتوب
قرارداد مکتوب مشاوره یک سند کاملا رسمی است که عموما توسط یک مرجع حقوقی تهیه می‌شود. قرارداد مکتوب عموما وقتی استفاده می‌شود که مشتری بخشی از یک سیستم بروکراتیک (مثلا دولت یا بنگاه‌های چندملیتی) باشد و یا یکی از شرایط زیر وجود داشته باشد:
- پروژه‌ی مورد نظر پروژه‌ی بسیار بزرگ یا پیچیده باشد؛
- هزینه‌ی انجام پروژه بسیار زیاد باشد؛
- شرایط مالی یا غیرمالی طرفین بسیار گسترده باشند.
بدون توجه به نوع قرارداد مورد استفاده، قرارداد مشاوره باید شرایط انجام پروژه و هم‌چنین شرایط فسخ یا اصلاح قرارداد را در بر داشته باشد.
بخش مالی قرارداد
یکی از مهم‌ترین بخش‌های قراردادهای مشاوره، بخش مالی است که عموما حساسیت‌های زیادی را در طرفین قرارداد مشاوره برمی‌انگیزد. در این بخش حق‌الزحمه ی مشاور برای انجام پروژه مشاوره و روش پرداخت آن به‌صورت دقیق تعیین می‌شود. بخش مالی قرارداد شامل زیربخش‌های زیر است:
- هزینه‌ی کلی انجام پروژه؛
- تعهدات و شرایط مالی خاص طرفین قرارداد (از جمله شامل: مبلغ و روش ارائه‌ی ضمانت‌نامه‌‌ی حسن انجام کار توسط مشاور)؛
- روش پرداخت (مبلغ پیش‌پرداخت، مبلغ پرداختی پس از پایان هر فاز از پروژه، مبلغ حسن انجام کار مشاور.)
- روش محاسبه و دریافت جرایم تأخیر از سوی طرفین؛
- شیوه و مسئولیت پرداخت کسورات قانونی (شامل: بیمه، مالیات و مالیات ارزش افزوده) مرتبط با موضوع قرارداد.
چه کارفرما هستید و چه مشاور مدیریت، آگاهی از ساختار قرارداد و اصول عقد قراردادهای مشاوره‌ی مدیریت می‌تواند برای شما مفید باشد.
پ.ن. این متن براساس تحقیقات و تجارب یک مشاور مدیریت به‌نگارش درآمده و هیچ‌گونه ادعایی از زاویه‌ی دید حقوقی در مورد موضوع قراردادهای مشاوره‌ی مدیریت ندارد.