این روزها در عصری زندگی می‌کنیم که “کار دانشی” یا “کار مبتنی بر اطلاعات” دارد به شکل غالب کار برای آدم‌ها تبدیل می‌شود. کار بسیاری از ما بدون دسترسی به اطلاعات لازم یا گردش اطلاعات درون سازمان عملا اثربخشی و حتی بهره‌وری لازم را نخواهد داشت. از آن طرف یک اشکال عمده هم در این عصر حجم عظیم اطلاعاتی است که باید توسط هر یک از ما مدیریت شوند و مدیریت آنها چندان آسان نیست. در هر حال وجود ابزارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات هم خبر خوشی است تا بتوانیم هم به “مزیت اطلاعات” دست یابیم و هم مشکل “بمباران اطلاعاتی” را حل کنیم! چگونه؟ این، یکی از پاسخ‌ها به این سؤال است:
سه پژوهش‌گر مدرسه‌ی مدیریت اسلوان دانشگاه MIT، که چند سالی است در زمینه‌ی راه‌های افزایش بهره‌وری با کمک IT کار می‌کنند، براساس تحقیقات‌شان ۴ راه برای افزایش کارهای مبتنی بر اطلاعات ارایه کرده‌اند:
- در شبکه‌ی کاری خود یک “مرکز جمع‌آوری و انتشار اطلاعات” باشید و فهرست ارتباطی خود را متنوع سازید: زیاد ای‌میل زدن به دوستان و همکاران و دریافت ای‌میل از آنها یکی از نشانه‌های بهره‌وری بالاست. اما در این‌جا ارتباط با دیگران و داد و ستد اطلاعات با آنها است که بهره‌وری را بالا می‌برد؛ نه ارتباط داشتن صرف!
- ای‌میل‌های‌تان را مختصر و مفید بنویسید: ای‌میل‌های ساده و کوتاه و متمرکز بر موضوع اصلی جواب‌های سریع‌تری نسبت به ای‌میل‌های طولانی و پرحاشیه دریافت می‌کنند و این سرعت بالاتر در دریافت جواب، رمزی دیگر برای افزایش بهره‌وری است. (قبل‌تر هم نوشته بودم: رزومه نوشتن مهم است؛ به شرط شبکه‌سازی!)
- از فناوری برای انجام چند کار به صورت هم‌زمان (Multitasking) استفاده کنید: البته باید حواس‌تان باشد که چند کاره بودن حتی با کمک فناوری هم یک سطح بهینه دارد که از آن بالاتر، بهره‌وری پایین می‌آید.
- کارهای ساده‌ی اطلاعاتی را به زیردستان واگذار کنید و از سیستم‌های پشتیبان تصمیم استفاده کنید: بگذارید کارهایی که وقت ارزش‌مند شما را تلف می‌کنند زیردستان‌تان یا ابزارهای IT انجام دهند. به جای این کارها دنبال منابع جدید اطلاعات تخصصی بگردید؛ چیزی که مزیت رقابتی اصلی یک دانش‌کار (Knowledge Worker) است.
پ.ن. ناگفته پیداست که یک تا سه در زندگی شخصی‌مان هم کاربرد دارند.