پروپوزال چیست و چه کاربردی دارد؟
بعد از تماس اوليه و توافق با مشتري در مورد نيازها و خواستههاياش، مشاور بايد پيشنهاد خود براي حل مسئله را جهت ارزيابي مشتري تهيه و به وي ارايه کند. اين پيشنهاد در عرف صنعت مشاوره “پروپوزال” ناميده ميشود. پروپوزال سندي رسمي است که بهکمک آن مشاور پيشنهاد فني و اجرايي خود را براي انجام پروژهي مشاوره (شامل: پيشنهاد فني، پيشنهاد اجرايي و فهرست هزينهها و شرايط مشاور براي اجراي پروژه) به مشتري ارايه ميدهد. پروپوزال معمولا در پاسخ به درخواست رسمي مشتري براي دريافت پروپوزال (RFP که مخفف Request For Proposal است و در فارسی به آن درخواست برای پیشنهاد میگوییم) تهيه و به مشتري ارايه ميشود. دريافت پروپوزال در پروژههاي بخش عمومي و دولتي بسيار معمول است؛ اما در پروژههاي بخش خصوصي ـ بهويژه وقتي که اندازهي پروژه بسيار بزرگ باشد ـ نيز کاربرد خاص خود را دارد.
همانطور که گفته شد پروپوزال نشاندهندهي اين موضوع است که چگونه مشاور کار مورد نظر مشتري را انجام خواهد داد. بنابراين معمولا يک پروپوزال شامل مواردي چون: فعاليتهايي که بايد انجام شوند، زمانبندي فعاليتها، هزينهها، شايستگيها و مزيتهاي خاص مشاور براي کارفرما و هر اطلاعات ديگري که مشتري درخواست کند، است. اين اطلاعات ممکن است بسته به نياز يا درخواست مشتري بهشکلهاي گوناگوني ارايه شوند ـ از يک نامهي کوتاه گرفته تا مستندات رسمي بسيار حجيم.
در بهترين حالت پروپوزال مشاور توسط مشتري بررسي و پذيرفته ميشود. اما عموما اينگونه نيست و مشاور مجبور است پروپوزال خود را براساس تغييرات درخواستي مشتري اصلاح کند يا تغيير دهد.
براي اينکه ماهيت وجودي پروپوزال روشنتر شود لازم است محدودهي آن مشخص شود. يک پروپوزال يا پيشنهاد پروژهي مشاوره موارد زير را بيان ميکند:
- جمعبندي توافقات پيشين ميان مشتري و مشاور؛
- تشريح انتظارات و وظايف طرفين پروژه؛
- شرح مختصر پروژه و فعاليتهاي اجرايي آن؛
- تمپليتهاي فرمها و ابزارهاي مورد استفاده در پروژه؛
- گزينههاي خدمات که مشتري ميتواند انتخاب کند؛
- معيارهاي کليدي ارزيابي پروژه؛
- چگونگي اتمام پروژه و تأييد خروجيهاي مشاور توسط مشتري؛
- مسئوليتهاي طرفين در شرايط خاص؛
- ابزارهاي لازم براي ايجاد پاسخگويي در طرفين.
در عين حال پروپوزال موارد زير را در بر نميگيرد:
- اهداف و گزينههاي مختلف جديد اجراي پروژه (خارج از محدودهي درخواست قبلي مشتري)؛
- فرمهاي تکميل شدهاي که بعدا در پروژه استفاده نخواهند شد؛
- رويکرد “يا بپذير يا ترک کن” در قبال مشتري؛
- سوگيري يکجانبه بهنفع مشتري يا مشاور؛
- عدم شفافيت و در نتيجه مشخص نبودن مسئوليتهاي طرفين؛
- شرايط مذاکره؛
- نکات پنهان براي آزمايش مشتري؛
- رويکردهاي عمومي و کتابخانهاي.
عموما توصيه ميشود که هيچ پروژهي مشاورهاي بدون يک پروپوزال مکتوب و تأييد شده از سوي طرفين آغاز نشود. البته معمولا مشتريان از مشاوران داخلي هم انتظار ارايهي اين سند را دارند. بنابراين لازم است مشاوران اولا به اهميت اين ابزار مهم بازريابي و فروش خدمات خود پي ببرند و ثانيا با اصول تهيهي پروپوزالهاي برنده آشنايي پيدا کنند.
در پست هفتهی آینده انواع پروپوزالهای پروژههای مشاورهی مدیریت را بررسی خواهیم کرد.
