با آغاز هر سال جدید، مدیران کسب‌وکارها خواسته و ناخواسته درگیر بازنگری پیش‌فرض‌ها، اهداف و برنامه‌های کسب‌وکاری خود می‌شوند. به‌عنوان مدیر در این مقطع از سال باید به موضوعات گوناگونی بیاندیشید و سعی کنید تا با نگاهی تحلیلی و موشکافانه و غیرجانب‌دارانه به ارزیابی موقعیت واقعی کسب‌وکار خود و آینده‌ی آن بپردازید.
در آغاز سال جدید با چنین وضعیتی مواجه هستید: کسب‌وکار شما در طول سال گذشته به مجموعه‌ای از نتایج و دستاوردها دست یافته است. شرایط محیط عمومی اقتصاد و محیط اختصاصی کسب‌وکار در طول سال تغییراتی داشت و این تغییرات روی کسب‌وکار شما تأثیرگذار بود‌ه‌اند. معمولا در زمانی که در درون این جریان سریع تغییرات قرار داریم نمی‌توانیم درک دقیقی از روندهای تحولات و تأثیرات واقعی آن‌ها داشته باشیم. در عین حال نباید فراموش کنیم که هر مدیری در ابتدای هر سال اهدافی را باری کسب‌وکار خود تعیین می‌کند و لازم است در پایان سال در مورد میزان دستیابی کمّی و کیفی به این اهداف تحلیل‌هایی داشته باشد. هم‌چنین مدیر لازم است در صورت فاصله داشتن با اهداف تعیین شده، به بررسی علل بروز شکست در تحقق اهداف نیز بپردازد. نتایج این تحلیل‌ها به مجموعه‌ای از اصول و پیش‌فرض‌ها برای برنامه‌ریزی کسب‌وکار در سال جدید خواهد بود.
بسیاری از مدیران اگر چه از اهمیت این موضوع آگاه‌اند و با بررسی وضعیت تغییرات روندهای محیط کسب‌وکار و هم‌چنین تحلیل عملکرد کسب‌وکار خود در طول سال گذشته، به برنامه‌ریزی برای کسب‌وکارشان در سال جدید می‌پردازند. در این مقاله تلاش شده تا برخی از نکات مهمی که می‌توانند در این مسیر به مدیران کمک کنند، در قالب یک فرایند ساده بررسی شوند.
گام اول: ارزیابی کارایی برنامه‌ها
کارایی یکی از مفاهیم اساسی است که در نگرش به هر سیستم اهمیت می‌یابد. منابع در دسترس سیستم‌ها محدود است و همین محدودیت منابع، افزایش کارایی (به معنای به دست آوردن خروجی بیش‌تر از یک مقدار ورودی مشخص یا به دست آوردن خروجی ثابت از ورودی کم‌تر) را ضروری می‌سازد. عملکرد سازمان در حقیقت همان خروجی برنامه‌های سازمان است و ارزیابی عملکرد سازمان در واقع همان ارزیابی کارایی برنامه‌های آن است.
در این‌جا به ۶ شاخص سنجش ارزیابی عملکرد سازمان در قالب تحلیل کارایی برنامه‌های سازمانی اشاره می‌شود:
- کارایی مالی: از تقسیم خروجی‌های محقق شده‌ی برنامه بر ورودی‌های آن حاصل می‌شود. مفهوم متداول کارایی همین است.
- کارایی داخلی: به‌معنای میزان کاهش هزینه‌های اجرای برنامه نسبت به بودجهی پیش‌بینی شده برای آن است.
- کارایی تخصیص: بودجهی تخصیص داده شده به یک برنامه محدود است. هر برنامه باید در محدوده‌ی بودجهی تعیین شده به اهداف‌اش دست یابد. از سوی دیگر هر واحد پولی که صرف می‌شود، برنامه یک گام به سقف بودجهی مورد نظر نزدیک‌تر می‌شود. بنابراین تخصیص مناسب بودجه به اجزای مختلف برنامه، یکی دیگر از شاخص‌های سنجش کارایی برنامه است.
- کارایی پویا: نرخ تغییرات برنامه در زمان اجرا را نسبت به برنامه‌ی تدوین شده می‌سنجد. انعطاف‌پذیری در اجرا می‌تواند باعث موفقیت هر چه بیش‌تر سازمان در دستیابی به اهداف خود شود.
- کارایی فنی: منظور از این نوع کارایی نسبت عملکرد واقعی در تحقق اهداف برنامه در مقابل عملکرد مورد انتظار / اهداف برنامه است.
- کارایی کیفی: اگر چه انعطاف‌پذیری در اجرا می‌تواند باعث افزایش احتمال موفقیت شود؛ اما تغییر بیش از حد برنامه در زمان اجرا نشانه‌ی ضعف جدی در برنامه‌ریزی است (مگر این‌که واقعا در محیط کسب‌وکار و رقابت، تحولات ناگهانی و بسیار بزرگی رخ دهند.) بنابراین میزان تناسب اهداف و رویکردهای اجرایی برنامه‌ی تدوین شده با واقعیت در ارزیابی برنامه‌ی مورد نظر مهم است: آیا این اهداف واقع‌بینانه تنظیم شده‌اند؟ آیا این اهداف، خود از کیفیت مناسبی برخوردار هستنند؟ آیا این اهداف معتبرند؟
اما کارایی تنها یک جنبه از تحلیل وضعیت برنامه‌های گذشته است. در عمل باید علاوه بر نتایج کمّی به بررسی کیفی تحقق برنامه‌ها در سال به‌پایان رسیده نیز پرداخت. این امر در قالب تحلیل اثربخشی برنامه‌ها انجام می‌پذیرد.
(ادامه دارد: در بخش دوم به بررسی دو گام بعدی فرایند برنامه‌ریزی کسب‌وکار در سال جدید خواهیم پرداخت.)
پ.ن. این مقاله پیش از این در شماره‌ی اردیبهشت ماه سال ۱۳۹۴ ماه‌نامه‌ی تدبیر به چاپ رسیده است.