گزاره‌ها

“شاد بودن وضعيتي است خيالي که در گذشته زندگان به مردگان نسبت‌اش مي‌دادند و اين روزها کودکان به بزرگ‌ترها نسبت‌اش مي‌دهند و بزرگ‌ترها به بچه‌ها.”

توماس ساژ

پ.ن. اين را هم فراموش نکنيم: جايي خواندم که چاپلين بزرگ گفته: تمام عمر سعي کردم تا بفهمي؛ اما تو فقط خنديدي …

 

مقاله‌ي اين هفته را دو هفته است خوانده‌ام؛ اما در نوشتن در موردش تنبلي کردم! اين مقاله در امتداد مقاله‌ي قبلي است و به موضوع داده‌کاوي در مورد تخصص نيروي انساني سازمان مي‌پردازد. ضمنا اين مقاله بي‌ارتباط نيست با دو پست شبکه های اجتماعی در کسب و کار تجاری و مدیریت دانش اکسنچر احسان اردستاني.

مقاله با يک داستان آغاز مي‌شود: يک شرکت دارويي داشت دنبال کسي مي‌گشت که تخصص ويژه‌اي در مورد پروتئين‌ها داشته باشد. هر چقدر مستندات سيستم منابع انساني شرکت را زير و رو کردند؛ کسي را نيافتند. تا اين‌که اتفاقي مدير بخش مورد نظر در آسانسور به يکي از دانش‌مندان شرکت برخورد کرد که دکتراي شيمي پروتئين داشت!

اين داستان نشان مي‌دهد که مستندات رسمي سازمان تا چه حد در مورد بازتاب دادن تخصص نيروي انساني سازمان قابل اعتماد هستند. البته شبکه‌هاي غيررسمي و ارتباطات دوستانه‌ي بين آدم‌ها شايد بتوانند تا حدودي اين شکاف را پر کنند؛ اما ارزش تخصص و استعداد در دنياي امروز آن‌قدر بالاست که شرکت‌ها نمي‌توانند اجازه بدهند که کشف آن‌ها در سازمان وابسته به روابط غيررسمي يا شانس و اقبال شود (مثل همان مثال آسانسور بالايي.)

اشکال کار در روش‌هاي کشف تخصص است: تمرکز بر بررسي مستندات رسمي مثل رزومه‌ي افراد يا استفاده از پايگاه‌هاي داده‌ي تخصص شرکت. هم مي‌توان به روش‌هاي تقسيم‌بندي و تفکيک تخصص‌ها در هر دو روش اشکال وارد کرد و هم به به‌روز نبودن مستندات يا پايگاه‌هاي داده. توجه کنيد که در يک شرکت کوچک شايد اين موضوع چندان مهم نباشد؛ اما در همان مثال شرکت دارويي بالا، کشف نکردن آن آدم در داخل سازمان مي‌توانست به معناي هزاران دلار خرج اضافي براي شرکت باشد.

اما يک جاي ديگر کار هم مي‌لنگد. موضوعي که براي من مهم‌ترين و جذاب‌ترين بخش مقاله بود: تخصص در زمينه (Context) معنادار مي‌شود. در هر جايي بسته به موقعيت و نوع مخاطب يا حوزه‌ي کاري، فرد تخصص خودش را با عناوين مختلفي توضيح مي‌دهد: مثلا من به اصغر آقا بقال محله مي‌گويم مهندس هستم؛ به هم‌کلاسي دانشگاه‌ام مي‌گويم مهندس صنايعي هستم که دارم کار مشاوره‌ي مديريت مي‌کنم، به مشتري شرکت محل کارم مي‌گويم من متخصص معماري سازماني هستم، به هم‌کارم مي‌گويم من متخصص بخش کسب و کار معماري سازماني هستم و … در واقع پاسخ اين‌که تخصص شما چيست؟ بسته به نوع مخاطب و چرايي طرح اين پرسش متفاوت است!

مشکلات هم‌چنان ادامه دارند! اغلب متخصصان واقعي که داراي مهم‌ترين و باارزش‌ترين تخصص مورد نياز سازمان هستند، خودشان را متخصص نمي‌دانند! ضمن اين‌که ممکن است عنوان مورد استفاده‌ي آدم‌ها براي يک تخصص يکسان، متفاوت باشد.

بنابراين چطور بايد بفهميم چه تخصص‌هايي را در سازمان‌مان داريم و هر کس چه کاره است؟ پيشنهاد نويسندگان مقاله تمرکز بر جستجوي فعاليت‌ها و اقدامات افراد به جاي تمرکز بر واژه‌ها و عناوين است. در واقع براي پيدا کردن يک تخصص ويژه، مديران سازمان بايد روي داده‌کاوي فعاليت‌ها و اقدامات آدم‌ها متمرکز شوند: تجربيات کاري در سازمان خودشان يا سازمان‌هاي ديگر، فعاليت‌هايي که فرد مسئول انجام آن‌ها بوده، مقالاتي که نوشته، پژوهش‌هاي که انجام داده و چيزهايي مثل اين‌ها. شايستگي‌هاي عمومي، حقوق و دستمزد و … در مرحله‌ي بعد براي مقايسه‌ي کانديداها به‌کار مي‌آيند. تمرکز روي اين است که آيا تخصص فرد به درد اين کار مي‌خورد يا نه و آيا همان چيزي است که ما لازم داريم؟

داده‌کاوي روي فعاليت‌ها يک ويژگي مثبت ديگر هم براي سازمان دارد: شفاف شدن تعريف تخصص‌ها. مثلا تخصص “مديريت پروژه” اين سؤال را پيش مي‌آورد که: چه اندازه‌ي پروژه‌اي؟ با چند نفر نيرو؟ در چه زماني؟ آيا موفق بوده يا خير؟ و …

اما اين کار مقداري هم مشکل است. اين‌گونه اطلاعات ديگر تنها در پايگاه‌هاي داده‌ي منابع انساني متمرکز نيستند؛ بلکه براي اين کار لازم است مثلا پايگاه‌ داده‌ي بخش طراحي و مهندسي يک پروژه‌ي EPC هم بررسي شود، پايگاه داده‌ي بخش کنترل پروژه همين طور و … بنابراين نياز به متصل کردن کليه‌ي پايگاه‌هاي داده و جستجو در آن‌ها با يک موتور جستجوي قوي است. و اين در واقع يعني درست کردن يک گوگل براي يافتن متخصصان در سازمان. طبيعي است که پيش‌نياز اين کار، پيش از انتخاب ابزار و نرم‌افزار مورد نياز، تحليل و طراحي سيستم داده‌کاوي تخصص در سازمان است. بسيار مهم است که تخصص‌هاي ويژه‌ي مورد نياز يک گروه، توسط خود آن گروه تعريف شوند و بعد در سازمان همه روي اين تعريف توافق کنند. خوب همه به‌تر از من مي‌دانيد که هدف و فرايند و نتايج تحليل و طراحي سيستم (نرم‌افزار) چيست.

اين مقاله در سال 2003 در مک‌کنزي کوارترلي چاپ شده. طبيعي است که آن زمان هنوز مباحث يکپارچه‌سازي سيستم‌ها در سازمان هنوز به‌اندازه‌ي امروز مهم و داغ نبوده‌اند. از آن طرف مخاطبان اين مقاله، مديراني هستند که اغلب نمي‌دانند تحليل و طراحي نرم‌افزار يعني چه و چطور انجام مي‌شود. بنابراين بخش مهمي از مقاله به اهميت موضوع يکپارچه‌سازي و هم‌چنين فرايند طراحي درست و دقيق  نرم‌افزار تخصيص يافته است. در مقاله گفته شده که چند موتور جستجو در اين حوزه توليد شده‌اند يا در حال توسعه هستند که احتمالا يکي‌اش همان سيستم اکسنچر است که احسان در موردش نوشته.

براي من شخصا آن بخش وابسته بودن تعريف تخصص به زمينه واقعا جالب‌ترين بخش مقاله بود! این مقاله‌ی 10 صفحه‌ای را از این‌جا دانلود کنید.

پ.ن. در اين زمينه بد نيست اين پست من را هم ببينيد: کسب و کارها و وب ۲٫۰ ـ نتایج پیمایش مک‌کنزی.

خانم فرشته جعفري از من خواسته‌اند در مورد روش‌هاي درست برنامه‌ريزي بنويسم. بد نديدم روش برنامه‌ريزي خودم براي کار و زندگي ـ از جمله وبلاگ‌نويسي! ـ را بنويسم. اميدوارم مفيد باشد.

تجربه‌ي کار کردن در يک سازمان پروژه ـ محور من را با ويژگي‌هاي کار پروژه‌اي آشنا کرده است. از تعريف استاندارد پروژه يادمان هست که پروژه فعاليتي است موقتي که براي توليد يک خروجي منحصر به فرد به صورت موقتي در طول يک دوره‌ي زماني مشخص انجام مي‌شود. در برابرش، در طول يک سال اخير در شرکت مسئوليت‌هاي ديگري هم داشته‌ام که به‌نوعي در برابر مفهوم پروژه، به مفهوم برنامه نزديک‌تر بوده‌اند که در تعريفي که من براي برنامه‌ريزي شخصي و کاري دارم، بر روي ويژگي منحصر به فرد نبودن‌ و محدود نبودن‌شان به يک دوره‌ي زماني مشخص تأکيد دارم. مثال بزنم:  در طول يک هفته توليد گزارش X براي پروژه‌ي Y براي من يک کار پروژه‌اي است؛ اما تهيه‌ي خبرنامه‌ي آموزشي هفتگي شرکت يک کار برنامه‌اي است.

در زندگي شغلي و شخصي هم مي‌شود به کارها با همين ديدگاه نگاه کرد. چند مثال مي‌زنم تا بحث روشن‌تر شود: خواندن فلان کتاب که براي کارم به آن نياز دارم، گرفتن فلان مدرک يا گواهي‌نامه‌ي حرفه‌اي (حتي همين تافل يا آيلتس و جي‌مت و جي‌ آر اي خودمون!)، دنبال کردن کارهاي فارغ‌التحصيلي‌ دانشگاه‌ام و کارهايي از اين دست براي من، کارهاي پروژه‌اي هستند که بايد در يک دوره‌ي زماني مشخص، روي آن‌ها تمرکز کنم و از اول تا آخرش را در چند روز (يا چند ماه!) طي کنم تا به نتيجه‌ي مورد نظرم برسم. دقت کرده‌ايد که خود ما هم فارغ از آشنا بودن يا نبودن با مفهوم علمي پروژه، معمولا در زندگي‌مان اين کارها را پروژه مي‌ناميم؟ مثلا: “من پارسال پروژه‌ي بزرگ گرفتن کارت معافيت خدمت‌ام را به سرانجام رساندم!” در برابرش کارهاي ديگري هم هستند که به مفهوم برنامه نزديک هستند: رشد مستمر مهارت‌ها و توانايي‌هاي‌ام (مديريت اين فرايند رشد منظورم است؛ نه مثلا صرفِ گرفتنِ PMP!)، برنامه‌ريزي مالي، پيدا کردن منابع مالي جديد (!)، مديريت درآمدها و سرمايه‌گذاري‌ها، ياد گرفتن يک ساز موسيقي، اپلاي کردن براي تحصيل در يک دانشگاه معتبر خارجي، ازدواج (!) و چيزهايي شبيه اين‌ها که به ذهن من نمي‌رسند، مي‌شوند برنامه‌هاي زندگي.

يک مثال شايد ملموس‌تر وبلاگ‌نويسي من باشد. من يک سري اهداف کلي از وبلاگ‌نويسي دارم که برنامه‌هاي من را مشخص مي‌کنند. در مقابل، نوشتن همين پست مي‌شود پروژه‌ي امروز من!

همان‌طور که مي‌بينيد تمايز ميان “پروژه” و “برنامه” شخصي‌مان، در استمرار برنامه‌ها و طولاني مدت بودن فرايند دست‌يابي به اهداف مورد انتظار آن‌ها نسبت به پروژه‌ها است.

خوب با اين تعريف اوليه بروم سراغ روشي که ديگر کم‌کم به صورت ناخودآگاه براي برنامه‌ريزي کارهاي‌ام دارم:

1. گام اول ـ تعيين بايدها: به کمک ابزار ترسيم نقشه‌هاي ذهني Mind Mapper، با توفان فکري (Brainstorming) با خودتان، کارهايي را که بايد در يک دوره‌ي زماني مشخص انجام بدهيد (To-Do List) فهرست کنيد. راست‌اش تجربه‌ي من نشان مي‌دهد که عموما برنامه‌ريزي براي يک سال و شش ماه و اين‌ها، جواب نمي‌دهد (شايد هم من نتوانستم!) اگر براي هفته‌ي آينده يا دو هفته‌‌ي ديگر برنامه‌ريزي کنيد و واقعا به اين برنامه‌ريزي متعهد باشيد، جواب عملي‌تري مي‌گيريد (پايين‌تر مفهوم تعهد را توضيح مي‌دهم.) حواس‌تان باشد که اين فهرست، اولويت‌بندي ندارد. هر چه مي‌خواهد دل تنگ‌تان بنويسيد!
2. گام دوم ـ تعيين فهرست نبايدها: فهرست کارهايي را که نبايد انجام بدهيد (Not To-Do List) را هم به کمک مايند مپر دربياوريد (مثال: گودربازي مجموعا بيش از سه ساعت در روز!)
3. گام سوم ـ تعيين برنامه‌ها در برابر پروژه‌ها: در اکسل، يک جدول درست کنيد و کارهايي را که در مايندمپر در فهرست To-Do نوشته‌ايد زير ستون اول ـ با عنوان موضوعات کاري (Work Subject) ـ بنويسيد. بعد دو تا ستون کنار ستون شماره‌ي يک درست کنيد: يکي از اين ستون‌ها عنوان‌اش مي‌شود برنامه‌ها (Plan) و ديگري طبعا پروژه‌ها (Projects)! از بالا به پايين فهرست‌تان شروع کنيد و مقابل موضوعات کاري فقط و فقط در يکي از ستون‌هاي برنامه / پروژه علامت بزنيد. اگر چند بار نتيجه‌ي کارتان را مرور کنيد تا خطاهاي احتمالي برطرف شوند بد نيست.
4. گام چهارم ـ برنامه‌ريزي اجرا: حالا فهرست برنامه‌ها و پروژه‌هاي شما براي چند روز، چند ماه يا چند سال آينده مشخص است و بايد براي اجراي‌شان برنامه‌ريزي کنيد. شايد اين‌جا حساس‌ترين بخش‌ کار باشد. اين برنامه‌ريزي را چطور انجام دهيم؟ خوب به صورت کليشه‌اي بايد گفت که اول کارهاي پروژه‌اي و برنامه‌اي را اولويت‌بندي کنيد. روش‌اش با خودتان! بعدش من اين طوري کار را انجام مي‌دهم: اول به سراغ برنامه‌ها مي‌روم و سعي مي‌کنم به شکل عملي‌تري آن‌ها را به کارهاي پروژه‌اي بشکنم. بعد براي هر پروژه‌ حداکثر فرجه‌ي زماني مورد انتظار را مشخص مي‌کنم.  مثال بزنم: من با خودم قرار گذاشته‌ام که هر روز حتما حداقل يک پست در گزاره‌ها داشته‌ باشم. براي اين کار  مي‌شود هر روز گزاره‌ها يا شعر نوشت يا از کتاب‌ها نقل قول کرد، مطلب ديگران را کپي پيست کرد و الخ. اما برنامه‌ي من داشتن يک وبلاگ مديريتي و مشاوره‌ي مديريت و توليد محتوا در اين زمينه است. فلسفه‌ي وجودي پست‌هاي ثابت هفتگي گزاره‌ها به‌عنوان پروژه‌هاي هفتگي در همين است: توليد محتوا يعني من شنبه‌ها بايد حتما يک ترجمه داشته باشم، يکشنبه‌ها بايد يک مقاله را بخوانم و مرور کنم، سه‌شنبه‌ها يک مطلب جديد در مورد مشاوره‌ي مديريت از خودم بنويسم يا از جايي ترجمه کنم و جمعه‌ها لينک‌هاي هفته را مرور کنم. اين شيوه‌ي نگاه به برنامه‌ي وبلاگ‌نويسي، در واقع مجبورم مي‌کند هر هفته مطالب و مقالاتي که بايد را بخوانم. اما همه‌ي اين‌ها در کنار هم، مرا به يک هدف ديگر هم مي‌رسانند: خواندن مطالب ثابت مربوط به کارم در طول هفته و در نتيجه رشد شغلي و مهارتي! (شايد به‌نوعي اين‌ چهار پست ثابت هفتگي در کنار پست‌هاي ديگرم، تعريف من را از ماهيت و چيستي رشد شغلي و مهارتي هم نشان بدهند.) بنابراين ارتباط ميان پروژه‌هاي اجرايي‌کننده‌ي برنامه‌هاي‌تان را هم در نظر داشته باشيد. يا مثال ديگر: من مي‌خواستم معافيت از خدمت سربازي‌ام را پي‌گيري کنم (برنامه)؛ بنابراين مجبور بودم زمان‌هاي مشخصي از هفته دنبال تکميل مدارک‌ام و طي فرايندهاي اداري‌اش بدوم! (پروژه) اين، يکي از اولويت‌هاي اصلي زندگي من بود؛ در برابر مثلا ياد گرفتن يک ساز موسيقي.
5. گام پنجم ـ اجراي برنامه‌ها: اما … چرا اغلب برنامه‌ها اجرا نمي‌شوند؟ تنبلي، ترس از شکست، سخت بودن کار کردن و بهانه‌ها و توجيهاتي شبيه اين‌ها!؟ راه‌حل چيست؟ من هيچ راهي جز ايجاد تعهد نمي‌شناسم. بارزترين مثال‌اش گزاره‌ها: همان قضيه‌ي هر روز يک پست جديد و پست‌هاي ثابت هفتگي. راست‌اش بعضي از وقت‌ها که براي پست ثابت هفتگي‌ام کاري نکرده‌ام، استرس مي‌گيرم! اين متعهد کردن خود، يک اجبار و الزام دروني است و هيچ کس نمي‌تواند آن را به شما تحميل کند. بنابراين بايد يک تصميم مشخص بگيريد و سر تصميم‌تان بايستيد. براي اين‌ کار من دو محرک‌ بزرگ مي‌شناسم: اولي مقايسه کردن و بزرگ‌نمايي مداوم لذت‌هايي که در پايان نصيب شما مي‌شود با سختي‌هاي کار است (لذتِ داشتنِ يک مدرک معتبر با امتياز خوب مثل تافل يا PMP، تعداد لايک‌هاي يک مطلب در گودر (!)، دريچه‌هايي که با رسيدن به يک هدف به روي شما باز مي‌شود ـ مثل امکان پاسپورت گرفتن و ترک کشور براي کار يا ادامه تحصيل براي مني که داشتم کارهاي معافيت سربازي را دنبال مي‌کردم ـ و …) و دومي ترساندن خود از عواقب انجام ندادن کار و بزرگ‌نمايي اين ترس (سربازي!!! خودش بزرگ‌ترين ترس است!)
6. گام ششم ـ مديريت فرايند اجراي برنامه‌ها: خوب آستين‌ها را بزنيد بالا و برويد سراغ انجام کارها و به‌ترتيب انجام‌شان بدهيد. هر کاري را که سر وقت و درست انجام داديد به خودتان جايزه بدهيد (برم يک ربع گودر گردي!) و از آن طرف، براي انجام ندادن کارها هم خودتان را جريمه کنيد (گودر؛ چهار ساعت تعطيل و تمرکز روي کاري که عقب است!) اگر يادتان باشد يک فهرست Not To-Do هم داشتيد. براي کارهاي آن فهرست، برعکس عمل کنيد: اگر انجام‌شان نداديد به خودتان جايزه بدهيد و اگر انجام‌شان داديد خودتان را جريمه کنيد! شوخي و تعارف هم با خودتان نداشته باشيد لطفا.

در ادبيات علم مديريت هم اين روزها ثابت شده که هدف‌گذاري و برنامه‌ريزي بدون اجرا هيچ فايده‌اي ندارد. روش اجرا قطعا مهم‌تر است. بنابراين هر طور که برنامه‌ريزي کرديد؛ مي‌توانيد از بندهاي 5 و 6 براي اجراي برنامه‌هاي‌تان استفاده کنيد. موفق باشيد.

پ.ن. من قبل‌تر نوشته‌ها و ترجمه‌هايي در اين زمينه داشته‌ام از جمله:

اهداف‌تان را به مسیر خودشان بازگردانید

يک مشاور جوان در طول هفته چه بايد بخواند!؟

درسی برای برنامه‌ریزی

پيشنهاد مي‌کنم پست‌هاي مربوط به مديريت زمان امير مهراني را هم در اين زمينه دنبال کنيد.

نويسنده: هلن کاستر/ مترجم: علي نعمتي شهاب

من در ميان نويسندگان مجله‌ي فوربس يک آدم نامتعارف محسوب مي‌شوم؛ چرا که زمان‌ام را براي گزارش‌دهي به دو دبير متفاوت تقسيم مي‌کنم. همکاران براي من لطيفه‌اي درست کرده‌اند: دبير A از سمت راست مرا به سمت خودش مي‌کشد و دبير B از سمت چپ؛ تا جايي که بعضي روزها فکر مي‌کنم بدنم از هر دو طرف درازتر شده است! اما به هر حال کار دارد انجام مي‌شود؛ چرا که ما خوب ارتباط برقرار مي‌کنيم و هدف‌هاي مشترکي داريم. دبير A مي‌گويد فکر مي‌کند کارهاي زيادي هست که مي‌توانيم با فرهنگ کنوني سازمان انجام دهيم.

او به من گفت: “ما در محيطي کار مي‌کنيم که آدم‌ها، اغلب به شدت کاري هستند و دوست دارند کمک کنند. مي‌دانيم که هر کسي به سخت‌ترين شکلي که مي‌تواند کار کند و انسان‌ها با بي‌ميلي کار نمي‌کنند يا از زير کار در نمي‌روند. اين چيزي است که اعتماد کردن و همکاري را راحت‌تر مي‌کند.”

هر چه شرکت‌ها ديوارهاي دروني خود را بر مي‌دارند ـ مثلا واحد بازاريابي با واحد مالي بيش‌تر ارتباط برقرار مي‌کند ـ افراد بيش‌تري خود را گرفتار پاسخ‌گويي به مديران مختلف مي‌بينند. در شکل ايده‌آل هر فرد درگير يک مأموريت خاص در سازمان است، هيچ يک از رؤسا خود را از ديگري بالاتر نمي‌داند و زيردست هم دقيقا مي‌داند که وظايف‌اش چيست و چگونه مورد ارزيابي قرار مي‌گيرد. در ساير موارد رؤسا ممکن است برنامه‌هايي ناسازگاري يا ديدگاه‌هاي مختلفي در مورد جهت‌ حرکت سازمان داشته باشند.

آنيتا آتريج يک مربي شغلي در کلوپ 5 بعد از ظهر ـ يک شبکه‌ي مشاوره‌ي شغلي ـ مي‌گويد: “ارتباطات مهم‌ترين بخش اين فرايند است. اگر رؤساي شما با هم‌ديگر خوب همکاري نکنند، شما مجبوريد با آن‌ها براي دست يافتن به يک راه‌حل برد ـ برد مذاکره کنيد.” آتريج مي‌گويد در چنين موقعيتي با هر دو مدير صحبت کنيد و به آن‌ها بگوييد که مدير A يک چيز مي‌خواهد و مدير B چيز ديگري مي‌خواهد و سپس راه‌حلي را که نيازهاي هر دو را پوشش بدهد، ارايه دهيد.

اگر در نبرد ميان منيت‌ها گير افتاديد، تلاش کنيد مسئله را غيرشخصي کنيد و بر آن‌چه براي شرکت بهتر است تمرکز کنيد. اين پيشنهاد ويکي لين معاون تحقيقات و مشاوره‌ي وب سايت مشاوره‌ي شغلي Vault.com است.

هر چقدر جوان‌تر و بي‌تجربه‌تر باشيد، رد کردن درخواست‌هاي آدم‌ها سخت‌تر است. اين يک وضعيت دشوار مربوط به سن و سال آدم‌هايي است که در قعر هرم سازمان قرار دارند: دريافت درخواست‌هاي هم‌زمان بي‌پايان از آدم‌هاي بي‌شمار!

لين مي‌گويد: “شما مي‌خواهيد همه راضي کنيد؛ اما در عمل هيچ کس را راضي نمي‌کنيد!” هر کسي نگران اين است که “کدام کار من را ديرتر انجام داده‌اي؟”

وقتي روزنامه‌نگاري را شروع کردم، به تهيه‌کنندگان خبر متفاوتي در دفتر خبر يک شبکه گزارش مي‌دادم. من دايما تکاليفي که تهيه‌کنندگان خبر مختلف حياتي مي‌دانستند را با هم قاطي مي‌کردم و نمي‌دانستم چطور حجم کاري خودم يا تقاضاهاي رؤسا را مديريت کنم. آتريج مي‌گويد که در چنين موقعيتي شما بايد تلاش کنيد براي تعيين فرجه‌هاي زماني کار خود مذاکره کنيد؛ چيزي که من هرگز حتي به فکرش نيفتاده بودم.

آتريج مي‌گويد: “اگر چند ضرب‌العجل زماني براي ساعت 8 صبح فردا داريد، از يکي از رؤسا بپرسيد که آيا او مي‌تواند کار را ديرتر تحويل بگيرد؟ پاسخ احتمالا خير است؛ اما خوب حداقل تلاش‌تان را کرده‌ايد. شما به سرعت ياد مي‌گيريد کدام رئيس تمايل به پذيرش چنين درخواستي دارد و از چه کسي ديگر نبايد حتي سؤال کنيد.” آلتريج مي‌گويد تا حد امکان به رئيس‌تان يک گزينه هم بدهيد؛ به جاي اين‌که فقط به او بگوييد: “نمي‌توانم!”

سبک‌هاي رؤساي‌تان را ياد بگيريد و آن‌ها را با مطلع کردن در مورد اين‌که داريد چه کاري براي چه کسي انجام مي‌دهيد، خشنود سازيد. دبير B از من مي‌خواهد که هر 48 ساعت به او گزارشي بدهم در مورد کاري که دارم انجام مي‌دهم و مسائلي که ممکن است با‌ آن‌ها مواجه شوم. دبير A خيلي به کار من کاري ندارد، فقط مي‌خواهد که کاري که توافق کرده‌ايم سر وقت انجام شود. تا وقتي من به آن‌ها نگويم، هيچ يک از اين دو نمي‌دانند که دارم براي ديگري چه کاري انجام مي‌دهم. اغلب اوقات من بدون مشکل خاصي به صورت تصادفي کار اين دو را انجام مي‌دهم و تنها گزارش کارم را به دفاتر آن‌ها مي‌دهم؛ اما وقتي سرم شلوغ است و مطمئن نيستم که چگونه بايد کارها را اولويت‌بندي کنم، به هر دوي آن‌ها اي‌ميل مي‌زنم. در اين ميل فهرست وظايف کاري خودم را يادداشت مي‌کنم و از آن‌ها مي‌خواهم که پيشنهادات‌شان را به من بدهند.

شيوه‌ي سازماندهي من به نفع جمعي ما نيز کمک مي‌کند. ويکي لين پيشنهاد مي‌کند تقويم‌ کاري‌تان را طوري بخش‌بندي کنيد که زمان خاص کار براي هر رئيس در آن مشخص شود. مثلا صبح‌ها فقط روي پروژه‌ي مدير A کار کنيد. او پينشهاد مي‌کند که ارتباطات زيادي با رؤساي‌تان داشته باشيد و نه ارتباطات کم و محدود. او توصيه مي‌کند: “از مايکروسافت اوت‌لوک يا نرم‌افزارهاي مديريت زمان و فعاليت‌ها استفاده کنيد تا مشخص شود داريد چه کار مي‌کنيد.”

خدمت کردن به چند رئيس مختلف مي‌تواند مزيت‌هاي خاص خودش را داشته باشد. اين امر مي‌تواند شما را با سازمان بيش‌تر درگير کند و البته باعث شناخته شدن شما شود. شما مي‌توانيد از تجربه کردن سبک‌هاي مديريتي و سطوح دانش متفاوت دو آدم گوناگون چيزهاي زيادي بياموزيد. اما بعضي اوقات مجبوريد يکي از رؤسا را در برابر ديگر انتخاب کنيد و اين احتمالا براي مسير شغلي شما هم مفيد خواهد بود.

خانم لين مي‌گويد: “شما نمي‌توانيد وقتي يک پاي‌تان روي پله‌ي اول گير کرده به پله‌ي دوم برويد. گاهي اوقات مجبوريد چيزي را از دست بدهيد تا بتوانيد گام بعدي را برداريد.”

منبع

پ.ن. مدتي است به انتشار مجموعه ترجمه‌هاي منتشر شده در اين وبلاگ همراه با مجموعه‌ي مشابهي از مقالات مربوط به کار حرفه‌اي و بهره‌وري شغلي که ترجمه کرده‌ام (و هنوز اين‌جا منتشر نشده) در قالب کتاب فکر مي‌کنم. با توجه به استقبالي که از برخي از اين مقالات روي وب شده (از جمله آمار هيت فيد و خود وبلاگ يا کپي پيست‌هايي که شده‌اند!)‌ به نظرم اين‌طوري افراد بيش‌تري مي‌توانند از اين مقالات استفاده کنند. اگر کسي از خوانندگان محترم اين وبلاگ مي‌تواند در اين زمينه به من کمک کند، لطفا از طريق gozareha@gmail.com به من يا صفحه‌ي تماس با من در اين زمينه به من اطلاع دهد. پيشاپيش متشکرم.

مديريتي‌ها کلا اين هفته تعطيل بودند ظاهرا! اين هفته نوشته‌هاي آي‌تي بيش‌تر بودند؛ اما توصيه‌ي اکيد مي‌کنم دو يادداشت نادر خرمي‌راد را که به دليل اهميت‌شان برخلاف طبقه‌بندي هميشگي لينک‌هاي هفته در ابتدا به آن‌ها رجوع داده‌ام، حتما بخوانيد.

پیش از شروع سه نکته:

1. لینک‌هایی که به نظرم باید حتما و تحت هر شرایطی خوانده بشوند را با رنگ قرمز از سایر لینک‌ها متمایز می‌کنم.
2. برای دیدن لینک‌های کلیه‌ی قسمت‌های قبل، می‌توانید به این‌جا مراجعه بفرمایید.
3. این مجموعه پست‌ها در حکم یک دفترچه‌ی یادداشت مطالب مهم برای من هستند. اگر لینک اخبار را هم می‌گذارم، برای این است که به نظرم برخی اخبار حداقل تیترشان باید توسط کسانی که در حوزه مشاور‌ه‌ی مدیریت و آی‌تی فعال هستند، دیده شوند. بنابراین اگر تعداد لینک‌ها زیاد هستند، اولا ببخشید و ثانیا این‌که حداقل به تیترها نگاهی بیاندازید؛ ضرر نمی‌کنید!

جامعه‌شناسی، روان‌شناسی و کار حرفه‌ای:

تمایز تخصص و حوزه کاری و سنتی یا مدرن (نادر خرمي‌راد؛ به همه‌ مخصوصا جوانان تازه‌کار توصيه‌ي اکيد مي‌کنم اين دو مطلب را در مورد اين‌که در دنياي امروز تخصص يعني چه؟ بخوانند.)

مديريت:

شبکه های اجتماعی در کسب و کار تجاری و مدیریت دانش اکسنچر (احسان اردستاني درباره‌ي کارهاي جالب اکسنچر در مورد محيط کاري 2.0)

Job 2.0 ـ فصل مشترک تکنولوژی و شغل (مهرداد نايب)

معرفی کتاب (1) بانوی ثروتمند (وبلاگ همينا؛ از من هم خواسته‌اند در آستانه‌ي نمايشگاه کتاب، کتاب‌هاي خوبي را که خوانده‌ام معرفي کنم. اميدوارم همين هفته حوصله کنم!)

بمیریم راضی می‌شوند؟ (مجيد آواژ) و قصه غصه ما (علي واحد) هر دو درباره‌ي مصايب شرکت‌داري مخصوصا از نوع خصوصي‌اش در محيط کسب و کار ناسالم و به‌شدت دولتي امروز ايران. با کمال تأسف بسياري از نکاتي که اشاره شده در محيط مشاوره هم وجود دارد.

بانک تجارت ، و سازمان یادگیرنده و یادگیری سازمانی (استاد پرويز درگي)

معضلی به نام پشتیبانی نرم‌افزار (بخش نخست) (امير نام‌آور در وبلاگ ايده. عجيب و دردآور؛ اما واقعي!)

تجلیل از دکتر علینقی مشایخی برگزار خواهد شد (خبر بسيار خوب!)

فناوري اطلاعات:

فیدهای خود را به یک مجله آنلاین تبدیل کنید! و بچه‌های عصر دیجیتال (بانمک!) و اپل‌نامه (دکتر علي رضا مجيدي؛ يک پزشک)

فید متن کامل بگیرید (در گودر البته با افزونه‌اي براي کروم و فايرفاکس) (جواد افتاده؛ رسانه‌هاي اجتماعي)

طول موج ارتباط! (علي واحد؛ وبلاگ رادمان درباره‌ي تفاوت‌هاي موجود در زبان تخصصي)

هوشمند باشه؛ موبایل هم نبود نبود! (رضا قرباني؛ مدير رسانه)

میراث ماندگاری به مانند «وبلاگ» (آرمان اميري درباره‌ي اين‌که وبلاگ، شايد پس از مرگ‌مان مهم‌ترين ميراث ماندگار ما باشد …)

دوست دارم یا موافقم؟ (نگاه جالب وبلاگ بامدادي به موضوع لايک در دنياي مجازي!)

افزایش استفاده از شبکه‌های اجتماعی برای اهداف تحصیلی و شغلی (جالب!)

تیم برنرز لی: ارائه دهنده اینترنت و آب شرب مثل هم باشند (ايده‌ي جالبي است!)

سونی دو تبلت جدید خود را معرفی کرد (چقدر هم خوشگل‌اند!) و اینتل با سیستم‌عامل اندروید وارد بازار تبلت‌ها می‌شود (دعوا داغ‌تر مي‌شود!)

241 میلیارد دلار ارزش رایانش ابری 2020

گوگل برنامه Google Docs را برای اندروید عرضه کرد در کنار اين خبر جالب که: نسخه بتای «آفیس ۳۶۵» از راه رسید (ورود رسمي مايکروسافت به دنياي رايانش ابري!)

شوک امنیتی؛ وقتی اپل اطلاعات مکانی کاربران را ثبت می‌کند و جوابيه‌ي اپل: اپل سکوت را شکست: ثبت اطلاعات مکانی کاربران آی‌فون یک “ضعف امنیتی” است

سخنان جدید مدیرعامل نوکیا درباره تحولات جدید این شرکت (تشريح برنامه‌هاي عملياتي نوکيا براي اجرايي کردن استراتژي جديد نفوذ در بازارش: استفاده از ويندوز فون) و در همين رابطه: واگذاری سیمبین به شرکت Accenture (عجب!)

آینده‌ي تجارت در فروش اینترنتی (نگاهي به اوضاع تجارت الکترونيک در آلمان)

اندروید هوس برانگیزتر از آیفون! و تعداد كاربران iOS در اروپا دو برابر كاربران اندروید (آماري از وضعيت سهم بازار و نرخ رشد اين دو سيستم‌عامل)

روند فروش آی‌پد بالاخره نزولی شد (البته به دليل پايين آمدن توانايي اپل در توليد به دليل کاهش تأمين قطعات پس از زلزله‌ي ژاپن)

ويندوز ۷ برخوردار از ۱۵ هزار نرم‌افزار

سرويس کرايه فيلم از سوی يوتيوب راه‌اندازی شد

فروش 350 میلیون نسخه ویندوز 7 شرکت مایکروسافت در 18 ماه

عاقبت آيفون سفيد به بازار آمد و شروع ساخت آی‌فون 6،شایعه یا حقیقت؟

توافق گوگل، یاهو و مایکروسافت بر سر استانداردهاي تبلیغات آنلاین

کاسپرسکی: ۷۰ نوع بدافزار برای آندروید

ارسال در پس زمینه، عضو جدید آزمایشگاه جی میل

یک میلیون و 300 هزار پورت‌های نصب شده از سوی ندا (باور کنيم؟)

نقش مايکروسافت در کاهش سود ياهو (کلا آدم‌فروشي بيش نيستند اين بيل و استيو مايکروسافت!)

امکان اجاره e-book توسط کاربران Kindle

نسخه جديد نرم‌افزار مديريت منابع انساني اوراکل عرضه مي‌شود

خداحافظی با پدر سی‌دی

اقتصاد:

ما و بیژن (پست جنجالي حامد قدوسي در مورد دلايل مطلوب نبودن بيزينس بيژن از ديد او که باعث واکنش طرف‌داران اقتصاد آزاد شد!) و سرمایه‌دار منفعت‌رسان (که به نوعي مکمل پست قبلي بود در مورد نمونه‌ي سرمايه‌داري مطلوب از نظر حامد) و اسراف و رشد (در اين پست سوم، حامد نوشت که منظورش مخالفت با آزادي اقتصادي آدم‌ها در کسب و کارشان نبوده و صرفا اشاره‌اي داشته به اين‌که خروجي‌هاي اقتصاد سرمايه‌داري صرفا براي کل جامعه بهينه نيستند) و دخالت در بازار مسکن (درباره‌ي اين‌که لزوما موضوع دو ساله شدن قراردادهاي اجاره توسط دولت، ناهنجاري را در بازار اجاره ايجاد نمي‌کند.)

آزادی اقتصادی در تنگنا (اين پست حجت قندي پاسخي است به پست اول حامد)

چرا رسیدن به نرخ بیکاری صفر ممکن نیست (علي دادپي)

باز هم سیاست جدید در بازار مسکن (اين هم تحليلي ديگر در مورد قضيه‌ي دو ساله شدن قراردادهاي مسکن از وبلاگ مجله‌ي اقتصادی (IRPD ONLINE JOURNAL))

نحوه محاسبه قیمت سکه طلا (احسان نصيري)

روزانه ۱۸ هزار چک در ایران برگشت می‌خورد، افزایش ۲۰ درصدی اجاره خانه در تهران / این افزایش ادامه خواهد داشت و رشد ۱۳۴ درصدی نقدینگی در پنج سال اخیر (من تشکر مي‌کنم بابت اين همه امنيت و عقلانيت اقتصادي در کنار هم!)

پیشنهاد همه‌پرسی در مورد حذف صفر از پول ملی ایران (جوگيري مقامات اقتصادي کشور هم‌چنان ادامه دارد …)

پ.ن. ۱. لطفا اگر وبلاگی، پستی یا مطلبی را من ندیده بودم یا نمی‌شناسم، کامنت بگذارید و معرفی بفرمایید برای یادگیری بیش‌تر.

پ.ن.۲. اگر دوست داشتید توئیتر گزاره‌ها را برای دیدن ایده‌ها و حال و احوال روزانه‌ی من و گودر گزاره‌ها را برای دیدن متن کامل این مطالب و سایر مقالات و اخبار مربوط به مدیریت، مشاوره، فناوری اطلاعات و البته اقتصاد، روان‌شناسی و جامعه‌شناسی (و گاهی هم که خیلی هیجان‌زده می‌شوم، علم و طنز و چیزهای دیگر!) دنبال کنید.

“اگر هميشه فكر كني كه همه چيز را بلدي، هيچ وقت موفق نخواهي شد. هميشه بايد بهتر شد و اين كاري است كه من در تلاش هستم كه انجام دهم . من كارهايي كه در 18-19 سالگي مي‌كردم ،‌هنوز مي‌كنم. اما هميشه در حال تكميل شدن و يادگيري چيزهاي بيش‌تر هستم . حالا پخته‌تر شده ام . تجربيات به تو انسجام مي‌دهند و به تو كمك مي‌كنند كه در زمين راحت‌تر باشي . بازي به بازي سعي مي‌كنم كه بيش‌تر در خدمت تيم باشم.” (از گفتگوي آ اس با کريس رونالدو؛ اين‌جا)

قبلا ديديم که به عقيده‌ي فرناندو تورس به‌تر شدن يعني کم‌تر اشتباه کردن. اما حرف کريس رونالدو هم در اين زمينه بسيار جالب است: به‌تر شدن يعني انجام کارهاي جديد در کنار انجام همان کارهاي قديم!

اين روزها جنجال‌هاي ال‌کلاسيکوي شماره‌ي سه و اعتراض‌هاي آقاي خاص به دست‌هاي پشت‌پرده، هم‌خواني جالبي با صحبت‌هاي به‌ترين بازي‌کن تيم رئال دارد: کاش آقاي خاص ياد بگيرد که فوتبال در ذات اصلي‌اش، چيزي است جز نتيجه‌گرايي و کاپ قهرماني و خشونت و سيستم‌هاي دفاعي.

پ.ن. به دليل خواب‌آلودگي شديد من، پست لينک‌هاي هفته فردا صبح.

با تيشه

بيشه را نمي‌توان از ريشه کند

حتي فرهاد هم اگر باشي

ـ به شيرين‌کاري

يا بي‌گاري ـ

تنها مي‌تواني

قلبي را بر تنه‌ي درختي

حک کني!

سهيل محمودي

تفاوت ميان يک دموکراسي با يک حکومت ديکتاتوري در اين است که در دموکراسي شما اول رأي‌ مي‌دهيد و سپس دستورات را دريافت مي‌کنيد. اما در ديکتاتوري مجبور نيستيد وقت‌تان را براي رأي دادن تلف کنيد!

چارلز بوکوفسکي

نياز مشتريان به مشاوران هميشه روشن بوده است: ارايه‌ي ايده‌هاي جديدي که براساس شواهد مستند و مرتبط، بينش جديدي را در آن‌ها نسبت به کسب و کارشان پديد آورد. بنابراين سؤال مهم اين است که به‌عنوان مشاور چگونه اين کار را انجام بدهيم!؟ از سوي ديگر يک مشاور دارد در دنيايي کار مي‌کند که وجود تغيير، تنها اصل ثابت آن است. بنابراين با تغيير شرايط بيروني، موضوعات مهم براي سازمان‌ها و در نتيجه مشاوران هم تغيير مي‌کنند.

بر همين اساس خانم فيونا چرنياوسکا در اين‌جا 5 زمينه‌ي فکري مهم مشاوران در سال 2011 را که براساس مطالعات مؤسسه‌شان به دست آمده‌اند، نوشته‌اند که با هم آن‌ها را مرور مي‌کنيم:

1. با کار کم‌تر، بيش‌تر انجام دهيد: اغلب مشاوران به يک ايده‌ي درجه دو مي‌چسبند و هميشه هم بر آن تکيه دارند. اما يک ايده‌ي خوب شايد نگاه کردن به مسئله به‌عنوان يک کوه يخ باشد: اگر شما نمي‌بيندش دليل نمي‌شود که وجود نداشته باشد!
2. روي آدم‌ها تمرکز کنيد: مشاوران تا به امروز روي سازمان‌ها تمرکز داشته‌اند. اما پديد آمدن ابزارهاي نوين ارتباطي به‌ويژه رسانه‌هاي اجتماعي، امکان ارتباط با افراد را به‌خوبي فراهم کرده‌اند. بعضي وقت‌ها تمرکز روي گروه کوچکي از آدم‌ها نتايج بزرگ‌تري را به دنبال دارد!
3. روي “چگونه” تمرکز کنيد: مشاوران در گفتن اين‌که چه چيزي و چرا بايد تغيير کند، عالي هستند؛ اما اگر به آن‌ها بگوييد: “خوب! قبول کردم؛ اما چطور؟” جوابي ندارند! اين مشکل از آن‌جا پديد مي‌آيد که آن‌ها فکر مي‌کنند اگر اين چطور را به مشتري بگويند، ديگر نيازي به وجودشان نيست و بايد در شرکت‌شان را تخته کنند. اما ام‌روز ديگر قانع کردن مشتريان براي تغيير کافي نيست؛ اين‌که چگونه بايد تغيير کرد خيلي مهم‌تر است.
4. بيش‌تر فکر کردن خيلي مهم است: اغلب ما مشاوران فکر مي‌کنيم کيفيت همان ويرايش اول گزارش ما از سر کارفرما هم زيادي است و از به‌ترين کارِ رقبا هم بالاتر! بنابراين اغلب خروجي‌هاي ما بدون فکر کردن کافي توليد مي‌شوند و همين‌جا است که اگر طرف‌مان آدم باهوش و پخته‌اي باشد گير مي‌افتيم. پس لطفا امسال بيش‌تر فکر کنيد!
5. کارفرما را به جلو هل بدهيد، دنبال خودتان نکشيدش: شما مي‌خواهيد مسئله‌ي کارفرما را حل کنيد، نه مسئله‌ي خودتان را. پس چه به‌تر که به او کمک کنيد خودش مسئله‌اش را حل کند؛ به جاي اين‌که شما حل‌اش کنيد.

پس سؤال اصلي در آغاز يک سال جديد براي مشاوران اين است: اين کارهاي 5 گانه را چگونه انجام دهيم؟