الان داشتم این پست را می‌خواندم که در مورد پیمایشی (همان Survey) است که توسط مؤسسه معظم فارستر بر روی پروژه‌های بهبود فرایند انجام شده است. نویسنده می گوید که در تحقیقات‌شان به این نتیجه رسیده‌اند که این پروژه‌ها به سه شکل انجام می‌شوند: ۱- تیم بهبود فرایند از تیم IT جدا (و در پاره‌ای موارد مستقل) است؛ ۲- مسئولیت اصلی با تیم IT است؛ ۳- مسئولیت اصلی با تیم بهبود فرایند است. بعد سؤال کرده کدام بهتر است؟

تجربه ما در پروژه‌های معماری سازمانی نشان‌دهنده آن است که به دو شکل می‌توان فرایندها را بهبود داد: ۱- با استفاده از مفاهیم و ابزارهای معمول بهبود فرایند (مثلا حذف فعالیت‌های تکراری یا غیرضروری، ادغام فعالیت‌های مشابه و …)؛ ۲- با استفاده از قابلیت‌های فناوری اطلاعات یا به به‌ عبارتی IT Capabilities (مثلا خودکار کردن برخی فعالیت‌ها مثل تولید گزارش‌ها، در دسترس قرار دادن کلیه اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری و …) اما نکته اساسی این‌جا است که این دو گونه فعالیت از هم منفک نیستند و هر دو تیم فرایندی و IT باید در کنار یکدیگر کار بهبود فرایندها را انجام بدهند؛ یعنی فرایند در عین حال از هر دو زاویه دید بهبود فرایند و قابلیت‌های IT بهبود داده شود.

بگذریم. نکته اصلی که در نوشته مذکور وجود داشت جایی بود که نویسنده به مفهوم بامزه راکی (RACI) در تصمیم‌گیری اشاره می‌کند و منظورش این است که وقتی مشخص شد کدام یک از سه حالت فوق کارامدتر است؛ باید مشخص شود ذی‌نفعان تصمیمات گرفته شده در پروژه بهبود فرایند چه کسانی هستند؟ او ذی‌نفعان تصمیمات را در ۴ دسته تقسیم‌بندی می‌کند:

۱- R (نماد Responsible): چه کسی مسئول تصمیم‌گیری است؟ (در این مثال تیم بهبود فرایند)

۲- A (نماد Accountable): چه کسی باید در مورد تصمیم‌های گرفته شده پاسخ‌گو باشد؟ (در این مثال مدیر واحد سازمانی مرتبط با فرایند)

۳- C (نماد  Contributing): چه کسانی باید در فرایند تصمیم‌گیری مشارکت کنند؟ (در این مثال کارکنانی که در انجام فرایند کنونی درگیرند و باید فرایند بهبود یافته را هم انجام دهند)

۴- I (نماد Informed): چه کسانی باید از تصمیم‌های گرفته شده مطلع شوند؟ (در این مثال واحدهای سازمانی که ورودی فرایند بهبود یافته را تأمین می‌کنند یا از خروجی آن استفاده می‌کنند)

خوب راکی تصمیم‌گیری شما چیست!؟