موضوع تحلیل اطلاعات (Analytic) از آن موضوعات جذابی است که دارد این روزها به لطف تمرکز استاد معروف مدرسه‌ی مدیریت هاروارد یعنی توماس داونپورت بر این موضوع در دنیا به‌شدت مورد توجه قرار می‌گیرد و کاربردهای‌اش نیز در عمل گسترده‌تر می‌شوند. امواج این تغییر دارد کم‌کم به کشور ما هم می‌رسد و به نظر می‌رسد جدیدترین مد مدیریت و آی‌تی که در سال‌های آتی در ایران شدت مورد توجه خواهد بود، همین موضوع باشد.
به دلیل اهمیت و جدید بودن این موضوع، مقاله‌ی این هفته اختصاص دارد به مروری اجمالی بر اینکه تحلیل اطلاعات چیست و چطور باید اجرایی شود. در هفته‌های بعد به مرور مقالاتی از خود داونپورت هم در این زمینه خواهیم پرداخت. داونپورت حرف‌های‌اش را در دو کتابی هم که در این زمینه نوشته شرح و بسط داده است. مقاله‌ی این هفته از نگاهی کلی‌تر و اجرایی‌تر به پیاده‌سازی سیستم تحلیل اطلاعات در سازمان و جنبه‌های آن نگریسته است.
بنابراین با هم نگاهی می‌اندازیم به مقاله‌ی جیم فریس؛ مدیر خدمات مشاورهی کسب و کار جهانی SAS (که احتمالا معروف‌ترین تأمین‌کننده‌ی نرم‌افزارهای تحلیل اطلاعات در جهان است):
- تحلیل اطلاعات درباره‌ی استخراج ارزش‌های پنهان در داده‌های حجیم سازمان‌ها است! و به همین دلیل است که تحلیل اطلاعات، اسلحه‌ی پنهان سازمان‌ها است.
- تا یکی دو سال قبل سؤال اصلی مدیران و کارشناسان سازمان‌ها این بود که: “حالا این به چه دردی می‌خوره!؟” این روزها اما اهمیت تحلیل اطلاعات کاملا شناخته شده و ما با این پرسش روبرو هستیم: “من می‌دونم به چه دردی می‌خوره. چطوری اجراش کنم!؟”
- سیستم‌های تصمیم‌یار مدیریت (DSS) نسل قبلی سیستم‌های تحلیل اطلاعات امروزی محسوب می‌شوند و هوشمندی کسب و کار (Business Intelligence) نسل بعدی آن!
- برای پیاده‌سازی تحلیل اطلاعات، پیشنهاد آقای فریس توسعه‌ی یک مرکز تعالی تحلیل اطلاعات در سازمان (Analytical Center of Excellence) یا ACE است.
- برای پیاده‌سازی ACE در سازمان نیاز به چهار نوع تخصص داریم:
- فناوری: برای توسعه‌ی زیرساخت نرم‌افزاری و تکنولوژیکی تحلیل اطلاعات.
- مشاوره: سطح کسب و کار؛ کاشف و توسعه‌دهنده‌ی کاربردهای تحلیل اطلاعات برای کسب و کار.
- آموزش: برای آموزش اهمیت و روش استفاده از کاربردهای تحلیل اطلاعات.
- مدیریت: برای توسعه‌ی سیاست‌ها، استانداردها و راه‌نماهای استفاده از تحلیل اطلاعات و هم‌چنین مدیریت عملکرد.
- ACE در سه فاز پیاده‌سازی می‌شود: برون‌سپاری کل فعالیت‌های تحلیل اطلاعات به بیرون سازمان، توسعه‌ی متمرکز تحلیل اطلاعات در سازمان و ترکیب دو حالت فوق.
- برای تحلیل اطلاعات، مدل بلوغی توسط داونپورت طراحی شده که دارای ۵ سطح است (به‌ترتیب از کم‌ترین سطح بلوغ به بیش‌ترین): آسیب‌رسانی، تحلیل محلی اطلاعات، اشتیاق، سازمان تحلیل‌گر و رقابت‌گر براساس تحلیل اطلاعات. پروژه‌ی پیاده‌سازی ACE از سطح سوم کلید می‌خورد.
- ارزیابی سطح بلوغ براساس ۹ معیار زیر انجام می‌شود (هر کدام پرسش‌نامه‌ی استاندارد خودشان را دارند و با مصاحبه‌های تکمیلی پشتیبانی می‌شوند که البته پرسش‌نامه‌های‌اش در دسترس من و شما نیست!): استراتژی، پشتیبانی مدیریت ارشد، فرهنگ سازمانی، زیرساخت فناوری، مدیریت داده‌ها، مهارت‌ها / مزیت‌های تحلیلی، فرایند تصمیم‌گیری، اجرا و پایش / گزارش‌دهی.
- پیاده‌سازی ACE شامل ایجاد تغییر در اجزای سازمانی زیر است: اهداف، فرایندهای تحلیلی (جایگاه تحلیل اطلاعات در فرایندهای کلیدی سازمان)، مهارت‌ها، فرهنگ سازمانی و زیرساخت فناوری.
- اهمیت حمایت پشتیبانی مدیریت ارشد در موفقیت تحلیل اطلاعات، فراموش نشود! آنها هستند که مشتریان اصلی این سیستم محسوب می‌شوند.
- فرایند تصمیم‌گیری براساس تحلیل اطلاعات شامل چرخه‌ای تشکیل شده از ۵ گام زیر است:
- پردازش داده‌ها.
- تحلیل داده‌ها.
- تصمیم‌گیری.
- اقدام / اجرا.
- پایش.
- و سرانجام اینکه تحلیل اطلاعات دو جنبه دارد: جنبه‌ی کاربردی و جنبه‌ی فناوری. جنبه‌ی کاربردی‌اش می‌شود تصمیم‌گیری براساس اطلاعات و فکت‌ها و جنبه‌ی فناوری‌اش می‌شود نرم‌افزارهایی مثل همین هوشمندی کسب و کار محبوب این روزها. سازمان برای موفقیت، به بلوغ در هر دو بُعد نیازمند است.
این مقاله‌ی جذاب و خواندنی و نسبتا طولانیِ ۲۰ صفحه‌ای را از این‌جا دانلود کنید (برای اینکه بیشتر ترغیب‌تان کنم به دیدن اصل مقاله، این مقاله کلی نمودار و شکل جذاب دارد که باید ببینید!)
پ.ن. از شیوه‌ی پیشنهادی آقای فریس، برای طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریتی در سازمان هم می‌توان الگوهای خوبی گرفت. من حال ندارم بنویسم‌شان؛ ولی خوب، می‌دانم که خوانندگان باهوشی دارم!
