مقاله‌ی این هفته را دو هفته است خوانده‌ام؛ اما در نوشتن در موردش تنبلی کردم! این مقاله در امتداد مقاله‌ی قبلی است و به موضوع داده‌کاوی در مورد تخصص نیروی انسانی سازمان می‌پردازد. ضمنا این مقاله بی‌ارتباط نیست با دو پست شبکه های اجتماعی در کسب و کار تجاری و مدیریت دانش اکسنچر احسان اردستانی.
مقاله با یک داستان آغاز می‌شود: یک شرکت دارویی داشت دنبال کسی می‌گشت که تخصص ویژه‌ای در مورد پروتئین‌ها داشته باشد. هر چقدر مستندات سیستم منابع انسانی شرکت را زیر و رو کردند؛ کسی را نیافتند. تا این‌که اتفاقی مدیر بخش مورد نظر در آسانسور به یکی از دانش‌مندان شرکت برخورد کرد که دکترای شیمی پروتئین داشت!
این داستان نشان می‌دهد که مستندات رسمی سازمان تا چه حد در مورد بازتاب دادن تخصص نیروی انسانی سازمان قابل اعتماد هستند. البته شبکه‌های غیررسمی و ارتباطات دوستانه‌ی بین آدم‌ها شاید بتوانند تا حدودی این شکاف را پر کنند؛ اما ارزش تخصص و استعداد در دنیای امروز آن‌قدر بالاست که شرکت‌ها نمی‌توانند اجازه بدهند که کشف آن‌ها در سازمان وابسته به روابط غیررسمی یا شانس و اقبال شود (مثل همان مثال آسانسور بالایی.)
اشکال کار در روش‌های کشف تخصص است: تمرکز بر بررسی مستندات رسمی مثل رزومه‌ی افراد یا استفاده از پایگاه‌های داده‌ی تخصص شرکت. هم می‌توان به روش‌های تقسیم‌بندی و تفکیک تخصص‌ها در هر دو روش اشکال وارد کرد و هم به به‌روز نبودن مستندات یا پایگاه‌های داده. توجه کنید که در یک شرکت کوچک شاید این موضوع چندان مهم نباشد؛ اما در همان مثال شرکت دارویی بالا، کشف نکردن آن آدم در داخل سازمان می‌توانست به معنای هزاران دلار خرج اضافی برای شرکت باشد.
اما یک جای دیگر کار هم می‌لنگد. موضوعی که برای من مهم‌ترین و جذاب‌ترین بخش مقاله بود: تخصص در زمینه (Context) معنادار می‌شود. در هر جایی بسته به موقعیت و نوع مخاطب یا حوزه‌ی کاری، فرد تخصص خودش را با عناوین مختلفی توضیح می‌دهد: مثلا من به اصغر آقا بقال محله می‌گویم مهندس هستم؛ به هم‌کلاسی دانشگاه‌ام می‌گویم مهندس صنایعی هستم که دارم کار مشاوره‌ی مدیریت می‌کنم، به مشتری شرکت محل کارم می‌گویم من متخصص معماری سازمانی هستم، به هم‌کارم می‌گویم من متخصص بخش کسب و کار معماری سازمانی هستم و … در واقع پاسخ این‌که تخصص شما چیست؟ بسته به نوع مخاطب و چرایی طرح این پرسش متفاوت است!
مشکلات هم‌چنان ادامه دارند! اغلب متخصصان واقعی که دارای مهم‌ترین و باارزش‌ترین تخصص مورد نیاز سازمان هستند، خودشان را متخصص نمی‌دانند! ضمن این‌که ممکن است عنوان مورد استفاده‌ی آدم‌ها برای یک تخصص یکسان، متفاوت باشد.
بنابراین چطور باید بفهمیم چه تخصص‌هایی را در سازمان‌مان داریم و هر کس چه کاره است؟ پیشنهاد نویسندگان مقاله تمرکز بر جستجوی فعالیت‌ها و اقدامات افراد به جای تمرکز بر واژه‌ها و عناوین است. در واقع برای پیدا کردن یک تخصص ویژه، مدیران سازمان باید روی داده‌کاوی فعالیت‌ها و اقدامات آدم‌ها متمرکز شوند: تجربیات کاری در سازمان خودشان یا سازمان‌های دیگر، فعالیت‌هایی که فرد مسئول انجام آن‌ها بوده، مقالاتی که نوشته، پژوهش‌های که انجام داده و چیزهایی مثل این‌ها. شایستگی‌های عمومی، حقوق و دستمزد و … در مرحله‌ی بعد برای مقایسه‌ی کاندیداها به‌کار می‌آیند. تمرکز روی این است که آیا تخصص فرد به درد این کار می‌خورد یا نه و آیا همان چیزی است که ما لازم داریم؟
داده‌کاوی روی فعالیت‌ها یک ویژگی مثبت دیگر هم برای سازمان دارد: شفاف شدن تعریف تخصص‌ها. مثلا تخصص “مدیریت پروژه” این سؤال را پیش می‌آورد که: چه اندازه‌ی پروژه‌ای؟ با چند نفر نیرو؟ در چه زمانی؟ آیا موفق بوده یا خیر؟ و …
اما این کار مقداری هم مشکل است. این‌گونه اطلاعات دیگر تنها در پایگاه‌های داده‌ی منابع انسانی متمرکز نیستند؛ بلکه برای این کار لازم است مثلا پایگاه داده‌ی بخش طراحی و مهندسی یک پروژه‌ی EPC هم بررسی شود، پایگاه داده‌ی بخش کنترل پروژه همین طور و … بنابراین نیاز به متصل کردن کلیه‌ی پایگاه‌های داده و جستجو در آن‌ها با یک موتور جستجوی قوی است. و این در واقع یعنی درست کردن یک گوگل برای یافتن متخصصان در سازمان. طبیعی است که پیش‌نیاز این کار، پیش از انتخاب ابزار و نرم‌افزار مورد نیاز، تحلیل و طراحی سیستم داده‌کاوی تخصص در سازمان است. بسیار مهم است که تخصص‌های ویژه‌ی مورد نیاز یک گروه، توسط خود آن گروه تعریف شوند و بعد در سازمان همه روی این تعریف توافق کنند. خوب همه به‌تر از من می‌دانید که هدف و فرایند و نتایج تحلیل و طراحی سیستم (نرم‌افزار) چیست.
این مقاله در سال ۲۰۰۳ در مک‌کنزی کوارترلی چاپ شده. طبیعی است که آن زمان هنوز مباحث یکپارچه‌سازی سیستم‌ها در سازمان هنوز به‌اندازه‌ی امروز مهم و داغ نبوده‌اند. از آن طرف مخاطبان این مقاله، مدیرانی هستند که اغلب نمی‌دانند تحلیل و طراحی نرم‌افزار یعنی چه و چطور انجام می‌شود. بنابراین بخش مهمی از مقاله به اهمیت موضوع یکپارچه‌سازی و هم‌چنین فرایند طراحی درست و دقیق نرم‌افزار تخصیص یافته است. در مقاله گفته شده که چند موتور جستجو در این حوزه تولید شده‌اند یا در حال توسعه هستند که احتمالا یکی‌اش همان سیستم اکسنچر است که احسان در موردش نوشته.
برای من شخصا آن بخش وابسته بودن تعریف تخصص به زمینه واقعا جالب‌ترین بخش مقاله بود! این مقاله‌ی ۱۰ صفحه‌ای را از این‌جا دانلود کنید.
پ.ن. در این زمینه بد نیست این پست من را هم ببینید: کسب و کارها و وب ۲٫۰ ـ نتایج پیمایش مک‌کنزی.