در غالب سازمان‌های پروژه محور، یکی از بزرگ‌ترین مشکلات پیش روی مدیریت، گردش شدید نیروها در درون سازمان و همین طور ورود نیروها به سازمان و خروج سریع آن‌ها از آن‌جا است. حتی یک تجربه‌ی تلخ که ما در پروژه‌ی بسیار بزرگی که این روزها دیگر دارد بعد از دو سال کار مداوم و سخت به پایان می‌رسد داشتیم، ترک پروژه و شرکت توسط آدم‌هایی بود که در مراحل آغاز کار درگیر پروژه بودند و در فازهای بعد از فاز شناخت وضع موجود هر یک به علتی شرکت را ترک کردند و اطلاعات ذی‌قیمت‌شان در مورد پروژه را هم با خود بردند! (حالا از افزایش فشار کاری روی افراد باقی‌مانده حرفی نمی‌زنم.) خوب در برابر چنین مشکلی چه باید کرد؟
امشب این‌جا مقاله‌ای دیدم که به همین مسئله و تشریح راه‌کارهای حل آن پرداخته است. خلاصه‌ای از آن را این‌جا با هم مرور می‌کنیم. از نظر نویسنده (آقا یا خانم بوشه!) مشکلات پدید آمده از آمدن و رفتن آدم‌ها به چهار دسته تقسیم می‌شوند و هر دسته راه‌حل خاص خودش را دارد:
۱. از دست رفتن دانش (مشکلی که ما ابتدای هر پروژه داریم!): وقتی آدم‌ها مدتی در یک شغل کار می‌کنند، مأموریت کلی تیم خودشان و روش انجام کار را یاد می‌گیرند. وقتی تیم را ترک می‌کنند این دانش از گروه خارج می‌شود. دو راه‌حل کلی برای این مشکل وجود دارد:
۱.۱. فعالیت‌ها را تا حد امکان استاندارد کنید تا انجام آن‌ها خیلی هم وابسته به دانش نباشد. مثلا وقتی پزشکی در اورژانس استخدام می‌شود، دیگر لازم نیست به او یاد داد که در موقعیت‌های بحرانی چه کند! این استاندارد کردن می‌تواند حتی وقتی آدم‌ها ثابت هستند هم انجام شود و بعدها تازه‌واردین را براساس آن آموزش داد.
۲.۱. مطمئن شوید چند آدم متخصص و کارآزموده‌ی ثابت در تیم‌تان دارید؛ کسانی که دانش تولید شده را حفظ و نگه‌داری می‌کنند تا بعدها به تازه‌واردین منتقل کنند.
۲. تفکر متفاوت آدم‌ها: وقتی آدم‌ها مدتی در کنار هم کار می‌کنند دیدگاه مشترکی نسبت به کار و شیوه‌ی ارتباط با هم‌دیگر پیدا می‌کنند. تغییر در اعضای تیم باعث از بین رفتن این دیدگاه مشترک می‌شود. راه‌حل؟ چند راه‌حل وجود دارد. یکی این‌که تلاش کنیم نقش اعضای تیم را تا حد امکان از یکدیگر مستقل کنیم؛ به شکلی نیازی به ایجاد آن دیدگاه مشترک نداشته باشند. راه‌حل دوم رسمیت بخشیدن و استاندارد کردن روابط میان اعضای تیم است. علاوه بر این دو، ایجاد سیستم‌های مدیریت دانش و اطلاعات در سازمان و ثبت کلیه‌ی اطلاعات و دانش‌های در اختیار افراد در آن‌ها و سپس به‌اشتراک‌گذاری آن‌ها با دیگر اعضای تیم (از طریق سیستم‌های رایانه‌ای تحت شبکه‌ی مدیریت دانش / مدیریت اسناد و مدارک یا دیگر موارد مشابه) نیز برای موفقیت، ضروری است. وقتی چنین سیستمی ایجاد شود، اگر کارفرمایی با سازمان تماس بگیرد و من حضور نداشته باشم همکارم می‌تواند پاسخ‌گوی سؤال کارفرما باشد. هیجان‌انگیز است؛ نه؟
۳. تعهد ناکافی: وقتی آدم‌ها مدتی کنار هم‌دیگر کار می‌کنند، به گروه‌شان تعهد پیدا می‌کنند و گروه‌های غیررسمی به همین سادگی در داخل تیم‌شان پدید می‌آیند. بر همین اساس است که ورود عضو جدید به گروه توسط اعضای قدیمی به دلیل نگرانی نسبت به تعهد او به راحتی پذیرفته نمی‌شود! چه باید کرد؟ به‌عنوان مدیر تیم یا طراح سازمان باید مطمئن شوید که خود شغل به تنهایی و ذاتا انگیزش‌بخش است (همان مباحث مربوط به غنی‌سازی شغلی، گسترش شغلی و گردش شغلی که همه به‌تر از من بلدید.) مثال جالب در این زمینه پرستاران یک شیفت بیمارستان هستند. در سیستم قدیمی هر پرستار مسئول بخشی از کار پرستاری برای همه‌ی بیماران بود: یعنی یک نفر مسئول پذیرش، یک نفر مسئول دارو دادن و … اما در سیستم جدید هر پرستار مسئول رسیدگی به همه‌ی کارهای مربوط به چند بیمار خاص است و بنابراین، هم انگیزه‌ی بیش‌تری برای کار می‌یابد و هم ارتباط عاطفی با بیمار برقرار می‌کند. خوب همین‌جا یک سؤال دیگر: با سواران مجانی (Free Riders، کسانی که همیشه هیچ کاری نمی‌کنند و از نتایج کار دیگران هم استفاده می‌کنند) چه کنیم؟ برای حل این مشکل باید از نظر فنی کاری کنیم که فعالیت‌های هر یک از اعضای گروه کاملا شفاف و قابل اندازه‌گیری باشد. سپس عملکرد هر فرد در جلسات هفتگی به صورت کاملا دوستانه اما دقیق با حضور همه بررسی می‌شود. کسانی که نتوانند در سطح انتظاراتی که از آن‌ها می‌رود کار کنند، طبیعی است که باید تیم را ترک کنند.
۴. احساس عدم هویت: وقتی ما مدتی در شغلی فعالیت کنیم، در آن شغل احساس هویت می‌کنیم: “من کارمند بخش شبکه‌ی واحد آی‌تی سازمان هستم” برای فرد خوشایندتر است تا این‌که “من کارمند واحد آی‌تی هستم و همه کاری هم بلدم!” راه‌حل؟ بگذارید آدم‌ها در شغل‌شان احساس هویت کنند. آن‌ها را به یک کار خاص بگمارید و بگذارید آن‌ها افراد دیگری را که دارند همان کار را در سازمان شما انجام می‌دهند بشناسند و در همان گروه رشد کنند (یعنی مثلا تیم شبکه داشته باشید؛ نه تیم آی‌تی همه کاره!) علاوه بر آن سعی کنید آدم‌ها را با تخصیص آن‌ها به مدیران مختلف سازمان گیج نکنید. انتظارات و سبک مدیریت مدیران مختلف متفاوت است. علاوه بر آن، این کار مشکل دیگری هم دارد: فرد احساس می‌کند در سازمان هیچ کس به رشد شغلی او اهمیتی نمی‌دهد؛ چیزی که یک عامل انگیزه‌کش (!) بسیار جدی است. کار کردن زیر دست یک مدیر حداقل این احساس خوب را برای فرد به وجود می‌آورد که کسی هست که نگران رشد شغلی او باشد و او را به‌عنوان یک فرد با اهمیت (در حد خودش طبعا!) در سازمان به رسمیت بشناسد.
پ.ن.۱. امشب این وبلاگ بسیار خوب را هم کشف کردم که در زمینه‌ی راه‌کارهای آی‌تی برای اداره‌ی مؤثرتر کسب و کار می‌نویسد. این وبلاگ را هم به لیست گودری تخصصی‌نویسان‌تان اضافه کنید! (فقط امیدوارم اگر نویسنده‌ی این وبلاگ این‌جا را دید، فیدش را اصلاح کند تا کل مطلب در فید نمایش داده شود؛ نه فقط دو خط اول‌اش!)
پ.ن.۲. احسان اردستانی عزیز اولین دوستی است که به بازی وبلاگی من پاسخ داده است. نوشته‌ی احسان را از این‌جا بخوانید (قسمت مربوط به گودرش را بنده همین‌جا تکذیب می‌کنم؛ هر چند حقیقت همیشه تلخ است!)