روشهاي پيشرفته براي کوتاهسازي زمان و کاهش تعداد جلسات
نويسنده: جينا تراپوني/ مترجم: علي نعمتي شهاب
همهي مديران بخش اعظمي از زمان کاري روزانهشان را بيش از اندازهاي که دوست دارند در جلسات مختلف ميگذرانند. جلسات جريان کاري شما را دچار وقفه ميکنند، ساعتهايي را ميبلعند که ميتوانستيد از آنها با بهرهوري بيشتري استفاده کنيد و از آن بدتر خستگي را افزايش ميدهند. در حالي که جمع کردن آدمها در يک اتاق براي بحث دربارهي يک موضوع ميتواند تنها راه ممکن براي تصميمگيري باشد، برخي شرکتها اين قانون را کنار گذاشتهاند تا تعداد جلساتي را که زمان انسانها را هدر ميدهند، کم کنند.
لازم به يادآوري نيست که يک رهبر خوب که در زمان مشخصي جلسه را آغاز ميکند و جلسه را براساس يک دستور جلسهي مشخص پيش ميبرد، باعث افزايش بهرهوري جلسه ميشود. در اينجا به چند تکنيک پيشرفته براي قرار دادن جلسات در مسير درست اشاره ميشود:
زمان باقيمانده را با يک کرونومتر محاسبه کنيد. جلساتي که دير شروع و طولاني ميشوند، پيش پا افتادهتر از آني هستند که بايد باشند. مجلهي بيزينس ويک گزارش کرده که جلسات بزرگ گوگل به دليل وجود يک ساعت تيک تاکي واضح، به برنامهي زماني تعيين شده مقيد ميمانند.
براي افزودن يک فشار کوچک که جلسات را متمرکز بر موضوع نگاه دارد، در گردهمآييهاي گوگل يک تايمر عظيم بر ديووارها قرار ميگيرد که دقايقي را که صرف يک جلسه يا موضوع خاص شده را ميشمارد.
همه را ايستاده نگه داريد. وقتي پاي آدم درد بگيرد، هيچ کس دوست ندارد که در گوشهاي از جلسه لنگر بيندازد. بلاگري با نام جان تروسکو نوشته جلسات ايستادهي رسمي در شرکتي در لسآنجلس که وي در آنجا کار ميکرد، آنها را اثربخشتر و سريعتر کرده بود:
“به جاي نشستن پشت يک ميز سنتي کنفرانس، ما صندليهايمان را از اتاق جلسه بيرون ميبرديم و در همان حالي که داشتيم راه ميرفتيم، جلسه را برگزار ميکرديم. خوب اين طري زمان جلسات به شدت کاهش مييافت، چون آدمها دوست نداشتند زياد بايستند. به اين ترتيب زمان جلسات از 30 تا 60 دقيقه به چيزي نصف آن کاهش يافت در حالي که جلسات به نتايج خوبي هم منجر ميشدند.”
انحراف از موضوع را ممنوع کنيد. تاد ويلکنز از شرکت طراحي “ادپتيو پد” ميگويد او آدمها را با درخواست از همه براي کنار گذاشتن لپتاپها، آيفونها و بلکبريهايشان در زمان جلسه بر موضوع متمرکز نگاه ميدارد. او آنقدر اين موضوع را دنبال ميکند تا اتفاق بيفتد: او به کساني که در جلسه به صورت پنهاني ايميلهايشان را چک ميکنند اعلام خطر ميکند و حتي از همه ميخواهد گوشيهاي موبايلشان را در جعبهاي در گوشهي اتاق جلسه بگذارند.
هيچ وقت براي جلساتي بيشتر از 30 دقيقه برنامهريزي نکنيد. در شرکت توسعهي نرمافزارهاي کاربردي 37Signals جلسات به ندرت اتفاق ميافتند، چرا که مضر تصور ميشوند. اما اگر واقعا به جلسهاي نياز باشد چه؟ نگذاريد بيش از 30 دقيقه طول بکشد، با يک موضوع کاملا خاص وارد آن شويد و جلسه را “بر محل بروز مشکل متمرکز کنيد” ـ کدها، شيوهي طراحي، مستندات و اعداد را جلوي چشم خودتان بگذاريد.
بعضي اوقات تنها نگهداري تجربيات خوب جلسات در جلوي چشم در هنگام يک گردهمآيي ميتواند ياريبخش باشد. در ساختمان مرکزي اوريلي (O’Reilly’s) ـ بنگاه انتشاراتي معروف حوزهي تکنولوژي ـ خطوط راهنماي جلسات روي ديوار همهي اتاقهاي کنفرانس نوشته شدهاند!
