برچسب: مديريت زمان

یکی از بدیهی‌ترین گزاره‌هایی که از دوران کودکی برای‌مان تکرار شده است، “طلا بودن زمان” است. زمان، موضوعی خطی است که تنها در یک جهت پیش می‌رود و ما را هم در مسیر رودخانه‌‌ی خود به‌سوی اقیانوسی ناپیدا پیش می‌برد. این روزها همگی بیش از دوران کودکی گرفتار محدودیت‌های ناشی از ویژگی‌های خاص زمان هستیم و همیشه در جستجو و آرزوی “اوقات فراغت” به‌سر می‌بریم. اما عاقبت جوینده‌ی زمانِ کافی، لزوما یابنده نیست: هر روز صبح با انگیزه‌ی انجام ده‌ها کار جذاب از حواب بیدار می‌شویم و هر شب، در غمِ انجام نشدن بخش عمده‌ای از آن کارها با رؤیای “فردا روز دیگری است” به خواب می‌رویم. نتیجه؟ یک دورِ باطلِ غیرقابلِ شکستن که گویی سرنوشت محتوم ما است …

در مواجهه با “غولِ زمان” بشر تکنیک‌های مختلفی را ابداع کرده است. سال‌ها است که روش‌ها، مدل‌ها و رویکردهای مختلف “مدیریت زمان” در قالب کتاب و مقاله و سخنرانی در اختیار ما قرار گرفته است. شاید آن چیزی که از آن به “مهارت‌های بهره‌وری شغلی و زندگی” یاد می‌کنیم، در حقیقت چیزی جز روش‌های مختلف مدیریت زمان نباشد که هر کدام روی جنبه‌ای متفاوت از زندگی ما متمرکز هستند: برنامه‌ریزی و مدیریت انجام اثربخش وظایف، نظم و ترتیب برای سرعت بخشیدن به دسترسی به ابزارها و وسایل، مدیریت روابط بین‌فردی برای سریع رسیدن به نتیجه از ارتباط با آدم‌ها و دیگر مهارت‌هایی شبیه این‌ها نمونه‌هایی از این دست مهارت‌ها هستند. البته اساسا شاخه‌ی مهارتی مدیریت زمان خود شاخه‌ی مهمی در حوزه‌ی “مهارت‌های بهره‌وری” است. از میان تکنیک‌های مختلف مدیریت زمان، فن پومودورو این روزها بیش از هر زمان دیگری نام‌ش شنیده می‌شود. پیش از این در گزاره‌ها روش شخصی خودم تحت عنوان کار پروژه‌ای در برابر کار برنامه‌ای را معرفی کرده بودم.

اما یک حقیقتِ تلخ این است که فاصله‌ی علمِ مدیریت زمان تا عملِ آن چیزی در حدود چند میلیون سالِ نوری راه است! 🙂 ما می‌دانیم که زمان، محدود است و می‌دانیم که چگونه می‌شود آن را مدیریت کرد؛ اما بخش مهمی از زمان‌مان را به‌هدر می‌دهیم! چرایی‌ش را البته شاید هیچ‌کس به‌صورت قطع هنوز نتوانسته کشف کند؛ اما بارِ “سبکیِ تحمل‌ناپذیر”ش بر دوش همه‌مان سنگینی می‌کند.

راه‌حل چیست؟ مدتی است در این فکر هستم که شاید بیش از آن چیزی که لازم است به ایده‌ی “وقت، طلا است” در ذهن‌مان بها داده‌ایم. البته که زمان، گوهر گران‌بهایی است؛ اما در زندگی روزمره آن‌چنان گرفتار عدم قطعیت‌هایی هستیم که خیلی وقت‌ها واقعا اتلاف زمان انتخابی نیست! بخشی از این عدم قطعیت‌ها مربوط به دنیای واقعی هستند که به‌صورت طبیعی آن‌ها را می‌شناسیم و می‌پذیریم (نگاهی به یک روزِ کاری معمولی‌تان بیاندازید، نمونه‌های‌ش از جمله: جلساتِ ناگهانی، کارهای فوریِ خارج از نظمِ برنامه‌ریزی شده و … زیادند!)؛ اما بخش دیگری از آن‌ها هم درونی هستند که اتفاقا تأثیرشان شاید بیش‌تر از آن عواملِ بیرونی باشد، هر چند خیلی به‌رسمیت‌شان نمی‌شناسیم: جنگ‌های درونی، احساس ناامیدی و پوچی و افسردگی، حس شکست و خمودگی و … نمونه‌هایی از این عوامل هستند. عواملِ درونیِ مؤثر بر اتلافِ زمان، خیلی وقت‌ها از کنترلِ ما بیرون هستند؛ اما مشکل این‌جا است که بارِ روانیِ ناشی از گزاره‌ی غیرمنعطفِ “وقت، طلا است” نمی‌گذارد تا نفسی به‌راحتی بکشیم و کمی هم به زندگی‌مان آن‌طور که خودش پیش می‌رود، برسیم. همیشه عذابِ‌ وجدانِ کارهای عقب‌افتاده، حرف‌های نگفته (در انتظارِ فرصتی مناسب …)، کتاب‌ها و فیلم‌های ندیده، مسافرت‌های نرفته و … بر دوشِ ما سنگینی می‌کند و همین است که هر روز، بیش از پیش در چاهِ زندگی فرو می‌رویم و طنابِ نجات از دست‌مان دورتر می‌شود!

در مواجهه با این زندگی سرشار از عدمِ قطعیت و آن عذابِ‌ وجدانِ لعنتی چه می‌شود کرد؟ به‌نظرم راه‌‌حل‌ش نه کنشِ صد در صدی پیش‌دستانه است و نه انفعالِ خام‌دستانه. ماجرا ساده‌تر از آن چیزی است که فکر می‌کنیم یا به‌عبارت به‌تر قصد داریم به خودمان بقبولانیم: ما در این دنیا زمانِ محدودی برای زندگی در اختیار داریم. چیزی که در نهایت مهم است کیفیتِ زندگی‌مان یا به‌عبارت به‌تر عرض آن است نه طول آن. بنابراین به‌تر آن است که زندگی را کم‌تر جدی بگیریم و به‌جای برنامه‌ریزی برای لحظه‌لحظه‌ی آن (که خودمان هم می‌دانیم اجرا نمی‌شود)، کمی شهودی‌تر با دنیا برخورد کنیم: نگاه کردن به زندگی به‌عنوان پروژه‌ای برای کشف کردن، لذت بردن و جلو رفتن همیشگی در مسیر رودِ زمان. این‌گونه مدیریتِ زمان هم راحت‌تر می‌شود: این‌که بدانی چه کارهایی را نباید انجام بدهی!

يكي از معضلات دائمي زندگي ما انسان‌ها، كم‌بود وقت است. هميشه وقت نداريم يا كم داريم و در مقابل، آدم‌هايي را مي‌بينيم كه اين‌قدر وقت اضافي دارند كه كاش مي‌شد وقت‌ آن‌ها را خريد! اما اگر كمي منصفانه نگاه كنيم، مي‌بينيم كه كم در زندگي‌مان وقت تلف نمي‌كنيم و از آن مهم‌تر، بسياري از اوقات روي كارهايي انرژي و وقت صرف مي‌كنيم (و طبيعتا از كارهاي ديگري عقب مي‌مانيم) كه نبايد. پس اين سؤال مهم مطرح مي‌شود كه از كجا بفهمم چه كاري را بايد همين الان انجام دهم؟ خانم اليزابت گريس ساندرز در پاسخ به همين سؤال اين‌جا روي سايت اينك‌دات‌كام سه قانون جالب را براي مديريت زمان ارائه داده است:

اول ـ فيلتر اولويت‌ها را تعريف كنيد: “هر فردي اولويت‌هاي خاص خودش را دارد. بنابراين اولين قدم در راه داشتن احساس خوب در مورد انتخاب‌هاي‌تان در زندگي، اين است كه صادقانه چيزهايي را براي شما از همه مهم‌ترند مشخص كنيد. مثلا اولويت من در زندگي اين‌گونه است:

زندگي معنوي —–> روابط انساني —–> كسب و كار —–> سلامتي و شادي —–> نظم —–> تفريح

ممكن است ترتيب اولويت‌هاي شما مثل من باشد. ممكن هم هست كاملا متفاوت باشد؛ مثلا:

سلامتي و شادي —–> استارت‌آپ —–> لذت بردن —–> روابط انساني —–> خدمت به جامعه.”

دوم ـ براي هر يك از اولويت‌ها، اقدامات لازم را فهرست كنيد: “براي من، زندگي معنوي يعني اين‌كه هر روز صبح كمي دعا كنم و مديتيشن داشته باشم. اولويت روابط انساني يعني هر هفته حداقل سه بار دوستان‌م را ببينم. در مورد كسب و كار يا استارت‌آپ، ممكن است اين اقدام اجرايي، كار كردن از 8 صبح تا 5 بعد از ظهر در پنج روز از هفته باشد.” و البته براي اولويت لذت بردن، من (مترجم) شخصا كتاب را پيشنهاد مي‌كنم!

سوم ـ تمام تصميمات را اول از فيلتر اولويت‌ها رد كنيد و بعد تصميم بگيريد: “بسياري از كارهاي ما در زندگي، روتين و مطابق همان فهرست گام دوم هستند. اما هميشه كارهايي هم هستند كه به‌ناگاه در برابر ما قرار مي‌گيرند و لازم است در مورد آن‌ها تصميم بگيريم. لازم است اين تصميمات را از فيلتر اولويت‌ها بگذرانيد تا براي انجام دادن آن‌ها يكي از سه گزينه‌ي “بلي / “نه” / “الان نه” را انتخاب كنيد.” مثلا فهرست دوم اولويت‌ها را نگاه كنيد: در اين فهرست سلامتي و شادي بالاتر از استارت‌آپ قرار دارد. بنابراين اگر پاسخ‌گويي به نياز يك مشتري نيازمند چند شب نخوابيدن و كار كردن شبانه‌روزي باشد، هر چقدر هم كه آن مشتري، سودآور باشد، لازم است گزينه‌ي “نه” يا “الان نه” را انتخاب كنيد!

نگاه جالبي است به زندگي و كار كردن. من خودم كه همين الان دارم به نوشتن اولويت‌هاي زندگي خودم فكر مي‌كنم …

زمان از آن چيزهايي است که هميشه محدود است! هميشه کارهايي هست که انجام نداده‌ايم و البته هميشه زماني است که لازم‌اش داريم، ولي در اختيارش نداريم. چه بايد کرد؟ چطور مي‌شود با محدوديت‌ زمان مقابله کرد؟ انتظارمان را از زندگي کم‌تر کنيم؟ فهرست کارهاي‌مان را محدود کنيم؟ بعضي کارها را براي انجام برخي کارهاي ديگر کنار بگذاريم؟ به نظر مي‌رسد يک راه‌حل ديگر هم وجود داشته باشد: استفاده‌ي بهينه از زمان موجود. در واقع ثابت شده است که زمان‌هاي هدر رفته بخش بزرگي از زندگي کاري و شخصي هر فرد را تشکيل مي‌دهند. بنابراين براساس اصل پارتو اگر حتا 20 درصد اين زمان‌ها را هم بتوانيم به‌صورت مفيد در بياوريم، 80 درصد مي‌توانيم بيش‌تر کار انجام بدهيم!

در اين‌جا 20 پيشنهاد براي مديريت اثربخش‌تر زمان ارايه مي‌شود:

1. يک فهرست روزانه (To-Do List) داشته باشيد.
2. براي به پايان رساندن هر کار يک زمان مشخص تعيين کنيد.
3. يک تقويم داشته باشيد و به‌کمک آن برنامه‌هاي آينده‌تان را تنظيم کنيد.
4. يک وسيله‌ي سازمان‌دهي براي مديريت زمان داشته باشيد که توانايي مديريت پروژه‌ها، فهرست‌هاي کاري و زمان‌بندي‌هاي شما را داشته باشد (مثلا ابزار مديريت فعاليت Outlook.)
5. حواس‌تان به موعدهاي زماني (Deadline) انجام کارها باشد.
6. ياد بگيريد که به خودتان و ديگران “نه” بگوييد!
7. هدف‌تان را انجام دادن زودتر کار نسبت به موعد زماني مقرر بگذاريد (اين‌طوري شايد سر وقت کار را تمام کرديد!)
8. براي از فعاليت‌هاي روزانه‌ي خود زمان‌بندي داشته باشيد.
9. يک ساعت را جايي بگذاريد که راحت آن را ببينيد.
10. ساعت را طوري تنظيم کنيد که 15 دقيقه مانده به پايان زمان انجام يک فعاليت به شما اطلاع دهد.
11. در يک زمان فقط و فقط بر يک کار تمرکز کنيد.
12. چيزهايي که حواس‌تان را پرت مي‌کنند، کنار بگذاريد (مثلا اي‌ميل‌تان را ببنديد.)
13. زمان گذشته از آغاز يک کار را مثلا با ابزاري مثل کرونومتر ثبت کنيد.
14. وقت‌تان را تلف جزئيات غيرضروري نکنيد.
15. اولويت‌بندي داشته باشيد.
16. کارهايي که مي‌شود را به ديگران واگذار کنيد.
17. کارهاي شبيه به هم را با هم ترکيب کنيد (مثلا گزارش نوشتن، جستجو در اينترنت و …)
18. عوامل هدردهنده‌ي زمان (مثل فيس‌بوک!) را حذف کنيد.
19. هر وقت خسته شديد توقف کنيد. ادامه دادن، اثربخشي شما را به‌شدت کاهش مي‌دهد.ژ
20. بين دو کار / فعاليت، زمان کوتاهي را به استراحت بپردازيد.

کار کردن با انسان‌ها زمان‌بر است. و افراد مختلف اولويت‌هاي گوناگوني دارند. بنابراين هر کس ممکن است نياز به جلب توجه شما بر موضوعي را داشته باشد که براي او مهم است؛ اما براي شما نه. البته اگر همکارتان است طبعا کمک کردن به وي مهم است. و اغلب، ما هم دوست داريم که کمک‌شان کنيم.
من (نويسنده‌ي اصلي نه “من”!) اخيرا پيمايشي را در ميان 400 رهبر برجسته‌ي يک سازمان 12000 نفره انجام دادم و دريافتم نزديک به 95 درصد آن‌ها ـ يعني 380 نفر از ميان 400 نفر ـ سه چيزي را که بيش‌ترين وقت را از آن‌ها تلف مي‌کند در پرسشنامه اين‌گونه علامت زده بودند: جلسات غيرضروري، اي‌ميل‌هاي بي‌اهميت و ارايه‌هاي طولاني.
ما به راهي نياز داريم که به‌وسيله‌ي آن خيلي سريع و با اعتماد کامل تعهدات غيرضروري خودمان را تعيين کنيم و از بين ببريم؛ براي اين‌که مطمئن شويم که آيا مي‌خواهيم با چيزي مواجه شويم يا از آن اجتناب کنيم و اين‌که تمايلات خودمان را طوري مديريت کنيم که هميشه در دسترس باشد. من آزمايش کوچکي را درست کرده‌ام که بايد پيش از پذيرش هر گونه تعهدي انجام شود. وقتي کسي با يک درخواست پيش شما مي‌آيد، از خودتان سه سؤال بپرسيد:
1. آيا من فرد مناسبي براي اين پاسخ‌گويي به اين درخواست هستم؟
2. آيا الان زمان مناسبي است؟
3. آيا اطلاعات کافي در اختيار دارم؟
اگر آن درخواست در اين آزمايش شرکت خورد ـ يعني اگر پاسخ حتي يکي از سه سؤال بالا منفي بود ـ آن را قبول نکنيد. به کس ديگري (فرد مناسب) واگذارش کنيد، انجام را براي زمان ديگري برنامه‌ريزي کنيد (زمان مناسب) يا تا زماني که اطلاعات لازم را در اختيار داشتيد به تأخيرش بياندازيد (شما يا کس ديگري به گرفتن آن اطلاعات نياز داريد.)
اين سه سؤال يک راه روشن، آسان و سازگار براي دانستن اين‌که چه زماني پاسخ مثبت بدهيم فراهم مي‌کنند. بدين ترتيب مي‌توانيم در برابر وسوسه‌ي پاسخ‌دهي به هر درخواستي مقاومت کنيم!
اگر رئيس‌تان از شما خواست کاري بکنيد و اين درخواست در آزمون رد شد؛ نه تنها درست ـ بلکه مفيد آ است که کار را رد کنيد يا به کس ديگري واگذار کنيد تا کار به صورت کاملا بهره‌ورانه انجام شود. اين براي شما، رئيس‌تان و سازمان‌تان مفيد نيست که وقت‌تان را روي کار نادرستي تلف کنيد.

منبع (با تلخيص)

پ.ن. نويسنده‌ي اين مقاله پيتر برگمان نويسنده و مشاور در زمينه‌ي ره‌بري سازماني است. نوشته‌هاي او را در وبلاگ‌اش در سايت مدرسه‌ي مديريت هاروارد بسيار دوست دارم و تا حد امکان همه‌ي آن‌ها را مي‌خوانم. خوبي نوشته‌هاي برگمان اين است که با يک مثال ساده از انفاقات زندگي روزمره ـ که ممکن است هر آن براي هر يک از ما در هر جاي دنيا رخ دهد ـ شروع مي‌کند، بعد مسئله را تحليل مي‌کند و در نهايت راه‌حل خودش را به صورتي ساده و کاربردي ارايه مي‌کند. توصيه مي‌کنم نوشته‌هاي برگمان را از دست ندهيد.