نوشته‌ی: پیتر برگمان / ترجمه‌ی: علی نعمتی شهاب
وقتی مدیریت زمان تدریس می‌کنم؛ اغلب با سؤال‌هایی مانند این‌ها کارم را شروع می‌کنم: چند نفر از شما زمان زیادی دارد که برای انجام کارهای‌اش در آن زمان، کافی نیست؟ در ده سال گذشته حتی یک نفر هم دست‌اش را بالا نبرده است!
این بدان معنا است که ما هر روز را با دانستن این‌که قصد نداریم امروز کارهای‌مان را کامل کنیم شروع می‌کنیم. بنابراین این‌که چگونه زمان‌مان را مصرف می‌کنیم یک تصمیم استراتژیک است. و به همین دلیل است که این ایده خوبی است که یک ” فهرست کارهای ضروری برای انجام شدن (To-Do List)” و یک “فهرست کارهای نادیده انگاشته شده (Ignore List)” درست کنیم. سخت‌ترین چیزی که باید روی آن تمرکز داشته باشیم، خودمان هستیم.
با این حال حتی با داشتن چنین فهرست‌هایی، چالش اصلی اغلب، اجرای آن‌ها است. چگونه می‌توانیم به یک طرح بچسبیم وقتی که چیزهای زیادی آن را تهدید به انحراف می‌کنند؟ چگونه می‌توانید بر کارهای محدود و مهم تمرکز کنید وقتی چیزهای زیاد توجه شما را به خود می‌طلبند؟
ما به یک ترفند نیازمندیم.
جک لالین ـ مربی بد‌سازی ـ همه چیز را در مورد ترفندها می‌داند؛ وی برای دستبند زدن به خودش و سپس شنا کردن مسافت یک مایلی یا بیش‌تر همراه با کشیدن قایق‌های بزرگی که مملو از آدم‌ها هستند معروف شده است! با این حال او چیزی فراتر از یک شومن است. وی چند دستگاه تمرین بدنسازی از جمله دستگاهی که دارای قرقره‌‌ها و وزن‌های قابل انتخاب است، ابداع کرده که در تمام باشگاه‌های بدنسازی دنیا استفاده می‌شود. و شوی معروف تلویزیونی او “شو جک لالین” با پخش در ۳۴ سال طولانی‌ترین برنامه بدنسازی تلویزیونی بوده است.
هیچ یک از ویژگی‌ها یا کارهای جک مرا تحت تأثیر قرار نداده است؛ البته جز ترفندی که به نظر من قدرت واقعی او در آن پنهان است: آیین‌ِ کاری او.
در ۹۴ سالگی او هنوز دو ساعت اول روز کاری‌اش را به تمرین کردن می‌پردازد: ۹۰ دقیقه وزنه زدن و ۳۰ دقیقه شنا یا پیاده‌روی. هر روز صبح او نیاز به انجام چنین کارهایی دارد تا به اهداف‌اش برسد: در تولد ۹۵ سالگی‌اش او قصد دارد از ساحل کالیفرنیا تا جزیره سانتا کاتالینا شنا کند که فاصله‌ای حدود ۲۰ مایل دارند. هم‌چنین او شیفته گفتن این جمله است که: ” من قصد مردن ندارم چون تصویر من را در جامعه خراب می‌کند!”
بنابراین او هم‌چنان استوار و اندیشمندانه به سمت اهداف‌اش گام بر می‌دارد. او از سلامتی‌اش مراقبت می‌کند و آن را در برنامه کاری‌اش گنجانده است.
مدیریت زمان نیز نیازمند انجام آیین‌ی است؛ البته نه به سادگی داشتن یک فهرست یا یک احساس مبهم در مورد اولویت‌های‌مان! این کارها استوار و اندیشمندانه نیستند. مدیریت زمان نیازمند انجام به صورت یک فرایند مداوم است که بدون توجه به این‌که چه چیزی ما را بر روی اولویت‌های‌مان در طول روز متمرکز نگاه می‌دارد آن را دنبال کنیم.
فکر می‌کنم می‌توانیم این فرایند را در سه گام که کم‌تر از ۱۸ دقیقه در ۹ ساعت کاری‌مان طول می‌کشد انجام دهیم:
گام اول (۵ دقیقه) ـ برنامه‌ریزی روز کاری: قبل از روشن کردن رایانه‌تان پشت میزتان بنشینید و تصمیم بگیرید چه کارهایی آن روز کاری را تا حد بسیار زیادی موفق می‌کنند. تصمیمات‌تان را روی یک برگه کاغذ بنویسید. سؤال این است: به صورت واقع‌بینانه چه کارهایی را می‌توانید کامل کنید که بر پیشبرد دستیابی به اهداف‌تان تأثیرگذار بگذارند و به شما امکان داشتن احساس بهره‌ور و مفید بودن روز کاری را بدهند. آن کارها را بنویسید.
در مرحله بعد بسیار مهم است که کارهایی که در مرحله قبل تعیین شده‌اند را به صورت بسته‌های زمانی برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کنید؛ به شکلی که سخت‌ترین و مهم‌ترین کارها در ابتدای روز انجام شوند. منظور من از ابتدای روز کاری ـ در صورت امکان ـ حتی پیش از چک کردن میل‌های‌تان است. اگر تمام کارهای موجود در فهرست‌تان در تقویم کاری‌تان جا نمی‌گیرند آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. تصمیم‌گیری در این زمینه که در چه زمانی و در کجا قصد دارید کاری را انجام دهید، قدرت بسیار زیادی را به شما می‌دهد.
در یک تحقیق که در آن معتادان دارو (می‌توانید افرادی با استرس بیش‌تر از آن‌ها پیدا کنید) موافقت کردند در زمان قطع دارو مطلبی را قبل از ساعت ۵ بعدازظهر بنویسند. در یک روز خاص ۸۰% کسانی که گفته بودند کی و کجا آن مطلب را می‌نویسند، آن را نوشته بودند. هیچ یک از سایر افراد این کار را نکرده بودند.
اگر می‌خواهید یک کار را انجام دهید، تصمیم بگیرید که چه زمانی و در کجا قصد دارید آن را انجام دهید. در غیر این صورت، آن کار را از لیست‌تان خارج کنید!
گام دوم (یک دقیقه در هر ساعت) ـ تمرکز دوباره: ساعت، تلفن یا رایانه‌تان را طوری تنظیم کنید که در هر ساعت یک بار به شما هشدار بدهد. وقتی هشدار را دریافت کردید، یک نفس عمیق بکشید، به فهرست‌تان نگاه کنید و از خودتان بپرسید آیا ساعت قبل را به صورت بهره‌ور و مفید گذرانده‌اید یا خیر؟ سپس به تقویم‌تان نگاه کنید و به این فکر کنید که چطور می‌خواهید ساعت بعدی‌تان را بگذرانید. زمان روز کاری‌تان را ساعت به ساعت مدیریت کنید. اجازه ندهید که ساعت‌ها شما را مدیریت کنید!
گام سوم (۵ دقیقه) ـ مرور: رایانه‌تان را در ۵ دقیقه آخر کارتان خاموش کنید و روز کاری‌تان را مرور کنید. چه کارهایی کردید؟ بر روی چه چیزهایی تمرکز داشته‌اید؟ در کجاها از کارتان منحرف شده‌اید؟ چه درس‌هایی یاد گرفته‌اید که به شما برای بهره‌ور بودن در روز کاری بعد کمک می‌کنند؟
قدرت آیین‌‌ها در پیش‌بینی‌پذیر بودن آن‌ها نهفته است. شما کارهای مشابه را از راهی مشابه و به صورت مداوم انجام می‌دهیم. در نتیجه پی‌آمد یک آیین قابل پیش‌بینی است. اگر شما نقطه تمرکزتان را سنجیده و هوشمندانه انتخاب کنید و به صورت استوار و ثابت‌قدم نقطه تمرکزتان را به خودتان یادآوری کنید، متمرکز باقی خواهید ماند. به همین سادگی!
این آیین خاص البته به شما در عبور از کانال انگلیس در حال کشیدن کشتی با دستان بسته کمک نمی‌کند. اما ممکن است به شما در داشتن احساس بهره‌وری و موفق بودن در زمان ترک محل کارتان در پایان روز کاری کمک کند.
و در پایان روز، بررسی کنید که آیا اولویت دیگری وجود ندارد؟