بهترين روش براي استفاده از 5 دقيقه‌ي آخر روز کاري‌تان

طولاني اما بسيار بسيار خواندني!

نويسنده: پيتر برگمان / مترجم: علي نعمتي شهاب

جولي آنکو سرپرست يکي از بخش‌هاي يک شرکت خرده‌فروشي که من با آن کار مي‌کردم در خطر اخراج شدن قرار داشت. اشکال کار او عجيب بود: او داراي عملکردي عالي بود! او در طول يک سال گذشته براي ارتقاي يکي از برندهاي شرکت، کاري کرده بود که از مجموع نتايج افراد قبلي در 5 سال گذشته بيش‌تر بود.

مسئله اين بود که او مانند يک خرس کار مي‌کرد. او از آن‌چه حد طاقت انساني به نظر مي‌رسيد بيش‌تر کار مي‌کرد و از ديگران نيز همين انتظار را داشت و اغلب، وقتي سايرين نمي‌توانستند پا به پاي او کار کنند، جوش مي‌آورد. جولي سبقت‌جو و انحصارگرا هم بود: او مي‌خواست حرف آخر را در تمام تصميماتي که به‌نوعي به برند او مربوط مي‌شد خودش بزند؛ حتي زماني که همکاران‌اش از نظر فني اختيار تصميم‌گيري در آن مورد را داشتند. او به ديگران خوب گوش نمي‌کرد، به ‌آن‌ها تفويض اختيار نمي‌نمود و به آن‌ها کمک نمي‌کرد که احساس خوبي در مورد خودشان يا گروه کاري‌شان داشته باشند. و به اين ترتيب هر چند که او ساعات زيادي را به کار کردن مي‌گذراند، اوضاع خراب‌تر مي‌شد.

اما هيچ کدام از اين‌ها آن چيزي نبود که او را در خطر اخراج شدن قرار داده بود. مشکل اصلي اين بود که او اصلا فکر نمي‌کرد که مشکلي دارد.

از من خواسته شد با او کار کنم و گام اول من مصاحبه با همه‌ي کساني که با او کار مي‌کردند، بود تا موقعيت را درک کنم و ديدگاه آن‌ها را به جولي منتقل کنم.

وقتي بازخوردها را به او منتقل کردم او پاسخي حيرت‌انگيز به من داد: “من نمي‌دونستم اين کارها بده؛ اما خوب تعجب هم نکردم.” من پرسيدم چرا؟

“اين بازخور درست همون چيزيه که من در شرکت قبلي دريافت کردم و به همين دليل اون‌جا را ترک کردم.” مي‌توانيم به جولي نگاهي بياندازيم و به بي‌تفاوتي‌اش بخنديم؛ چرا که نتيجه‌ي بي‌علاقه‌گي او به کشف دلايل شکست‌‌هاي‌اش، باعث تکرار شکست‌ها مي‌شود. اما اين خنده، مي‌تواند خنده‌اي عصبي باشد؛ چرا که بسياري از ما ـ از جمله خود من ـ همين کار را مي‌کنيم.

من معمولا از اين‌که در بسياري اوقات اتفاقي دوباره براي من رخ مي‌دهد بدون اين‌که خودم متوجه شوم، تعجب مي‌کنم. من معتقدم که بسياري از ما با بالا رفتن سن‌مان هوش‌مندتر مي‌شويم. با اين وجود، خيلي از اوقات همان اشتباهات گذشته را تکرار مي‌کنيم. آن روي سکه ـ که آن هم چندان جالب نيست ـ اين است که ما تعداد زيادي از کارها را درست انجام مي‌دهيم و بعدها در تکرارشان شکست مي‌خوريم.

يک دليل ساده براي اين موضوع وجود دارد: ما به ندرت زمان کافي را براي توقف، کشيدن يک نفس عميق و تفکر درباره‌ي اين‌که چه چيزي کار مي‌کند و چه چيزي نه، در نظر مي‌گيريم. هميشه کارهاي زيادي براي انجام دادن وجود دارند و وقتي براي بازتاب نتايج وجود ندارد. من زماني از خودم پرسيدم: اگر هر سازمان بتواند تنها يک درس را به کارکنان‌اش بياموزد، چه چيزي بيش‌ترين تأثير را خواهد داشت؟ پاسخ خيلي سريع و روشن به ذهن‌‌ام رسيد: به آدم‌ها ياد بدهيد که ياد بگيرند ـ اين‌که چگونه به رفتار گذشته‌‌شان بنگرند و چيزهايي که درست کار کرده‌اند را کشف کنند و آن‌ها را تکرار کنند؛ آن هم در حالي که صادقانه دارند کارهاي اشتباه گذشته را تغيير مي‌دهند.

اگر کسي بتواند اين کار را درست انجام دهد، هر چيزي خود به خود مورد توجه او قرار خواهد گرفت. به اين شکل است که انسان‌ها دانش‌جويان مادام‌العمر مي‌شوند. و به همين شکل است که شرکت‌ها به شکل سازمان يادگيرنده در مي‌آيند. اين امر نيازمند اعتماد به نفس، شفافيت و از بين بردن رفتار تدافعي است. چيزي هم در اين ميان هست که خيلي به آن نياز نداريم: زمان زياد!

در واقع اين کار چند دقيقه بيش‌تر وقت نمي‌خواهد؛ اگر بخواهم دقيق بگويم تنها 5 دقيقه کافي است: يک توقف کوتاه در آخر روز و کشف اين‌که چه چيزي کار مي‌کند و چه چيزي نه.

روش کار اين‌گونه است:

هر روز پيش از ترک دفترتان زمان کوتاهي را براي تفکر در مورد اتفاقاتي که رخ داده کنار بگذاريد. به تقويم‌تان نگاه کنيد و برنامه‌هاي‌تان را با آن‌چه واقعا به وقوع پيوسته ـ جلساتي که شرکت داشته‌ايد، کارهايي که به پايان رسانده‌ايد، مکالماتي که داشته‌ايد و آدم‌هايي که با ‌آن‌ها تعامل داشته‌ايد (حتي اگر اين تعامل درگيري بوده باشد!) ـ مقايسه کنيد. سپس از خودتان سه مجموعه سؤال زير را بپرسيد:

• اوضاع چطور پيش رفته است؟ چه موفقيت‌هايي را تجربه کرده‌ام؟ در برابر چه چالش‌هايي مقاومت کرده‌ام؟
• امروز چه چيزهايي ياد گرفته‌ام؟ درباره‌ي خودم؟ درباره‌ي ديگران؟‍ چه کارهايي را مي‌خواهم فردا متفاوت از امروز انجام بدهم؟
• چگونه با ديگران تعامل داشته‌ام؟ لازم است کسي را مطلع بکنم؟ يا از کسي تشکر بکنم؟ يا از کسي سؤالي بپرسم؟ يا به او بازخورد بدهم؟

سؤالات بخش آخر براي نگهداشت و رشد روابط با ديگران بسيار باارزش است. زدن يک ـ يا حتي سه تا ـ اي‌ميل وقت زيادي از شما نمي‌گيرد تا سپاس‌تان را از مهرباني کسي ابراز داريد، از ديگري سؤالي بپرسيد يا آن یکی را در جريان وضعيت پروژه قرار دهيد.

اگر ما اين تأمل را درباره‌ي روزي که گذشت نداشته باشيم، سزاوار از دست دادن اين‌گونه ارتباطات غيرررسمي و باارزش هستيم. و اغلب ما اين اشتباه را مرتکب مي‌شويم. اما در جهاني که ما براي دستيابي به کوچک‌ترين خواسته‌مان به ديگران وابسته‌ايم، حفظ اين روابط حياتي‌اند.

پس از چند گفتگوي طولاني با جولي، او اثربخشي کم کردن سرعت‌ کارش و ديدن ديگراني که دور و برش هستند را پذيرفت. او متوجه شد که او خيلي سخت و سريع کار مي‌‌کرده و در حالي که نتايج با کيفيتي را تحويل مي‌داده، عليه خودش کار مي‌کرده است و به اين ترتيب هم شغل خود را در معرض خطر قرار داده و هم اوضاع را براي ديگران سخت‌تر کرده است.

بنابراين به‌تدريج و در چارچوب يک نظم عالي، او شروع به تغيير دادن خودش کرد. کم‌کم ديگران هم تغيير يافتن او را درک کردند. من با اين‌که مي‌دانستم که همه چيز رو به راه است؛ براي‌اش پيامي گذاشتم که در طول چند هفته‌ي بعد اگر مشکلي داشت به من زنگ بزند؛ اما او همان روز عصر زنگ زد.

“سلام پيتر. فقط خواستم بدوني که تماس تو را دريافت کردم و خواستم از توجهي که به من داشتي تشکر کنم. من الان با اعضاي تيم‌ در حال صرف چاي هستم. چند روز ديگه بهت زنگ مي‌زنم.”

و خوب، او چند روز بعد به قول‌اش وفا کرد.

منبع