یکی از مشکلاتی که همه‌ی مدیران کمابیش با آن مواجه‌اند، این است که کارکنان سازمان روابطی فراتر از مرزهای رسمی واحدهای سازمانی برقرار می‌کنند و گروه‌هایی “غیررسمی” را تشکیل می‌دهند. روابطی که البته همیشه هم نتیجه‌ی منفی به‌همراه ندارند و حتی می‌توانند مفید باشند. اما از آن‌جایی که اثرات منفی این روابط بر عملکرد سازمان از اثرات مثبت آن‌ها بیشترند؛ لازم است وجود این گروه‌ها در سازمان به‌خوبی مدیریت شود. اما قبل از پرداختن به روش مدیریت این گروه‌های غیررسمی لازم است با تعریف گروه و چگونگی ایجاد آن و هم‌چنین ماهیت گروه‌های غیررسمی آشنا شویم.
گروه و تأثیر آن بر عملکرد انسان‌ها
زمانی که ما انسان‌ها در یک گروه قرار می‌گیریم، سایر انسان‌ها به شکل شگفت‌آوری قدرت تأثیرگذاری بر ما را دارند. گروه‌ها می‌توانند خلاقیت ما را از بین ببرند، ما را به کار بیش‌تر جذب کنند، به ما امکان کم‌تر کردن وظایف‌مان را بدهند، تصمیمات ما را منحرف کنند و ما را از سخن گفتن بازدارند.
بذرهای رفتار گروهی پیش از ملاقات کردن اعضای گروه با یکدیگر پاشیده شده است. تنها دانستن این موضوع که برخی از افراد “طرف ما” هستند و دیگران نه، “هویت اجتماعی” ما را شکل می‌دهد. وابستگی و پیوستگی گروهی به تدریج حتی قوی‌تر می‌شود؛ مثلا رفتارمان را برای پیروی از آداب و رسوم مشخصی تنظیم می‌کنیم.
اولین باری که در یک گروه قرار می‌گیریم، گروه شروع به شکل‌دهی ما از طریق “هماهنگی” (Conformity) ما با اصول و ارزشهای گروه می‌کند. بدین ترتیب ما مجبور هم‌سو کردن عادت‌ها و رفتارمان با دیگران می‌شویم. ابزار قدرت گروه تهدید ما به محرومیت از حقوق اساسی‌مان در گروه در صورت تخطی از اصول و ارزشهای آن است. هم‌چنین گروه روحیه‌ی رقابت‌جویانه را در ما در زمان مواجهه با یک گروه رقیب تهییج می‌کند.
مقدار و کیفیت کاری که انجام می‌دهیم (یا انجام نمی‌‌دهیم) توسط گروه تنظیم می‌شود. بعضی اوقات گروه‌ها یک تأثیر “تسهیل‌گری جمعی” (Social Facilitation) روی عملکرد ما دارند و ما را به دستیابی به نتایج بیش‌تر تشویق می‌کنند. در زمان‌های دیگر گروه “تنبلی اجتماعی” (Social Loafing) را تشویق می‌کند که به افت بهره‌وری ما ـ مثلا تا حدود ۵۰ درصد و یا حتی بیش‌تر ـ می‌انجامد.
گروه غیررسمی
یک گروه غیررسمی مجموعه‌ای از کارکنان سازمان است که برای پاسخ‌گویی به علائق و نیازهای اجتماعی خود کنار هم جمع می‌شوند. این گروه‌ها ممکن است اهداف سازمانی را دنبال کنند یا نکنند.
دو نوع گروه غیررسمی وجود دارند: گروه‌های مبتنی بر علائق مشترک و گروه‌های دوستی.
گروه‌های غیررسمی می‌توانند به سرعت بخشیدن به جریان اطلاعات و آماده‌سازی کارکنان برای کار کردن با یکدیگر کمک کنند. اما در عین حال این گروه‌ها در صورتی که دغدغه‌های گروه چیزی غیر از اهداف کاری سازمان باشد یا در زمان بروز اختلاف در سازمان می‌توانند بسیار تخریب‌کننده باشند. بنابراین مدیران باید این گروه‌ها را در سازمان خود شناسایی کنند تا تأثیرات آن‌ها بر عملکرد سازمان را کنترل نمایند.
چگونگی شکل‌گیری گروه‌های غیررسمی
زمانی که یک گروه رسمی در سازمان تشکیل می‌شود، انتظار می‌رود اعضای آن دارای رفتارها و احساسات مشابهی باشند. فعالیت‌های مورد انتظار از افراد همان رفتارهایی هستند که برای انجام وظایف کاری مورد نیازند. تعاملات افراد با دیگران تنها شامل روابط کاری می‌شود. احساسات افراد هم در چارچوب آن‌‌چه برای انجام کار ضروری‌‌اند، مورد پذیرش قرار می‌گیرند. هم‌چنین رفتارها و ارزشهای غیرقابل قبول هم در سازمان مشخص می‌شوند. این در حالی است که فعالیت‌ها، تعاملات و احساسات اجبار شده توسط سازمان لزوما برای همه‌ی افراد قابل قبول نیستند و در نتیجه آن‌ها برای پاسخ‌گویی به نیازها و علائق خود در سازمان گروه‌های غیررسمی را تشکیل می‌دهند.
چگونگی مدیریت گروه‌های غیررسمی
مدیریت گروه‌های غیررسمی در سازمان اگر چه کاری مشکل است، اما شدنی است. برای این منظور پیش از هر چیز باید این گروه‌ها در سازمان شناسایی شوند. پس از شناسایی این گروه‌ها، لازم است تا اهداف و ارزشهای گروه‌های غیررسمی به‌شکلی تغییر داده شوند که از اهداف و ارزشهای رسمی سازمان حمایت کنند.
برای این منظور مدیران لازم است سه گام زیر را به‌ترتیب طی کنند:
گام اول ـ شناسایی اهداف و ارزشهای گروه غیررسمی و آگاه‌سازی آن‌ها از تأثیرشان در سازمان: این کار می‌تواند با مشاهده‌ی دقیق رفتارهای اعضای گروه غیررسمی حاصل شود. البته می‌توان در صورت امکان از خود اعضای گروه هم سؤال پرسید.
گام دوم ـ مقایسه‌‌ی اهداف و ارزشهای گروه غیررسمی با اهداف و ارزشهای سازمان: در این مرحله میزان هم‌سویی یا تضاد میان اهداف و ارزشهای گروه غیررسمی و سازمان تحلیل و تعیین می‌شود تا میزان فاصله‌ی میان این دو مشخص شود.
گام سوم ـ تعریف اهداف و ارزشهای جدید و جای‌دهی آن در رفتارهای اعضای گروه غیررسمی: در این گام اهداف و ارزشهای گروه غیررسمی که با سازمان هم‌سویی ندارند، تغییر داده می‌شوند. برای این منظور:
- مدیر باید به اعضای گروه غیررسمی بقبولاند که وجود این گروه را در سازمان به رسمیت شناخته است.
- مدیر باید بر اهداف و ارزشهای گروه غیررسمی که با سازمان هم‌سو هستند تأکید کند.
- مدیر باید برای اعضای گروه غیررسمی علت نیاز به تغییر در اهداف و ارزشهای گروه غیررسمی را بیان کند.
- یک برنامه‌ی مشخص و گام به گام برای تغییر رفتارهای اعضای گروه غیررسمی براساس اهداف و ارزشهای جدید تدوین می‌شود.
- تغییر رفتار افراد با عوامل انگیزشی مانند تشویق رسمی و پاداش و ابزارهای کمکی مانند آموزش حمایت می‌شود.