انواع پروپوزالهای پروژههای مشاوره
در نوشتهی قبلی به بررسی تعریف و کاربردهای پروپوزال در صنعت مشاوره پرداختیم. در این پست در ادامهی مطلب قبلی انواع پروپوزالهای پروژههای مشاوره را معرفی میکنم.
پیش از هر چیزی باید توجه کنید که بسته به محدودهي کاربرد و نوع نيازي که باعث تعريف کارهاي مشاورهاي ميشود، پروپوزالها ممکن است بهشکلهاي مختلفي تهيه شود. بهصورت کلي 4 نوع پروپوزال وجود دارد که عبارتند از:
1- پروپوزالهاي داخلي
پروپوزالهايي که در داخل يک شرکت و توسط يک واحد، بخش يا گروه خاص يا حتي فرد مشخصي تهيه ميشوند و ممکن است براي توجيه مديريت ارشد در مورد يک درخواست يا يک ايده يا بهصورت کلي تهيه شوند. مثلا مدير توليد ممکن است براي خودکارسازي يک فرايند توليدي خاص، پروپوزال تهيه کند.
مزيت اين پروپوزالها تهيهي آنها توسط کساني است که با نيازهاي سازمان و ساختار مديريتي آن آشنايي کامل دارند و ميتوانند آسانتر ارتباطات لازم را برقرار کنند. در اين حال تصميمات لازم سريعتر اتخاذ ميشوند. در عين حال اين پروپوزالها بايد براي جلب منابع محدود سازمان با ديگران رقابت کنند و اگر مدير پشتيبانشان را از دست بدهند، ممکن است کل پروژه لغو شود.
2- پروپوزالهاي توجيهي
پروپوزالهايي که در پاسخ به درخواست براي پيشنهاد (RFP) يا درخواست براي ارزيابي کيفي (RFQ) يا استعلام يک مشتري احتمالي تهيه ميشوند. در اين حالت مشتري داراي يک مسئلهي خاص يا پروژهاي است که جهت حل آن نيازمند استفاده از خدمات مشاوران بيروني است. در اين حالت درخواست مشتري محدودهي مسئله و نيازمنديها مشتري را مشخص ميسازد و مشاور براساس آن پيشنهاد خود را تهيه ميکند. مشتري براساس الزامات سازماني خود، کيفيت و قيمت مشاور خود را انتخاب ميکند.
در اين حالت با توجه به ارسال درخواست از سوي مشتري، بنگاه مشاور ميتواند براساس ميزان منابع در دسترس، تخصصها، تجربيات پيشين و محاسبات زماني و هزينهاي در مورد انتخاب پروژهها براي ارايهي پروپوزال تصميم بگيرد. در عين حال ريسک از دست رفتن منابع صرف شده بهدليل شکست در فرايند انتخاب مشاور نيز وجود دارد.
3- پروپوزالهاي عمومي
پروپوزالهايي که بدون دريافت درخواست مشتري توسط خود بنگاه مشاور تهيه و براي مشتريان احتمالي ارسال ميشوند تا مشتري در صورت موافقت با آنها، پروژهاي را در اختيار بنگاه مشاور قرار دهد. ريسک اين نوع پروپوزالها از همه بيشتر است. بنابراين لازم است زمان و دقت زيادي در تهيهي آنها صرف شود. مثلا ممکن است بنگاه مشاوره يک رويکرد جديد در حل مسائل عمومي سازماني ـ مثلا يک روش جديد حسابداري هزينهها ـ را ابداع کرده باشد و بخواهد مشتريان را از اين روش باخبر سازد. اين پروپوزالها ميتوانند حوزهي کسب و کار جديدي را براي بنگاههاي مشاور ايجاد کنند.
با توجه به اينکه مشتري خود براي دريافت پروپوزال به بنگاه مشاور درخواستي نداده است، بنگاه مشاور بايد با عمليات دروني سازمان و رقباي خود براي جلب توجه و موافقت مشتري رقابت کند. بنابراين عموما بنگاههاي مشتري تا زماني که دلايل قابل قبولي براي تهيهي پروپوزالهاي عمومي نداشته باشند و احتمال پذيرش اين پروپزوالها از سوي مشتريان هم بالا نباشد سراغ اين نوع پروپوزالها نميروند.
مزيت اين پروپوزالها امکان ارسال دريافت تعداد زيادي پروپوزال براي تعداد زيادي مشتريان مختلف است که باعث صرفهجويي در منابع سازماني بنگاه مشاور ميشود. نقطهي ضعف اين نوع پروپزالها عدم تطابق کامل آنها با نيازهاي خاص بنگاه مشتري است.
4- پروپوزالهاي ترک تشريفات مناقصه
در حالتي که يک بنگاه مشاوره داراي خدمات انحصاري يا کيفيت خدمات، قابليت اطمينان سوابق عملکرد بيرقيب باشد، ممکن است دستگاههاي دولتي يا بخش خصوصي تصميم به عقد قرارداد ترک تشريفات مناقصه با اين بنگاه بگيرند. در اين حالت هم بنگاه مشاور بايد پيشنهاد خود را براي پروژه تهيه و به مشتري ارايه کند. در اين حالت هدف از تهيهي پروپوزال رقابت با ديگران نيست؛ بلکه براي هماهنگي و رعايت قوانين و مقررات انجام ميشود. در اين حالت لازم است جزئيات کامل محصول يا خدمت ارايه شده همراه با زمانبندي و هزينههاي پروژه بهصورت دقيق در پروپوزال ذکر شوند.
مزيت اين نوع پروپزالها مشخص بودن دقيق جزئيات کار از قبل و عدم صرف منابع سازمان براي شرکت در فرايند مناقصه است. در عين حال ريسک اين نوع پروپوزالها محدوديت مشاور در برابر قوانين و مقررات و انتظارات معمولا بالاي مشتريان است.
