بعضی وقت‌ها سؤالات جالبی از من می‌شود که پس از پاسخ گفتن به آن‌ها به‌نظرم می‌رسد نکات مطرح شده برای دیگران هم قابل استفاده است. چند وقت پیش یکی از خوانندگان محترم گزاره‌ها این سؤال را از من پرسیدند: “برای بازاریابی و فروش یک شرکت ایمیل سازمانی نیازه. بهتر است یک ایمیل به‌صورت عمومی برای افراد (۴ نفر) ساخته شود یا هر کس ایمیل سازمانی جدا داشته باشد؟”
جالب! ما خودمان هم همیشه این مشکل را در شرکت‌های محل کارم داشته‌ایم: این‌که ایمیل شرکتی برای بخش‌های مختلف داشته باشیم یا نه؟ این‌که چه کسانی باید ایمیل سازمانی داشته باشند؟ و این‌که آیا افراد از ایمیل شخصی‌شان (مثلا جی‌میل‌شان) برای کارهای شرکت استفاده کنند یا نه؟ (البته همیشه آخرش هم اگر چه برای همه ایمیل سازمانی ایجاد می‌شد؛ اما همه از جی‌میل‌شان استفاده می‌کردند!)
اما رویه‌ی درست در مورد ای‌میل‌های سازمانی باید چگونه باشد؟ به‌نظرم این نکات شاید بتوانند به تصمیم‌گیری در این زمینه کمک کنند:
عموما حرفه‌ای‌تر این است که یک ایمیل سازمانی برای هر واحد سازمانی داشته باشیم و هر کدام از افراد هم ایمیل سازمانی اختصاصی خودشان را. اما چند نکته در این زمینه وجود دارد:
۱- داشتن ای‌میلِ فردیِ سازمانی برای افراد باعث می‌شود که آن‌ها احساس کنند برای سازمان مهم هستند و به آن‌ها نگاه بلندمدت وجود دارد.
۳- اما در عین حال این مشکل وجود دارد که ممکن است در یک نگاه بسیار بدبینانه افراد با دیگران روابط ناسالم ایجاد کنند.
بنابراین توصیه می‌کنم که برای هر یک از افراد یک ایمیل سازمانی تعریف کنید؛ اما با این سیاست‌گذاری:
۱- افراد ای‌میل‌هایی که به ذی‌نفعان بیرونی می‌خواهند بزنند را از ایمیل سازمانی خود ارسال کنند. هیچ کس نباید از ایمیل غیرسازمانی برای کارهای سازمان استفاده کند.
۲- از ذی‌نفعان بیرونی خواسته شود ای‌میل‌های خود را به آدرس ایمیل سازمانی فرد مورد نظر بفرستند و یک نسخه را هم برای ایمیل اصلی بخش مورد نظر ارسال کنند. یک راه دیگر هم این است که ای‌میل‌ها صرفا به آدرس ایمیل بخش مورد نظر اراسل شود و مدیر واحد شخصا ای‌میل‌ها را برای کارشناس مورد نظر ارسال کند.
۳- کارشناسان باید موظف باشند در تنظیمات ایمیل سازمانی‌شان، قسمت “فرواردینگ” را فعال کنند تا هر ایمیلی به آدرس آن‌ها ارسال شد به آدرس ایمیل واحد سازمانی‌شان هم ارسال شود.
۴- برای حفظ حریم شخصی کارکنان، این الزام وجود داشته باشد که تحت هیچ شرایطی افراد حق استفاده از ایمیل سازمانی را برای مسائل خصوصی و شخصی خود نداشته باشند و در صورت مشاهده با فرد مورد نظر برخورد شود.