همیشه در هر پروژه‌ی مشاوره اولین فاز پروژه شناخت وضعیت موجود است. همین‌جا معمولا یک چالش اساسی هم وجود دارد: چه اطلاعاتی را باید از چه کسی و چگونه دریافت کرد؟ خوب البته پاسخ این سؤال را باید چارچوب و متدولوژی و برنامه‌ی مدیریت پروژه‌ی مشاور بدهند. اما وقتی پاسخ این سؤال معلوم شد و خواستیم وارد مرحله‌ی جمع‌آوری اطلاعات بشویم، یک سؤال دیگر مطرح می‌شود: چه زمانی می‌توانیم مطمئن باشیم که همه‌ی اطلاعات مورد نیاز با کیفیت مناسب جمع‌آوری شده‌اند؟
این سؤال معمولا یکی از چالش‌های اساسی فاز شناخت وضعیت موجود است. همیشه کارفرما ـ و به‌ویژه مدیران و کارشناسان کارفرما (به‌ویژه آن‌هایی که با موضوع پروژه، اهداف و نتایج‌اش آشنایی ندارند) ـ نگران جا افتادن اطلاعات مهم توسط مشاور است. برای همین است که معمولا گزارش‌های شناخت وضعیت موجود بارها و بارها ویرایش اصلاحی می‌خورند و دست آخر هم احتمالا محدودیت‌های زمانی و ایجاد تأخیر در پروژه است که کارفرما را مجبور میکند دیگر بی‌خیال گیر دادن به کفایت و کیفیت اطلاعات شود. اما آیا راهی برای مدیریت این چالش ـ و نه حل آن که عملا بسیار مشکل است ـ وجود دارد؟
چند راه در این زمینه به نظر من می‌رسد:
- شاید یک راه خوب این باشد که ببینیم قبل از آغاز جمع‌آوری اطلاعات و با در نظر گرفتن متدولوژی و چارچوب مشاور، کارفرما انتظار دارد مشاور چه اطلاعاتی را جمع‌آوری کند؟ این‌جا با کارفرما بجنگیم احتمالا بهتر است تا آخر فاز شناخت وضع موجود!
- مشاور باید به کارفرما نشان دهد که همه‌ی سرفصل‌های اطلاعاتی که باید طبق چارچوب و متدولوژی‌اش جمع‌آوری می‌شدند، را جمع‌آوری کرده است.
- مشاور می‌تواند به کارفرما نشان دهد که با اطلاعات جمع‌آوری شده بعدا قرار است چه کند؟ در واقع چطور قرار است فعالیت‌‌های تحلیلی و تدوین وضعیت مطلوب را پیش ببرد. یا به‌عبارت دیگر هر یک از این اطلاعات جمع‌آوری شده، دقیقا روی ساختن چه بخشی از مدل مطلوب سازمان تأثیر می‌گذارند؟
حالا جدا از اثبات این موضوع به کارفرما، خود منِ مشاور کِیْ باید مطمئن باشم که اطلاعات کافی جمع‌آوری شده است؟ می‌شود همان کارهای بالا را مشاور برای خودش هم انجام دهد؛ اما جایی می‌خواندم که مشاور برای اطمینان قلبی (!) خود باید به چهار سؤال پاسخ “بله” بدهد:
- آیا همه‌ی اطلاعات جمع‌آوری شده قابل کاربردند؟
- آیا همه‌ی اطلاعات مرتبط جمع‌آوری شده‌اند؟
- آیا همه‌ی اطلاعات ضروری و پایه‌ای جمع‌آوری شده‌اند؟
- همین الان با این اطلاعات می‌توانم سیستم مطلوب را بسازم؟
نظر شما چیست؟
البته من طراحی سیستم کار نکردم ولی به نظرم قبل از جمع آوری هر نوع اطلاعات و انجام هر نوع تحلیل بهتر است بپرسید: خوب که چی؟! یعنی بپرسیم: حالا فرض که ما این اطلاعات را جمع آوری و تحلیل کردیم. به چه دردی می خورد؟ آیا مسئله کنونی ما را حل میکند یا اینکه فقط تحلیل جالبی از آب در می آید که شاید کاربردی هم پیدا کند؟ چون مسلماً دنیای کسب و کار با دنیای آکادمیک فرق می کند. در دومی فقط پول خرج می کنند در راه توسعه علم و دانش ولی در اولی انتظار دارند از هر یک تومان هزینه دو تومان درآمد دربیاید!