زندگی ارزش‌اش را دارد؛ چون هنوز پرسش‌های بی‌شماری هست که باید پاسخ‌شان را بیابیم!

دارم کتاب اجرا را می‌خوانم. اجرا کتابی است درباره‌ی این‌که برای موفقیت تنها برنامه‌ریزی و فهمیدن این‌که به کجا باید برویم کافی نیست؛ بلکه از آن مهم‌تر یاد گرفتن این است که چطور طرح‌ها و برنامه‌ها را اجرا کنیم. کتاب مثال‌های جذابی دارد درباره‌ی کسانی که به علت بلد نبودن اجرا شکست خوردند و البته کسانی که پیروز شدند چون می‌دانستند چطور اجرا کنند!

یکی از مدیرانی که اجرا را بلد بود و به همین دلیل به پیروزی‌های بزرگی دست یافت دیک براون مدیرعامل سابق شرکت EDS (مطابق ویکی‌پدیا در حال حاضر بخش خدماتی شرکت HP) بود. وقتی او وارد EDS شد، وضعیت EDS شبیه وضعیتی بود که لویی گشنر در ابتدای ورودش به IBM با آن روبرو بود (این‌جا را ببینید) و در نهایت هم به دلیل بلد بودن آیین اجرا موفق شد که شرکت‌اش را نجات دهد. براون متوجه شد شرکت EDS دارای توان لازم برای ارایه‌ی خدمات به مشتریان‌اش و ورود به حوزه‌های کاری جدید است؛ اما فرهنگ سازمانی و شیوه‌ی سازمان‌دهی باعث کندی و سنگینی آن شده است. بنابراین دو راه‌کار اصلی او برای نجات EDS تغییر فرهنگ سازمانی و بازنگری در ساختار سطح استراتژیک (Corporate Governance) بود. خیلی به جزییات‌ کارهایی که براون کرد نمی‌پردازم، این‌جا تنها به دو درس ره‌بری بسیار جالب را که در کتاب به نقل از براون ذکر شده اشاره می‌کنم:

اولین درس وقتی است که مدیران از فشار وارد شده از سوی براون برای تغییر سریع و بنیادین شرکت در جلسات مدیریتی ماهانه، اظهار نگرانی ی‌کنند. براون در پاسخ آن‌ها می‌گوید: «ببینید، این یک آزمون ره‌بری است. دوست دارم هر کس در این جلسه واقعا نگران جایی است که می‌خواهیم برویم و دغدغه‌ی این را دارد که ممکن است شکست بخوریم، نظر خود را همین الان به من بگوید. از اظهار نگرانی خود نترسید. اگر فکر می‌کنید داریم اشتباه بزرگی می‌کنیم و به جای آب به دنبال سراب هستیم، همین الان بگویید.»

«هیچ کس چیزی نگفت. بنابراین گفتم: اگر شما نگرانی ندارید، پس چه چیزی موجب نگرانی می‌شود؟ من که نگران نیستم، شما هم نگرانی ندارید. پس چرا بعضی از شما زبان‌تان چیزی می‌گوید و زبان بدن‌تان چیزی دیگر؟ هر سازمانی که در اثر نگرانی دست‌های خود را به هم فشار دهد، به شایعات گوش دهد، و درباره‌ی آینده دلواپس و مضطرب باشد، نشانه‌ی این است که ره‌بر آن سازمان دارای همین خصوصیات است. کارکنان از ره‌بران خود تقلید می‌کنند. اگر سازمان شما نگران است و خودتان می‌گویید نگران نیستید، به طور قطع با مشکلی روبرو هستید.»

«و نتیجه‌گیری کردم: در این‌جا شما با آزمون ره‌بری خود روبرو هستید؛ بروید و سازمان‌تان را آرام کنید و به آن‌ها اطلاعات بدهید؛ مستقیما به قلب نگرانی آن‌ها حمله کنید. نمی‌توانم بپذیرم که نگرانی آن‌ها ناشی از واقعیت باشد. بلکه معتقدم نگرانی آن‌ها ناشی از ناآگاهی‌شان است. چنان‌چه این طور باشد، کوتاهی از شما بوده است.»

و درس دوم درباره‌ی ارتباطات: «باید یک‌دیگر را بشناسیم تا وقتی با مشارکت هم کاری می‌کنیم هر یادداشت، ای‌میل یا نامه‌ای را که دریافت می‌کنیم یا نامی را می‌شنویم، چهره‌ای را در ذهن‌مان تداعی کند. همه‌ی ما در تیم واحدی قرار داریم، و تنها در صورتی می‌توانیم به هدف خود برسیم که با یک‌دیگر هم‌کاری کنیم.»

جالب است که آقای براون هم مثل لویی گشنر از همان روز اول ارتباط با پایین‌ترین سطوح سازمانی را وظیفه‌ی خود تلقی می‌کند و با آن‌ها از طریق ای‌میل ارتباط برقرار می‌کند؛ ارتباطی ساده و کم‌هزینه اما بسیار مؤثر!

پ.ن. به ترتیب در این‌جا و این‌جا مقاله‌ای را در مورد آیین اجرا در دو قسمت بخوانید.

بچه که بودم همیشه فکر می‌کردم مادرم یک دوربین مخفی دارد که همیشه هم‌‌راه من است و همه‌ی کارهای‌ام را ضبط می‌کند تا بعدا مادر بفهمد و برای کارهای بدم دعوای‌ام کند! یادم هست هر از چند گاهی (مخصوصا وقتی تنها بودم) یواشکی پشت سرم را نگاه می‌کردم تا جای آن دوربین را پیدا کنم و بلایی سرش بیاورم!

وقتی بزرگ‌تر شدم فهمیدم که مادرم کار عجیب و غریبی نمی‌کرده و دقیقا از جاهایی که من به دلیل بچه‌گی‌ام فکرش را نمی‌کرده‌ام، کارهای‌ام را کشف می‌کرده است. اما در کنار درک این موضوع، این حقیقت را هم فهمیدم که دو تا دوربین مخفی بزرگ‌تر و واقعی در زندگی هر آدمی وجود دارند: خدا و وجدان. اما حیف و صد حیف که آن تأثیری که خیال وجود دوربین مادرم روی من داشت، در مورد این دو دوربین خیلی وقت‌ها وجود ندارد!

خوب دیشب کمی تنبلی کردم و به جای‌اش ام‌روز لینک‌های هفته را مرور می‌کنیم:

۶ کلید برای موفقیت در هر کاری

منتخبی از جملات استیو جابز

کارگاه‌های پاییزه‌ی فانتازیو در مجتمع فنی تهران

بحث و گفتگو: آیا خانم‌ها در بحث‌ها و فعالیت‌های تخصصی کم‌رنگ هستند؟

بازی وبلاگی (احسان اردستانی سه نوشته‌ی خوب خودش را انتخاب کرده)

BPMN استاندارد مدل کردن فرایندهای کسب و کار

پراجکت ۲۰۱۰

۱۰ حادثه‌ی مهم در فناوری اطلاعات

چگونه ویدئوی بهتری برای بلاگمان بسازیم؟

خبرخوان‌های مدیریتی (فید مجموعه‌ی وبلاگ‌های تخصصی مدیریتی فارسی)

شمسی‌ کردن تاریخ‌ها در پراجکت

ویدئوی معرفی کتاب: رهبر ۳۶۰ درجه

خوب برای خالی نبودن عریضه چند لینک مهم گودر گزاره‌ها را هم مرور می‌کنیم:

بهبود مستمر فرایندها به روایت اکسنچر

پیمایش شرکت مشاوره‌ی دیلویت در مورد وضعیت صنعت آی‌تی در سال ۲۰۰۹

ساختن فرایندهای ساده‌تر و اثربخش‌تر منابع انسانی

خدایا ترک‌های دل شکسته‌ام را تنها دست‌های مهربان تو می‌تواند بند بزند. دست‌های‌ات را از من دریغ مکن …

آدم‌های غم‌گین، خودخواه، بدجنس و بی انصافند و کم‌تر از دیوانه‌ها قادر به تفهیم و تفاهم یک‌دیگرند. غم، هیچ‌گاه بشر را متحد نمی‌سازد؛ بشر را به نفاق وا می‌دارد. و اگر به خیال کسی می‌رسد که اتحاد بشر با تعمیم اندوه و غم امکان‌پذیر است؛ اشتباه می‌کند. در دنیای مردمان غم‌گین نسبت به مردمان خوش و راضی، ستم‌ها و جورهای بیش‌تری روی می‌دهد.

آنتوان چخوف

راستش مدت‌ها است که از شنیدن و دیدن استدلال‌های بسیار منطقی ایرانی‌ها لذت می‌برم و این کار تبدیل شده به یکی از تفریحات سالم زندگی من! امروز صحبت با یکی از دوستان بسیار عزیزم انگیزه‌ای شد برای این‌که هر از چند گاهی این استدلال‌های جذاب را با هم مرور کنیم. اصلا این استدلال‌ها را نه تحلیل می‌کنم و نه قضاوت؛ فقط دور هم می‌خوانیم و تفریح می‌کنیم. این هم اولین قسمت‌اش:

دارم مدلی را برای یک مدیر محترم توضیح می‌دهم. وسط کار مدام بازی در می‌آورد و هر چقدر هم سعی می‌کنم حواس‌اش را به موضوع جلب کنم نمی‌شود. دست آخر با کمال اعتماد به نفس بر می‌گردد و به من می‌گوید: ببین آقای مهندس! من از این چیزایی که می‌گی سر در نمیارم. ولی فکر هم نمی‌کنم درست باشه. در واقع باید بگم این‌که من نمی‌فهمم چی می‌گی یعنی حرفت غلطه!“

پ.ن. خوش‌بختانه دیگر در آن سازمانی که مدیرعامل‌اش در این حد، منطقی استدلال می‌کند کار نمی‌کنم.

گر هم‌چو من افتاده‌ی این دام شوی

ای بس که خراب باده و جام شوی

ما عاشق و رند و مست و عالم‌سوزیم

با ما منشین اگر نه بدنام شوی …

حافظ

در غالب سازمان‌های پروژه محور، یکی از بزرگ‌ترین مشکلات پیش روی مدیریت، گردش شدید نیروها در درون سازمان و همین طور ورود نیروها به سازمان و خروج سریع آن‌ها از آن‌جا است. حتی یک تجربه‌ی تلخ که ما در پروژه‌ی بسیار بزرگی که این روزها دیگر دارد بعد از دو سال کار مداوم و سخت به پایان می‌رسد داشتیم، ترک پروژه و شرکت توسط آدم‌هایی بود که در مراحل آغاز کار درگیر پروژه بودند و در فازهای بعد از فاز شناخت وضع موجود هر یک به علتی شرکت را ترک کردند و اطلاعات ذی‌قیمت‌شان در مورد پروژه را هم با خود بردند! (حالا از افزایش فشار کاری روی افراد باقی‌مانده حرفی نمی‌زنم.) خوب در برابر چنین مشکلی چه باید کرد؟

امشب این‌جا مقاله‌ای دیدم که به همین مسئله و تشریح راه‌کارهای حل آن پرداخته است. خلاصه‌ای از آن را این‌جا با هم مرور می‌کنیم. از نظر نویسنده (آقا یا خانم بوشه!) مشکلات پدید آمده از آمدن و رفتن آدم‌ها به چهار دسته تقسیم می‌شوند و هر دسته راه‌حل خاص خودش را دارد:

۱٫ از دست رفتن دانش (مشکلی که ما ابتدای هر پروژه داریم!): وقتی آدم‌ها مدتی در یک شغل کار می‌کنند، مأموریت کلی تیم خودشان و روش انجام کار را یاد می‌گیرند. وقتی تیم را ترک می‌کنند این دانش از گروه خارج می‌شود. دو راه‌حل کلی برای این مشکل وجود دارد:

۱٫۱٫ فعالیت‌ها را تا حد امکان استاندارد کنید تا انجام آن‌ها خیلی هم وابسته به دانش نباشد. مثلا وقتی پزشکی در اورژانس استخدام می‌شود، دیگر لازم نیست به او یاد داد که در موقعیت‌های بحرانی چه کند! این استاندارد کردن می‌تواند حتی وقتی آدم‌ها ثابت هستند هم انجام شود و بعدها تازه‌واردین را براساس آن آموزش داد.

۲٫۱٫ مطمئن شوید چند آدم متخصص و کارآزموده‌ی ثابت در تیم‌تان دارید؛ کسانی که دانش تولید شده را حفظ و نگه‌داری می‌کنند تا بعدها به تازه‌واردین منتقل کنند.

۲٫ تفکر متفاوت آدم‌ها: وقتی آدم‌ها مدتی در کنار هم کار می‌کنند دیدگاه مشترکی نسبت به کار و شیوه‌ی ارتباط با هم‌دیگر پیدا می‌کنند. تغییر در اعضای تیم باعث از بین رفتن این دیدگاه مشترک می‌شود. راه‌حل؟ چند راه‌حل وجود دارد. یکی این‌که تلاش کنیم نقش اعضای تیم را تا حد امکان از یکدیگر مستقل کنیم؛ به شکلی نیازی به ایجاد آن دیدگاه مشترک نداشته باشند. راه‌حل دوم رسمیت بخشیدن و استاندارد کردن روابط میان اعضای تیم است. علاوه بر این دو، ایجاد سیستم‌های مدیریت دانش و اطلاعات در سازمان و ثبت کلیه‌ی اطلاعات و دانش‌های در اختیار افراد در آن‌ها و سپس به‌اشتراک‌گذاری آن‌ها با دیگر اعضای تیم (از طریق سیستم‌های رایانه‌ای تحت شبکه‌ی مدیریت دانش / مدیریت اسناد و مدارک یا دیگر موارد مشابه) نیز برای موفقیت، ضروری است. وقتی چنین سیستمی ایجاد شود، اگر کارفرمایی با سازمان تماس بگیرد و من حضور نداشته باشم همکارم می‌تواند پاسخ‌گوی سؤال کارفرما باشد. هیجان‌انگیز است؛ نه؟

۳٫ تعهد ناکافی: وقتی آدم‌ها مدتی کنار هم‌دیگر کار می‌کنند، به گروه‌شان تعهد پیدا می‌کنند و گروه‌های غیررسمی به همین سادگی در داخل تیم‌شان پدید می‌آیند. بر همین اساس است که ورود عضو جدید به گروه‌ توسط اعضای قدیمی به دلیل نگرانی نسبت به تعهد او به راحتی پذیرفته نمی‌شود! چه باید کرد؟ به‌عنوان مدیر تیم یا طراح سازمان باید مطمئن شوید که خود شغل به تنهایی و ذاتا انگیزش‌بخش است (همان مباحث مربوط به غنی‌سازی شغلی، گسترش شغلی و گردش شغلی که همه به‌تر از من بلدید.) مثال جالب در این زمینه پرستاران یک شیفت بیمارستان هستند. در سیستم قدیمی هر پرستار مسئول بخشی از کار پرستاری برای همه‌ی بیماران بود: یعنی یک نفر مسئول پذیرش، یک نفر مسئول دارو دادن و … اما در سیستم جدید هر پرستار مسئول رسیدگی به همه‌ی کارهای مربوط به چند بیمار خاص است و بنابراین، هم انگیزه‌ی بیش‌تری برای کار می‌یابد و هم ارتباط عاطفی با بیمار برقرار می‌کند. خوب همین‌جا یک سؤال دیگر: با سواران مجانی (Free Riders، کسانی که همیشه هیچ کاری نمی‌کنند و از نتایج کار دیگران هم استفاده‌ می‌کنند) چه کنیم؟ برای حل این مشکل باید از نظر فنی کاری کنیم که فعالیت‌های هر یک از اعضای گروه کاملا شفاف و قابل اندازه‌گیری باشد. سپس عملکرد هر فرد در جلسات هفتگی به صورت کاملا دوستانه اما دقیق با حضور همه بررسی می‌شود. کسانی که نتوانند در سطح انتظاراتی که از آن‌ها می‌رود کار کنند، طبیعی است که باید تیم را ترک کنند.

۴٫ احساس عدم هویت: وقتی ما مدتی در شغلی فعالیت کنیم، در آن شغل احساس هویت می‌کنیم: “من کارمند بخش شبکه‌ی واحد آی‌تی سازمان هستم” برای فرد خوشایندتر است تا این‌که “من کارمند واحد آی‌تی هستم و همه کاری هم بلدم!” راه‌حل؟ بگذارید آدم‌ها در شغل‌شان احساس هویت کنند. آن‌ها را به یک کار خاص بگمارید و بگذارید آن‌ها افراد دیگری را که دارند همان کار را در سازمان شما انجام می‌دهند بشناسند و در همان گروه رشد کنند (یعنی مثلا تیم شبکه داشته باشید؛ نه تیم آی‌تی همه کاره!) علاوه بر آن سعی کنید آدم‌ها را با تخصیص آن‌ها به مدیران مختلف سازمان گیج نکنید. انتظارات و سبک مدیریت مدیران مختلف متفاوت است. علاوه بر آن، این کار مشکل دیگری هم دارد: فرد احساس می‌کند در سازمان هیچ کس به رشد شغلی او اهمیتی نمی‌دهد؛ چیزی که یک عامل انگیزه‌کش (!) بسیار جدی است. کار کردن زیر دست یک مدیر حداقل این احساس خوب را برای فرد به وجود می‌آورد که کسی هست که نگران رشد شغلی او باشد و او را به‌عنوان یک فرد با اهمیت (در حد خودش طبعا!) در سازمان به رسمیت بشناسد.

پ.ن.۱٫ امشب این وبلاگ بسیار خوب را هم کشف کردم که در زمینه‌ی راه‌کارهای آی‌تی برای اداره‌ی مؤثرتر کسب و کار می‌نویسد. این وبلاگ را هم به لیست گودری تخصصی‌نویسان‌تان اضافه کنید! (فقط امیدوارم اگر نویسنده‌ی این وبلاگ این‌جا را دید، فیدش را اصلاح کند تا کل مطلب در فید نمایش داده شود؛ نه فقط دو خط اول‌اش!)

پ.ن.۲٫ احسان اردستانی عزیز اولین دوستی است که به بازی وبلاگی من پاسخ داده است. نوشته‌ی احسان را از این‌جا بخوانید (قسمت مربوط به گودرش را بنده همین‌جا تکذیب می‌کنم؛ هر چند حقیقت همیشه تلخ است!)