ایدهی عنوان را از کتاب بی‌نظیر “ماجراهای یک مشاهده‌گر” پیتر دراکر گرفته‌ام.
شاد بودن!
“شاد بودن وضعیتی است خیالی که در گذشته زندگان به مردگان نسبت‌اش می‌دادند و این روزها کودکان به بزرگ‌ترها نسبت‌اش می‌دهند و بزرگ‌ترها به بچه‌ها.”
توماس ساژ
پ.ن. این را هم فراموش نکنیم: جایی خواندم که چاپلین بزرگ گفته: تمام عمر سعی کردم تا بفهمی؛ اما تو فقط خندیدی …
مقاله‌ی هفته (۷) ـ آیا می‌دانید متخصصان شما چه کسانی هستند؟
مقاله‌ی این هفته را دو هفته است خوانده‌ام؛ اما در نوشتن در موردش تنبلی کردم! این مقاله در امتداد مقاله‌ی قبلی است و به موضوع داده‌کاوی در مورد تخصص نیروی انسانی سازمان می‌پردازد. ضمنا این مقاله بی‌ارتباط نیست با دو پست شبکه های اجتماعی در کسب و کار تجاری و مدیریت دانش اکسنچر احسان اردستانی.
مقاله با یک داستان آغاز می‌شود: یک شرکت دارویی داشت دنبال کسی می‌گشت که تخصص ویژه‌ای در مورد پروتئین‌ها داشته باشد. هر چقدر مستندات سیستم منابع انسانی شرکت را زیر و رو کردند؛ کسی را نیافتند. تا این‌که اتفاقی مدیر بخش مورد نظر در آسانسور به یکی از دانش‌مندان شرکت برخورد کرد که دکترای شیمی پروتئین داشت!
این داستان نشان می‌دهد که مستندات رسمی سازمان تا چه حد در مورد بازتاب دادن تخصص نیروی انسانی سازمان قابل اعتماد هستند. البته شبکه‌های غیررسمی و ارتباطات دوستانه‌ی بین آدم‌ها شاید بتوانند تا حدودی این شکاف را پر کنند؛ اما ارزش تخصص و استعداد در دنیای امروز آن‌قدر بالاست که شرکت‌ها نمی‌توانند اجازه بدهند که کشف آن‌ها در سازمان وابسته به روابط غیررسمی یا شانس و اقبال شود (مثل همان مثال آسانسور بالایی.)
اشکال کار در روش‌های کشف تخصص است: تمرکز بر بررسی مستندات رسمی مثل رزومه‌ی افراد یا استفاده از پایگاه‌های داده‌ی تخصص شرکت. هم می‌توان به روش‌های تقسیم‌بندی و تفکیک تخصص‌ها در هر دو روش اشکال وارد کرد و هم به به‌روز نبودن مستندات یا پایگاه‌های داده. توجه کنید که در یک شرکت کوچک شاید این موضوع چندان مهم نباشد؛ اما در همان مثال شرکت دارویی بالا، کشف نکردن آن آدم در داخل سازمان می‌توانست به معنای هزاران دلار خرج اضافی برای شرکت باشد.
اما یک جای دیگر کار هم می‌لنگد. موضوعی که برای من مهم‌ترین و جذاب‌ترین بخش مقاله بود: تخصص در زمینه (Context) معنادار می‌شود. در هر جایی بسته به موقعیت و نوع مخاطب یا حوزه‌ی کاری، فرد تخصص خودش را با عناوین مختلفی توضیح می‌دهد: مثلا من به اصغر آقا بقال محله می‌گویم مهندس هستم؛ به هم‌کلاسی دانشگاه‌ام می‌گویم مهندس صنایعی هستم که دارم کار مشاورهی مدیریت می‌کنم، به مشتری شرکت محل کارم می‌گویم من متخصص معماری سازمانی هستم، به هم‌کارم می‌گویم من متخصص بخش کسب و کار معماری سازمانی هستم و … در واقع پاسخ این‌که تخصص شما چیست؟ بسته به نوع مخاطب و چرایی طرح این پرسش متفاوت است!
مشکلات هم‌چنان ادامه دارند! اغلب متخصصان واقعی که دارای مهم‌ترین و باارزش‌ترین تخصص مورد نیاز سازمان هستند، خودشان را متخصص نمی‌دانند! ضمن این‌که ممکن است عنوان مورد استفاده‌ی آدم‌ها برای یک تخصص یکسان، متفاوت باشد.
بنابراین چطور باید بفهمیم چه تخصص‌هایی را در سازمان‌مان داریم و هر کس چه کاره است؟ پیشنهاد نویسندگان مقاله تمرکز بر جستجوی فعالیت‌ها و اقدامات افراد به جای تمرکز بر واژه‌ها و عناوین است. در واقع برای پیدا کردن یک تخصص ویژه، مدیران سازمان باید روی داده‌کاوی فعالیت‌ها و اقدامات آدم‌ها متمرکز شوند: تجربیات کاری در سازمان خودشان یا سازمان‌های دیگر، فعالیت‌هایی که فرد مسئول انجام آن‌ها بوده، مقالاتی که نوشته، پژوهش‌های که انجام داده و چیزهایی مثل این‌ها. شایستگی‌های عمومی، حقوق و دستمزد و … در مرحله‌ی بعد برای مقایسه‌ی کاندیداها به‌کار می‌آیند. تمرکز روی این است که آیا تخصص فرد به درد این کار می‌خورد یا نه و آیا همان چیزی است که ما لازم داریم؟
داده‌کاوی روی فعالیت‌ها یک ویژگی مثبت دیگر هم برای سازمان دارد: شفاف شدن تعریف تخصص‌ها. مثلا تخصص “مدیریت پروژه” این سؤال را پیش می‌آورد که: چه اندازه‌ی پروژه‌ای؟ با چند نفر نیرو؟ در چه زمانی؟ آیا موفق بوده یا خیر؟ و …
اما این کار مقداری هم مشکل است. این‌گونه اطلاعات دیگر تنها در پایگاه‌های داده‌ی منابع انسانی متمرکز نیستند؛ بلکه برای این کار لازم است مثلا پایگاه داده‌ی بخش طراحی و مهندسی یک پروژه‌ی EPC هم بررسی شود، پایگاه داده‌ی بخش کنترل پروژه همین طور و … بنابراین نیاز به متصل کردن کلیه‌ی پایگاه‌های داده و جستجو در آن‌ها با یک موتور جستجوی قوی است. و این در واقع یعنی درست کردن یک گوگل برای یافتن متخصصان در سازمان. طبیعی است که پیش‌نیاز این کار، پیش از انتخاب ابزار و نرم‌افزار مورد نیاز، تحلیل و طراحی سیستم داده‌کاوی تخصص در سازمان است. بسیار مهم است که تخصص‌های ویژه‌ی مورد نیاز یک گروه، توسط خود آن گروه تعریف شوند و بعد در سازمان همه روی این تعریف توافق کنند. خوب همه بهتر از من می‌دانید که هدف و فرایند و نتایج تحلیل و طراحی سیستم (نرم‌افزار) چیست.
این مقاله در سال ۲۰۰۳ در مک‌کنزی کوارترلی چاپ شده. طبیعی است که آن زمان هنوز مباحث یکپارچه‌سازی سیستم‌ها در سازمان هنوز به‌اندازه‌ی امروز مهم و داغ نبوده‌اند. از آن طرف مخاطبان این مقاله، مدیرانی هستند که اغلب نمی‌دانند تحلیل و طراحی نرم‌افزار یعنی چه و چطور انجام می‌شود. بنابراین بخش مهمی از مقاله به اهمیت موضوع یکپارچه‌سازی و هم‌چنین فرایند طراحی درست و دقیق نرم‌افزار تخصیص یافته است. در مقاله گفته شده که چند موتور جستجو در این حوزه تولید شده‌اند یا در حال توسعه هستند که احتمالا یکی‌اش همان سیستم اکسنچر است که احسان در موردش نوشته.
برای من شخصا آن بخش وابسته بودن تعریف تخصص به زمینه واقعا جالب‌ترین بخش مقاله بود! این مقاله‌ی ۱۰ صفحه‌ای را از این‌جا دانلود کنید.
پ.ن. در این زمینه بد نیست این پست من را هم ببینید: کسب و کارها و وب ۲٫۰ ـ نتایج پیمایش مک‌کنزی.
کار پروژه‌ای در برابر کار برنامه‌ای
خانم فرشته جعفری از من خواسته‌اند در مورد روش‌های درست برنامه‌ریزی بنویسم. بد ندیدم روش برنامه‌ریزی خودم برای کار و زندگی ـ از جمله وبلاگ‌نویسی! ـ را بنویسم. امیدوارم مفید باشد.
تجربه‌ی کار کردن در یک سازمان پروژه ـ محور من را با ویژگی‌های کار پروژه‌ای آشنا کرده است. از تعریف استاندارد پروژه یادمان هست که پروژه فعالیتی است موقتی که برای تولید یک خروجی منحصر به فرد به صورت موقتی در طول یک دوره‌ی زمانی مشخص انجام می‌شود. در برابرش، در طول یک سال اخیر در شرکت مسئولیت‌های دیگری هم داشته‌ام که به‌نوعی در برابر مفهوم پروژه، به مفهوم برنامه نزدیک‌تر بوده‌اند که در تعریفی که من برای برنامه‌ریزی شخصی و کاری دارم، بر روی ویژگی منحصر به فرد نبودن و محدود نبودن‌شان به یک دوره‌ی زمانی مشخص تأکید دارم. مثال بزنم: در طول یک هفته تولید گزارش X برای پروژه‌ی Y برای من یک کار پروژه‌ای است؛ اما تهیه‌ی خبرنامه‌ی آموزشی هفتگی شرکت یک کار برنامه‌ای است.
در زندگی شغلی و شخصی هم می‌شود به کارها با همین دیدگاه نگاه کرد. چند مثال می‌زنم تا بحث روشن‌تر شود: خواندن فلان کتاب که برای کارم به آن نیاز دارم، گرفتن فلان مدرک یا گواهی‌نامه‌ی حرفه‌ای (حتی همین تافل یا آیلتس و جی‌مت و جی آر ای خودمون!)، دنبال کردن کارهای فارغ‌التحصیلی دانشگاه‌ام و کارهایی از این دست برای من، کارهای پروژه‌ای هستند که باید در یک دوره‌ی زمانی مشخص، روی آن‌ها تمرکز کنم و از اول تا آخرش را در چند روز (یا چند ماه!) طی کنم تا به نتیجه‌ی مورد نظرم برسم. دقت کرده‌اید که خود ما هم فارغ از آشنا بودن یا نبودن با مفهوم علمی پروژه، معمولا در زندگی‌مان این کارها را پروژه می‌نامیم؟ مثلا: “من پارسال پروژه‌ی بزرگ گرفتن کارت معافیت خدمت‌ام را به سرانجام رساندم!” در برابرش کارهای دیگری هم هستند که به مفهوم برنامه نزدیک هستند: رشد مستمر مهارت‌ها و توانایی‌های‌ام (مدیریت این فرایند رشد منظورم است؛ نه مثلا صرفِ گرفتنِ PMP!)، برنامه‌ریزی مالی، پیدا کردن منابع مالی جدید (!)، مدیریت درآمدها و سرمایه‌گذاری‌ها، یاد گرفتن یک ساز موسیقی، اپلای کردن برای تحصیل در یک دانشگاه معتبر خارجی، ازدواج (!) و چیزهایی شبیه این‌ها که به ذهن من نمی‌رسند، می‌شوند برنامه‌های زندگی.
یک مثال شاید ملموس‌تر وبلاگ‌نویسی من باشد. من یک سری اهداف کلی از وبلاگ‌نویسی دارم که برنامه‌های من را مشخص می‌کنند. در مقابل، نوشتن همین پست می‌شود پروژه‌ی امروز من!
همان‌طور که می‌بینید تمایز میان “پروژه” و “برنامه” شخصی‌مان، در استمرار برنامه‌ها و طولانی مدت بودن فرایند دست‌یابی به اهداف مورد انتظار آن‌ها نسبت به پروژه‌ها است.
خوب با این تعریف اولیه بروم سراغ روشی که دیگر کم‌کم به صورت ناخودآگاه برای برنامه‌ریزی کارهای‌ام دارم:
- گام اول ـ تعیین بایدها: به کمک ابزار ترسیم نقشه‌های ذهنی Mind Mapper، با توفان فکری (Brainstorming) با خودتان، کارهایی را که باید در یک دوره‌ی زمانی مشخص انجام بدهید (To-Do List) فهرست کنید. راست‌اش تجربه‌ی من نشان می‌دهد که عموما برنامه‌ریزی برای یک سال و شش ماه و این‌ها، جواب نمی‌دهد (شاید هم من نتوانستم!) اگر برای هفتهی آینده یا دو هفتهی دیگر برنامه‌ریزی کنید و واقعا به این برنامه‌ریزی متعهد باشید، جواب عملی‌تری می‌گیرید (پایین‌تر مفهوم تعهد را توضیح می‌دهم.) حواس‌تان باشد که این فهرست، اولویت‌بندی ندارد. هر چه می‌خواهد دل تنگ‌تان بنویسید!
- گام دوم ـ تعیین فهرست نبایدها: فهرست کارهایی را که نباید انجام بدهید (Not To-Do List) را هم به کمک مایند مپر دربیاورید (مثال: گودربازی مجموعا بیش از سه ساعت در روز!)
- گام سوم ـ تعیین برنامه‌ها در برابر پروژه‌ها: در اکسل، یک جدول درست کنید و کارهایی را که در مایندمپر در فهرست To-Do نوشته‌اید زیر ستون اول ـ با عنوان موضوعات کاری (Work Subject) ـ بنویسید. بعد دو تا ستون کنار ستون شماره‌ی یک درست کنید: یکی از این ستون‌ها عنوان‌اش می‌شود برنامه‌ها (Plan) و دیگری طبعا پروژه‌ها (Projects)! از بالا به پایین فهرست‌تان شروع کنید و مقابل موضوعات کاری فقط و فقط در یکی از ستون‌های برنامه / پروژه علامت بزنید. اگر چند بار نتیجه‌ی کارتان را مرور کنید تا خطاهای احتمالی برطرف شوند بد نیست.
- گام چهارم ـ برنامه‌ریزی اجرا: حالا فهرست برنامه‌ها و پروژه‌های شما برای چند روز، چند ماه یا چند سال آینده مشخص است و باید برای اجرای‌شان برنامه‌ریزی کنید. شاید این‌جا حساس‌ترین بخش کار باشد. این برنامه‌ریزی را چطور انجام دهیم؟ خوب به صورت کلیشه‌ای باید گفت که اول کارهای پروژه‌ای و برنامه‌ای را اولویت‌بندی کنید. روش‌اش با خودتان! بعدش من این طوری کار را انجام می‌دهم: اول به سراغ برنامه‌ها می‌روم و سعی می‌کنم به شکل عملی‌تری آن‌ها را به کارهای پروژه‌ای بشکنم. بعد برای هر پروژه حداکثر فرجه‌ی زمانی مورد انتظار را مشخص می‌کنم. مثال بزنم: من با خودم قرار گذاشته‌ام که هر روز حتما حداقل یک پست در گزاره‌ها داشته باشم. برای این کار می‌شود هر روز گزاره‌ها یا شعر نوشت یا از کتاب‌ها نقل قول کرد، مطلب دیگران را کپی پیست کرد و الخ. اما برنامه‌ی من داشتن یک وبلاگ مدیریتی و مشاورهی مدیریت و تولید محتوا در این زمینه است. فلسفه‌ی وجودی پست‌های ثابت هفتگی گزاره‌ها به‌عنوان پروژه‌های هفتگی در همین است: تولید محتوا یعنی من شنبه‌ها باید حتما یک ترجمه داشته باشم، یکشنبه‌ها باید یک مقاله را بخوانم و مرور کنم، سه‌شنبه‌ها یک مطلب جدید در مورد مشاورهی مدیریت از خودم بنویسم یا از جایی ترجمه کنم و جمعه‌ها لینک‌های هفته را مرور کنم. این شیوه‌ی نگاه به برنامه‌ی وبلاگ‌نویسی، در واقع مجبورم می‌کند هر هفته مطالب و مقالاتی که باید را بخوانم. اما همه‌ی این‌ها در کنار هم، مرا به یک هدف دیگر هم می‌رسانند: خواندن مطالب ثابت مربوط به کارم در طول هفته و در نتیجه رشد شغلی و مهارتی! (شاید به‌نوعی این چهار پست ثابت هفتگی در کنار پست‌های دیگرم، تعریف من را از ماهیت و چیستی رشد شغلی و مهارتی هم نشان بدهند.) بنابراین ارتباط میان پروژه‌های اجرایی‌کننده‌ی برنامه‌های‌تان را هم در نظر داشته باشید. یا مثال دیگر: من می‌خواستم معافیت از خدمت سربازی‌ام را پی‌گیری کنم (برنامه)؛ بنابراین مجبور بودم زمان‌های مشخصی از هفته دنبال تکمیل مدارک‌ام و طی فرایندهای اداری‌اش بدوم! (پروژه) این، یکی از اولویت‌های اصلی زندگی من بود؛ در برابر مثلا یاد گرفتن یک ساز موسیقی.
- گام پنجم ـ اجرای برنامه‌ها: اما … چرا اغلب برنامه‌ها اجرا نمی‌شوند؟ تنبلی، ترس از شکست، سخت بودن کار کردن و بهانه‌ها و توجیهاتی شبیه این‌ها!؟ راه‌حل چیست؟ من هیچ راهی جز ایجاد تعهد نمی‌شناسم. بارزترین مثال‌اش گزاره‌ها: همان قضیه‌ی هر روز یک پست جدید و پست‌های ثابت هفتگی. راست‌اش بعضی از وقت‌ها که برای پست ثابت هفتگی‌ام کاری نکرده‌ام، استرس می‌گیرم! این متعهد کردن خود، یک اجبار و الزام درونی است و هیچ کس نمی‌تواند آن را به شما تحمیل کند. بنابراین باید یک تصمیم مشخص بگیرید و سر تصمیم‌تان بایستید. برای این کار من دو محرک بزرگ می‌شناسم: اولی مقایسه کردن و بزرگ‌نمایی مداوم لذت‌هایی که در پایان نصیب شما می‌شود با سختی‌های کار است (لذتِ داشتنِ یک مدرک معتبر با امتیاز خوب مثل تافل یا PMP، تعداد لایک‌های یک مطلب در گودر (!)، دریچه‌هایی که با رسیدن به یک هدف به روی شما باز می‌شود ـ مثل امکان پاسپورت گرفتن و ترک کشور برای کار یا ادامه تحصیل برای منی که داشتم کارهای معافیت سربازی را دنبال می‌کردم ـ و …) و دومی ترساندن خود از عواقب انجام ندادن کار و بزرگ‌نمایی این ترس (سربازی!!! خودش بزرگ‌ترین ترس است!)
- گام ششم ـ مدیریت فرایند اجرای برنامه‌ها: خوب آستین‌ها را بزنید بالا و بروید سراغ انجام کارها و به‌ترتیب انجام‌شان بدهید. هر کاری را که سر وقت و درست انجام دادید به خودتان جایزه بدهید (برم یک ربع گودر گردی!) و از آن طرف، برای انجام ندادن کارها هم خودتان را جریمه کنید (گودر؛ چهار ساعت تعطیل و تمرکز روی کاری که عقب است!) اگر یادتان باشد یک فهرست Not To-Do هم داشتید. برای کارهای آن فهرست، برعکس عمل کنید: اگر انجام‌شان ندادید به خودتان جایزه بدهید و اگر انجام‌شان دادید خودتان را جریمه کنید! شوخی و تعارف هم با خودتان نداشته باشید لطفا.
در ادبیات علم مدیریت هم این روزها ثابت شده که هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی بدون اجرا هیچ فایده‌ای ندارد. روش اجرا قطعا مهم‌تر است. بنابراین هر طور که برنامه‌ریزی کردید؛ می‌توانید از بندهای ۵ و ۶ برای اجرای برنامه‌های‌تان استفاده کنید. موفق باشید.
پ.ن. من قبل‌تر نوشته‌ها و ترجمه‌هایی در این زمینه داشته‌ام از جمله:
اهداف‌تان را به مسیر خودشان بازگردانید
یک مشاور جوان در طول هفته چه باید بخواند!؟
پیشنهاد می‌کنم پست‌های مربوط به مدیریت زمان امیر مهرانی را هم در این زمینه دنبال کنید.
چگونه برای چند مدیر کار کنیم و سالم بمانیم!
نویسنده: هلن کاستر/ مترجم: علی نعمتی شهاب
من در میان نویسندگان مجله‌ی فوربس یک آدم نامتعارف محسوب می‌شوم؛ چرا که زمان‌ام را برای گزارش‌دهی به دو دبیر متفاوت تقسیم می‌کنم. همکاران برای من لطیفه‌ای درست کرده‌اند: دبیر A از سمت راست مرا به سمت خودش می‌کشد و دبیر B از سمت چپ؛ تا جایی که بعضی روزها فکر می‌کنم بدنم از هر دو طرف درازتر شده است! اما به هر حال کار دارد انجام می‌شود؛ چرا که ما خوب ارتباط برقرار می‌کنیم و هدف‌های مشترکی داریم. دبیر A می‌گوید فکر می‌کند کارهای زیادی هست که می‌توانیم با فرهنگ کنونی سازمان انجام دهیم.
او به من گفت: “ما در محیطی کار می‌کنیم که آدم‌ها، اغلب به شدت کاری هستند و دوست دارند کمک کنند. می‌دانیم که هر کسی به سخت‌ترین شکلی که می‌تواند کار کند و انسان‌ها با بی‌میلی کار نمی‌کنند یا از زیر کار در نمی‌روند. این چیزی است که اعتماد کردن و همکاری را راحت‌تر می‌کند.”
هر چه شرکت‌ها دیوارهای درونی خود را بر می‌دارند ـ مثلا واحد بازاریابی با واحد مالی بیش‌تر ارتباط برقرار می‌کند ـ افراد بیش‌تری خود را گرفتار پاسخ‌گویی به مدیران مختلف می‌بینند. در شکل ایده‌آل هر فرد درگیر یک مأموریت خاص در سازمان است، هیچ یک از رؤسا خود را از دیگری بالاتر نمی‌داند و زیردست هم دقیقا می‌داند که وظایف‌اش چیست و چگونه مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. در سایر موارد رؤسا ممکن است برنامه‌هایی ناسازگاری یا دیدگاه‌های مختلفی در مورد جهت حرکت سازمان داشته باشند.
آنیتا آتریج یک مربی شغلی در کلوپ ۵ بعد از ظهر ـ یک شبکه‌ی مشاورهی شغلی ـ می‌گوید: “ارتباطات مهم‌ترین بخش این فرایند است. اگر رؤسای شما با هم‌دیگر خوب همکاری نکنند، شما مجبورید با آن‌ها برای دست یافتن به یک راه‌حل برد ـ برد مذاکره کنید.” آتریج می‌گوید در چنین موقعیتی با هر دو مدیر صحبت کنید و به آن‌ها بگویید که مدیر A یک چیز می‌خواهد و مدیر B چیز دیگری می‌خواهد و سپس راه‌حلی را که نیازهای هر دو را پوشش بدهد، ارایه دهید.
اگر در نبرد میان منیت‌ها گیر افتادید، تلاش کنید مسئله را غیرشخصی کنید و بر آن‌چه برای شرکت بهتر است تمرکز کنید. این پیشنهاد ویکی لین معاون تحقیقات و مشاورهی وب سایت مشاورهی شغلی Vault.com است.
هر چقدر جوان‌تر و بی‌تجربه‌تر باشید، رد کردن درخواست‌های آدم‌ها سخت‌تر است. این یک وضعیت دشوار مربوط به سن و سال آدم‌هایی است که در قعر هرم سازمان قرار دارند: دریافت درخواست‌های هم‌زمان بی‌پایان از آدم‌های بی‌شمار!
لین می‌گوید: “شما می‌خواهید همه راضی کنید؛ اما در عمل هیچ کس را راضی نمی‌کنید!” هر کسی نگران این است که “کدام کار من را دیرتر انجام داده‌ای؟”
وقتی روزنامه‌نگاری را شروع کردم، به تهیه‌کنندگان خبر متفاوتی در دفتر خبر یک شبکه گزارش می‌دادم. من دایما تکالیفی که تهیه‌کنندگان خبر مختلف حیاتی می‌دانستند را با هم قاطی می‌کردم و نمی‌دانستم چطور حجم کاری خودم یا تقاضاهای رؤسا را مدیریت کنم. آتریج می‌گوید که در چنین موقعیتی شما باید تلاش کنید برای تعیین فرجه‌های زمانی کار خود مذاکره کنید؛ چیزی که من هرگز حتی به فکرش نیفتاده بودم.
آتریج می‌گوید: “اگر چند ضرب‌العجل زمانی برای ساعت ۸ صبح فردا دارید، از یکی از رؤسا بپرسید که آیا او می‌تواند کار را دیرتر تحویل بگیرد؟ پاسخ احتمالا خیر است؛ اما خوب حداقل تلاش‌تان را کرده‌اید. شما به سرعت یاد می‌گیرید کدام رئیس تمایل به پذیرش چنین درخواستی دارد و از چه کسی دیگر نباید حتی سؤال کنید.” آلتریج می‌گوید تا حد امکان به رئیس‌تان یک گزینه هم بدهید؛ به جای این‌که فقط به او بگویید: “نمی‌توانم!”
سبک‌های رؤسای‌تان را یاد بگیرید و آن‌ها را با مطلع کردن در مورد این‌که دارید چه کاری برای چه کسی انجام می‌دهید، خشنود سازید. دبیر B از من می‌خواهد که هر ۴۸ ساعت به او گزارشی بدهم در مورد کاری که دارم انجام می‌دهم و مسائلی که ممکن است با آن‌ها مواجه شوم. دبیر A خیلی به کار من کاری ندارد، فقط می‌خواهد که کاری که توافق کرده‌ایم سر وقت انجام شود. تا وقتی من به آن‌ها نگویم، هیچ یک از این دو نمی‌دانند که دارم برای دیگری چه کاری انجام می‌دهم. اغلب اوقات من بدون مشکل خاصی به صورت تصادفی کار این دو را انجام می‌دهم و تنها گزارش کارم را به دفاتر آن‌ها می‌دهم؛ اما وقتی سرم شلوغ است و مطمئن نیستم که چگونه باید کارها را اولویت‌بندی کنم، به هر دوی آن‌ها ای‌میل می‌زنم. در این میل فهرست وظایف کاری خودم را یادداشت می‌کنم و از آن‌ها می‌خواهم که پیشنهادات‌شان را به من بدهند.
شیوه‌ی سازماندهی من به نفع جمعی ما نیز کمک می‌کند. ویکی لین پیشنهاد می‌کند تقویم کاری‌تان را طوری بخش‌بندی کنید که زمان خاص کار برای هر رئیس در آن مشخص شود. مثلا صبح‌ها فقط روی پروژه‌ی مدیر A کار کنید. او پینشهاد می‌کند که ارتباطات زیادی با رؤسای‌تان داشته باشید و نه ارتباطات کم و محدود. او توصیه می‌کند: “از مایکروسافت اوت‌لوک یا نرم‌افزارهای مدیریت زمان و فعالیت‌ها استفاده کنید تا مشخص شود دارید چه کار می‌کنید.”
خدمت کردن به چند رئیس مختلف می‌تواند مزیت‌های خاص خودش را داشته باشد. این امر می‌تواند شما را با سازمان بیش‌تر درگیر کند و البته باعث شناخته شدن شما شود. شما می‌توانید از تجربه کردن سبک‌های مدیریتی و سطوح دانش متفاوت دو آدم گوناگون چیزهای زیادی بیاموزید. اما بعضی اوقات مجبورید یکی از رؤسا را در برابر دیگر انتخاب کنید و این احتمالا برای مسیر شغلی شما هم مفید خواهد بود.
خانم لین می‌گوید: “شما نمی‌توانید وقتی یک پای‌تان روی پله‌ی اول گیر کرده به پله‌ی دوم بروید. گاهی اوقات مجبورید چیزی را از دست بدهید تا بتوانید گام بعدی را بردارید.”
پ.ن. مدتی است به انتشار مجموعه ترجمه‌های منتشر شده در این وبلاگ همراه با مجموعه‌ی مشابهی از مقالات مربوط به کار حرفه‌ای و بهره‌وری شغلی که ترجمه کرده‌ام (و هنوز این‌جا منتشر نشده) در قالب کتاب فکر می‌کنم. با توجه به استقبالی که از برخی از این مقالات روی وب شده (از جمله آمار هیت فید و خود وبلاگ یا کپی پیست‌هایی که شده‌اند!) به نظرم این‌طوری افراد بیش‌تری می‌توانند از این مقالات استفاده کنند. اگر کسی از خوانندگان محترم این وبلاگ می‌تواند در این زمینه به من کمک کند، لطفا از طریق gozareha@gmail.com به من یا صفحه‌ی تماس با من در این زمینه به من اطلاع دهد. پیشاپیش متشکرم.
لینک‌های هفته (۳۵)
مدیریتی‌ها کلا این هفته تعطیل بودند ظاهرا! این هفته نوشته‌های آی‌تی بیش‌تر بودند؛ اما توصیه‌ی اکید می‌کنم دو یادداشت نادر خرمی‌راد را که به دلیل اهمیت‌شان برخلاف طبقه‌بندی همیشگی لینک‌های هفته در ابتدا به آن‌ها رجوع داده‌ام، حتما بخوانید.
پیش از شروع سه نکته:
- لینک‌هایی که به نظرم باید حتما و تحت هر شرایطی خوانده بشوند را با رنگ قرمز از سایر لینک‌ها متمایز می‌کنم.
- برای دیدن لینک‌های کلیه‌ی قسمت‌های قبل، می‌توانید به این‌جا مراجعه بفرمایید.
- این مجموعه پست‌ها در حکم یک دفترچه‌ی یادداشت مطالب مهم برای من هستند. اگر لینک اخبار را هم می‌گذارم، برای این است که به نظرم برخی اخبار حداقل تیترشان باید توسط کسانی که در حوزه مشاورهی مدیریت و آی‌تی فعال هستند، دیده شوند. بنابراین اگر تعداد لینک‌ها زیاد هستند، اولا ببخشید و ثانیا این‌که حداقل به تیترها نگاهی بیاندازید؛ ضرر نمی‌کنید!
جامعه‌شناسی، روان‌شناسی و کار حرفه‌ای:
تمایز تخصص و حوزه کاری و سنتی یا مدرن (نادر خرمی‌راد؛ به همه مخصوصا جوانان تازه‌کار توصیه‌ی اکید می‌کنم این دو مطلب را در مورد این‌که در دنیای امروز تخصص یعنی چه؟ بخوانند.)
مدیریت:
شبکه های اجتماعی در کسب و کار تجاری و مدیریت دانش اکسنچر (احسان اردستانی درباره‌ی کارهای جالب اکسنچر در مورد محیط کاری ۲٫۰)
Job 2.0 ـ فصل مشترک تکنولوژی و شغل (مهرداد نایب)
معرفی کتاب (۱) بانوی ثروتمند (وبلاگ همینا؛ از من هم خواسته‌اند در آستانه‌ی نمایشگاه کتاب، کتاب‌های خوبی را که خوانده‌ام معرفی کنم. امیدوارم همین هفته حوصله کنم!)
بمیریم راضی می‌شوند؟ (مجید آواژ) و قصه غصه ما (علی واحد) هر دو درباره‌ی مصایب شرکت‌داری مخصوصا از نوع خصوصی‌اش در محیط کسب و کار ناسالم و به‌شدت دولتی امروز ایران. با کمال تأسف بسیاری از نکاتی که اشاره شده در محیط مشاوره هم وجود دارد.
بانک تجارت ، و سازمان یادگیرنده و یادگیری سازمانی (استاد پرویز درگی)
معضلی به نام پشتیبانی نرم‌افزار (بخش نخست) (امیر نام‌آور در وبلاگ ایده. عجیب و دردآور؛ اما واقعی!)
تجلیل از دکتر علینقی مشایخی برگزار خواهد شد (خبر بسیار خوب!)
فناوری اطلاعات:
فیدهای خود را به یک مجله آنلاین تبدیل کنید! و بچه‌های عصر دیجیتال (بانمک!) و اپل‌نامه (دکتر علی رضا مجیدی؛ یک پزشک)
فید متن کامل بگیرید (در گودر البته با افزونه‌ای برای کروم و فایرفاکس) (جواد افتاده؛ رسانه‌های اجتماعی)
طول موج ارتباط! (علی واحد؛ وبلاگ رادمان درباره‌ی تفاوت‌های موجود در زبان تخصصی)
هوشمند باشه؛ موبایل هم نبود نبود! (رضا قربانی؛ مدیر رسانه)
میراث ماندگاری به مانند «وبلاگ» (آرمان امیری درباره‌ی این‌که وبلاگ، شاید پس از مرگ‌مان مهم‌ترین میراث ماندگار ما باشد …)
دوست دارم یا موافقم؟ (نگاه جالب وبلاگ بامدادی به موضوع لایک در دنیای مجازی!)
افزایش استفاده از شبکه‌های اجتماعی برای اهداف تحصیلی و شغلی (جالب!)
تیم برنرز لی: ارائه دهنده اینترنت و آب شرب مثل هم باشند (ایدهی جالبی است!)
سونی دو تبلت جدید خود را معرفی کرد (چقدر هم خوشگل‌اند!) و اینتل با سیستم‌عامل اندروید وارد بازار تبلت‌ها می‌شود (دعوا داغ‌تر می‌شود!)
۲۴۱ میلیارد دلار ارزش رایانش ابری ۲۰۲۰
گوگل برنامه Google Docs را برای اندروید عرضه کرد در کنار این خبر جالب که: نسخه بتای «آفیس ۳۶۵» از راه رسید (ورود رسمی مایکروسافت به دنیای رایانش ابری!)
شوک امنیتی؛ وقتی اپل اطلاعات مکانی کاربران را ثبت می‌کند و جوابیه‌ی اپل: اپل سکوت را شکست: ثبت اطلاعات مکانی کاربران آیفون یک “ضعف امنیتی” است
سخنان جدید مدیرعامل نوکیا درباره تحولات جدید این شرکت (تشریح برنامه‌های عملیاتی نوکیا برای اجرایی کردن استراتژی جدید نفوذ در بازارش: استفاده از ویندوز فون) و در همین رابطه: واگذاری سیمبین به شرکت Accenture (عجب!)
آینده‌ی تجارت در فروش اینترنتی (نگاهی به اوضاع تجارت الکترونیک در آلمان)
اندروید هوس برانگیزتر از آیفون! و تعداد کاربران iOS در اروپا دو برابر کاربران اندروید (آماری از وضعیت سهم بازار و نرخ رشد این دو سیستم‌عامل)
روند فروش آی‌پد بالاخره نزولی شد (البته به دلیل پایین آمدن توانایی اپل در تولید به دلیل کاهش تأمین قطعات پس از زلزله‌ی ژاپن)
ویندوز ۷ برخوردار از ۱۵ هزار نرم‌افزار
سرویس کرایه فیلم از سوی یوتیوب راه‌اندازی شد
فروش ۳۵۰ میلیون نسخه ویندوز ۷ شرکت مایکروسافت در ۱۸ ماه
عاقبت آیفون سفید به بازار آمد و شروع ساخت آیفون ۶،شایعه یا حقیقت؟
توافق گوگل، یاهو و مایکروسافت بر سر استانداردهای تبلیغات آنلاین
کاسپرسکی: ۷۰ نوع بدافزار برای آندروید
ارسال در پس زمینه، عضو جدید آزمایشگاه جی میل
یک میلیون و ۳۰۰ هزار پورت‌های نصب شده از سوی ندا (باور کنیم؟)
نقش مایکروسافت در کاهش سود یاهو (کلا آدم‌فروشی بیش نیستند این بیل و استیو مایکروسافت!)
امکان اجاره e-book توسط کاربران Kindle
نسخه جدید نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی اوراکل عرضه می‌شود
اقتصاد:
ما و بیژن (پست جنجالی حامد قدوسی در مورد دلایل مطلوب نبودن بیزینس بیژن از دید او که باعث واکنش طرف‌داران اقتصاد آزاد شد!) و سرمایه‌دار منفعت‌رسان (که به نوعی مکمل پست قبلی بود در مورد نمونه‌ی سرمایه‌داری مطلوب از نظر حامد) و اسراف و رشد (در این پست سوم، حامد نوشت که منظورش مخالفت با آزادی اقتصادی آدم‌ها در کسب و کارشان نبوده و صرفا اشاره‌ای داشته به این‌که خروجی‌های اقتصاد سرمایه‌داری صرفا برای کل جامعه بهینه نیستند) و دخالت در بازار مسکن (درباره‌ی این‌که لزوما موضوع دو ساله شدن قراردادهای اجاره توسط دولت، ناهنجاری را در بازار اجاره ایجاد نمی‌کند.)
آزادی اقتصادی در تنگنا (این پست حجت قندی پاسخی است به پست اول حامد)
چرا رسیدن به نرخ بیکاری صفر ممکن نیست (علی دادپی)
باز هم سیاست جدید در بازار مسکن (این هم تحلیلی دیگر در مورد قضیه‌ی دو ساله شدن قراردادهای مسکن از وبلاگ مجله‌ی اقتصادی (IRPD ONLINE JOURNAL))
نحوه محاسبه قیمت سکه طلا (احسان نصیری)
روزانه ۱۸ هزار چک در ایران برگشت می‌خورد، افزایش ۲۰ درصدی اجاره خانه در تهران / این افزایش ادامه خواهد داشت و رشد ۱۳۴ درصدی نقدینگی در پنج سال اخیر (من تشکر می‌کنم بابت این همه امنیت و عقلانیت اقتصادی در کنار هم!)
پیشنهاد همه‌پرسی در مورد حذف صفر از پول ملی ایران (جوگیری مقامات اقتصادی کشور هم‌چنان ادامه دارد …)
پ.ن. ۱. لطفا اگر وبلاگی، پستی یا مطلبی را من ندیده بودم یا نمی‌شناسم، کامنت بگذارید و معرفی بفرمایید برای یادگیری بیش‌تر.
پ.ن.۲. اگر دوست داشتید توئیتر گزاره‌ها را برای دیدن ایده‌ها و حال و احوال روزانه‌ی من و گودر گزاره‌ها را برای دیدن متن کامل این مطالب و سایر مقالات و اخبار مربوط به مدیریت، مشاوره، فناوری اطلاعات و البته اقتصاد، روان‌شناسی و جامعه‌شناسی (و گاهی هم که خیلی هیجان‌زده می‌شوم، علم و طنز و چیزهای دیگر!) دنبال کنید.
درس‌هایی از فوتبال برای کسب و کار (۱۷)
“اگر همیشه فکر کنی که همه چیز را بلدی، هیچ وقت موفق نخواهی شد. همیشه باید بهتر شد و این کاری است که من در تلاش هستم که انجام دهم . من کارهایی که در ۱۸-۱۹ سالگی می‌کردم ،هنوز می‌کنم. اما همیشه در حال تکمیل شدن و یادگیری چیزهای بیش‌تر هستم . حالا پخته‌تر شده ام . تجربیات به تو انسجام می‌دهند و به تو کمک می‌کنند که در زمین راحت‌تر باشی . بازی به بازی سعی می‌کنم که بیش‌تر در خدمت تیم باشم.” (از گفتگوی آ اس با کریس رونالدو؛ این‌جا)
قبلا دیدیم که به عقیده‌ی فرناندو تورس بهتر شدن یعنی کم‌تر اشتباه کردن. اما حرف کریس رونالدو هم در این زمینه بسیار جالب است: بهتر شدن یعنی انجام کارهای جدید در کنار انجام همان کارهای قدیم!
این روزها جنجال‌های ال‌کلاسیکوی شماره‌ی سه و اعتراض‌های آقای خاص به دست‌های پشت‌پرده، هم‌خوانی جالبی با صحبت‌های به‌ترین بازی‌کن تیم رئال دارد: کاش آقای خاص یاد بگیرد که فوتبال در ذات اصلی‌اش، چیزی است جز نتیجه‌گرایی و کاپ قهرمانی و خشونت و سیستم‌های دفاعی.
پ.ن. به دلیل خواب‌آلودگی شدید من، پست لینک‌های هفته فردا صبح.
بیشه‌ی تیشه‌شکن!
با تیشه
بیشه را نمی‌توان از ریشه کند
حتی فرهاد هم اگر باشی
ـ به شیرین‌کاری
یا بی‌گاری ـ
تنها می‌توانی
قلبی را بر تنه‌ی درختی
حک کنی!
سهیل محمودی
گزاره‌ها (۷۲)
تفاوت میان یک دموکراسی با یک حکومت دیکتاتوری در این است که در دموکراسی شما اول رأی می‌دهید و سپس دستورات را دریافت می‌کنید. اما در دیکتاتوری مجبور نیستید وقت‌تان را برای رأی دادن تلف کنید!
۵ زمینه‌ی فکری مهم مشاوران در سال ۲۰۱۱
نیاز مشتریان به مشاوران همیشه روشن بوده است: ارایه‌ی ایده‌های جدیدی که براساس شواهد مستند و مرتبط، بینش جدیدی را در آن‌ها نسبت به کسب و کارشان پدید آورد. بنابراین سؤال مهم این است که به‌عنوان مشاور چگونه این کار را انجام بدهیم!؟ از سوی دیگر یک مشاور دارد در دنیایی کار می‌کند که وجود تغییر، تنها اصل ثابت آن است. بنابراین با تغییر شرایط بیرونی، موضوعات مهم برای سازمان‌ها و در نتیجه مشاوران هم تغییر می‌کنند.
بر همین اساس خانم فیونا چرنیاوسکا در این‌جا ۵ زمینه‌ی فکری مهم مشاوران در سال ۲۰۱۱ را که براساس مطالعات مؤسسه‌شان به دست آمده‌اند، نوشته‌اند که با هم آن‌ها را مرور می‌کنیم:
- با کار کم‌تر، بیش‌تر انجام دهید: اغلب مشاوران به یک ایدهی درجه دو می‌چسبند و همیشه هم بر آن تکیه دارند. اما یک ایدهی خوب شاید نگاه کردن به مسئله به‌عنوان یک کوه یخ باشد: اگر شما نمی‌بیندش دلیل نمی‌شود که وجود نداشته باشد!
- روی آدم‌ها تمرکز کنید: مشاوران تا به امروز روی سازمان‌ها تمرکز داشته‌اند. اما پدید آمدن ابزارهای نوین ارتباطی به‌ویژه رسانه‌های اجتماعی، امکان ارتباط با افراد را به‌خوبی فراهم کرده‌اند. بعضی وقت‌ها تمرکز روی گروه کوچکی از آدم‌ها نتایج بزرگ‌تری را به دنبال دارد!
- روی “چگونه” تمرکز کنید: مشاوران در گفتن این‌که چه چیزی و چرا باید تغییر کند، عالی هستند؛ اما اگر به آن‌ها بگویید: “خوب! قبول کردم؛ اما چطور؟” جوابی ندارند! این مشکل از آن‌جا پدید می‌آید که آن‌ها فکر می‌کنند اگر این چطور را به مشتری بگویند، دیگر نیازی به وجودشان نیست و باید در شرکت‌شان را تخته کنند. اما امروز دیگر قانع کردن مشتریان برای تغییر کافی نیست؛ این‌که چگونه باید تغییر کرد خیلی مهم‌تر است.
- بیش‌تر فکر کردن خیلی مهم است: اغلب ما مشاوران فکر می‌کنیم کیفیت همان ویرایش اول گزارش ما از سر کارفرما هم زیادی است و از به‌ترین کارِ رقبا هم بالاتر! بنابراین اغلب خروجی‌های ما بدون فکر کردن کافی تولید می‌شوند و همین‌جا است که اگر طرف‌مان آدم باهوش و پخته‌ای باشد گیر می‌افتیم. پس لطفا امسال بیش‌تر فکر کنید!
- کارفرما را به جلو هل بدهید، دنبال خودتان نکشیدش: شما می‌خواهید مسئله‌ی کارفرما را حل کنید، نه مسئله‌ی خودتان را. پس چه بهتر که به او کمک کنید خودش مسئله‌اش را حل کند؛ به جای این‌که شما حل‌اش کنید.
پس سؤال اصلی در آغاز یک سال جدید برای مشاوران این است: این کارهای ۵ گانه را چگونه انجام دهیم؟