کار کردن با انسان‌ها زمان‌بر است. و افراد مختلف اولویت‌های گوناگونی دارند. بنابراین هر کس ممکن است نیاز به جلب توجه شما بر موضوعی را داشته باشد که برای او مهم است؛ اما برای شما نه. البته اگر همکارتان است طبعا کمک کردن به وی مهم است. و اغلب، ما هم دوست داریم که کمک‌شان کنیم.
من (نویسنده‌ی اصلی نه “من”!) اخیرا پیمایشی را در میان ۴۰۰ رهبر برجسته‌ی یک سازمان ۱۲۰۰۰ نفره انجام دادم و دریافتم نزدیک به ۹۵ درصد آن‌ها ـ یعنی ۳۸۰ نفر از میان ۴۰۰ نفر ـ سه چیزی را که بیش‌ترین وقت را از آن‌ها تلف می‌کند در پرسشنامه این‌گونه علامت زده بودند: جلسات غیرضروری، ای‌میل‌های بی‌اهمیت و ارایه‌های طولانی.
ما به راهی نیاز داریم که به‌وسیله‌ی آن خیلی سریع و با اعتماد کامل تعهدات غیرضروری خودمان را تعیین کنیم و از بین ببریم؛ برای این‌که مطمئن شویم که آیا می‌خواهیم با چیزی مواجه شویم یا از آن اجتناب کنیم و این‌که تمایلات خودمان را طوری مدیریت کنیم که همیشه در دسترس باشد. من آزمایش کوچکی را درست کرده‌ام که باید پیش از پذیرش هر گونه تعهدی انجام شود. وقتی کسی با یک درخواست پیش شما می‌آید، از خودتان سه سؤال بپرسید:
۱٫ آیا من فرد مناسبی برای این پاسخ‌گویی به این درخواست هستم؟
۲٫ آیا الان زمان مناسبی است؟
۳٫ آیا اطلاعات کافی در اختیار دارم؟
اگر آن درخواست در این آزمایش شرکت خورد ـ یعنی اگر پاسخ حتی یکی از سه سؤال بالا منفی بود ـ آن را قبول نکنید. به کس دیگری (فرد مناسب) واگذارش کنید، انجام را برای زمان دیگری برنامه‌ریزی کنید (زمان مناسب) یا تا زمانی که اطلاعات لازم را در اختیار داشتید به تأخیرش بیاندازید (شما یا کس دیگری به گرفتن آن اطلاعات نیاز دارید.)
این سه سؤال یک راه روشن، آسان و سازگار برای دانستن این‌که چه زمانی پاسخ مثبت بدهیم فراهم می‌کنند. بدین ترتیب می‌توانیم در برابر وسوسه‌ی پاسخ‌دهی به هر درخواستی مقاومت کنیم!
اگر رئیس‌تان از شما خواست کاری بکنید و این درخواست در آزمون رد شد؛ نه تنها درست ـ بلکه مفید آ است که کار را رد کنید یا به کس دیگری واگذار کنید تا کار به صورت کاملا بهره‌ورانه انجام شود. این برای شما، رئیس‌تان و سازمان‌تان مفید نیست که وقت‌تان را روی کار نادرستی تلف کنید.
منبع (با تلخیص)
پ.ن. نویسنده‌ی این مقاله پیتر برگمان نویسنده و مشاور در زمینه‌ی ره‌بری سازمانی است. نوشته‌های او را در وبلاگ‌اش در سایت مدرسه‌ی مدیریت هاروارد بسیار دوست دارم و تا حد امکان همه‌ی آن‌ها را می‌خوانم. خوبی نوشته‌های برگمان این است که با یک مثال ساده از انفاقات زندگی روزمره ـ که ممکن است هر آن برای هر یک از ما در هر جای دنیا رخ دهد ـ شروع می‌کند، بعد مسئله را تحلیل می‌کند و در نهایت راه‌حل خودش را به صورتی ساده و کاربردی ارایه می‌کند. توصیه می‌کنم نوشته‌های برگمان را از دست ندهید.
ای ول علی
کاملاً موافقم
حتما. در مورد مذاکره و برگزاری جلسات هم حتما خواهم نوشت.
این نوع مطالب بسیار مفید خواهند بود. اگر بتونی راجع به مدیریت جلسات و نحوه خلاصه کردن ارائه ها هم مطلبی بنویسی عالی میشه.
من بصورت متوسط در هفته نه جلسه حداقل ۲ ساعته دارم که تمام انرژیم رو می گیره دنبال یک راه حل هستم که بتونم به یک روش موثرتر برسم