نویسنده: رون اشکناس / مترجم: علی نعمتی شهاب
آیا شده که وقتی در پایان یک روز کاری طولانی به منزل رسیدید، دچار این نگرانی شوید که: “امروز واقعا چی کار کردم؟”
این شکایتی است که این روزها از زبان مدیران بسیاری می‌شنوم: “ما داریم خیلی سخت‌تر کار می‌کنیم، اما نتیجه‌ی مشهودی به دست نمی‌آوریم.” در حالی که جهانی‌سازی، نوآوری و فناوری‌های ارتباطی فرصت‌های شگفت‌انگیزی را پدید آورده، آن‌ها هم‌چنان سازمان‌ها را پیچیده‌تر و خسته‌کننده‌تر می‌کنند و با جلسات و ای‌میل‌ها و ارایه‌های بیش‌تر بار کاری بیش‌تری را به سازمان تحمیل می‌نمایند؛ بدون این‌که این کارها موجب بهره‌مندی سازمان از افزایش بهره‌وری یا رضایت شغلی شود. و بدتر این‌که بسیاری از سازمان‌ها در دوران رکودی که گرفتار آن هستیم، دست به تعدیل نیرو و انتظار دارند که افراد باقی‌مانده همان حجم کار سابق (یا حتی بیش‌تر) را انجام دهند! این تصویر مطبوعی نیست.
متأسفانه اگر منتظرید کس دیگری ساده‌سازی کار شما را آغاز کند تا زندگی‌تان را ساده‌تر سازد، دارید یک بلیط بخت‌آزمایی می‌خرید. مطمئن باشید بسیاری از مدیران ارشد روشن‌فکر قبلا این کار را انجام داده‌اند؛ کسانی مثل جف کیندلر مدیرعامل شرکت دارویی فایزر (Pfizer)، گری روکین در کونگرا فودز (ConAgra Foods) و آنیکا فالکِنگِرِن در سب بانک (SEB Bank.) آن‌ها فرایندهای کسب و کارشان را سرراست‌تر کرده‌اند، تعداد محصولات را کاهش داده‌اند، لایه‌های مدیریتی را کم کرده‌اند و سادگی را یکی از اولویت‌های کسب و کاری خود قرار داده‌اند. با این حال در اغلب سازمان‌ها شما فقط اختیار خودتان را در دست دارید. و در چنین وضعیتی چه کاری از شما بر می‌آید؟
در این‌جا به دو گام ساده که هر فردی در هر سطحی از سازمان می‌تواند برای آغاز راه ساده‌سازی از آن‌ها استفاده کند، اشاره می‌کنیم:
۱٫ با رفتار خودتان شروع کنید: چند بار تا حالا شده که به جلسه‌ای رفته باشید که دستورجلسه یا اهداف مشخصی نداشته باشد و شما هم هیچ کاری در مورد آن نکرده‌اید؟ چقدر ای‌میل‌ها یا گزارش‌های غیرضروری دریافت کرده‌اید و به فرستنده هم تذکر نداده‌اید که صندوق ایمیل شما را این‌قدر با چیزهای نه چندان مفید برای شما پر نکند؟ چند بار در جلسات ارایه‌ای نشسته‌اید که در آن اسلایدهایی بسیار زیاد، بدون هدف و با حجم اطلاعاتی بالا را می‌خواسته‌اند به خورد شما بدهند و هیچ بازخوری به ارایه‌کننده نداده‌اید؟ و چقدر رفتار خود شما ریشه‌ی وارد شدن فشار این پیچیده‌گی‌ها بر پشت‌تان بوده است؟
ما خودمان اجازه می‌دهیم که این اتفاقات رخ دهند. اغلب خود ما گناه‌کار اصلی در پدید آمدن این مشکلات هستیم. اما از آن‌جایی که اغلب افراد تعارض را دوست ندارند، اجازه می‌دهیم که این اتفاقات بد ادامه یابند. این، یک توطئه‌ی ناگفته است: “من تو را به چالش نمی‌گیرم؛ اگر برای من چالش ایجاد نکنی.” نتیجه‌ی نهایی این اتفاقات این است که ما بدون این‌که بخواهیم، فرهنگ پیچیده‌سازی را ایجاد می‌کنیم.
گام اول ساده‌سازی شکست این جو سکوت است. خودتان و دیگران را به چالش بکشید. یک محدودیت سه اسلایده برای ارایه‌ها ایجاد کنید. اصرار کنید که هر جلسه‌ای باید دستورجلسه‌ی مشخصی داشته باشد. پاسخ دادن به همه (Reaplly All) را در مورد ای‌میل‌ها از بین ببرید تا بتوانید جلسات را برنامه‌ریزی کنید. ساده‌سازی را از زندگی روزمره‌ی خودتان شروع کنید.
۲٫ ریشه‌های مشکلات را به دیگران هم نشان دهید: همان‌طور که خود شما اغلب، نمی‌دانید رفتار شما چونه باعث ایجاد پیچیدگی می‌شود، رئیس و همکاران شما هم احتمالا نمی‌دانند که چگونه زندگی را برای شما و دیگران مشکل‌تر می‌سازند. بنابراین پس از تغییر برخی رفتارهای خودتان (لازم است این کار را اول انجام دهید تا بتوانید اعتبار کسب کنید)، گفتگوهایی را با دیگر منابع ایجاد پیچیدگی در سازمان کلید بزنید. از اول هم نگران ایجاد تغییرات بزرگ نباشید؛ تنها گفتگوهایی را به صورت رو در رو یا مجازی ترتیب دهید.
دیگر افراد را برای تجربه کردن شیوه‌های جدید کاری همراه با شما و به‌اشتراک گذاشتن کارهای شدنی و نشدنی تشویق کنید. همراه با هم به فرایندهای بین‌وظیفه‌ای‌تان بنگرید و به این فکر کنید که چگونه می‌توانید تعاملات دو طرفه را سرراست‌تر کنید. در مورد مسائلی که نمی‌توانید به تنهایی حل‌شان کنید ـ اما می‌توانند فرصتی برای حل مسئله‌ی گروهی باشند ـ حرف بزنید. حداقل شما می‌توانید یک گروه پشتیبان ساده‌سازی ایجاد کنید. چه کسی می‌داند، شاید جنبشی را در سازمان‌تان ایجاد کردید!