یکی از کارهای همیشگی که هر مدیر باید انجام دهد، نظر دادن در مورد کار دیگران است. اما اگر شما در نقش کارشناس یا مشاور هم در سازمانی کار بکنید، احتمالا  با چالش (!) نظر دادن در مورد کار دیگران مواجه خواهید شد. منشأ خیلی از اختلافات آدم‌ها در سازمان، همین جا است؛ جایی که خیلی از ما به دلیل بلد نبودن چند اصل ساده (و صد البته ضعف‌‌های ارتباطی‌مان) نمی‌توانیم منظورمان را درست به دیگران منتقل کنیم یا با آن‌ها بر سر موارد اختلافی، به توافق برسیم. در این پست به چند اصل ساده که به نظرم می‌تواند نظر دادن در مورد کار دیگران را اثربخش‌تر کند، اشاره می‌کنم:

۱- اولین و اساسی‌ترین اصل: در مورد چیزی که نمی‌دانید و تخصصی ندارید، اظهارنظر نکنید! بدترین دعواها در سازمان‌ها از همین‌جا شروع می‌شود. ما در مورد چیزی که نمی‌دانیم نظر می‌دهیم و وقتی هم می‌فهمیم غلط گفته‌ایم برای جلوگیری از آبروریزی بیش‌تر دعوا راه می‌اندازیم. باور کنید هیچ چیزی از کلاس کاری‌تان کم نمی‌شود اگر بگویید نمی‌دانم!

۲- حتما با کاربرد نوار ابزار Reviewing ورد و اکسل (Track Change) آشنا باشید. خیلی به دردتان می‌خورد!

۳- اگر برای بررسی شکلی گزارش یا خروجی طرف مقابل، استاندارد یا اصولی وجود دارد، براساس آن‌ها در این مورد اظهارنظر کنید؛ در غیر این صورت خیر (چون کاملا بحث سلیقه در میان است: من دوست دارم مثلا رنگ یک جدول فلان رنگ باشد و شما نه. یا من دوست دارم برای گزارش‌ام فهرست اشکال بگذارم و شما نه. و …)

۴- توجه داشته باشید چیزی که شما می‌پسندید را لزوما من نباید بپسندم و برعکس! باز هم تأکید می‌کنم سلیقه‌ و ترجیحات شخصی را در اظهارنظر در مورد کار دیگران فراموش کنید.

۵- اما در مورد بررسی محتوا که همه‌ی دعواها بر سر آن است (!) پیش از هر چیز یادتان باشد که: همیشه خراب کردن از ساختن آسان‌تر است! حتی اگر مطمئن هستید کار دیگری اشتباه است مخالفت‌تان را با دلیل منطقی بیان کنید. سرِ خود برای اصلاح، در کار دیگری دست نبرید. سعی نکنید نظرات‌ شخصی‌تان را به دیگری تحمیل کنید. چیزی را که نمی‌دانید نقد نکنید. حواس‌تان باشد که فرد برای انجام آن کار، حداقل از نظر خودش زحمت زیادی کشیده است و هر گونه واکنش منفی از جانب شما (حتی پیش پا افتاده‌ترین‌شان) می‌تواند منجر به ایجاد یک “انفجار” شود. خلاصه این‌که به‌ترین نقد، پیشنهاد سازنده است. پس اگر فکر می‌کنید چیزی غلط است اما برای اصلاح‌اش پیشنهادی ندارید، همان به‌تر که اظهارنظر نکنید!

۶- اگر جایی را نفهمیدید یا برای‌تان سؤال وجود داشت، نقد نکنید. همان سؤال‌تان را از طرف بپرسید!

۷- دقیق بودن به معنای مو از ماست بیرون کشیدن نیست: وقتی از شما می‌خواهند در مورد کار دیگری نظر بدهید که حتما نباید با این فرض کارتان را شروع کنید که حتما اشتباهی در میان است و من باید اصلاح‌اش کنم! برعکس، اصل بر برائت است؛ مگر این‌که برعکس‌اش ثابت شود!

۸- سعی کنید گاهی اوقات کارهایی را که نقد می‌کنید، خودتان انجام دهید تا با سختی‌ها و محدودیت‌های انجام کار آشنا شوید. این‌جوری شاید از برج‌ عاج‌نشینی و اظهارنظرهای کیلویی‌مان ـ که اغلب ما در نقد دیگران به آن‌ها عادت کرده‌ایم ـ  کم شود!

۹- شخصیت و ادب و اخلاق و جنبه‌ی منتقد بودن را داشته باشید. آدم عصبی، بی‌ادب و با روابط عمومی پایین، اصلا ناقد خوبی نیست. به قول آن ضرب‌المثل معروف لااقل بلد باشید با پنبه سر طرف را ببرید!

۱۰- امیدوارم خدای نکرده در جایگاه منتقد، هیچ وقت توهم و تکبر شما را گیر نیندازد …

۱۱- در محدوده‌ای که وظایف و دانش شما اقتضا می‌کند، نقد کنید. مثلا بنده‌ای که از کارهای فنی مهندسی کامپیوتر و IT خیلی سر در نمی‌آورم، نباید خیلی وارد نقد تخصصی IT شوم! (رونوشت به برادر زرگر که می‌داند منظورم چیست!)

امیدوارم با یاد گرفتن و عمل کردن به اصول نقد (که به آن‌هایی که من نوشتم محدود نمی‌شوند)، کمی از دعواهای‌مان در سازمان با دیگران کم شود!

پ.ن. بعد از تمام شدن نوشتن این پست، به نظرم رسید در نقد ادبی ـ هنری هم رعایت کردن این نکات مهم است. از اساتید فن مثل آقا رضا بهرامی‌نژاد عزیز تقاضا دارم در این مورد اظهارنظر بفرمایند!

شاید حتی در زندگی‌مان در کنار خانواده و دوستان هم لازم باشد به این نکات دقت کنیم! (اسمایلی تعمیم دادن از روی خوشیفتگی!)

مطلب‌ام به‌عنوان نویسنده مهمان وبلاگ امیر مهرانی عزیز درباره شرکت اینفوسیس هند.

یکی از دغدغه‌های اساسی برای هر کسی که می‌خواهد در یک رشته خاص کار کند و درس بخواند (و در واقع متخصص شود) این است که چگونه اطلاعات خود را به روز نگاه دارد: این‌که چگونه با تحولات روز پیش برویم، بدانیم موضوعات روز رشته تحصیلی یا کاری ما چیست، چه موضوعات جدیدی مطرح شده‌اند، موضوعات قبلی چه بوده‌اند و چه تغییراتی در طول زمان داشته‌اند، این‌که چه تئوری‌ها و ابزارهای حل مسئله‌ای وجود دارند و … همه و همه برای رشد تحصیلی و شغلی ما اهمیت دارند. کم‌ترین سود ناشی از این کار، این است که شما می توانید خودتان را در محل کارتان یا در میان هم‌کلاسی‌ها و اساتید، فردی مطلع و قابل اطمینان معرفی کنید؛ فردی که آن‌چه را باید، می‌داند و هم‌واره به دنبال یاد گرفتن چیزهای جدید است. اگر چنین آدمی باشید؛ مطمئن باشید که همیشه از نظر حرفه‌ای در موقعیت خوبی قرار خواهید داشت (وقتی دنبال کار بگردید می‌فهمید چه می‌گویم.) احساس رضایت شخصی از یاد گرفتن و توسعه دانش و مهارت‌های انسان هم که جای خود را دارد.

خوب حالا چطور به روز بمانیم؟ من تلاش می‌کنم از این پس هر از چند گاهی در مورد تجربیات خودم بنویسم. طبعا تجربیات من خاص رشته‌های مهندسی صنایع و مدیریت است؛ هر چند سعی می‌کنم طوری بنویسم که تا حد امکان برای دیگران هم مفید باشند. برای شروع این نکات کلی را داشته باشید تا بعدا دقیق‌تر صحبت کنیم:

۱٫ از دم‌دست‌ترین امکان ممکن شروع کنیم: اینترنت! اینترنت مهم‌ترین و به‌ترین منبع اطلاعاتی برای به روز ماندن است. چیزی که مهم است استفاده اثربخش از این منبع عظیم اطلاعاتی است. چند پیشنهاد در این زمینه:

– سایت‌های اصلی مرتبط با رشته تحصیلی و تخصص‌تان (سایت دانشکده‌های معتبر خارجی، سایت‌های مربوط به ژورنال‌ها و مجلات تخصصی، سایت‌های شرکت‌های مشاوره‌ای معتبر و …) را بشناسید و هر چند وقت یک بار سری به آن‌ها بزنید و در آن‌ها بگردید.

– خیلی از این سایت‌ها خبرنامه‌هایی (Newsletter) دارند که آخرین تحولات مربوط به آن رشته تخصصی را به صورت روزانه، ماهانه و … در اختیار شما قرار می‌دهند. در این خبرنامه‌ها عضو شوید و هر چند وقت یک بار (که البته نباید فاصله طولانی باشد) نگاهی به ای‌میل‌های دریافتی‌تان از آن سایت بیاندازید تا ببینید چه اتفاقات جدیدی افتاده است.

– خیلی از آدم‌های باتجربه و حتی آکادمیک وبلاگ‌ها یا سایت‌های فعالی دارند که در آن‌ها تجربیات و دیدگاه‌های خودشان را در مورد رشته تخصصی شان بیان می‌کنند. آن‌ها را بشناسید و با استفاده از گودر، نوشته‌های‌شان را دنبال کنید!

– سایت‌های ارایه‌کننده کتاب‌های رایگان برای دانلود از به‌ترین منابع اطلاعاتی هستند. حالا لازم نیست که همه کتاب‌ها را دانلود کنید؛ همین که سایت مربوطه را نگاه کنید تا ببینید چه عناوین کتاب‌هایی وجود دارند خودش هم آگاهی‌بخش است و هم انگیزش‌بخش (که بدانیم همی که چه نادانیم!)

۲- برنامه دروس دانشکده‌های مختلف خارجی و حتی داخلی (به‌ویژه پاورپوینت‌های درسی‌شان) منبع آموزشی بسیار عالی هستند. از گوگل برای یافتن آن‌ها غافل نشوید!

۳- خیلی از کتاب‌های درسی معتبر (منظورم Text Bookها است) روی سایت ناشرشان، بخش خاصی دارند که در آن، پاورپوینت‌های تدریس کتاب (که تقریبا تمام نکات اصلی کتاب را در بر می‌گیرند) و کیس‌های اضافه بر کتاب را به صورت رایگان قابل دانلود هستند. این یکی واقعا امکان‌ بی‌نظیری است؛ چون خیلی وقت‌ها شما به کتاب منتشر شده در سال ۲۰۱۰ دسترسی ندارید؛ ولی می‌توانید پاورپوینت‌های آن‌ را مطالعه کنید و به روز شوید! (حتی وبلاگ‌هایی وجود دارند که کارشان این است که پاورپوینت‌های کتاب‌ها ـ و مخصوصا آن‌هایی که روی اینترنت به صورت رایگان قابل دسترسی نیست ـ را برای دانلود ارایه می‌کنند.)

۴- آدم‌های مهم رشته‌تان را در داخل و خارج بشناسید: اساتید دانشگاه، نویسندگان کتاب‌های مرتبط، حتی مدیران و مشاوران برتر و … این جوری هر جایی که اسم طرف به گوش‌تان بخورد حساس می‌شوید که ببینید چه چیز جدیدی می‌توانید یاد بگیرید.

۵- این یکی برای من ذاتا یک تفریح است؛ تفریحی که البته بسیار هم مفید است: تفریح کتاب‌بینی! تقریبا سعی می‌کنم هر ماه سری به کتاب‌فروشی‌های انقلاب بزنم و کتاب های تازه منتشر شده را ببینم و ورق بزنم. خیلی وقت‌ها مدت‌ها دنبال مطلب یا کتاب خاصی بوده‌ام و در این سر زدن‌ها در به شکلی اتفاقی آن را پیدا کرده‌ام. در مورد رشته مدیریت و هم‌چنین رشته‌های اقتصاد و علوم اجتماعی، کتاب‌فروشی انتشارات آگاه روبروی در اصلی دانشگاه تهران با آن کتاب‌فروشان خوش‌برخورد و مطلع‌اش کاملا توصیه می‌شود (این برای من خیلی مهم است که اگر خودشان کتابی را نداشته باشند راه‌نمایی‌تان می‌کنند که از کجا کتاب را تهیه کنید.)

۶- مجلات و کنفرانس‌های داخلی را خیلی نباید جدی گرفت؛ ولی خوب بعضی‌های‌شان مفید هستند و می‌شود به آن‌ها اعتماد کرد. سایت‌های داخلی مفیدی هم هستند که می‌شود از آن‌ها استفاده کرد. (در مورد رشته مدیریت بعدا به مجله‌ها و سایت‌های داخلی مفید از نظر خودم اشاره می‌کنم.)

۷- خود کاری که انجام می‌دهیم؛ هر چند خیلی از اوقات به این نکته ساده و بدیهی توجه نمی‌کنیم!

۸- شبکه همکاران و دوستان: سعی کنید با آدم‌های به‌روز در ارتباط باشید تا هم بتوانید کلید واژه‌های لازم برای جستجوی مطالب مورد نیازتان (از طریق راه‌های ۱ تا ۶) را از آن‌ها به دست بیاورید و هم خود اطلاعات تازه را!

راه‌های دیگری هم هست که بعدا در موردشان صحبت خواهیم کرد. یادتان باشد: “این‌که بدانید چه نوع اطلاعاتی را از کدام منبع اطلاعاتی می‌توانید پیدا کنید، مهم‌ترین موضوع در به‌روز بودن و ماندن است.”

یکی دو روز پیش من مطلبی نوشتم تحت عنوان: “تخصص شما چیست؟” بازخورد این نوشته برای خودم بسیار جالب بود و به شکل بامزه‌ای از عصر ایران و پارسینه سر درآورد! (هر چند هر دو سایت اسم وبلاگ مرا به اشتباه “گذاره‌ها” ثبت کرده‌اند!) به دلیل همین بازخورد مثبت، تصمیم گرفتم نکته‌ای دیگر را به آن یادداشت اضافه کنم. ماهنامه گزیده مدیریت ـ که مقالات هاروارد بیزینس ریویو را با تأخیری چند ماهه منتشر می‌کند ـ برای علاقه‌مندان پی‌گیر رشته مدیریت در ایران شناخته شده است (هر چند مطالعه این نشریه به دلیل انتشار مقالات مختلفی در حوزه‌های عمومی مانند: بهداشت کار، مدیریت بر خود و … به همه کسانی که به نوعی در سازمان‌های مختلف شاغل هستند توصیه می‌شود.) در شماره ۷۵ گزیده مدیریت مقاله جالبی تحت عنوان “متخصص شدن” چاپ شده است. نویسنده این مقاله معتقد است تخصص واقعی باید از پس ۳ آزمون بربیاید:

۱- تخصص باید منجر به عملکرد همواره برتری نسبت به همتایان متخصص شود؛ ۲- نتایج عینی و ملموس ایجاد کند؛ ۳- قابل تکرار و اندازه‌گیری در آزمایشگاه باشد.

شاخص‌های جالب و خوبی است. نظر شما چیست؟

هفته پیش جایی برای مصاحبه استخدامی رفته بودم. تجربه بسیار جالبی بود و چیزهای زیادی یاد گرفتم. اما از همه جالب‌تر و بامزه‌تر جایی بود که مصاحبه‌گر (که مدیرعامل آن شرکت بود) از من پرسید: “شما فکر می‌کنی تخصصت چیه؟ در یک جمله به من بگو.” سؤال جالبی که تا آن لحظه بهش فکر نکرده بودم! سریع خودم را جمع کردم و جوابی دادم که مقبول نظر طرف مقابل هم بود.

غرض این‌که وقتی ما رزومه‌های‌مان را پر می‌کنیم از کارهای مختلف و متنوع، ارزیابی تخصص ما برای دیگران مشکل می‌شود. این مهم است که دقیقا بدانیم چه کاری را خوب بلدیم یا حداقل به آن علاقه داریم. این‌جوری هم مطالعات‌مان و هم تجربه‌های‌مان در یک حوزه مشخص متمرکز می‌شود و وقتی این دو از یک سطحی بالاتر رفت، آن وقت بر مبنای اصل کمبود منابع عرضه (!)، انتخاب‌های شغلی‌مان هم افزایش خواهد یافت. دیگران هم براساس این‌که خودمان تخصص‌مان را بشناسیم ارزیابی بهتری در مورد ما خواهند داشت؛ یعنی می‌فهمند باید با چه زبان فنی با ما صحبت کنند و در چه حوزه‌ای باید آشنایی ما با ادبیات علمی یا تجربیات قبلی‌مان را محک بزنند.

آن قسمت سؤال آقای مدیرعامل که از من خواست در یک جمله تخصص‌ام را بیان کنم به نظرم آموزنده‌ترین بخش صحبت‌های او بود. منظورم این است که حواس‌مان باشد شرح شغل نمی‌خواهیم بنویسیم؛ باید واقعا مختصر و مفید بدانیم که تخصص‌مان چیست.  برای این مختصر و مفید نویسی پیشنهاد می‌کنم همین الان گوگل پروفایل خودتان را تکمیل کنید؛ چون باید در آن در بخش “What I do” خیلی ساده و کوتاه بنویسید که چه کار بلدید. یعنی در واقع عنوان شغل‌تان را بنویسید.

از همه این حرف‌ها گذشته فکر می‌کنم پیدا کردن عنوان تخصص‌مان تمرین خوبی است برای این‌که خودمان و دیگران بفهمیم “چه کاره‌ایم!”

توانایی‌های تحلیلی همواره اهمیت بسیاری دارند؛ چه شغل شما به شدت با تکنولوژی در ارتباط باشد و چه بر آن‌ چیزی که برخی توانایی‌های “نرم” (Soft Skills) می‌نامند، متمرکز باشد. تفکر تحلیلی یعنی «چطور شما یک مسئله را بدون استفاده از ابزارهای کمی حل می‌کنید.» تحلیل اطمینان یافتن از آن است ‌که رویکرد شما به حل مسئله و یافته‌ها و توصیه‌های شما دارای پایه و اساسی محکم و قابل دفاع هستند.

ویژگی‌های تفکر تحلیلی اثربخش عبارت‌اند از:

فرضیات خود را دو بار چک کنید: اشتباه در نتایج نهایی شما ممکن است حتی پیش از آغاز تحلیل توسط شما ایجاد شوند؛

مطمئن شوید تیم شما تنوع تخصص‌ها و مهارت‌های مورد نیاز را در خود دارد: احتمال بیش‌تری می‌رود که نقاط کور موجود در دیدگاه تحلیلی شما به مسئله، چشم‌انداز شما را نسبت به مسئله محدود سازند؛

داده‌ها، اطلاعات و دانش‌های مورد نیاز گروه خود را تعریف کنید: با علم به وجود نااطمینانی در پروژه، عناصری را که خروجی‌ها را بیش‌ از سایرین تحت تأثیر قرار می‌دهند را مشخص کنید و تلاش کنید آن‌چه را نیاز دارید جمع‌آوری کنید و به دست بیاورید.

کاربردی و مفید بودن راه‌حل را در ذهن داشته باشید: برای خودتان مشخص کنید که آیا می‌خواهید راه‌حل شما جذاب یا نوآورانه باشد یا این‌که برای پوشش نیازهای مشتری شما، راه‌حلی امکان‌پذیر و واقعی باشد.

مواظب باشید زیبایی رویکردتان شما را کور نکند: هر مسئله‌ای لزوما به فرایند ارایه مشاوره مورد علاقه شما نیاز ندارد. حتی ممکن است استفاده از این فرایند برای حل مسئله مفید نباشد.

اوکام رازور گفته است که وقتی همه شرایط دو مسئله همانند هم هستند، معمولا ساده‌ترین روش حل مسئله همان بهترین روش است. مشتری شما به دنبال یک پاسخ خوب براساس یک تحلیل قابل اطمینان است. تدوین مجموعه‌ای از راهنماها و فرایندهای تحلیلی ـ بدون توجه به روش ارایه مشاوره شما ـ ارزش بیش‌تری را برای مشتری شما خواهد آفرید.

خوب غر زدن بس است و به‌تر است به چیزهای مهم‌تر بپردازیم. یکی از زمینه‌های اصلی مورد علاقه من در حوزه کاری و مطالعات شخصی، صنعت مشاوره مدیریت است که قبلا هم چند یادداشت در این زمینه نوشته‌ام. سعی می‌کنم از این به بعد در این زمینه هم هر از چند گاهی بنویسم.

برای شروع فعلا این را داشته باشید تا بعدا بیش‌تر به این حوزه بپردازم: شرکت مشاوره Bain که یکی از شرکت‌های برتر مشاوره مدیریت در دنیا است، سایتی برای آشنایی کسانی که علاقه‌مند به همکاری با این شرکت هستند با سیستم استخدامی خود درست کرده و در آن سه تا کیس را برای تحلیل گذاشته است. قطعا این آزمون‌ها برای سنجش سطح دانش و تجربه آدم بسیار مفید خواهند بود. این آزمون‌ها را در سایت زیر ببینید:

http://www.joinbain.com/apply-to-bain/interview-preparation/default.asp

در این صفحه و در قسمت پایین آن سه کیس زیر را می‌بینید: Personal Care Co ،Office Vending Services و Utility marketing strategy: video practice case. در مورد هر کیس مسئله‌ای برای تصمیم‌گیری در یک شرکت مطرح می‌شود و سپس از شما چند سؤال در مورد آن مسئله پرسیده می‌شود. پس از پاسخ دادن به هر سؤال، جواب Bain به آن پرسش به صورت تشریحی ارایه می‌شود و در همان صفحه، پاسخی که شما به آن سؤال داده‌اید نیز نمایش داده می‌شود تا امکان مقایسه فراهم شود. سؤال نهایی نیز عبارت است از: انتخاب یک گزینه تصمیم‌گیری برای پیشنهاد به مشتری (یعنی همان هدف نهایی کار مشاوره.)

البته فرض بر این گذاشته شده است که چون شما امکان مقایسه پاسخ خودتان با پاسخ واقعی را دارید، ارزیابی مورد نظر را خودتان انجام خواهید داد. پس انتظار نداشته باشید در آخر این آزمون از شما تقدیر و تشکر شود و از شما برای کار کردن در شرکت بین دعوت به عمل بیاید! 🙂

نتیجه آزمون من نشان داد که در تحلیل مرحله به مرحله اطلاعات وضع‌ام بد نیست، ولی در جمع‌بندی تحلیل‌ها و کنار هم قرار دادن آن‌ها برای پیشنهاد گزینه نهایی به مشتری که مشاورش هستم ضعف دارم (هر چند شهودم جواب نهایی را درست تشخیص داد!) 🙂

وبلاگ‌های مدرسه مدیریت هاروارد را برای نکات جالب، کاربردی و ایده‌های عجیب و غریب‌شان دوست دارم. امشب این پست را می‌خواندم که در مورد “تفکر طراحی” (Design Thinking) است. ایده‌ این است که امروز برای موفقیت در کسب و کار، تنها وجود مدیرانی که با سمت چپ مغزشان مدیریت می‌کنند کافی نیست و نیازمند کسانی هستیم که با سمت راست مغزشان کار می‌کنند (فرق این دو تا این است که سمت چپ مسئول عملیات ریاضی و منطقی مغز است و بخش سمت راست، مسئول خلاقیت و هنر و این‌جور چیزها.) بنابراین امروز نیازمند “خلاقیت” و “نوآوری” در کنار “عقلانیت ابزاری” هستیم.

اما نکته جالب این مقاله برای من این نبود. آخرهای مقاله نویسنده به انواع دیگری از تفکر اشاره می‌کند که می‌تواند به موفقیت در دنیای کسب و کار کمک کند؛ از جمله تفکر ژورنالیستی: جمع‌آوری اطلاعات، غربال کردن آن‌ها و پیدا کردن ایده و مطلب اصلی و بازگویی مختصر و مفید (و البته به زبان ساده و همه‌فهم) آن. ایده جالبی است که فکر می‌کنم برای کسانی که کار مشاوره می‌کنند بسیار کاربردی و آموزنده باشد.

نویسنده علاوه بر تفکر ژورنالیستی به برخی دیگر از انواع تفکر که می‌توانند به موفقیت کسب و کارها کمک کنند به‌عنوان نمونه اشاره می‌کند: تفکر کتابخانه‌ای، تفکر تاریخی و تفکر هنرمندانه و حتی شاید تفکر خطاطانه (استیو جابز!)

آیا انواع دیگر تفکر هم وجود دارند که باید کشف شوند؟ ویژگی‌های آن‌ها چیست؟ موضوع جالبی است برای فکر کردن!