دنیای امروز دنیای کم‌بود زمان است. ما همیشه از کارها و اهداف‌مان عقبیم و برای رسیدن به آن‌ها در حال تلاش. و نتیجه این‌که هر روز بر میزان این عقب‌ماندگی افزوده می‌شود و ما از آن زندگی ایده‌آلی که در سر می‌پروریم دورتر می‌شویم. اما چاره چیست؟ در برابر دیوِ دهشتناک فهرستِ عظیم کارهای نکرده معمولا دو راه پیش روی ما است. راه اول چسبیدن به روزمره‌گی و به‌فراموشی سپردن کارهای بزرگ و سختی است که باید انجام شوند تا به رؤیاهای بزرگ زندگی‌مان نزدیک شویم. راه دوم هم آن چیزی است که در ادبیاتِ مهارت‌های زندگی و مدیریتی “بهره‌وری” نامیده می‌شود. بیایید خودمان را گول نزنیم: انتخابِ اغلب ما همان اولی است و غرق شدن در روزمره‌گی‌ها را راهی برای رهایی از استرس ناشی از حجم بالای کارهای مهم و باقی‌مانده‌ی زندگی می‌یابیم. بنابراین “دم را دریاب” معنای زندگی می‌شود و “کار فردا را به پس‌فردا بیانداز” استراتژی آن.

اما در مدت اخیر در برنامه‌ریزی کارهای روزانه‌ام و ارزیابی موفقیت‌م در رسیدن به آن‌ها متوجه موضوعی شدم که به‌نظرم یکی از عوامل اصلی در انتخاب روزمره‌گی به‌جای بهره‌وری است. من در این مدت متوجه شدم این‌که انتخاب‌مان “روزمره‌گی است، لزوما به‌دلیل تنبلی و داشتن تفکر کوتاه‌مدت نیست. همه‌ی ما روزهایی بد و بی‌حوصله را پشت سر می‌گذاریم که جزئی غیرقابل انفکاک از مسیرِ زندگی هر انسانی هستند. در این روزها انتظار بهره‌ور کار کردن، انتظاری بیش از حد طاقت‌مان است. اما نکته‌ای که در این یادداشت به آن می‌خواهم اشاره کنم این نیست. من متوجه شدم که در هر روز کارهای مهمی وجود دارند که باید حتما در همان روز انجام شوند. این کارها لزوما به‌دلیل زمان‌بندی‌ انجام‌شان مخصوص آن روز نیستند؛ بلکه ممکن است به‌دلیل حال و هوای آن روز ما، اتفاقات زندگی و یا هر دلیل دیگری تبدیل به اولویت کاری آن روز شوند. اما کارهای دیگری هم هستند که ممکن است هر جوری به آن‌ها نگاه کنیم بسیار در اولویت به‌نظر بیایند؛ اما در واقع جزو کارهای آن روز خاص زندگی ما نیستند. این‌که کدام کار از جنسِ کارهای هر روز است البته هیچ متر و معیار مشخصی ندارد و بیش‌تر حسی و وابسته به ندای درونی است. اما این‌که انتظار داشته باشیم هر روز ظرفیت کاری‌مان ـ از نظر ذهنی و حتی جسمی ـ در بالاترین سطح قرار داشته باشد، انتظار به‌جایی نیست. شاید این نکته بدیهی به‌نظر بیاید؛ اما واقعیت این است که ادبیات “بهره‌وری” و “برنامه‌ریزی” ما را از این موضوع غافل کرده‌اند. آن‌ها ما را وادار کرده‌اند تا به ابزارهایی چون “فهرست‌های کاری” (To Do List) چونان چوب جادویی بنگریم که قرار است با سحر و جادوی خود کارهای ما را به‌انجام برسانند؛ اما همین ابزارها پس از مدتی تبدیل به یک عامل جدی استرس‌زایی برای ما می‌شوند. استرسی که شاید در کوتاه‌مدت مفید باشد؛ اما در بلندمدت حتی می‌تواند اثرات منفی جدی روی ذهن و جسم ما داشته باشد.

من این اواخر روش دیگری را انتخاب کرده‌ام که شاید شخصی باشد و قابل تعمیم به زندگی دیگران نباشد؛ اما بد ندیدم آن را با شما در میان بگذارم. روش من بیش از چیزی که فکر کنید ساده است. در هر روز من با سه نوع کار مواجهم:

1. کارهای مهم: کارهایی که حتما باید در روز انجام شوند تا یک هدفِ کاری محقق شود. به‌عنوان مثال: همین امروز من باید یک پروپوزال همکاری را آماده و ارسال می‌کردم.
2. کارهای برنامه‌ای: کارهایی که هم‌چون یک سنت و آیین شخصی باید هر روز انجام شوند تا اهداف بلندمدت زندگی نیز کم‌کم محقق شوند. به‌عنوان مثال: من هر روز حداقل یک ساعت اخبار و مقالات مربوط به حوزه‌های کاری و علاقه‌مندی‌های شخصی‌ام را مطالعه می‌کنم که خلاصه‌ی آن‌ها در پست‌های لینک‌های هفته‌ی گزاره‌ها می‌بینید.
3. کارهای پروژه‌ای: این‌ها کارهایی هستند که لزوما به هدفی وصل نیستند؛ اما چاره‌ای از انجام آن‌ها نداریم. به‌عنوان مثال: امروز چند تلفن کاری برای هماهنگی جلسات این هفته و هفته‌ی بعد داشتم.

من بهره‌وری را برای خودم این‌گونه تعریف کرده‌ام: هر روز باید به‌صورت متوسط ۳ کار مهم را به‌انجام برسانم، حداقل دو ساعت را به کارهای برنامه‌ای اختصاص دهم و بیش از یک ساعت خودم را درگیر کارهای پروژه‌ای نکنم (مگر این‌که به‌صورت موردی مجبور باشم قانون‌م را بشکنم.) این تعریف را من با تجربه کردن و براساس ظرفیت‌های ذهنی و جسمی‌م برای خودم تعریف کرده‌ام. اما مهم‌تر از تعریف این استاندارد شخصی این است که در کارهای ممکن است روزی نتوانم به هدف بالا برسم یا حتی کاری برای انجام دادن نداشته باشم! اما در بلندمدت متوسط دستاوردهای عمل‌کردی‌ام باید با این استاندارد شخصی هم‌خوانی داشته باشد. با چنین تفکری علاوه بر این‌که موفق شده‌ام متوسط خروجی کاری‌ام را به‌تر کنم و حتی زمانِ کاری هر روزم را کم‌تر کنم، بلکه موفق هم شده‌ام که بر استرسِ ناشی از عقب‌افتادگی از زندگی و عذابِ وجدانِ ناشی از گرفتار شدن در روزمره‌گی غلبه کنم. و اجازه بدید اعتراف کنم مورد دوم روی کیفیت زندگی‌ام تأثیر قابل توجهی داشته است. 🙂

خلاصه کنم: بهره‌وری آن‌گونه که در کتاب‌ها و مقالاتِ مربوط به مهارت‌های آن نوشته‌اند، مفهوم عجیب و غریبی نیست. به‌تر است به‌جای این‌که از ترسِ نداشتن توانایی و مهارتِ کافی در مدیریت کارها و زمان‌مان، به‌دنبال تعریفِ شخصی‌مان از بهره‌وری بگردیم. طبیعتا حتی همین جستجو هم یک مسیرِ طولانی است که نیاز به آزمون و خطا دارد و البته “تعریف بهره‌وری شخصی” هم یک ایده‌ی همیشه ثابت نیست و در بلندمدت می‌تواند تغییر کند. خبر خوب این است که همین تلاش برای به‌تر کار و زندگی کردن در حقیقت روح همان چیزی است که بهره‌وری به‌دنبال تحقق آن در زندگی انسان‌ها است.