نوشته‌ی جینا تراپانی
محل کارتان هم‌چون اتاقک خلبانی شما در طول روز کاری شما است. اگر شما نمی‌توانید گیچ‌ها (Gauges) و کنترل‌ها را به سرعت و به صورت اثربخش پیدا کنید، دچار مشکل شده‌اید. خوشبختانه چند تکنیک ساده سازماندهی می‌تواند میز، پارتیشن و یا دفتر شما را برای ارتقای بهره‌وری کارتان مناسب سازند:
عرشه را تمیز کنید! آرنج‌ها و مغز شما برای انجام آن‌چه در آن به‌ترین هستند به فضا نیازمندند؛ بنابراین شما مجبورید که درهم‌ریختگی‌ها را منظم کنید. آن توده کاغذهای مختلف انباشته شده در آن طرف، جعبه‌های پر از مدارک در آن کنار و آن بروشورهای همایش پارسال را می‌بینید؟ همه‌شان باید بروند. “خارج از دید؛ خارج از ذهن” اصل هدایت‌گر ما در این‌جا است. هر چیزی را که به فکر کردن به آن به صورت روزانه نیاز ندارید کنار بگذارید (و حتی از آن به‌تر دور بریزید!) برای همه مستنداتی که به آن‌ها نیاز دارید یک محل معقول پیدا کنید و خود را به نگهداری آن‌ها در آن‌جا متعهد کنید. هر وقت این کارها را بکنید، یک آیتم کاری را که به فکر کردن یا تصمیم‌گیری نیاز ندارد کنار گذاشته‌اید.
فقط اقلامی را که مورد استفاده مکررتان هستند در دسترس نگهدارید. ابزارهای محل کار و کاغذهای‌تان را به دو گروه تقسیم‌بندی کنید: آن چیزهایی که باید دم دست‌تان باشند و آن‌هایی که نباید در این فضا قرار بگیرند. همین الان که پشت میزتان نشسته‌اید هر چیزی را که دست‌تان به آن می‌رسد و می‌توانید آن را لمس کنید در نظر بگیرید. آیا چیزی وجود دارد که خیلی کم از آن در طول هفته استفاده کنید؟ کنارش بگذارید (یادآوری: حواس‌تان باشد چیزی که خاک‌گرفته است، به این معنا است که نباید آن‌جا باشد!) حالا به این فکر کنید که آیا چیزی هست که به شکل مرتب از آن استفاده کنید و خارج از دسترس‌تان باشد؟ آن را جایی روبروی خودتان بگذارید. مثلا اگر از پانچ‌تان به ندرت استفاده می‌کنید، آن را در کمد وسایل پشتیبانی بگذارید. ولی اگر آدمی هستید که سریعا باید چیزهایی را یادداشت کنید، همیشه یک دفترچه و یک مداد را پهلوی پد موس‌تان بگذارید.
یک باند پرواز درست کنید! شما هر روز با تعدادی وسیله مشخص به سر کار می‌آیید: موبایل‌تان، کیف دستی، کیف پول، پاکت، دسته کلید، پول خرد و … . یک باند پرواز درست کنید که بتوانید وقتی از راه می‌رسید وسایل‌تان را در آن بگذارید و وقتی می‌روید وسایل‌تان را از آن بردارید. اگر کاغذهای گزارش‌ها و نامه‌ها هر روز میزتان را پر می‌کند، از یک “کازیه” برای نگهداری آن‌ها استفاده کنید. اطراف این کازیه را خلوت کنید و سپس، عملیات ثبت و خروج یا هر کار دیگری که باید روی محتویات آن انجام شود را هر روز انجام دهید.
چیزهای مرتبط را کنار یکدیگر بگذارید! زمانی را که دنبال ابزارها، گزارش‌ها یا کاغذهای‌تان می‌گردید را با گروه‌بندی چیزها براساس وظیفه کاری مرتبط‌تاشان کاهش دهید استامپ‌ها را نزدیک نامه‌ها، مدادها و خودکارهای‌تان را نزدیک دفترتان، پوشه‌های خام را نزدیک قفسه‌تان، جوهر را نزدیک پرینترتان، کاغذخردکن را نزدیک سطل زباله نگهدارید و … این واضح‌ترین توصیه سازماندهی در جهان است تا وقتی که بخواهید نامه‌ای را ارسال کنید و استامپ‌های‌تان را پیدا نکنید …
خودتان را راحت کنید! شما اغلب زمان بیداری‌تان را در محل کارتان می‌گذرانید؛ پس می‌ارزد که به انتخاب درست میز و صندلی‌تان و تنظیم درست ارتفاع آن‌ها، انتخاب موس و صفحه‌کلیدی که برای مچ‌ها و دست‌های‌تان مناسب باشند و تنظیم درست کنتراست و رزولوشن مانیتورتان توجه زیادی بکنید تا چشم‌های‌تان و بدن‌تان در طول ساعت‌های طولانی کار خیلی خسته نشوند. حواس‌تان باشد که معیار اصلی راحتی، بدن شما است!
به شیوه کارتان توجه کنید و برحسب نیاز آن را تنظیم کنید. بعد از سازماندهی مجدد محل کارتان، دنبال کارهای دیگری که می‌توانید آن‌ها را اثربخش‌تر انجام دهید بگردید. اگر اغلب به فضای زیادی برای پخش کردن کاغذهای‌تان نیاز دارید از یک میز L شکل استفاده کنید که فضای لازم را به شما بدهد. اگر زمانی که مطلبی را تایپ می‌کنید به نوشته‌های روی کاغذ مراجعه می‌کنید، از یک کاغذگیر استفاده کنید. یک استاد قدیمی دانشگاه که راست دست بود، از موس‌اش با دست چپش استفاده می‌کرد تا بتواند همزمان با دست راست‌اش مطالبی را یادداشت کند.