نويسنده: شاون ناگنت / مترجم: علی نعمتی شهاب
در طول سالها من چيزهايي بسياري را ديدهام كه پيچيدهتر شدهاند. مثلا ارتباطات را در نظر بگيريد: كانالهاي جديد ارتباطي چون: تلفن همراه، كنفرانس ويدئويي، پيامك، ايميل و سايتهاي اينترنتي به ما اين امكان را ميدهند تا كسب و كارمان را در هر زمان و مكاني پيش ببريم. اما با چه هزينهاي؟ اين روزها مطالعات بسياري انجام شدهاند كه نشان ميدهند بهرهوري، بهدليل پيچيدگي روشهاي ارتباطي معمول در حال كاهش است.
بگذاريد مثال ديگري را بررسي كنيم: گزارشدهي. با استفاده از ابزارهاي الكترونيك، ميتوانيم گزارشهاي فوقالعادهاي توليد كنيم كه شامل: نمودارها، نقشهها، برآوردها، گزينهها، تحليل دادهها و … باشند. اما زماني كه بخواهيم از اين محتوا در عمل استفاده كنيم، آيا پاسخها بهصورت اساسي تغيير نميكنند؟ من اينگونه فكر نميكنم. آيا بايد كار اضافي را انجام دهيم؟ مطمئنا.
در تلاش براي كاهش پيچيدگي، من مفهومي را بهكار ميگيرم كه ناماش را “سادگي باقابليت” (Powerfully Simple) گذاشتهام. رويکرد اين است که هر کاري در کسب و کارمان انجام ميدهيم بايد بهاندازهاي ساده باشد که قابليتهاي لازم را براي دستيابي به نتايج مورد نظر ارائه کند (سادگي باقابليت.) براي اين منظور ما نيازمند تمرکز بر نتايج هستيم و نبايد اجازه دهيم توفان دادهها، اطلاعات و فناوريها که در دل آن زندگي ميکنيم، ما را از مسيرمان منحرف کند. پيچيدگيهاي غيرضروري باعث افزايش زمان، هزينه، سردرگمي و نياز به آموزش بيشتر و هدررفت منابع ميشوند و در نهايت به کاهش بهرهوري و در بسياري از موارد کاهش ارزش مورد انتظار ذينفعان ميشوند.
يک نمونهي عالي از رويکرد “سادگي باقابليت” شرکت اپل است. در حالي که محصولات اين شرکت بسيار ساده بهنظر ميرسند؛ آنها همچنان براي سادهسازي بيشتر تلاش ميکنند و کارشان را هم خوب انجام ميدهند. قطعا پيچيدگيهاي بسيار زيادي در پشت صحنه وجود دارند؛ اما از زاويهي ديد يک کاربر احتمالي، محصولات اپل بسيار ساده کار ميکنند.
اينجا اين سؤال پيش ميآيد که چگونه پيچيدگي را در کسب و کارمان کاهش دهيم؟
چکليست رويکرد “سادگي باقابليت” براي سازمانها
کسب و کار شما چقدر خوب رويکرد “سادگي باقابليت” را بهکار ميگيرد؟ پرسشنامهي زير اگر چه کوتاه و ساده بهنظر ميرسد؛ اما اگر در مورد هر سؤال بهخوبي فکر کنيد، شالودهي مستحکمي را براي ارزيابي کسب و کارتان ميسازد:
1- آيا استراتژي سازمان شما بهروشني در تنها يک صفحه قابل نمايش است؟
2- آيا ميتوانيد عملکرد واقعي سازمانتان را بهوسيلهي يک گزارش ارزيابي عملکرد ماهانهي يک صفحهاي مشخص کنيد؟
3- آيا نيروهاي خوب خود را با راهبري اثربخش در سطوح ارشد سازمان حفظ ميکنيد؟
4- آيا تنوع و تضارب افکار و انديشهها را با آغوش باز ميپذيريد و تشويق ميکنيد؟
5- آيا سازمان شما اولويتهاي سازگار استراتژيک را تا تکميل شدن پيگيري ميکند؟
6- آيا سادگي استفاده و اثربخشي سيستمهاي مورد استفاده در کسب و کارتان را بررسي ميکنيد؟
7- آيا ميزان انگيزش نيروي انساني خود را ارزيابي ميکنيد؟
8- آيا مديران شما بهصورت مستقيم با مشتريان راضي و ناراضي در تماس و گفتگو هستند؟
9- آيا نيروي انساني شما از وضعيت توسعه و پيشرفت خود راضي است؟
10-آيا دفتر سفارشات خود را از نظر کميت و کيفيت بهصورت ماهانه ارزيابي ميکنيد؟
اگر پاسخ شما به اغلب اين پرسشها مثبت است، تبريک ميگويم! احتمالا در حال استفاده از رويکرد “سادگي باقابليت” در کسب و کارتان هستيد.
اگر نه، در اينجا به برخي نکاتي که به شما در سادهسازي فرايندهاي کسب و کارتان ميکنند، ارائه ميشوند:
1- زماني را به تعريف روشن و دقيق نتايج مورد انتظار کسب و کارتان و استراتژي دستيابي به آنها در قالب چند جملهي کوتاه اختصاص دهيد. هر کاري انجام داديد را با اين سند مکتوب مقايسه کنيد.
2- ريسکها و فرصتهايي که کسب و کارتان با آنها مواجه است را مرور کنيد و گزارشها و نظامهاي سازماني خود را طوري اصلاح کنيد تا بتوانيد براساس نتايج واقعي و فرصتهاي پيش رو، ريسکها را کنترل کنيد.
3- توجه کنيد که نيروي انساني مناسب از بهترين نظامها و ابزارها نيز مهمتر است.
4- با مشتريانتان رو در رو و مستقيم گفتگو کنيد.
منبع
