موضوع: به گروه کاری جدید ما می‌پیوندید؟
موضوع: زمان ملاقات برای صرف قهوه
موضوع: درخواست برای امتحان نسخه بتای یک نرم‌افزار تحت وب جدید
موضوع: ثبت‌نام برای مجموعه سخنرانی‌های سال ۲۰۱۰
اگر ایمیل شما در سال جدید شبیه مال من باشد، پر خواهد بود از درخواست‌ها و دعوت‌نامه‌هایی شبیه این‌ها. مشکلی که در مورد تعطیلات سال نو وجود دارد این است که هر کسی تصمیم می‌گیرد کار بیش‌تری را در یک زمان مشخص انجام دهد. بنابراین ژانویه هر سال مجموعه‌ای از مشتریان پر شور و اشتیاق، پروژه‌های جذاب و تعهدات دست‌یافتنی را به دنبال می‌‌آورد. در این زمان است که ما تصمیم می‌گیریم فناوری‌های جدید را امتحان کنیم، به کانال‌های ارتباطی جدید متعهد گردیم و با وب سایت‌های جدید آشنا شویم.
می‌توانید دنبال عوامل تحریک‌کننده و جذابی که با این فرصت‌های جدید پدید می‌آیند بگردید، اما اوضاع خیلی هم متفاوت نخواهد بود. اگر هوشیار نباشید، با “روز گروندهاگی” [روز دوم فوریه که به عقیده عوام اگرآفتابی باشد نشانه آن است که از زمستان ۶ هفته باقی مانده است و اگر ابری باشد نشانه اوایل بهار است] شلوغ و خسته‌کننده مواجه خواهید شد. شما باید برای انتخاب فرصت‌های پیش روی‌تان، گزینشی عمل کنید ـ و به کنار گذاشتن فعالیت‌هایی که مدت‌ها است درگیر آن‌ها هستید مقید باشید تا فضا برای پروژه‌های جدید باز شود. به بیان دیگر شما مجبورید که به شکل مودبانه و اثربخشی “نه”های پی در پی بگویید.
خبر خوب این است که فناوری مشابهی که می‌تواند بار کاری شما را زیاد کند، می‌تواند به شما برای “نه” گفتن هم کمک کند. در این‌جا من به شما نشان می‌دهم که چطور از رایانه‌ام و وب اجتماعی (Social Web) به‌عنوان هم‌یارانی در “نه” گفتن بهر‌ه‌برداری می‌کنم:
اهداف‌تان را مشخص کنید: قبل از “نه” گفتن، برای خودتان روشن کنید که به چه چیزهایی می‌خواهید “بله” بگویید. سایت‌های مثل ۴۳Things.com و SuperViva.com از کاربران‌شان می‌خواهند فهرستی از اهدافی که می‌خواهند به آن‌ها برسند و تجربیاتی که می‌خواهند به دست بیاورند، درست کنند. صرف وقت برای نوشتن آروزهای‌تان می‌تواند به شما در روشن کردن این‌که چه چیزهایی برای شما مهم است، می‌خواهید در سال جدید به کجا برسید و جلب حمایت جامعه در راه رسیدن به آن اهداف، کمک کند.
تعهدات خود را اولویت‌بندی کنید: از یک نرم‌افزار صفحه گسترده (مثل اکسل) برای شناسایی همه پروژه‌هایی که بر روی آن‌ها کار می‌کنید ـ حتی پروژه‌هایی که تنها در ذهن‌تان به آن‌ها اندیشیده‌اید، اما می‌دانید که می‌خواهید آن‌ها را شروع کنید ـ استفاده کنید. در ستون کناری اولویت هر پروژه را در مقیاس ۵-۱ براساس میزان حریص بودن‌تان برای انجام آن پروژه مشخص کنید. سپس در ستون سوم اسامی افرادی را که می‌توانند در انجام هر پروژه به شما کمک کنند را بنویسید. فهرست پروژه‌های‌تان را براساس اولویت مرتب کنید و غیر از پروژه‌های بااولویتی که فقط و فقط باید توسط شخص شما انجام شوند، بقیه را کنار بگذارید.
“نه” گفتن را برای خودتان آسان کنید: وقتی ایمیل من از پیام‌های پاسخ داده نشده انباشته می‌شود، شما می‌توانید شرط ببندید که صندوق پستی الکترونیکی من از ای‌میل‌هایی انباشته شده که نیازمند “نه” گفتن هستند؛ چیزی که من نمی‌توانم آن را به راحتی پذیرم. برای آن‌‌که این فرایند را راحت‌تر کنید، من فایل‌های امضا شده (Signature Files) مختلفی را در نرم‌افزار مدیریت میل خودم ایجاد کرده‌ام که حاوی پیام‌های “نه” مؤدبانه برای شرایط گوناگون است. من دوست داشتم به شما بپیوندم، اما برنامه زمانی من برای ماه آینده واقعا تکمیل است / از این‌که به ما فکر کردید متشکریم، اما در شرایط فعلی ما تنها به یک گروه از مشتریان خدمات ارایه می‌کنیم / پیشنهادتان پروژه جذابی به نظر می رسد، اما این ماه من در مورد فعالیت‌های داوطلبانه‌ام به فرد دیگری قول داده‌ام. استفاده از این روش، انرژی لازم را برای تحمل بار سنگین مسئولیت “نه” گفتن کاهش می‌دهد!
ارتباطات بر خط (آن‌لاین) خودتان را ساده و مؤثر کنید: بین ایمیل، پیام‌های متنی، شبکه‌های اجتماعی و ایمیل صوتی و دیگر شکل‌های ارتباطی، شما ده نوع رسانه مختلف را که باید هر روز (اگر نگوییم هر ساعت) آن‌ها را پردازش کنید، در اختیار دارید. یک “شوینده دیجیتال” را که به شما در ارزیابی تأثیری که این رسانه‌ها بر بهره‌وری و شاید شما می‌گذارند کمک می‌کند در نظر بگیرید. یک هفته ارتباطات بر خط خودتان را به شدت کاهش دهید. در آخر آن هفته، آن اکانت‌هایی را که زمان بیش‌تری نسبت به ارزش‌شان به خود اختصاص می‌دهند را حذف کنید؛ یا پروفایل خود را در آن شبکه‌ها به شکلی ویرایش کنید که به افراد این پیغام را بدهید که ترجیح می‌دهید از راه‌های دیگری با شما تماس گرفته شود.
نه را به پاسخ “پیش‌فرض” خود تبدیل کنید. برای “نه” گفتن به همه دعوت‌نامه‌های شبکه‌های اجتماعی جدید، پروژه‌ها و رویدادها آماده کنید. “بله” را تنها وقتی بگویید که دعوت‌نامه یا فرصت پیش آمده مجموعه کوچکی از معیارها را پاسخ‌گو باشند. به‌عنوان مثال من به دنبال کنفرانس‌هایی هستند که توسعه کسب و کار (جذب مشتری)، توسعه حرفه‌‌ای (بهبود مهارت‌ها یا دانش) و توسعه شخصی (احیا یا رشد شخصی) را ترکیب می‌کنند و تنها در رویدادهایی شرکت می‌کنم که حداقل دو تا از سه ارزش فوق را برای من در برداشته باشند. معیارهای خود را بنویسید و آن‌ها را جایی جلوی چشم‌تان بچسبانید یا آن‌ها را به شکل دیجیتال روی مانیتور رایانه‌تان قرار دهید. خیلی زود شما تنها به فرصت‌هایی “بله” می‌گویید که مجموعه معیارهای مورد نظر شما را پاسخ می‌دهند.
هیچ یک از راه‌کارهای فوق اضطرابی را که از “نه” گفتن پدید می‌آید یا ترس از این‌که شما ممکن است یک موقعیت عالی را از دست دهید، کاملا از بین نمی‌برند. اما این دقیقا به همین علت است که “نه” گفتن آن‌قدر مشکل است که ما به ابزارها و سیستم‌هایی که این کار را برای ما آسان‌تر کنند یا آن را برای ما به شکل عادت در بیاورند، نیازمندیم. هر چقدر بیش‌تر “نه” بگویید، در مواجه شدن با پروژه‌ها یا فعالیت‌های محدود اما بسیار بااهمیت که نیازمند یک “بله” بزرگ هستند موفق‌تر خواهید بود.