برچسب: تحليل سيستم

“كاربردپذيري قابليت استفاده‌ي آسان و يادگيرنده‌ي يك شي ساخته دست انسان است. اين شي مي‌تواند هر چيزي باشد: اعم از نرم‌افزارهاي رايانه‌اي، وب‌سايت، كتاب، ابزارها و ماشين‌ها و حتي فرايندهاي كسب و كار.” (ويكي‌پديا)

“كاربردپذيري يك ويژگي كيفي است كه ميزان آسان بودن تعامل كاربر با يك سيستم را ارزيابي مي‌كند. واژه‌ي كاربردپذيري به روش‌هاي به‌بود استفاده‌ي آسان يك سيستم طي فرايند طراحي نيز اشاره دارد. كاربردپذيري از 5 مؤلفه‌ي كيفي تشكيل شده است:

• قابليت يادگيري: انجام وظايف ساده در اولين بار مواجهه با سيستم طراحي شده چقدر ساده است؟
• اثربخشي: وقتي كاربران با طراحي آشنا شدند، چقدر سريع مي‌توانند وظايف را انجام دهند؟
• قابليت به‌خاطرسپاري: وقتي كاربران بعد از مدتي استفاده نكردن از سيستم دوباره به‌سراغ آن مي‌آيند، كسب مجدد مهارت‌ها چقدر آسان است؟
• خطاها: كاربران به چه ميزان خطا مي‌كنند، اين خطاها چقدر جدي هستند و حل آن‌ها تا چه اندازه ساده است؟
• رضايت: سيستم طراحي شده تا چه حد دل‌پذير است؟” (اين‌جا)

“اهميت كاربردپذيري از جايگاه آن در اين فرمول‌ مشخص مي‌شود: مفيد بودن سيستم = كاربردپذيري سيستم + منافع ناشي از سيستم. كه در آن:

منافع ناشي از سيستم = ارائه‌ي نيازمندي‌هاي كاربر در قالب كاركردهاي سيستم.

كاربردپذيري = استفاده از اين كاركردها چقدر ساده و دل‌پذير است.” (اين‌جا)

قبلا چند باري درباره‌ي پيچيدگي و نقش آن در تحليل سيستم‌ها و هم‌چنين راه‌كارهاي كاهش پيچيدگي براي‌تان نوشته‌ام (+) به‌تازگي كه با مفهوم كاربردپذيري آشنا شدم، متوجه شدم كه چه مشابهتي ميان اصول آن با اصول تفكر سيستمي وجود دارد و جالب‌تر و هيجان‌انگيزتر اين‌كه چه روش‌ها و ابزارهاي جالب ديگري هم براي تحليل و كاهش پيچيدگي وجود دارد كه مي‌توان‌م در كارم از آن‌ها هم استفاده كنم. نكته‌ي مهم ديگر هم اين‌كه كاربردپذيري مثل تفكر سيستمي خاص يك حوزه‌ي خاص (مثلا طراحي وب) نيست و هر جايي كه سيستمي وجود دارد كه با كاربران‌ش تعامل دارد، كابردپذيري هم معنادار مي‌شود.

طبيعتا دانش من هنوز در حوزه‌ي كاربردپذيري خيلي زياد و مهم‌تر از آن عميق نيست. به‌همين دليل نياز دارم كه در مورد آن بيش‌تر بخوانم و ياد بگيرم. در همين راستا اخيرا متوجه شدم كه هر سال روز مشخصي به‌عنوان روز جهاني كاربردپذيري در سراسر دنيا با شعار “زندگي را ساده كنيد” جشن گرفته مي‌شود و به‌تر اين‌كه اين جشن امسال براي سومين سال متوالي در ايران هم برگزار خواهد شد.

من به‌عنوان يكي از گام‌هاي اول براي آشنايي با مفهوم و كاربردها و ابزارهاي كاربردپذيري در جشن روز جهاني كاربردپذيري ايران شركت خواهم كرد. اگر دوست داشتيد در اين همايش شركت كنيد، مي‌توانيد در اين‌جا براي شركت در همايش ثبت‌نام كنيد. اميدوارم ببينم‌تان!

تحليل‌ كسب و كار (همون تخصص من!) يكي از شغل‌هايي است كه هر روز در جهان و در ايران بيش‌تر مورد توجه قرار مي‌گيرد. علت اصلي اين موضوع هم كشف كاربردهاي جديد براي اين تخصص است. تحليل كسب و كار به‌قول استاندارد BABOK عبارت است از: “توصيه‌ي راه‌حل‌هاي لازم براي كمك به سازمان در دستيابي به اهداف‌ خود.” در همين تعريف كوتاه مي‌بينيد كه BA چه دنياي گسترده، جذاب و عجيبي است … در راستاي نظرسنجي پارسال (+) از اين به‌بعد سعي مي‌كنم بيش‌تر در اين زمينه ـ كه هر دو محور مشاوره‌ي مديريت و تحليل سيستم كاربردي را در بر مي‌گيرد ـ بنويسم.

فعلا براي شروع 7 روند مهم تحليل‌گري كسب و كار در سال 2012 را به نقل از اين‌جا با هم مرور كنيم:

1- جدايي نقش‌هاي مدير پروژه و تحليل‌گر كسب و كار: قبلا اين دو در پروژه‌ها يك نقش فرض مي‌شدند؛ اما ام‌روز همگان در حال كشف اهميت نقش تحليل‌گر كسب و كار به‌عنوان يك نقش مستقل در انجام پروژه‌ها هستند. اين مسئله در افزايش قابل توجه اعضاي مؤسسه‌ي بين‌المللي تحليل كسب و كار (IIBA) و هم‌چنين آغاز تحقيقات مؤسسه‌ي PMI در زمينه‌ي حوزه‌هاي تداخل كاري، بده‌بستان‌ها و زمينه‌هاي هم‌كاري اين دو نقش نمود يافته است. توجه كنيد كه در اين‌جا منظور هر پروژه‌اي است؛ حتا پروژه‌هاي ساخت و ساز! (Construction) علت‌ش اين است كه موفقيت هر پروژه‌اي وابسته است به تعيين و تأمين درست نيازمندي‌هاي كارفرما و اين دقيقن تخصص تحليل‌گران كسب و كار است.

2- به‌كارگيري هر چه بيش‌تر رويكردهاي چابك در انجام پروژه‌ها (قابل توجه دوستان چابك‌كار ما)

3- هم‌كاري هر دو نقش مدير پروژه و تحليل‌گر كسب و كار در پروژه‌هاي چابك: منظور اين است كه قبلا كسي فكر نمي‌كرد تحليل‌گر كسب و كار براي پروژه‌هاي چابك نياز باشد؛ اما امروز مشخص شده كه به‌دليل كوتاه بودن نسبي تكرارها در رويكردهاي چابك، امكان تحليل كامل كسب و كار در هر تكرار وجود ندارد و در نتيجه تحليل كسب و كار تبديل به پيش‌نياز پروژه‌هاي چابك شده است.

4- تحليل‌گر كسب و كار به‌عنوان مشاور مديريت! به‌به! 🙂 (تعريف تحليل كسب و كار را در ابتداي همين پست ببينيد!)

5- تحليل‌گر كسب و كار به‌عنوان تسهيل‌گر تغيير: البته اين اصولا يكي از نقش‌هاي مشاوران مديريت است و احتمالا به‌دليل اهميت‌ش جدا شده.

6- مهاجرت به محيط‌هاي مجازي: به‌دليل مسائل بودجه‌اي، گسترش جغرافيايي شركت‌ها و با پديد آمدن ابزارهاي همكاري، شركت‌ها هر روز بيش‌تر از ديروز به ايچاد تيم‌هاي مجازي تمايل دارند. بنابراين تحليل‌گران كسب و كار هم مجبورند تا مهارت‌هاي آن‌لاين‌شان را تقويت كنند تا بتوانند مصاحبه‌ها و جلسات‌شان را به‌صورت مجازي برگزار كنند.

7- افزايش تمايل به به‌بود فرايندهاي كسب و كار: اوضاع اقتصادي هنوز چندان خوب نيست و در نتيجه سازمان‌ها مجبورند اثربخشي‌شان را افزايش دهند. مهم‌ترين ابزار اين كار، به‌بود فرايندهاي كسب و كار است.

هميشه در هر پروژه‌ي مشاوره اولين فاز پروژه شناخت وضعيت موجود است. همين‌جا معمولا يک چالش اساسي هم وجود دارد: چه اطلاعاتي را بايد از چه کسي و چگونه دريافت کرد؟ خوب البته پاسخ اين سؤال را بايد چارچوب و متدولوژي و برنامه‌ي مديريت پروژه‌ي مشاور بدهند. اما وقتي پاسخ اين سؤال معلوم شد و خواستيم وارد مرحله‌ي جمع‌آوري اطلاعات بشويم، يک سؤال ديگر مطرح مي‌شود: چه زماني مي‌توانيم مطمئن باشيم که همه‌ي اطلاعات مورد نياز با کيفيت مناسب جمع‌آوري شده‌اند؟

اين سؤال معمولا يکي از چالش‌هاي اساسي فاز شناخت وضعيت موجود است. هميشه کارفرما ـ و به‌ويژه مديران و کارشناسان کارفرما (به‌ويژه آن‌هايي که با موضوع پروژه، اهداف‌ و نتايج‌اش آشنايي ندارند) ـ نگران جا افتادن اطلاعات مهم توسط مشاور است. براي همين است که معمولا گزارش‌هاي شناخت وضعيت موجود بارها و بارها ويرايش اصلاحي مي‌خورند و دست آخر هم احتمالا محدوديت‌هاي زماني و ايجاد تأخير در پروژه است که کارفرما را مجبور مي‌کند ديگر بي‌خيال گير دادن به کفايت و کيفيت اطلاعات شود. اما آيا راهي براي مديريت اين چالش ـ و نه حل آن که عملا بسيار مشکل است ـ وجود دارد؟

چند راه در اين زمينه به نظر من مي‌رسد:

1. شايد يک راه خوب اين باشد که ببينيم قبل از آغاز جمع‌آوري اطلاعات و با در نظر گرفتن متدولوژي‌ و چارچوب مشاور، کارفرما انتظار دارد مشاور چه اطلاعاتي را جمع‌آوري کند؟ اين‌جا با کارفرما بجنگيم احتمالا به‌تر است تا آخر فاز شناخت وضع موجود!
2. مشاور بايد به کارفرما نشان دهد که همه‌ي سرفصل‌هاي اطلاعاتي که بايد طبق چارچوب و متدولوژي‌اش جمع‌آوري مي‌شدند، را جمع‌آوري کرده است.
3. مشاور مي‌تواند به کارفرما نشان دهد که با اطلاعات جمع‌آوري شده بعدا قرار است چه کند؟ در واقع چطور قرار است فعاليت‌‌هاي تحليلي و تدوين وضعيت مطلوب را پيش ببرد. يا به‌عبارت ديگر هر يک از اين اطلاعات جمع‌آوري شده، دقيقا روي ساختن چه بخشي از مدل مطلوب سازمان تأثير مي‌گذارند؟

حالا جدا از اثبات اين موضوع به کارفرما، خود منِ مشاور کِيْ بايد مطمئن باشم که اطلاعات کافي جمع‌آوري شده است؟ مي‌شود همان کارهاي بالا را مشاور براي خودش هم انجام دهد؛ اما جايي مي‌خواندم که  مشاور براي اطمينان قلبي (!) خود بايد به چهار سؤال پاسخ “بله” بدهد:

1. آيا همه‌ي اطلاعات جمع‌آوري شده قابل کاربردند؟
2. آيا همه‌ي اطلاعات مرتبط جمع‌آوري شده‌اند؟
3. آيا همه‌ي اطلاعات ضروري و پايه‌اي جمع‌آوري شده‌اند؟
4. همين الان با اين اطلاعات مي‌توانم سيستم مطلوب را بسازم؟

نظر شما چيست؟

هميشه پروژه‌هاي بهبود سيستم‌ را به پروژه‌هاي طراحي سيستم جديد ترجيح مي‌دهم. چرا؟ چون وقتي در جايي يک سيستم با بهره‌وري (کارايي+اثربخشي) پايين وجود دارد، معمولا صاحب سيستم در مورد اين‌که چرا بايد سيستم را داشت و محدوده‌ و مرز سيستم کجاست شکي ندارد و بنابراين دعوا (!)‌ سر نقاط نيازمند بهبود و روش بهبود است. يعني حداکثر به يک مهندسي مجدد وضع موجود نيازمنديم. اما وقتي سيستمي وجود ندارد و قرار است طراحي شود، اول از همه بايد اين چالش‌ها را حل کرد که چرا اصلا به سيستم نياز داريم، چرا با اين تعريف، اهداف سيستم جديد چيست، محدوده‌ي اين سيستم کجاست و …

تفاوت در اين‌جا است که در اولي يک مسئله‌ي مشخص وجود دارد که شما به‌عنوان مشاور بايد براي‌اش راه‌حل پيدا کنيد و در دومي، بايد مشکل را بشناسيد و بعد براي‌اش راه‌حل ارايه بدهيد.

طبيعتا دومي براي يک مشاور و تحليل‌گر سيستم بايد جذاب‌‌تر باشد؛ اما در فضاي کاري ايران که هر کسي با هر سطح دانش و مهارت و تجربه‌اي، خود را محق مي‌داند درباره‌ي هر موضوعي اظهارنظر کند، ترجيح من اين است که يک مسئله را براي حل به من بدهند تا اين‌که خودم مسئله را پيدا کنم و حل کنم؛ دومي به دردسرش نمي‌ارزد!

البته اين را هم بگويم که اصولا تا الان هميشه در پروژه‌هاي نوع دوم مشغول به کار بوده‌ام!