مقاله‌ی هفته (۹) ـ زیاد فکر می‌کنیم یا کم؟

مایکل ای. نورتون استاد بازاریابی مدرسه‌ی مدیریت هاروارد معتقد است که همان‌طور که کم فکر کردن به یک موضوع بد است؛ زیادی فکر کردن هم بد است! مقاله‌ی این هفته بسیار کوتاه است؛ اما چند نکته‌ی جالب را نشان‌مان می‌دهد:

  1. در ادبیات آکادمیک، دو روش اصلی برای تصمیم‌گیری وجود دارد: الف ـ روش شهودی که مبتنی بر شهود آدم‌ها و استفاده از هیوریستیک‌ها و میان‌برهای تصمیم‌گیری است. اشکال این روش، بالا رفتن احتمال خطا یا انحراف در تصمیم‌گیری درست است. روش دیگر، روش کلاسیک تئوری تصمیم‌گیری و استفاده از روش‌های تحقیق در عملیات، درخت تصمیم و دیگر ابزارهای کمّی و کیفی از این دست است.
  2. در ادبیات موضوع ثابت شده که زیادی فکر کردن هم مضر است؛ اما مشکل این‌جا است که هیچ کس هنوز نمی‌تواند دقیقا نشان دهد که نقطه‌ی بهینه‌ی میزان فکر کردن برای تصمیم گرفتن کجاست. تأکید نورتون بر همین است که عموما اشکال فرایند تصمیم‌گیری مبتنی بر زیادی فکر کردن (!) نادیده گرفته می‌شود.
  3. یک خطای بسیار جالب زیادی فکر کردن که نورتون به آن اشاره می‌کند: تمرکز بر معیارهای اشتباهی برای ارزیابی گزینه‌های تصمیم. یعنی فرد تصمیم‌گیر، درگیر قضاوت در مورد متغیرهایی می‌شود که ربطی به مسئله‌ی او ندارند. مثالی که او می‌زند این است که مدیر آی‌تی یک سازمان می‌خواهد تعدادی لپ‌تاپ برای کارکنان سازمان بخرد. او برای ارزیابی گزینه‌ها شدیدا به ویژگی‌هایی مثل قدرت چند رسانه‌ای یا قدرت پردازش لپ‌تاپ توجه می‌کند؛ در حالی که برای کاربران اصلی آن لپ‌تاپ‌ها اندازه، وزن و وضعیت امنیت آن لپ‌تاپ‌ها مهم‌تر است.
  4. اما … آقای نورتون به یک نکته‌ی جالب دیگر هم اشاره می‌کند: مدیران وقتی می‌خواهند درباره‌ی آینده فکر کنند وسواس زیادی به خرج می‌دهند، گزینه‌ها را مدام وارسی و ارزیابی می‌کنند و کلّی فکر می‌کنند تا بالاخره تصمیم بگیرند (که نمونه‌ای از اشکال‌ این شکل تصمیم‌گیری را در نکته‌ی شماره‌ی ۳ دیدیم.) اما در هنگام اتخاذ تصمیمات عملیاتی، آن‌‌ها به این بهانه که “ثابت شده شهود من همیشه خوب جواب می‌ده”، تصمیمات را به صورت شهودی اخذ می‌کنند. و این‌جا یک اشکال دیگر پدید می‌آید.
  5. شهود عمدتا به صورت ناخودآگاه مبتنی است بر تجربیات قبلی آدم‌ها: وقتی چیزی یک بار کار کرده؛ نتیجه‌ی شهودی این است که دفعه‌ی بعد هم کار خواهد کرد. مثالی که نورتون می‌زند این است که مدیری قبلا کارمند بسیار خوبی داشته که از نظر ایجاد ارتباط چشمی هم خوب بوده. او برای انتخاب کارمند بعدی، معیار اصلی‌اش را برقراری ارتباط چشمی خوب در نظر می‌گیرد. متوجه شدید اشکال کار کجاست؟ شهود دو متغیر کاملا مستقل را با هم می‌سنجد!
  6. سرانجام این‌که آقای نورتون شیمی تصمیم‌گیری مغز را هم مطالعه کرده! (به حق چیزهای نشنیده!) او می‌گوید که از نظر فرایندهای درون مغز، تفاوتِ تصمیم‌گیریِ مبتنی بر روش‌های تصمیم‌گیری وتصمیم‌گیریِ شهودی را این‌جوری می‌شود نشان داد: وقتی یک روز با دوستان‌ات می‌ری کافه و سر فرصت از منوی کافه نوشیدنی مورد علاقه‌ات را انتخاب می‌کنی، به صورت سیستماتیک تصمیم‌ گرفته‌ای. اما یک روز بسیار سرد که خودت را به دکه‌ی روزنامه‌فروشی کنار خیابان می‌رسانی تا حتا شده یک لیوان آب داغ (!) بگیری و لااقل کمی گرم شوی، به صورت شهودی تصمیم گرفته‌ای.

این مقاله‌ی جذاب دو صفحه‌ای را از این‌جا دانلود کنید.

تئوری‌ تصمیم، یکی از جذاب‌ترین حوزه‌های علم مدیریت برای من است؛ به‌ویژه بخش روان‌شناسی‌اش! (اگر MBA را در دانشگاه صنعتی شریف یا دوره‌های دوم و سوم پلی‌تکنیک خوانده باشید، حتما پای درس استاد عزیز این درس آقای دکتر عیسایی نشسته‌اید و می‌دانید که چه می‌گویم.) باز هم در این حوزه مقاله خواهیم داشت.

(خودمونیم یک مقاله‌ی دو صفحه‌ای چقدر نکته داشت! :))

دوست داشتم!
۵

مقاله‌ی هفته (۶): چگونه با تحلیل اطلاعات رقابت کنیم

موضوع تحلیل اطلاعات (Analytic) از آن موضوعات جذابی است که دارد این روزها به لطف تمرکز استاد معروف مدرسه‌ی مدیریت هاروارد یعنی توماس داونپورت بر این موضوع در دنیا به‌شدت مورد توجه قرار می‌گیرد و کاربردهای‌اش نیز در عمل گسترده‌تر می‌شوند. امواج این تغییر دارد کم‌کم به کشور ما هم می‌رسد و به نظر می‌رسد جدیدترین مد مدیریت و آی‌تی که در سال‌های آتی در ایران شدت مورد توجه خواهد بود، همین موضوع باشد.

به‌ دلیل اهمیت و جدید بودن این موضوع، مقاله‌ی این هفته اختصاص دارد به مروری اجمالی بر این‌که تحلیل اطلاعات چیست و چطور باید اجرایی شود. در هفته‌های بعد به مرور مقالاتی از خود داونپورت هم در این زمینه خواهیم پرداخت.  داونپورت حرف‌های‌اش را در دو کتابی هم که در این زمینه نوشته شرح و بسط داده است. مقاله‌ی این هفته از نگاهی کلی‌تر و اجرایی‌تر به پیاده‌سازی سیستم تحلیل اطلاعات در سازمان و جنبه‌های آن نگریسته است.

بنابراین با هم نگاهی می‌اندازیم به مقاله‌ی جیم فریس؛ مدیر خدمات‌ مشاوره‌ی کسب و کار جهانی SAS (که احتمالا معروف‌ترین تأمین‌کننده‌ی نرم‌افزارهای تحلیل اطلاعات در جهان است):

  • تحلیل اطلاعات درباره‌ی استخراج ارزش‌های پنهان در داده‌های حجیم سازمان‌ها است! و به همین دلیل است که تحلیل اطلاعات، اسلحه‌ی پنهان سازمان‌ها است.
  • تا یکی دو سال قبل سؤال اصلی مدیران و کارشناسان سازمان‌ها این بود که: “حالا این به چه دردی می‌خوره!؟” این روزها اما اهمیت تحلیل اطلاعات کاملا شناخته شده و ما با این پرسش روبرو هستیم: “من می‌دونم به چه دردی می‌خوره. چطوری اجراش کنم!؟”
  • سیستم‌های تصمیم‌یار مدیریت (DSS) نسل قبلی سیستم‌های تحلیل اطلاعات امروزی محسوب می‌شوند و هوش‌مندی کسب و کار (Business Intelligence) نسل بعدی آن!
  • برای پیاده‌سازی تحلیل اطلاعات، پیشنهاد آقای فریس توسعه‌ی یک مرکز تعالی تحلیل اطلاعات در سازمان (Analytical Center of Excellence) یا ACE است.
  • برای پیاده‌سازی ACE در سازمان نیاز به چهار نوع تخصص داریم:
    • فناوری: برای توسعه‌ی زیرساخت نرم‌افزاری و تکنولوژیکی تحلیل اطلاعات.
    • مشاوره: سطح کسب و کار؛ کاشف و توسعه‌دهنده‌ی کاربردهای تحلیل اطلاعات برای کسب و کار.
    • آموزش: برای آموزش اهمیت و روش استفاده از کاربردهای تحلیل اطلاعات.
    • مدیریت: برای توسعه‌ی سیاست‌ها، استانداردها و راه‌نماهای استفاده از تحلیل اطلاعات و هم‌چنین مدیریت عملکرد.
  • ACE در سه فاز پیاده‌سازی می‌شود: برون‌سپاری کل فعالیت‌های تحلیل اطلاعات به بیرون سازمان، توسعه‌ی متمرکز تحلیل اطلاعات در سازمان و ترکیب دو حالت فوق.

  • برای تحلیل اطلاعات، مدل بلوغی توسط داونپورت طراحی شده که دارای ۵ سطح است (به‌ترتیب از کم‌ترین سطح بلوغ به بیش‌ترین): آسیب‌رسانی، تحلیل محلی اطلاعات، اشتیاق، سازمان تحلیل‌گر و رقابت‌گر براساس تحلیل اطلاعات. پروژه‌ی پیاده‌سازی ACE از سطح سوم کلید می‌خورد.
  • ارزیابی سطح بلوغ براساس ۹ معیار زیر انجام می‌شود (هر کدام پرسش‌نامه‌ی استاندارد خودشان را دارند و با مصاحبه‌های تکمیلی پشتیبانی می‌شوند که البته پرسش‌نامه‌های‌اش در دسترس من و شما نیست!): استراتژی، پشتیبانی مدیریت ارشد، فرهنگ سازمانی، زیرساخت فناوری، مدیریت داده‌ها، مهارت‌ها / مزیت‌های تحلیلی، فرایند تصمیم‌گیری، اجرا و پایش / گزارش‌دهی.
  • پیاده‌سازی ACE شامل ایجاد تغییر در اجزای سازمانی زیر است: اهداف، فرایندهای تحلیلی (جایگاه تحلیل اطلاعات در فرایندهای کلیدی سازمان)، مهارت‌ها، فرهنگ سازمانی و زیرساخت فناوری.
  • اهمیت حمایت پشتیبانی مدیریت ارشد در موفقیت تحلیل اطلاعات، فراموش نشود! آن‌ها هستند که مشتریان اصلی این سیستم محسوب می‌شوند.
  • فرایند تصمیم‌گیری براساس تحلیل اطلاعات شامل چرخه‌ای تشکیل شده از ۵ گام زیر است:
    • پردازش داده‌ها.
    • تحلیل داده‌ها.
    • تصمیم‌گیری.
    • اقدام / اجرا.
    • پایش.
  • و سرانجام این‌که تحلیل اطلاعات دو جنبه دارد: جنبه‌ی کاربردی و جنبه‌ی فناوری. جنبه‌ی کاربردی‌اش می‌شود تصمیم‌گیری براساس اطلاعات و فکت‌ها و جنبه‌ی فناوری‌اش می‌شود نرم‌افزارهایی مثل همین هوش‌مندی کسب و کار محبوب این روزها. سازمان برای موفقیت، به بلوغ در هر دو بُعد نیازمند است.

این مقاله‌ی جذاب و خواندنی و نسبتا طولانیِ ۲۰ صفحه‌ای را از این‌جا دانلود کنید (برای این‌که بیش‌تر ترغیب‌تان کنم به دیدن اصل مقاله، این مقاله کلی نمودار و شکل جذاب دارد که باید ببینید!)

پ.ن. از شیوه‌ی پیشنهادی آقای فریس، برای طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریتی در سازمان هم می‌توان الگوهای خوبی گرفت. من حال ندارم بنویسم‌شان؛ ولی خوب، می‌دانم که خوانندگان باهوشی دارم!

دوست داشتم!
۴

مقاله‌ی هفته (۵): هم‌سویی IT با کسب و کار یعنی این!

اصطلاح هم‌سویی IT با کسب و کار (IT- Business Alignment) از آن مفاهیم سهل ممتنعی است که این روزها زیاد شنیده می‌شود و انواع و اقسام مدل‌ها و ایده‌ها برای اجرایی کردن آن مطرح شده است. ظاهرا در این‌جا بحث این است که IT باید کاملا با کسب و کار سازمان هم‌سو و متناسب باشد تا بتواند نقش خود را به درستی ایفا کند. اما خانم مریلین واینشتاین با این دیدگاه موافق نیست و آن را اصلی‌ترین مانع رشد IT در سازمان‌ها می‌داند. به نظر ایشان IT پیش‌ران اثربخشی سازمان، فراهم‌کننده‌ی امکانات مورد نیاز کسب و کار و عامل توان‌مندساز کسب و کار برای موفقیت است. به نظر ایشان همین اصطلاح هم‌سویی (که می‌شود آن را هم‌ترازی هم معنی کرد)، به معنای محدود کردن IT به همان سطح کسب و کار در سازمان است! و این یعنی محدود ساختن IT و جلوگیری از نوآوری و ایده‌های خلاقانه‌ای که می‌تواند حتی کسب و کار سازمان را هم متحول سازد. خانم واینشتاین معتقد است اتفاقا برعکس، این IT است که باید با نوآوری‌های خود کسب و کار سازمان را به دنبال خود بکشاند و در جا زدن IT و نگاه به آن به‌‌عنوان یک وظیفه‌ی پشتیبانی یکی از اشتباهات بزرگی است که می‌تواند در یک سازمان رخ بدهد. ایشان چند مثال بسیار جالب را هم درباره‌ی نتایج شگفت‌انگیز توجه به نوآوری با کمک IT در سازمان مطرح می‌کنند.

مقاله‌ی این هفته بسیار جذاب و خواندنی و در عین حال کوتاه است. می‌توانید این مقاله را در سایت CIO.com از این‌جا به صورت آن‌لاین بخوانید و یا از این‌جا آن را در قالب یک فایل PDF دو صفحه‌ای دانلود کنید.

دوست داشتم!
۴

مقاله‌ی هفته (۴): تحلیل شکاف چیست؟

تحلیل شکاف یا تحلیل فاصله (Gap Analysis) بخش لاینفک یک پروژه‌ی مشاوره است. همان‌طور که بارها گفته‌ام مشاوره چیزی نیست جز طی یک فرایند حل مسئله. و وقتی که مسئله حل شد باید دو نوع تغییر در سیستم مورد نظر ایجاد شود:

  1. تغییر چیزهایی که سیستم را دچار مشکل می‌کنند (با افزایش هزینه، کاهش کارایی و اثربخشی و …)؛
  2. ایجاد چیزهای جدیدی که برای پشتیبانی از نیازهای جدید سیستم یا پشتیبانی به‌تر از نیازهای قبلی لازم‌اند.

بنابراین در گام آخر، قبل از اجرا نیازمند این هستیم که بدانیم چه میزان تغییر در کجای سیستم و با چه برنامه‌ای (برنامه‌ی زمانی، بودجه‌ای و احتمالا کیفیت) باید ایجاد شود. این‌جاست که از ابزار تحلیل شکاف استفاده می‌شود تا ابعاد تغییر و میزان تغییر مورد نیاز در سیستم مشخص شوند.

توضیحاتی بیش‌تر در این زمینه را در مقاله‌ی این هفته (دانلود از این‌جا) بخوانید که البته بیش‌تر متمرکز است بر تحلیل شکاف در به‌بود فرایندهای کسب و کار (BPI.) اما یادتان باشد تحلیل شکاف در هر پروژه‌ی مشاوره یا هر جایی که با حل مسئله مواجهیم معنادار است.

بعدا مفصل‌تر به این موضوع خواهیم پرداخت.

دوست داشتم!
۳۳

مقاله‌ی هفته (۳): ۱۰ معیار خلاقانه‌ی ارزیابی عملکرد سازمان

سنجش عملکرد سازمان با معیارهای معمولی که همه می‌شناسند که کاری ندارد! البته منظورم این نیست که کاری ندارد! منظورم این است که پرداختن به سنجش چیزهایی که همه می سنجند که برای شما مزیتی در رقابت به همراه نمی‌آورد. بنابراین مهم است که سازمان در سیستم ارزیابی عملکردش هم خلاقانه عمل کند؛ یعنی معیارهایی را بسنجد و به‌بود بدهد که حتا به فکر بقیه هم نمی‌رسند! مارک گراهام برون در مقاله‌ی این هفته از ۱۰ معیار ارزیابی خلاقانه‌ی ارزیابی عملکرد سازمان که در سازمان‌های دولتی و خصوصی مشاهده کرده است سخن می‌گوید. این ۱۰ معیار ارزیابی عملکرد برای سازمان‌های نوین عبارتند از:

  1. اثربخشی ارتباطات؛
  2. روابط با مشتری؛
  3. رضایت کارکنان؛
  4. تصویر برند؛
  5. شاخص انحراف (این عالیه: چقدر کارکنان اون کاری را که براش استخدام شدند انجام می‌دهند!)
  6. شاخص اعتماد (ذی‌نفعان درونی و بیرونی) به ره‌بران
  7. اذیت کردن مشتری! (مثلا مشتری چقدر برای پیدا کردن اطلاعات لازم روی وب سایت ما سر کار می‌رود!؟)
  8. شاخص عملکرد تأمین‌کنندگان / شرکا (مثلا کار کردن باهاشون چقدر راحته)
  9. شاخص مدیریت پروژه (شامل ۴ زیرشاخص: عملکرد بودجه‌ای/  هزینه‌ای، زمان‌بندی، کیفیت / عملکرد، نوآوری)
  10. سرمایه‌ی نامشهود

جزییات را در این مقاله که می‌توانید از این‌جا دانلود کنید مطالعه بفرمایید.

دوست داشتم!
۱۳

مقاله‌ی هفته (۲) ـ چشم‌انداز فقط ۱۰٪ اهمیت دارد، بروید سر اجرا!

تاد دی. جیک (که این‌جا اطلاعات محدودی در موردش هست!) در این مقاله‌ی جالب به این موضوع می پردازد که اغلب ره‌بران سازمانی عادت کرده‌اند که ۹۰ درصد از انرژی و وقت‌شان را روی تدوین یک چشم‌انداز (Vision) عالی می‌گذارند و این در حالی است که شکست اصلی در درست اجرا نشدن این چشم‌انداز رخ می‌دهد؛ جایی که آدم‌ها نمی‌دانند چشم‌انداز اصلا چیست، چه کار باید بکنند و یا به عبارت به‌تر چه کاری را باید متفاوت از قبل انجام بدهند و از همه شاید مهم‌تر (!) در برابر این کارها چه چیزی گیرشان می‌آید! بر همین اساس این مقاله‌ی کوتاه به اصول ره‌بری اجرا می‌پردازد:

  • ترویج تعهد به چشم‌انداز در سراسر سازمان
  • وارد کردن روش‌های جدید انجام کارها به سازمان و و تثبیت آن‌ها
  • تغییر فرهنگ و ارزش‌های بنیادین سازمان

جزییات‌اش را در مقاله‌ی آقای جیک بخوانید! این مقاله در شماره‌ی زمستان ۲۰۰۱ نشریه‌ی Business Strategy Review متعلق به مدرسه‌ی مدیریت لندن منتشر شده است.

پ.ن. از همه‌ی دوستان عزیزی که برای هم‌کاری در زمینه‌ی ایجاد یک وبلاگ گروهی مدیریت اعلام آمادگی فرمودند تشکر می‌کنم. از آن جایی که این کار هر چه زودتر آغاز شود به‌تر است، خواهش می‌کنم پیشنهادات‌تان را برای اسم وبلاگ بیان فرمایید. به صورت پیش‌فرض من قصد دارم این وبلاگ را روی وردپرس دات کام ثبت کنم؛ اگر در این زمینه هم نظری دارید خوش‌حال می‌شوم.

دوست داشتم!
۰

مقاله‌ی هفته (۱) ـ راز مدیران اثربخش چیست؟

الوعده وفا! اولین مقاله‌‌ی هفته به احترام بنیان‌گذارعلم مدیریت نوین و یکی از تأثیرگذارترین قهرمانان زندگی من زنده‌یاد پیتر دراکر بزرگ، به نوشته‌ای از این مرد بزرگ اختصاص یافته است. حرف اصلی پیتر دراکر در این مقاله این است: مدیران موفق و اثربخش، مدیر به دنیا نمی‌آیند. آن‌ها هیچ ویژگی ذاتی خاصی ندارند. تنها فرق آن‌ها با دیگران رعایت ۸ اصل اساسی در مدیریت‌شان در قالب ۳ گام کلان است:

۱- کسب دانش مورد نیاز:

  • با پرسیدن این‌که چه چیزی واقعا باید انجام شود؟
  • با پرسیدن این‌که چه چیزی برای سازمان درست است؟

۲- عملیاتی کردن دانش:

  • تدوین برنامه‌های عملیاتی
  • تعیین مسئول هر فعالیت
  • به‌عهده گرفتن مدیریت ارتباطات
  • تمرکز بر موقعیت‌ها نه حل مسائل

۳- اطمینان از پاسخ‌گویی در سراسر سازمان

  • برگزاری جلسات مفید
  • فکر کردن به “ما” به جای “من” و بر زبان جاری ساختن آن

این مقاله ی بسیار خواندنی را که در شماره‌ی ژوئن ۲۰۰۴ هاروارد بیزینس ریویو به چاپ رسیده است، می‌توانید از این‌جا به صورت مستقیم دانلود کنید.

دوست داشتم!
۷
خروج از نسخه موبایل