دسته: مشاوره مديريت

امير مهراني پيشنهاد کرده در مورد اثربخش کردن جلسات هم بنويسم. خودم هم توي ذهن‌ام بود ولي خوب پيشنهاد امير انگيزه‌بخش بود براي اولين پست در اين مورد. تحقيقات تعدادي بايد و نبايد را براي انجام مذاکره‌ي درست روشن کرده‌اند که در اين‌جا به برخي از آن‌ها اشاره مي‌کنيم:

بايدهاي مذاکره:

• وضعيت استقرار مناسبي (چه در حالت نشسته و چه در حالت ايستاده) داشته باشيد؛
• شمرده صحبت کنيد؛
• لبخند بزنيد؛
• خود را از نظر رواني آماده سازيد؛
• از طرف مقابل بپرسيد چرا چنين انتظاري دارند؛
• مستقيما به چشمان طرف مقابل نگاه کنيد؛
• مختصر و مفيد صحبت کنيد؛
• سؤال‌هاي باز بپرسيد؛ به اين معني که سؤالي بپرسيد که بايد با پاسخي طولاني‌تر از يک بله يا خير معمولي جواب داده شود؛
• خوب گوش کنيد؛ يعني نظر ديگران را در فرايند مذاکره شفاف کنيد، به تلاش طرف مقابل احترام بگذاريد و او را به ادامه مذاکره ترغيب کنيد، احساسات طرف مقابل را درک کنيد و در نهايت گفتگو را جمع‌بندي کنيد؛
• راه‌حل‌هاي خلاقانه ارايه کنيد؛
• چيزي را که مي‌خواهيد از طرف مقابل درخواست کنيد؛
• به طرف مذاکره نشان دهيد که شما چيز باارزشي را در دست داريد؛
• در جاي‌اش از مذاکره خارج شويد؛
• تلاش کنيد به يک راه‌حل برد ـ برد دست يابيد؛
• بدانيد که طرف مقابل دقيقا چه مي‌خواهد؛
• قبل از اين‌که نظر طرف مقابل را نقد کنيد بفهميد که منظورش چيست!
• بهترين آلترناتيوهاي موجود براي توافق در مورد موضوع مذاکره را بشناسيد؛
• انگيزه‌هاي پنهان طرف‌هاي مذاکره را بشناسيد؛
• از طرف مقابل بخواهيد در مذاکره منصفانه و شفاف عمل کند؛
• سؤال بپرسيد!
• آدم‌ها را از مسائل جدا کنيد؛
• براي مذاکره هدف داشته باشيد؛
• انطعاف‌پذير باشيد و ذهن بازي داشته باشيد؛
• با استناد سخن بگوييد: از حقايق و ديگر شواهد در دسترس بهره بگيريد؛
• اعتماد به نفس داشته باشيد؛
• به تن صداي تان توجه داشته باشيد؛
• بده بستان داشته باشيد؛
• يادداشت برداريد؛
• رابطه ايجاد کنيد.

نبايدهاي مذاکره:

• طرف مقابل را تهديد کنيد!
• صحبت کسي را قطع کنيد؛
• فرياد بزنيد؛
• طعنه‌آميز صحبت کنيد؛
• از فرد را در مقابل ديگران انتقاد کنيد؛
• به افراد حمله کنيد؛
• به افراد توهين يا آن‌ها را تحقير کنيد؛
• کاري کنيد ديگران احساس گناه بکنند؛
• اخم يا گريه کنيد!
• ناآرام باشيد؛
• اسم افراد را ببريد؛
• به راحتي دلسرد شويد؛
• التماس کنيد!
• آه و ناله کنيد؛
• سريع خودماني شويد!
• در زماني که احساس دلخوري، اضطراب، خستگي يا عصبانيت داريد مذاکره کنيد؛
• از زبان تخصصي و فني استفاده کنيد؛
• خودخواهي کنيد؛
• اولتيماتوم بدهيد.

اين بايدها و نبايدها خاص جلسات رسمي و کاري نيست. خيلي از آن‌ها در زندگي روزمره و عادي ما هم کاربرد دارند؛ مثلا در يک جمع دوستانه يا در کنار خانواده. حواس‌مان باشد گاهي توجه به يک نکته‌ي بسيار کوچک اثر بزرگي (مثبت / منفي) در مذاکرات و گفتگوهاي ما دارد!

منبع

اين ترم درس مديريت استراتژيک را با يکي از به‌ترين اساتيد اين حوزه مي‌گذرانيم: دکتر خليلي شوريني که با ترجمه‌هاي‌شان شناخته شده هستند. يکي دو جلسه قبل استاد به نکته خيلي جالبي اشاره کردند: توسعه و پيشرفت جامعه کار آدم‌هاي متوسط است؛ اما اين‌که بفهميم به کجا بايد برويم و چگونه برويم کار آدم‌هاي نابغه است! در واقع، آدم‌هاي نابغه نقش استراتژيست‌هاي جامعه را دارند و به ما نشان مي‌دهند آينده چه شکلي است و چطور بايد به آن برسيم. بعد ديگر آن‌ها وظيفه‌اي ندارند و همه‌ي کار به دوش خود ما آدم‌هاي معمولي است. حالا  يک سؤال جدي: نوابغ جامعه‌ي ما کجا هستند!؟

يکي از کارهاي هميشگي که هر مدير بايد انجام دهد، نظر دادن در مورد کار ديگران است. اما اگر شما در نقش کارشناس يا مشاور هم در سازماني کار بکنيد، احتمالا  با چالش (!) نظر دادن در مورد کار ديگران مواجه خواهيد شد. منشأ خيلي از اختلافات آدم‌ها در سازمان، همين جا است؛ جايي که خيلي از ما به دليل بلد نبودن چند اصل ساده (و صد البته ضعف‌‌هاي ارتباطي‌مان) نمي‌توانيم منظورمان را درست به ديگران منتقل کنيم يا با آن‌ها بر سر موارد اختلافي، به توافق برسيم. در اين پست به چند اصل ساده که به نظرم مي‌تواند نظر دادن در مورد کار ديگران را اثربخش‌تر کند، اشاره مي‌کنم:

1- اولين و اساسي‌ترين اصل: در مورد چيزي که نمي‌دانيد و تخصصي نداريد، اظهارنظر نکنيد! بدترين دعواها در سازمان‌ها از همين‌جا شروع مي‌شود. ما در مورد چيزي که نمي‌دانيم نظر مي‌دهيم و وقتي هم مي‌فهميم غلط گفته‌ايم براي جلوگيري از آبروريزي بيش‌تر دعوا راه مي‌اندازيم. باور کنيد هيچ چيزي از کلاس کاري‌تان کم نمي‌شود اگر بگوييد نمي‌دانم!

2- حتما با کاربرد نوار ابزار Reviewing ورد و اکسل (Track Change) آشنا باشيد. خيلي به دردتان مي‌خورد!

3- اگر براي بررسي شکلي گزارش يا خروجي طرف مقابل، استاندارد يا اصولي وجود دارد، براساس آن‌ها در اين مورد اظهارنظر کنيد؛ در غير اين صورت خير (چون کاملا بحث سليقه در ميان است: من دوست دارم مثلا رنگ يک جدول فلان رنگ باشد و شما نه. يا من دوست دارم براي گزارش‌ام فهرست اشکال بگذارم و شما نه. و …)

4- توجه داشته باشيد چيزي که شما مي‌پسنديد را لزوما من نبايد بپسندم و برعکس! باز هم تأکيد مي‌کنم سليقه‌ و ترجيحات شخصي را در اظهارنظر در مورد کار ديگران فراموش کنيد.

5- اما در مورد بررسي محتوا که همه‌ي دعواها بر سر آن است (!) پيش از هر چيز يادتان باشد که: هميشه خراب کردن از ساختن آسان‌تر است! حتي اگر مطمئن هستيد کار ديگري اشتباه است مخالفت‌تان را با دليل منطقي بيان کنيد. سرِ خود براي اصلاح، در کار ديگري دست نبريد. سعي نکنيد نظرات‌ شخصي‌تان را به ديگري تحميل کنيد. چيزي را که نمي‌دانيد نقد نکنيد. حواس‌تان باشد که فرد براي انجام آن کار، حداقل از نظر خودش زحمت زيادي کشيده است و هر گونه واکنش منفي از جانب شما (حتي پيش پا افتاده‌ترين‌شان) مي‌تواند منجر به ايجاد يک “انفجار” شود. خلاصه اين‌که به‌ترين نقد، پيشنهاد سازنده است. پس اگر فکر مي‌کنيد چيزي غلط است اما براي اصلاح‌اش پيشنهادي نداريد، همان به‌تر که اظهارنظر نکنيد!

6- اگر جايي را نفهميديد يا براي‌تان سؤال وجود داشت، نقد نکنيد. همان سؤال‌تان را از طرف بپرسيد!

7- دقيق بودن به معناي مو از ماست بيرون کشيدن نيست: وقتي از شما مي‌خواهند در مورد کار ديگري نظر بدهيد که حتما نبايد با اين فرض کارتان را شروع کنيد که حتما اشتباهي در ميان است و من بايد اصلاح‌اش کنم! برعکس، اصل بر برائت است؛ مگر اين‌که برعکس‌اش ثابت شود!

8- سعي کنيد گاهي اوقات کارهايي را که نقد مي‌کنيد، خودتان انجام دهيد تا با سختي‌ها و محدوديت‌هاي انجام کار آشنا شويد. اين‌جوري شايد از برج‌ عاج‌نشيني و اظهارنظرهاي کيلويي‌مان ـ که اغلب ما در نقد ديگران به آن‌ها عادت کرده‌ايم ـ  کم شود!

9- شخصيت و ادب و اخلاق و جنبه‌ي منتقد بودن را داشته باشيد. آدم عصبي، بي‌ادب و با روابط عمومي پايين، اصلا ناقد خوبي نيست. به قول آن ضرب‌المثل معروف لااقل بلد باشيد با پنبه سر طرف را ببريد!

10- اميدوارم خداي نکرده در جايگاه منتقد، هيچ وقت توهم و تکبر شما را گير نيندازد …

11- در محدوده‌اي که وظايف و دانش شما اقتضا مي‌کند، نقد کنيد. مثلا بنده‌اي که از کارهاي فني مهندسي کامپيوتر و IT خيلي سر در نمي‌آورم، نبايد خيلي وارد نقد تخصصي IT شوم! (رونوشت به برادر زرگر که مي‌داند منظورم چيست!)

اميدوارم با ياد گرفتن و عمل کردن به اصول نقد (که به آن‌هايي که من نوشتم محدود نمي‌شوند)، کمي از دعواهاي‌مان در سازمان با ديگران کم شود!

پ.ن. بعد از تمام شدن نوشتن اين پست، به نظرم رسيد در نقد ادبي ـ هنري هم رعايت کردن اين نکات مهم است. از اساتيد فن مثل آقا رضا بهرامي‌نژاد عزيز تقاضا دارم در اين مورد اظهارنظر بفرمايند!

شايد حتي در زندگي‌مان در کنار خانواده و دوستان هم لازم باشد به اين نکات دقت کنيم! (اسمايلي تعميم دادن از روي خوشيفتگي!)

مطلب‌ام به‌عنوان نويسنده مهمان وبلاگ امير مهراني عزيز درباره شرکت اينفوسيس هند.

يكي از دغدغه‌هاي اساسي براي هر كسي كه مي‌خواهد در يك رشته خاص كار كند و درس بخواند (و در واقع متخصص شود) اين است كه چگونه اطلاعات خود را به روز نگاه دارد: اين‌كه چگونه با تحولات روز پيش برويم، بدانيم موضوعات روز رشته تحصيلي يا كاري ما چيست، چه موضوعات جديدي مطرح شده‌اند، موضوعات قبلي چه بوده‌اند و چه تغييراتي در طول زمان داشته‌اند، اين‌كه چه تئوري‌ها و ابزارهاي حل مسئله‌اي وجود دارند و … همه و همه براي رشد تحصيلي و شغلي ما اهميت دارند. كم‌ترين سود ناشي از اين كار، اين است كه شما مي توانيد خودتان را در محل كارتان يا در ميان هم‌كلاسي‌ها و اساتيد، فردي مطلع و قابل اطمينان معرفي كنيد؛ فردي كه آن‌چه را بايد، مي‌داند و هم‌واره به دنبال ياد گرفتن چيزهاي جديد است. اگر چنين آدمي باشيد؛ مطمئن باشيد كه هميشه از نظر حرفه‌اي در موقعيت خوبي قرار خواهيد داشت (وقتي دنبال كار بگرديد مي‌فهميد چه مي‌گويم.) احساس رضايت شخصي از ياد گرفتن و توسعه دانش و مهارت‌هاي انسان هم كه جاي خود را دارد.

خوب حالا چطور به روز بمانيم؟ من تلاش مي‌كنم از اين پس هر از چند گاهي در مورد تجربيات خودم بنويسم. طبعا تجربيات من خاص رشته‌هاي مهندسي صنايع و مديريت است؛ هر چند سعي مي‌كنم طوري بنويسم كه تا حد امكان براي ديگران هم مفيد باشند. براي شروع اين نكات كلي را داشته باشيد تا بعدا دقيق‌تر صحبت كنيم:

1. از دم‌دست‌ترين امكان ممكن شروع كنيم: اينترنت! اينترنت مهم‌ترين و به‌ترين منبع اطلاعاتي براي به روز ماندن است. چيزي كه مهم است استفاده اثربخش از اين منبع عظيم اطلاعاتي است. چند پيشنهاد در اين زمينه:

– سايت‌هاي اصلي مرتبط با رشته تحصيلي و تخصص‌تان (سايت دانشكده‌هاي معتبر خارجي، سايت‌هاي مربوط به ژورنال‌ها و مجلات تخصصي، سايت‌هاي شركت‌هاي مشاوره‌اي معتبر و …) را بشناسيد و هر چند وقت يك بار سري به آن‌ها بزنيد و در آن‌ها بگرديد.

– خيلي از اين سايت‌ها خبرنامه‌هايي (Newsletter) دارند كه آخرين تحولات مربوط به آن رشته تخصصي را به صورت روزانه، ماهانه و … در اختيار شما قرار مي‌دهند. در اين خبرنامه‌ها عضو شويد و هر چند وقت يك بار (كه البته نبايد فاصله طولاني باشد) نگاهي به اي‌ميل‌هاي دريافتي‌تان از آن سايت بياندازيد تا ببينيد چه اتفاقات جديدي افتاده است.

– خيلي از آدم‌هاي باتجربه و حتي آكادميك وبلاگ‌ها يا سايت‌هاي فعالي دارند كه در آن‌ها تجربيات و ديدگاه‌هاي خودشان را در مورد رشته تخصصي شان بيان مي‌كنند. آن‌ها را بشناسيد و با استفاده از گودر، نوشته‌هاي‌شان را دنبال كنيد!

– سايت‌هاي ارايه‌كننده كتاب‌هاي رايگان براي دانلود از به‌ترين منابع اطلاعاتي هستند. حالا لازم نيست كه همه كتاب‌ها را دانلود كنيد؛ همين كه سايت مربوطه را نگاه كنيد تا ببينيد چه عناوين كتاب‌هايي وجود دارند خودش هم آگاهي‌بخش است و هم انگيزش‌بخش (كه بدانيم همي كه چه نادانيم!)

2- برنامه دروس دانشكده‌هاي مختلف خارجي و حتي داخلي (به‌ويژه پاورپوينت‌هاي درسي‌شان) منبع آموزشي بسيار عالي هستند. از گوگل براي يافتن آن‌ها غافل نشويد!

3- خيلي از كتاب‌هاي درسي معتبر (منظورم Text Bookها است) روي سايت ناشرشان، بخش خاصي دارند كه در آن، پاورپوينت‌هاي تدريس كتاب (كه تقريبا تمام نكات اصلي كتاب را در بر مي‌گيرند) و كيس‌هاي اضافه بر كتاب را به صورت رايگان قابل دانلود هستند. اين يكي واقعا امكان‌ بي‌نظيري است؛ چون خيلي وقت‌ها شما به كتاب منتشر شده در سال 2010 دسترسي نداريد؛ ولي مي‌توانيد پاورپوينت‌هاي آن‌ را مطالعه كنيد و به روز شويد! (حتي وبلاگ‌هايي وجود دارند كه كارشان اين است كه پاورپوينت‌هاي كتاب‌ها ـ و مخصوصا آن‌هايي كه روي اينترنت به صورت رايگان قابل دسترسي نيست ـ را براي دانلود ارايه مي‌كنند.)

4- آدم‌هاي مهم رشته‌تان را در داخل و خارج بشناسيد: اساتيد دانشگاه، نويسندگان كتاب‌هاي مرتبط، حتي مديران و مشاوران برتر و … اين جوري هر جايي كه اسم طرف به گوش‌تان بخورد حساس مي‌شويد كه ببينيد چه چيز جديدي مي‌توانيد ياد بگيريد.

5- اين يكي براي من ذاتا يك تفريح است؛ تفريحي كه البته بسيار هم مفيد است: تفريح كتاب‌بيني! تقريبا سعي مي‌كنم هر ماه سري به كتاب‌فروشي‌هاي انقلاب بزنم و كتاب هاي تازه منتشر شده را ببينم و ورق بزنم. خيلي وقت‌ها مدت‌ها دنبال مطلب يا كتاب خاصي بوده‌ام و در اين سر زدن‌ها در به شكلي اتفاقي آن را پيدا كرده‌ام. در مورد رشته مديريت و هم‌چنين رشته‌هاي اقتصاد و علوم اجتماعي، كتاب‌فروشي انتشارات آگاه روبروي در اصلي دانشگاه تهران با آن كتاب‌فروشان خوش‌برخورد و مطلع‌اش كاملا توصيه مي‌شود (اين براي من خيلي مهم است كه اگر خودشان كتابي را نداشته باشند راه‌نمايي‌تان مي‌كنند كه از كجا كتاب را تهيه كنيد.)

6- مجلات و كنفرانس‌هاي داخلي را خيلي نبايد جدي گرفت؛ ولي خوب بعضي‌هاي‌شان مفيد هستند و مي‌شود به آن‌ها اعتماد كرد. سايت‌هاي داخلي مفيدي هم هستند كه مي‌شود از آن‌ها استفاده كرد. (در مورد رشته مديريت بعدا به مجله‌ها و سايت‌هاي داخلي مفيد از نظر خودم اشاره مي‌كنم.)

7- خود كاري كه انجام مي‌دهيم؛ هر چند خيلي از اوقات به اين نكته ساده و بديهي توجه نمي‌كنيم!

8- شبكه همكاران و دوستان: سعي كنيد با آدم‌هاي به‌روز در ارتباط باشيد تا هم بتوانيد كليد واژه‌هاي لازم براي جستجوي مطالب مورد نيازتان (از طريق راه‌هاي 1 تا 6) را از آن‌ها به دست بياوريد و هم خود اطلاعات تازه را!

راه‌هاي ديگري هم هست كه بعدا در موردشان صحبت خواهيم كرد. يادتان باشد: “اين‌كه بدانيد چه نوع اطلاعاتي را از كدام منبع اطلاعاتي مي‌توانيد پيدا كنيد، مهم‌ترين موضوع در به‌روز بودن و ماندن است.”

يكي دو روز پيش من مطلبي نوشتم تحت عنوان: “تخصص شما چيست؟” بازخورد اين نوشته براي خودم بسيار جالب بود و به شكل بامزه‌اي از عصر ايران و پارسينه سر درآورد! (هر چند هر دو سايت اسم وبلاگ مرا به اشتباه “گذاره‌ها” ثبت كرده‌اند!) به دليل همين بازخورد مثبت، تصميم گرفتم نكته‌اي ديگر را به آن يادداشت اضافه كنم. ماهنامه گزيده مديريت ـ كه مقالات هاروارد بيزينس ريويو را با تأخيري چند ماهه منتشر مي‌كند ـ براي علاقه‌مندان پي‌گير رشته مديريت در ايران شناخته شده است (هر چند مطالعه اين نشريه به دليل انتشار مقالات مختلفي در حوزه‌هاي عمومي مانند: بهداشت كار، مديريت بر خود و … به همه كساني كه به نوعي در سازمان‌هاي مختلف شاغل هستند توصيه مي‌شود.) در شماره 75 گزيده مديريت مقاله جالبي تحت عنوان “متخصص شدن” چاپ شده است. نويسنده اين مقاله معتقد است تخصص واقعي بايد از پس 3 آزمون بربيايد:

1- تخصص بايد منجر به عملكرد همواره برتري نسبت به همتايان متخصص شود؛ 2- نتايج عيني و ملموس ايجاد كند؛ 3- قابل تكرار و اندازه‌گيري در آزمايشگاه باشد.

شاخص‌هاي جالب و خوبي است. نظر شما چيست؟

هفته پيش جايي براي مصاحبه استخدامي رفته بودم. تجربه بسيار جالبي بود و چيزهاي زيادي ياد گرفتم. اما از همه جالب‌تر و بامزه‌تر جايي بود که مصاحبه‌گر (که مديرعامل آن شرکت بود) از من پرسيد: “شما فکر مي‌کني تخصصت چيه؟ در يک جمله به من بگو.” سؤال جالبي که تا آن لحظه بهش فکر نکرده بودم! سريع خودم را جمع کردم و جوابي دادم که مقبول نظر طرف مقابل هم بود.

غرض اين‌که وقتي ما رزومه‌هاي‌مان را پر مي‌کنيم از کارهاي مختلف و متنوع، ارزيابي تخصص ما براي ديگران مشکل مي‌شود. اين مهم است که دقيقا بدانيم چه کاري را خوب بلديم يا حداقل به آن علاقه داريم. اين‌جوري هم مطالعات‌مان و هم تجربه‌هاي‌مان در يک حوزه مشخص متمرکز مي‌شود و وقتي اين دو از يک سطحي بالاتر رفت، آن وقت بر مبناي اصل کمبود منابع عرضه (!)، انتخاب‌هاي شغلي‌مان هم افزايش خواهد يافت. ديگران هم براساس اين‌که خودمان تخصص‌مان را بشناسيم ارزيابي بهتري در مورد ما خواهند داشت؛ يعني مي‌فهمند بايد با چه زبان فني با ما صحبت کنند و در چه حوزه‌اي بايد آشنايي ما با ادبيات علمي يا تجربيات قبلي‌مان را محک بزنند.

آن قسمت سؤال آقاي مديرعامل که از من خواست در يک جمله تخصص‌ام را بيان کنم به نظرم آموزنده‌ترين بخش صحبت‌هاي او بود. منظورم اين است که حواس‌مان باشد شرح شغل نمي‌خواهيم بنويسيم؛ بايد واقعا مختصر و مفيد بدانيم که تخصص‌مان چيست.  براي اين مختصر و مفيد نويسي پيشنهاد مي‌کنم همين الان گوگل پروفايل خودتان را تکميل کنيد؛ چون بايد در آن در بخش “What I do” خيلي ساده و کوتاه بنويسيد که چه کار بلديد. يعني در واقع عنوان شغل‌تان را بنويسيد.

از همه اين حرف‌ها گذشته فکر مي‌کنم پيدا کردن عنوان تخصص‌مان تمرين خوبي است براي اين‌که خودمان و ديگران بفهميم “چه کاره‌ايم!”