بعد از تماس اولیه و توافق با مشتری در مورد نیازها و خواسته‌های‌‌اش، مشاور باید پیشنهاد خود برای حل مسئله را جهت ارزیابی مشتری تهیه و به وی ارایه کند. این پیشنهاد در عرف صنعت مشاوره “پروپوزال” نامیده می‌شود. پروپوزال سندی رسمی است که به‌کمک آن مشاور پیشنهاد فنی و اجرایی خود را برای انجام پروژه‌ی مشاوره (شامل: پیشنهاد فنی، پیشنهاد اجرایی و فهرست هزینه‌ها و شرایط مشاور برای اجرای پروژه) به مشتری ارایه می‌دهد. پروپوزال معمولا در پاسخ به درخواست رسمی مشتری برای دریافت پروپوزال (RFP که مخفف Request For Proposal است و در فارسی به آن درخواست برای پیشنهاد می‌گوییم) تهیه و به مشتری ارایه می‌شود. دریافت پروپوزال در پروژه‌های بخش عمومی و دولتی بسیار معمول است؛ اما در پروژه‌های بخش خصوصی ـ به‌ویژه وقتی که اندازه‌‌ی پروژه بسیار بزرگ باشد ـ نیز کاربرد خاص خود را دارد.
همان‌طور که گفته شد پروپوزال نشان‌دهنده‌ی این موضوع است که چگونه مشاور کار مورد نظر مشتری را انجام خواهد داد. بنابراین معمولا یک پروپوزال شامل مواردی چون: فعالیت‌هایی که باید انجام شوند، زمان‌بندی فعالیت‌ها، هزینه‌ها، شایستگی‌ها و مزیت‌های خاص مشاور برای کارفرما و هر اطلاعات دیگری که مشتری درخواست کند، است. این اطلاعات ممکن است بسته به نیاز یا درخواست مشتری به‌شکل‌های گوناگونی ارایه شوند ـ از یک نامه‌ی کوتاه گرفته تا مستندات رسمی بسیار حجیم.
در بهترین حالت پروپوزال مشاور توسط مشتری بررسی و پذیرفته می‌شود. اما عموما اینگونه نیست و مشاور مجبور است پروپوزال خود را براساس تغییرات درخواستی مشتری اصلاح کند یا تغییر دهد.
برای اینکه ماهیت وجودی پروپوزال روشن‌تر شود لازم است محدوده‌ی آن مشخص شود. یک پروپوزال یا پیشنهاد پروژه‌ی مشاوره موارد زیر را بیان می‌کند:
- جمع‌بندی توافقات پیشین میان مشتری و مشاور؛
- تشریح انتظارات و وظایف طرفین پروژه؛
- شرح مختصر پروژه و فعالیت‌های اجرایی آن؛
- تمپلیت‌های فرم‌ها و ابزارهای مورد استفاده در پروژه؛
- گزینه‌های خدمات که مشتری میتواند انتخاب کند؛
- معیارهای کلیدی ارزیابی پروژه؛
- چگونگی اتمام پروژه و تأیید خروجی‌های مشاور توسط مشتری؛
- مسئولیتهای طرفین در شرایط خاص؛
- ابزارهای لازم برای ایجاد پاسخ‌گویی در طرفین.
در عین حال پروپوزال موارد زیر را در بر نمی‌گیرد:
- اهداف و گزینه‌های مختلف جدید اجرای پروژه (خارج از محدوده‌ی درخواست قبلی مشتری)؛
- فرم‌های تکمیل شده‌ای که بعدا در پروژه استفاده نخواهند شد؛
- رویکرد “یا بپذیر یا ترک کن” در قبال مشتری؛
- سوگیری یک‌جانبه به‌نفع مشتری یا مشاور؛
- عدم شفافیت و در نتیجه مشخص نبودن مسئولیتهای طرفین؛
- شرایط مذاکره؛
- نکات پنهان برای آزمایش مشتری؛
- رویکردهای عمومی و کتابخانه‌ای.
عموما توصیه می‌شود که هیچ پروژه‌ی مشاوره‌ای بدون یک پروپوزال مکتوب و تأیید شده از سوی طرفین آغاز نشود. البته معمولا مشتریان از مشاوران داخلی هم انتظار ارایه‌ی این سند را دارند. بنابراین لازم است مشاوران اولا به اهمیت این ابزار مهم بازریابی و فروش خدمات خود پی ببرند و ثانیا با اصول تهیه‌ی پروپوزالهای برنده آشنایی پیدا کنند.
در پست هفته‌ی آینده انواع پروپوزالهای پروژه‌های مشاوره‌ی مدیریت را بررسی خواهیم کرد.
