“من تیمی را مقابل لوانته به زمین فرستادم که حس کردم برای کسب نتیجه‌ی پیروزی کافی است.” (خوزه مورینیو؛ این‌جا)
تعریف مدیریت اقتضایی از زبان آقای خاص! یک مدیر باید بسته به موقعیت، تصمیم بگیرد.
می‌دانم که معتقدی چیزهایی را که فکر می‌کنی من گفته‌ام فهمیده‌ای؛ اما من مطمئن نیستم که آن‌چه شنیده‌ای همان حرفهای من باشد!
رابرت مک‌کلاسکی
در این یک سال اخیر به لطف مطالعه‌ی هر هفتهی نوشته‌های استاد پرویز درگی، علاقه‌ام به مباحث حوزهی بازاریابی که پس از شاگردی استاد ارج‌مندم دکتر احمد روستا ایجاد شده بود، تقویت شده است. هر چند که کارم در این حوزه نیست و چشم‌اندازی را هم برای ورود به این حوزهی کاری برای خودم متصور نیستم، اما خواندن مطالب مربوط به بازاریابی را از آن‌جا که به شناخت و تغییر و به‌کارگیری رفتار انسان‌ها برای کسب و کار می‌پردازد، بسیار دوست می‌دارم.
چند روز پیش داشتم این مطلب جالب را می‌خواندم که حرف اصلی‌اش این است: ابزارهای آن‌لاین باعث ایجاد دموکراسی در بازار برای مشتریان شده‌اند. مشتری با آگاهی کامل نسبت به ویژگی‌ها و مزایا و معایب هر محصول و فروشنده به سراغ خرید می‌روند.
اما یک جای دیگر این مقاله نکته‌ی جالبی نوشته شده: فهمیدن این‌که مشتریان به چه فکر می‌کنند و چطور رفتار می‌کنند، از این‌که چه چیزی می‌خرند مهم‌تر است! قبل‌تر هم جایی خوانده بودم: در بازاریابی باید محتوای تصمیم خریدار را کشف کرد!
در مشاوره هم خیلی وقت‌ها ما مشاوران تنها به عوامل درون سیستم توجه داریم و حتی در غلب اوقات، همه‌ی پارامتر‌های درونی سیستم را هم در نظر نمی‌گیریم. برای همین است که در عمل، در ریشه‌یابی مشکلات اشتباه و مسئله را غلط حل می‌کنیم. حالا از این‌که تحلیل سیستم را تنها براساس خروجی‌ها و نتایج‌اش انجام دهیم گذشتم که با در نظر گرفتن تعریف سیستم و تفکر سیستمی، دیگر فاجعه است! مثال: در سازمانی که پارسال به‌عنوان مشاور با آن‌ها کار می‌کردیم، در یک فاصله‌‌ی زمانی با وجود این‌که فرم‌ها و مستندات رسمی در سازمان وجود داشتند، مدیران پروژه از آن‌ها استفاده نمی‌کردند. در مصاحبه‌ها‌یی که با مدیران پروژه‌ی سازمان داشتیم، حرف آن‌ها این بود که: “نه! نداریم از اینا!” و “باید از اینا داشته باشیم!” در حالی که مشکل اصلی جای دیگری بود: واحد طرح و برنامه چند سالی بود در سازمان تعطیل شده بود!
در آینده باز هم از درس‌های جالب علم بازاریابی برای کار مشاوره خواهم نوشت.
توضیح: مشاهده‌گر بخش جدید گزاره‌ها در دوشنبه شب‌ها است. یک تصویر بدون هیچ توضیحی! اگر دوست داشتید تفسیرتان را از این عکس، پای این پست در خود وبلاگ یا در گودر برای‌ام بنویسید.
ایده‌‌ی عنوان را از کتاب بی‌نظیر “ماجراهای یک مشاهده‌گر” پیتر دراکر گرفته‌ام.
“شاد بودن وضعیتی است خیالی که در گذشته زندگان به مردگان نسبت‌اش می‌دادند و این روزها کودکان به بزرگ‌ترها نسبت‌اش می‌دهند و بزرگ‌ترها به بچه‌ها.”
توماس ساژ
پ.ن. این را هم فراموش نکنیم: جایی خواندم که چاپلین بزرگ گفته: تمام عمر سعی کردم تا بفهمی؛ اما تو فقط خندیدی …
مقاله‌ی این هفته را دو هفته است خوانده‌ام؛ اما در نوشتن در موردش تنبلی کردم! این مقاله در امتداد مقاله‌ی قبلی است و به موضوع داده‌کاوی در مورد تخصص نیروی انسانی سازمان می‌پردازد. ضمنا این مقاله بی‌ارتباط نیست با دو پست شبکه های اجتماعی در کسب و کار تجاری و مدیریت دانش اکسنچر احسان اردستانی.
مقاله با یک داستان آغاز می‌شود: یک شرکت دارویی داشت دنبال کسی می‌گشت که تخصص ویژه‌ای در مورد پروتئین‌ها داشته باشد. هر چقدر مستندات سیستم منابع انسانی شرکت را زیر و رو کردند؛ کسی را نیافتند. تا این‌که اتفاقی مدیر بخش مورد نظر در آسانسور به یکی از دانش‌مندان شرکت برخورد کرد که دکترای شیمی پروتئین داشت!
این داستان نشان می‌دهد که مستندات رسمی سازمان تا چه حد در مورد بازتاب دادن تخصص نیروی انسانی سازمان قابل اعتماد هستند. البته شبکه‌های غیررسمی و ارتباطات دوستانه‌ی بین آدم‌ها شاید بتوانند تا حدودی این شکاف را پر کنند؛ اما ارزش تخصص و استعداد در دنیای امروز آن‌قدر بالاست که شرکت‌ها نمی‌توانند اجازه بدهند که کشف آن‌ها در سازمان وابسته به روابط غیررسمی یا شانس و اقبال شود (مثل همان مثال آسانسور بالایی.)
اشکال کار در روش‌های کشف تخصص است: تمرکز بر بررسی مستندات رسمی مثل رزومه‌ی افراد یا استفاده از پایگاه‌های داده‌ی تخصص شرکت. هم می‌توان به روش‌های تقسیم‌بندی و تفکیک تخصص‌ها در هر دو روش اشکال وارد کرد و هم به به‌روز نبودن مستندات یا پایگاه‌های داده. توجه کنید که در یک شرکت کوچک شاید این موضوع چندان مهم نباشد؛ اما در همان مثال شرکت دارویی بالا، کشف نکردن آن آدم در داخل سازمان می‌توانست به معنای هزاران دلار خرج اضافی برای شرکت باشد.
اما یک جای دیگر کار هم می‌لنگد. موضوعی که برای من مهم‌ترین و جذاب‌ترین بخش مقاله بود: تخصص در زمینه (Context) معنادار می‌شود. در هر جایی بسته به موقعیت و نوع مخاطب یا حوزهی کاری، فرد تخصص خودش را با عناوین مختلفی توضیح می‌دهد: مثلا من به اصغر آقا بقال محله می‌گویم مهندس هستم؛ به هم‌کلاسی دانشگاه‌ام می‌گویم مهندس صنایعی هستم که دارم کار مشاوره‌ی مدیریت می‌کنم، به مشتری شرکت محل کارم می‌گویم من متخصص معماری سازمانی هستم، به هم‌کارم می‌گویم من متخصص بخش کسب و کار معماری سازمانی هستم و … در واقع پاسخ این‌که تخصص شما چیست؟ بسته به نوع مخاطب و چرایی طرح این پرسش متفاوت است!
مشکلات هم‌چنان ادامه دارند! اغلب متخصصان واقعی که دارای مهم‌ترین و باارزش‌ترین تخصص مورد نیاز سازمان هستند، خودشان را متخصص نمی‌دانند! ضمن این‌که ممکن است عنوان مورد استفاده‌ی آدم‌ها برای یک تخصص یکسان، متفاوت باشد.
بنابراین چطور باید بفهمیم چه تخصص‌هایی را در سازمان‌مان داریم و هر کس چه کاره است؟ پیشنهاد نویسندگان مقاله تمرکز بر جستجوی فعالیت‌ها و اقدامات افراد به جای تمرکز بر واژه‌ها و عناوین است. در واقع برای پیدا کردن یک تخصص ویژه، مدیران سازمان باید روی داده‌کاوی فعالیت‌ها و اقدامات آدم‌ها متمرکز شوند: تجربیات کاری در سازمان خودشان یا سازمان‌های دیگر، فعالیت‌هایی که فرد مسئول انجام آن‌ها بوده، مقالاتی که نوشته، پژوهش‌های که انجام داده و چیزهایی مثل این‌ها. شایستگی‌های عمومی، حقوق و دستمزد و … در مرحله‌ی بعد برای مقایسه‌ی کاندیداها به‌کار می‌آیند. تمرکز روی این است که آیا تخصص فرد به درد این کار می‌خورد یا نه و آیا همان چیزی است که ما لازم داریم؟
داده‌کاوی روی فعالیت‌ها یک ویژگی مثبت دیگر هم برای سازمان دارد: شفاف شدن تعریف تخصص‌ها. مثلا تخصص “مدیریت پروژه” این سؤال را پیش می‌آورد که: چه اندازه‌ی پروژه‌ای؟ با چند نفر نیرو؟ در چه زمانی؟ آیا موفق بوده یا خیر؟ و …
اما این کار مقداری هم مشکل است. این‌گونه اطلاعات دیگر تنها در پایگاه‌های داده‌ی منابع انسانی متمرکز نیستند؛ بلکه برای این کار لازم است مثلا پایگاه داده‌ی بخش طراحی و مهندسی یک پروژه‌ی EPC هم بررسی شود، پایگاه داده‌ی بخش کنترل پروژه همین طور و … بنابراین نیاز به متصل کردن کلیه‌ی پایگاه‌های داده و جستجو در آن‌ها با یک موتور جستجوی قوی است. و این در واقع یعنی درست کردن یک گوگل برای یافتن متخصصان در سازمان. طبیعی است که پیش‌نیاز این کار، پیش از انتخاب ابزار و نرم‌افزار مورد نیاز، تحلیل و طراحی سیستم داده‌کاوی تخصص در سازمان است. بسیار مهم است که تخصص‌های ویژه‌ی مورد نیاز یک گروه، توسط خود آن گروه تعریف شوند و بعد در سازمان همه روی این تعریف توافق کنند. خوب همه به‌تر از من می‌دانید که هدف و فرایند و نتایج تحلیل و طراحی سیستم (نرم‌افزار) چیست.
این مقاله در سال ۲۰۰۳ در مک‌کنزی کوارترلی چاپ شده. طبیعی است که آن زمان هنوز مباحث یکپارچه‌سازی سیستم‌ها در سازمان هنوز به‌اندازه‌ی امروز مهم و داغ نبوده‌اند. از آن طرف مخاطبان این مقاله، مدیرانی هستند که اغلب نمی‌دانند تحلیل و طراحی نرم‌افزار یعنی چه و چطور انجام می‌شود. بنابراین بخش مهمی از مقاله به اهمیت موضوع یکپارچه‌سازی و هم‌چنین فرایند طراحی درست و دقیق نرم‌افزار تخصیص یافته است. در مقاله گفته شده که چند موتور جستجو در این حوزه تولید شده‌اند یا در حال توسعه هستند که احتمالا یکی‌اش همان سیستم اکسنچر است که احسان در موردش نوشته.
برای من شخصا آن بخش وابسته بودن تعریف تخصص به زمینه واقعا جالب‌ترین بخش مقاله بود! این مقاله‌ی ۱۰ صفحه‌ای را از این‌جا دانلود کنید.
پ.ن. در این زمینه بد نیست این پست من را هم ببینید: کسب و کارها و وب ۲٫۰ ـ نتایج پیمایش مک‌کنزی.
خانم فرشته جعفری از من خواسته‌اند در مورد روش‌های درست برنامه‌ریزی بنویسم. بد ندیدم روش برنامه‌ریزی خودم برای کار و زندگی ـ از جمله وبلاگ‌نویسی! ـ را بنویسم. امیدوارم مفید باشد.
تجربه‌ی کار کردن در یک سازمان پروژه ـ محور من را با ویژگی‌های کار پروژه‌ای آشنا کرده است. از تعریف استاندارد پروژه یادمان هست که پروژه فعالیتی است موقتی که برای تولید یک خروجی منحصر به فرد به صورت موقتی در طول یک دوره‌ی زمانی مشخص انجام می‌شود. در برابرش، در طول یک سال اخیر در شرکت مسئولیت‌های دیگری هم داشته‌ام که به‌نوعی در برابر مفهوم پروژه، به مفهوم برنامه نزدیک‌تر بوده‌اند که در تعریفی که من برای برنامه‌ریزی شخصی و کاری دارم، بر روی ویژگی منحصر به فرد نبودن و محدود نبودن‌شان به یک دوره‌ی زمانی مشخص تأکید دارم. مثال بزنم: در طول یک هفته تولید گزارش X برای پروژه‌ی Y برای من یک کار پروژه‌ای است؛ اما تهیه‌ی خبرنامه‌ی آموزشی هفتگی شرکت یک کار برنامه‌ای است.
در زندگی شغلی و شخصی هم می‌شود به کارها با همین دیدگاه نگاه کرد. چند مثال می‌زنم تا بحث روشن‌تر شود: خواندن فلان کتاب که برای کارم به آن نیاز دارم، گرفتن فلان مدرک یا گواهی‌نامه‌ی حرفهای (حتی همین تافل یا آیلتس و جی‌مت و جی آر ای خودمون!)، دنبال کردن کارهای فارغ‌التحصیلی دانشگاه‌ام و کارهایی از این دست برای من، کارهای پروژه‌ای هستند که باید در یک دوره‌ی زمانی مشخص، روی آن‌ها تمرکز کنم و از اول تا آخرش را در چند روز (یا چند ماه!) طی کنم تا به نتیجه‌ی مورد نظرم برسم. دقت کرده‌اید که خود ما هم فارغ از آشنا بودن یا نبودن با مفهوم علمی پروژه، معمولا در زندگی‌مان این کارها را پروژه می‌نامیم؟ مثلا: “من پارسال پروژه‌ی بزرگ گرفتن کارت معافیت خدمت‌ام را به سرانجام رساندم!” در برابرش کارهای دیگری هم هستند که به مفهوم برنامه نزدیک هستند: رشد مستمر مهارت‌ها و توانایی‌های‌ام (مدیریت این فرایند رشد منظورم است؛ نه مثلا صرفِ گرفتنِ PMP!)، برنامه‌ریزی مالی، پیدا کردن منابع مالی جدید (!)، مدیریت درآمدها و سرمایه‌گذاری‌ها، یاد گرفتن یک ساز موسیقی، اپلای کردن برای تحصیل در یک دانشگاه معتبر خارجی، ازدواج (!) و چیزهایی شبیه این‌ها که به ذهن من نمی‌رسند، می‌شوند برنامه‌های زندگی.
یک مثال شاید ملموس‌تر وبلاگ‌نویسی من باشد. من یک سری اهداف کلی از وبلاگ‌نویسی دارم که برنامه‌های من را مشخص می‌کنند. در مقابل، نوشتن همین پست می‌شود پروژه‌ی امروز من!
همان‌طور که می‌بینید تمایز میان “پروژه” و “برنامه” شخصی‌مان، در استمرار برنامه‌ها و طولانی مدت بودن فرایند دست‌یابی به اهداف مورد انتظار آن‌ها نسبت به پروژه‌ها است.
خوب با این تعریف اولیه بروم سراغ روشی که دیگر کم‌کم به صورت ناخودآگاه برای برنامه‌ریزی کارهای‌ام دارم:
- گام اول ـ تعیین بایدها: به کمک ابزار ترسیم نقشه‌های ذهنی Mind Mapper، با توفان فکری (Brainstorming) با خودتان، کارهایی را که باید در یک دوره‌ی زمانی مشخص انجام بدهید (To-Do List) فهرست کنید. راست‌اش تجربه‌ی من نشان می‌دهد که عموما برنامه‌ریزی برای یک سال و شش ماه و این‌ها، جواب نمی‌دهد (شاید هم من نتوانستم!) اگر برای هفتهی آینده یا دو هفتهی دیگر برنامه‌ریزی کنید و واقعا به این برنامه‌ریزی متعهد باشید، جواب عملی‌تری می‌گیرید (پایین‌تر مفهوم تعهد را توضیح می‌دهم.) حواس‌تان باشد که این فهرست، اولویت‌بندی ندارد. هر چه می‌خواهد دل تنگ‌تان بنویسید!
- گام دوم ـ تعیین فهرست نبایدها: فهرست کارهایی را که نباید انجام بدهید (Not To-Do List) را هم به کمک مایند مپر دربیاورید (مثال: گودربازی مجموعا بیش از سه ساعت در روز!)
- گام سوم ـ تعیین برنامه‌ها در برابر پروژه‌ها: در اکسل، یک جدول درست کنید و کارهایی را که در مایندمپر در فهرست To-Do نوشته‌اید زیر ستون اول ـ با عنوان موضوعات کاری (Work Subject) ـ بنویسید. بعد دو تا ستون کنار ستون شماره‌ی یک درست کنید: یکی از این ستون‌ها عنوان‌اش می‌شود برنامه‌ها (Plan) و دیگری طبعا پروژه‌ها (Projects)! از بالا به پایین فهرست‌تان شروع کنید و مقابل موضوعات کاری فقط و فقط در یکی از ستون‌های برنامه / پروژه علامت بزنید. اگر چند بار نتیجه‌ی کارتان را مرور کنید تا خطاهای احتمالی برطرف شوند بد نیست.
- گام چهارم ـ برنامه‌ریزی اجرا: حالا فهرست برنامه‌ها و پروژه‌های شما برای چند روز، چند ماه یا چند سال آینده مشخص است و باید برای اجرای‌شان برنامه‌ریزی کنید. شاید این‌جا حساس‌ترین بخش کار باشد. این برنامه‌ریزی را چطور انجام دهیم؟ خوب به صورت کلیشه‌ای باید گفت که اول کارهای پروژه‌ای و برنامه‌ای را اولویت‌بندی کنید. روش‌اش با خودتان! بعدش من این طوری کار را انجام می‌دهم: اول به سراغ برنامه‌ها می‌روم و سعی می‌کنم به شکل عملی‌تری آن‌ها را به کارهای پروژه‌ای بشکنم. بعد برای هر پروژه حداکثر فرجه‌ی زمانی مورد انتظار را مشخص می‌کنم. مثال بزنم: من با خودم قرار گذاشته‌ام که هر روز حتما حداقل یک پست در گزاره‌ها داشته باشم. برای این کار می‌شود هر روز گزاره‌ها یا شعر نوشت یا از کتاب‌ها نقل قول کرد، مطلب دیگران را کپی پیست کرد و الخ. اما برنامه‌ی من داشتن یک وبلاگ مدیریتی و مشاوره‌ی مدیریت و تولید محتوا در این زمینه است. فلسفه‌ی وجودی پست‌های ثابت هفتگی گزاره‌ها به‌عنوان پروژه‌های هفتگی در همین است: تولید محتوا یعنی من شنبه‌ها باید حتما یک ترجمه داشته باشم، یکشنبه‌ها باید یک مقاله را بخوانم و مرور کنم، سه‌شنبه‌ها یک مطلب جدید در مورد مشاوره‌ی مدیریت از خودم بنویسم یا از جایی ترجمه کنم و جمعه‌ها لینک‌های هفته را مرور کنم. این شیوه‌ی نگاه به برنامه‌ی وبلاگ‌نویسی، در واقع مجبورم می‌کند هر هفته مطالب و مقالاتی که باید را بخوانم. اما همه‌ی این‌ها در کنار هم، مرا به یک هدف دیگر هم می‌رسانند: خواندن مطالب ثابت مربوط به کارم در طول هفته و در نتیجه رشد شغلی و مهارتی! (شاید به‌نوعی این چهار پست ثابت هفتگی در کنار پست‌های دیگرم، تعریف من را از ماهیت و چیستی رشد شغلی و مهارتی هم نشان بدهند.) بنابراین ارتباط میان پروژه‌های اجرایی‌کننده‌ی برنامه‌های‌تان را هم در نظر داشته باشید. یا مثال دیگر: من می‌خواستم معافیت از خدمت سربازی‌ام را پی‌گیری کنم (برنامه)؛ بنابراین مجبور بودم زمان‌های مشخصی از هفته دنبال تکمیل مدارک‌ام و طی فرایندهای اداری‌اش بدوم! (پروژه) این، یکی از اولویت‌های اصلی زندگی من بود؛ در برابر مثلا یاد گرفتن یک ساز موسیقی.
- گام پنجم ـ اجرای برنامه‌ها: اما … چرا اغلب برنامه‌ها اجرا نمی‌شوند؟ تنبلی، ترس از شکست، سخت بودن کار کردن و بهانه‌ها و توجیهاتی شبیه این‌ها!؟ راه‌حل چیست؟ من هیچ راهی جز ایجاد تعهد نمی‌شناسم. بارزترین مثال‌اش گزاره‌ها: همان قضیه‌ی هر روز یک پست جدید و پست‌های ثابت هفتگی. راست‌اش بعضی از وقت‌ها که برای پست ثابت هفتگی‌ام کاری نکرده‌ام، استرس می‌گیرم! این متعهد کردن خود، یک اجبار و الزام درونی است و هیچ کس نمی‌تواند آن را به شما تحمیل کند. بنابراین باید یک تصمیم مشخص بگیرید و سر تصمیم‌تان بایستید. برای این کار من دو محرک بزرگ می‌شناسم: اولی مقایسه کردن و بزرگ‌نمایی مداوم لذت‌هایی که در پایان نصیب شما می‌شود با سختی‌های کار است (لذتِ داشتنِ یک مدرک معتبر با امتیاز خوب مثل تافل یا PMP، تعداد لایک‌های یک مطلب در گودر (!)، دریچه‌هایی که با رسیدن به یک هدف به روی شما باز می‌شود ـ مثل امکان پاسپورت گرفتن و ترک کشور برای کار یا ادامه تحصیل برای منی که داشتم کارهای معافیت سربازی را دنبال می‌کردم ـ و …) و دومی ترساندن خود از عواقب انجام ندادن کار و بزرگ‌نمایی این ترس (سربازی!!! خودش بزرگ‌ترین ترس است!)
- گام ششم ـ مدیریت فرایند اجرای برنامه‌ها: خوب آستین‌ها را بزنید بالا و بروید سراغ انجام کارها و به‌ترتیب انجام‌شان بدهید. هر کاری را که سر وقت و درست انجام دادید به خودتان جایزه بدهید (برم یک ربع گودر گردی!) و از آن طرف، برای انجام ندادن کارها هم خودتان را جریمه کنید (گودر؛ چهار ساعت تعطیل و تمرکز روی کاری که عقب است!) اگر یادتان باشد یک فهرست Not To-Do هم داشتید. برای کارهای آن فهرست، برعکس عمل کنید: اگر انجام‌شان ندادید به خودتان جایزه بدهید و اگر انجام‌شان دادید خودتان را جریمه کنید! شوخی و تعارف هم با خودتان نداشته باشید لطفا.
در ادبیات علم مدیریت هم این روزها ثابت شده که هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی بدون اجرا هیچ فایده‌ای ندارد. روش اجرا قطعا مهم‌تر است. بنابراین هر طور که برنامه‌ریزی کردید؛ می‌توانید از بندهای ۵ و ۶ برای اجرای برنامه‌های‌تان استفاده کنید. موفق باشید.
پ.ن. من قبل‌تر نوشته‌ها و ترجمه‌هایی در این زمینه داشته‌ام از جمله:
اهداف‌تان را به مسیر خودشان بازگردانید
یک مشاور جوان در طول هفته چه باید بخواند!؟
پیشنهاد می‌کنم پست‌های مربوط به مدیریت زمان امیر مهرانی را هم در این زمینه دنبال کنید.