قبلا بارها در این مورد صحبت کرده‌ایم که کار اصلی یک مشاور مدیریت، حل مسائل سازمان‌ها است. یک مشاور مدیریت، بیش از هر چیز متخصص روش‌ها و ابزارهای حل مسئله است و به سازمان کمک می‌کند تا خودش مسائل‌اش را به‌درستی تحلیل و حل کند. اما بیایید یک قدم برگردیم عقب. چه مسئله‌ای؟ این سؤال خودش بزرگترین مسئله‌ی پیش روی یک مشاور مدیریت است! بیایید نگاهی بندازیم به چند تجربه از دنیای واقعی:
ـ در سازمانی ما مشغول کار روی بهبود فرایندها بودیم که مدیریت ارشد سازمان از ما خواست به‌دنبال ریشه‌ی یکی از مشکلات اصلی سازمان هم باشیم. مشکل تناقض اطلاعاتی بود که توسط واحدهای مختلف سازمان در اختیار مدیریت ارشد قرار می‌گرفت. با بررسی عمیق ماجرا، مشخص شد که مشکل نه از فرایندها است و نه از سیستم‌های اطلاعاتی سازمان. مشکل این‌جا بود که تعریف واحدهای مختلف از یک سرفصل اطلاعاتی مشخص یکسان نبود (مثلا فرض کنید یکی وزن را با واحد کیلوگرم می‌سنجید و دیگری با واحد پوند.) طبیعتا راه‌حل ماجرا تدوین یک نظام اطلاعاتی یکپارچه برای کل سازمان بود.
ـ در سازمانی مشغول تدوین استراتژی شدم. کمی که جلوتر رفتم، متوجه شدم مشکلی که مدیریت به‌دنبال حل کردن آن است، تعیین اهداف و فعالیت‌های آینده‌ی سازمان نیست. دغدغه‌ی اصلی ایشان این بود که با توجه به دستیابی به سطح سود مورد نظرش از کسب و کارش در طول چند سال گذشته و مشکلات بازار و محیط کسب و کار، آیا وقت‌اش نرسیده شرکت را تعطیل کند و به کسب و کار دیگری بپردازد؟ وقتی این مسئله را فهمیدم، کار تدوین استراتژی را با آقای مدیرعامل کنار گذاشتیم. یک مدل تحلیلی از متغیرهای شرایط کسب و کار و شرایط شخصی آقای مدیرعامل تهیه کردم و با یک تحلیل ساده‌ی مبتنی بر سیستم داینامیک، به این جواب رسیدیم که ایشان کسب و کارش را تعطیل نکند!
ـ در سازمانی برای تدوین طرح جامع IT قرارداد بستیم. یکی دو ماهی که از پروژه گذشت، متوجه شدیم مدیران سازمان از ما رضایت ندارند و با آنها قرار گذاشتیم در یک جلسه‌ی مشترک، مسائل را با هم شفاف کنیم. وقتی وارد جلسه شدیم، مدیران سازمان شروع به طرح سؤال‌هایی کردند که اصلا بنابر ماهیت پروژه ما برای آنها جوابی نداشتیم. قرار بر این شد که این سؤالات را بررسی کنیم و بعد پاسخ دهیم. در جلسه‌ی بعدی، پاسخ سؤالات را به مدیران سازمان دادیم و آنها هم به ما گفتند از نظر ما پروژه کاملا موفق بوده است! در حالی که ما جواب سؤالات اصلی را که باید براساس قرارداد به سازمان می‌دادیم، هنوز نداده بودیم.
******
مثال‌های بالا همه واقعی هستند. بلااستثنا در تمامی پروژه‌های مختلف مشاوره‌ای که در این سال‌ها درگیرش بودهام، در طول پروژه کارفرما و ما به‌عنوان مشاور به سؤالات جدیدی برخورد کرده‌ایم که پاسخ دادن به آنها اگر نه بیشتر که به‌اندازه‌ی سؤالاتی که طبق قرارداد پروژه باید به آنها پاسخ می‌دادیم مهم بوده‌اند. طبیعتا پاسخ به این سؤالات اغلب به تغییر دامنه (Scope) پروژه می‌انجامید و در نتیجه تغییر هزینه‌های پروژه و ماجرا برای طرفین سخت می‌شد. اما به‌هر حال حداقل دستاورد این ماجرا برای کارفرما این بود که می‌فهمید مسئله‌ی اصلی کجاست و اغلب هم RFP مناقصه‌ی جداگانه‌ای را برای حل آن مسئله از ما دریافت می‌کرد.
من در طول این سال‌ها به ریشه‌های این ماجرا بسیار فکر کرده‌ام. به‌تجربه متوجه شده‌ام که چند عامل سبب می‌شوند تا وضعیت به این شکل درآید:
۱٫ متأسفانه آن‌قدرها که به حل مسئله اهمیت می‌دهیم، به کشف مسئله اهمیت نمی‌دهیم. اغلب مسائل سازمانی که باید حل شوند، به‌دلیل بخش‌نامه‌ی سازمان بالادستی، چشم و هم‌چشمی با سازمان رقیب، اینکه دیگری همین کار را کرد و موفق شد و دلایل این چنینی تعریف می‌شوند و نه براساس دردهای واقعی سازمان. حالا ریشه‌های غیراخلاقی ماجرا بماند که درد در این زمینه بسیار است. در هر حال “کشف درست مسائل و مسائل درست” که خودش نیازمند آشنایی با مفاهیم و ابزارهای بسیاری از تفکر سیستمی تا تفکر طراحی و از یک نمودار استخوان ماهی ساده تا نمودارهای پیچیده‌ی تحلیل داینامیکی سیستم است، خودش هنری است که البته خوش‌بختانه تا حدود زیادی اکتسابی است.
۲٫ همانند بیماری‌های انسان‌ها، بسیاری از بیماری‌های سازمان‌ها نیز دارای نشانه‌های مشابهی هستند. خیلی وقت‌ها این نشانه‌های مشابه باعث تشخیص نادرست مسائل می‌شوند و مسئله‌ی اشتباهی برای حل کردن انتخاب می‌شود.
۳٫ بیان درست مسائل هم خودش مشکل دیگری است. گاه مسئله درست تشخیص داده می‌شود؛ اما درست فرموله نمی‌شود و در نتیجه در حل مسئله روی ابعادی تأکید می‌شود که شاید خیلی هم ریشه‌ی آن درد سازمان نباشند.
برای حل این مشکل هیچ دارویی وجود ندارد؛ جز آشنا شدن با روش‌های کشف مسئله و تجربه و تجربه و باز هم تجربه. در مورد روش‌های کشف مسئله، این اواخر مقاله‌ی بسیار فوق‌العاده‌ای از مدیرعامل اینوسنتیو مطالعه کردم که در آن متدولوژی کشف مسئله‌ی اینوسنتیو را به‌صورت مفصل تشریح کرده بود. این مقاله را در پست مقاله‌ی هفته روز یکشنبه‌ی هفته‌ی آینده (اول اردیبهشت) با هم مرور خواهیم کرد.
اما درس مهم ماجرا برای من این بود که در هر جایگاهی که به حل یک مسئله مشغول‌ام ـ چه مشاور یک شرکت بسیار معظم باشم و چه مشاور یک استارت‌آپ کوچک، چه به حل مسئله‌ی شغلی یکی از دوستان‌م کمک بکنم و چه گرفتار حل یک مسئله‌ی شخصی باشم ـ هر کجا که متوجه شدم سؤال اصلی چیز دیگری است، شجاعت پذیرفتن و بیان این حقیقت را داشته باشم؛ حتا اگر به حذف من از فرایند حل مسئله منجر شود!
این اصل را نباید در دنیای کسب و کار هم فراموش کرد. گفته‌اند و شنیده‌ایم و خوانده‌ایم که هر کسب و کاری، در واقع مسئله‌ای از مسائل مشتریان خودش را به روشی مناسب حل می‌کند تا آنها ترغیب شوند و بابت این روش حل مسئله پول بدهند! از این دیدگاه هر محصول و خدمت، چیزی جز یک روش حل مسئله نیست. بنابراین برای موفقیت در دنیای کسب و کار هم لازم است مسئله‌ی واقعی و درست مشتریان را کشف کنیم.
رعایت همین اصل ساده یک دستاورد بسیار مهم دارد که ارزش‌اش قابل سنجیدن نیست: اعتمادسازی. طرف مقابل وقتی که ببیند شما به‌دنبال حل دردِ واقعی او هستید و نه به‌دنبال دردتراشی (!) و از آن بدتر دردسازی (!)، اعتمادی به شما خواهد کرد که ثمره‌اش را بعدها به‌خوبی خواهید دید!
******
کارل پوپر فیلسوف شهیر فلسفه‌ی علم و مردِ بزرگِ هم‌روزگار ما، کتابی دارد به‌نام “زندگی سراسر حل مسئله است.” این روزها به این فکر می‌کنم که با تغییر یک کلمه از نام این کتاب استاد، یکی از مهم‌ترین اصول زندگیِ در دنیای پیچیده‌ی امروز به‌دست می‌آید: زندگی سراسر کشف مسئله است! و البته آن هم مسائل درست و واقعی. شخصا فکر می‌کنم هیجان زندگی، این‌گونه بسیار بیشتر است!
برای‌تان در پروژه‌ی کشف هر روز‌ه‌ی زندگی آرزوی موفقیت دارم.
