يکي از مشکلاتي که همهي مديران کمابيش با آن مواجهاند، اين است که کارکنان سازمان روابطي فراتر از مرزهاي رسمي واحدهاي سازماني برقرار ميکنند و گروههايي “غيررسمي” را تشکيل ميدهند. روابطي که البته هميشه هم نتيجهي منفي بههمراه ندارند و حتي ميتوانند مفيد باشند. اما از آنجايي که اثرات منفي اين روابط بر عملکرد سازمان از اثرات مثبت آنها بيشترند؛ لازم است وجود اين گروهها در سازمان بهخوبي مديريت شود. اما قبل از پرداختن به روش مديريت اين گروههاي غيررسمي لازم است با تعريف گروه و چگونگي ايجاد آن و همچنين ماهيت گروههاي غيررسمي آشنا شويم.
گروه و تأثير آن بر عملکرد انسانها
زماني که ما انسانها در يک گروه قرار ميگيريم، ساير انسانها به شکل شگفتآوري قدرت تأثيرگذاري بر ما را دارند. گروهها ميتوانند خلاقيت ما را از بين ببرند، ما را به کار بيشتر جذب کنند، به ما امکان کمتر کردن وظايفمان را بدهند، تصميمات ما را منحرف کنند و ما را از سخن گفتن بازدارند.
بذرهاي رفتار گروهي پيش از ملاقات کردن اعضاي گروه با يکديگر پاشيده شده است. تنها دانستن اين موضوع که برخي از افراد “طرف ما” هستند و ديگران نه، “هويت اجتماعي” ما را شکل ميدهد. وابستگي و پيوستگي گروهي به تدريج حتي قويتر ميشود؛ مثلا رفتارمان را براي پيروي از آداب و رسوم مشخصي تنظيم ميکنيم.
اولين باري که در يک گروه قرار ميگيريم، گروه شروع به شکلدهي ما از طريق “هماهنگي” (Conformity) ما با اصول و ارزشهاي گروه ميکند. بدين ترتيب ما مجبور همسو کردن عادتها و رفتارمان با ديگران ميشويم. ابزار قدرت گروه تهديد ما به محروميت از حقوق اساسيمان در گروه در صورت تخطي از اصول و ارزشهاي آن است. همچنين گروه روحيهي رقابتجويانه را در ما در زمان مواجهه با يک گروه رقيب تهييج ميکند.
مقدار و کيفيت کاري که انجام ميدهيم (يا انجام نميدهيم) توسط گروه تنظيم ميشود. بعضي اوقات گروهها يک تأثير “تسهيلگري جمعي” (Social Facilitation) روي عملکرد ما دارند و ما را به دستيابي به نتايج بيشتر تشويق ميکنند. در زمانهاي ديگر گروه “تنبلي اجتماعي” (Social Loafing) را تشويق ميکند که به افت بهرهوري ما ـ مثلا تا حدود 50 درصد و يا حتي بيشتر ـ ميانجامد.
گروه غيررسمي
يک گروه غيررسمي مجموعهاي از کارکنان سازمان است که براي پاسخگويي به علائق و نيازهاي اجتماعي خود کنار هم جمع ميشوند. اين گروهها ممکن است اهداف سازماني را دنبال کنند يا نکنند.
دو نوع گروه غيررسمي وجود دارند: گروههاي مبتني بر علائق مشترک و گروههاي دوستي.
گروههاي غيررسمي ميتوانند به سرعت بخشيدن به جريان اطلاعات و آمادهسازي کارکنان براي کار کردن با يکديگر کمک کنند. اما در عين حال اين گروهها در صورتي که دغدغههاي گروه چيزي غير از اهداف کاري سازمان باشد يا در زمان بروز اختلاف در سازمان ميتوانند بسيار تخريبکننده باشند. بنابراين مديران بايد اين گروهها را در سازمان خود شناسايي کنند تا تأثيرات آنها بر عملکرد سازمان را کنترل نمايند.
چگونگي شکلگيري گروههاي غيررسمي
زماني که يک گروه رسمي در سازمان تشکيل ميشود، انتظار ميرود اعضاي آن داراي رفتارها و احساسات مشابهي باشند. فعاليتهاي مورد انتظار از افراد همان رفتارهايي هستند که براي انجام وظايف کاري مورد نيازند. تعاملات افراد با ديگران تنها شامل روابط کاري ميشود. احساسات افراد هم در چارچوب آنچه براي انجام کار ضرورياند، مورد پذيرش قرار ميگيرند. همچنين رفتارها و ارزشهاي غيرقابل قبول هم در سازمان مشخص ميشوند. اين در حالي است که فعاليتها، تعاملات و احساسات اجبار شده توسط سازمان لزوما براي همهي افراد قابل قبول نيستند و در نتيجه آنها براي پاسخگويي به نيازها و علائق خود در سازمان گروههاي غيررسمي را تشکيل ميدهند.
چگونگي مديريت گروههاي غيررسمي
مديريت گروههاي غيررسمي در سازمان اگر چه کاري مشکل است، اما شدني است. براي اين منظور پيش از هر چيز بايد اين گروهها در سازمان شناسايي شوند. پس از شناسايي اين گروهها، لازم است تا اهداف و ارزشهاي گروههاي غيررسمي بهشکلي تغيير داده شوند که از اهداف و ارزشهاي رسمي سازمان حمايت کنند.
براي اين منظور مديران لازم است سه گام زير را بهترتيب طي کنند:
گام اول ـ شناسايي اهداف و ارزشهاي گروه غيررسمي و آگاهسازي آنها از تأثيرشان در سازمان: اين کار ميتواند با مشاهدهي دقيق رفتارهاي اعضاي گروه غيررسمي حاصل شود. البته ميتوان در صورت امکان از خود اعضاي گروه هم سؤال پرسيد.
گام دوم ـ مقايسهي اهداف و ارزشهاي گروه غيررسمي با اهداف و ارزشهاي سازمان: در اين مرحله ميزان همسويي يا تضاد ميان اهداف و ارزشهاي گروه غيررسمي و سازمان تحليل و تعيين ميشود تا ميزان فاصلهي ميان اين دو مشخص شود.
گام سوم ـ تعريف اهداف و ارزشهاي جديد و جايدهي آن در رفتارهاي اعضاي گروه غيررسمي: در اين گام اهداف و ارزشهاي گروه غيررسمي که با سازمان همسويي ندارند، تغيير داده ميشوند. براي اين منظور:
- مدير بايد به اعضاي گروه غيررسمي بقبولاند که وجود اين گروه را در سازمان به رسميت شناخته است.
- مدير بايد بر اهداف و ارزشهاي گروه غيررسمي که با سازمان همسو هستند تأکيد کند.
- مدير بايد براي اعضاي گروه غيررسمي علت نياز به تغيير در اهداف و ارزشهاي گروه غيررسمي را بيان کند.
- يک برنامهي مشخص و گام به گام براي تغيير رفتارهاي اعضاي گروه غيررسمي براساس اهداف و ارزشهاي جديد تدوين ميشود.
- تغيير رفتار افراد با عوامل انگيزشي مانند تشويق رسمي و پاداش و ابزارهاي کمکي مانند آموزش حمايت ميشود.
