چند نکته دربارهی استفاده از مدلها و ابزارهای مدیریتی در سازمانها
مدیریت مانند هر علمی دو جنبه دارد: تئوری و کاربرد. تئوریهای مدیریت توصیفکننده، تحلیلگر و تشریحکنندهی چرایی و چیستی آنچه در سازمانها رخ میدهند و رفتارهای مدیران و کارکنان هستند و کاربرد نیز شامل دامنهی وسیعی از مدلها و ابزارهای مدیریتی که به توصیف چگونگی انجام کارها در میدان عمل با مشخص کردن زمانبندی و محل کاربرد آنها میپردازند. هدف اصلی برگزاری دورههای مدیریت و امبیای هم آشنایی مدیران با هر دو جنبهی علمی و عملی مدیریت و توانمندسازی آنها برای استفادهی از مدیریت در زندگی روزمرهی سازمانی است؛ هر چند متأسفانه بسیاری از این دورهها بیشتر بهسمت و سوی مباحث پایهای از جنس چرایی میروند تا چگونگی. اما مدیران در نهایت باید در سازمان خود به مدیریت بپردازند و در نتیجه از کاربرد مدلها و ابزارهای مدیریتی بینیاز نیستند.
بهعنوان یک مشاور مدیریت در این سالها همیشه با چند نوع نگاه در میان مدیران نسبت به مدلها و ابزارهای مدیریتی مواجه بودهام:
1- شما اسم اینها را میگذارید مدل، اما باز هم کاربردی نیستند و بهدرد کتابها میخورند!
2- استفاده از این مدلها و ابزارها سطح بلوغی میخواهد که سازمان ما با آن فاصلهی زیادی دارد و در نتیجه نمیتوانیم از آنها استفاده کنیم!
3- من به استفاده از این مدلها و ابزارها اعتقاد کاملی دارم؛ باید آنها را خط به خط و عینا اجرا کنیم!
سه مورد بالا فقط سه نوع برخورد مدیران ـ از انکار کامل تا اصرار کامل ـ را نشان میدهند. حالا به این اضافه کنید که در سازمانهای بزرگ لشکری از مدیران و مشاوران و حتی کارشناسان را که باید در مورد استفاده از این مدلها و ابزارها تصمیم بگیرند که هر کدام موضع خاص خودشان را در مورد آنها دارند! (و متأسفانه در بسیاری از موارد تصمیمگیر اصلی مشاوران و کارشناسانی هستند که براساس شنیدههایشان یا مد روز به استفاده از مدلها یا ابزارهایی اصرار میورزند؛ نه براساس شرایط سازمان و محیط فعالیت آن.)
شاید انکار کامل یا تأکید بر شکاف سطح بلوغ سازمان با نقطهی مطلوب خیلی عجیب نباشد؛ اما اصرار کامل بر اجرای مدلها و ابزارهای مدیریتی بهصورت کپیبرداری عینی را هیچوقت درک نکردم. همانطور که پیش از این نوشتهام، مدلها و ابزارهای مدیریتی براساس بهینهکاوی مثالهای دنیای واقعی طرحریزی شدهاند و در نتیجه:
1- دلیلی ندارد این مدلها و ابزارها برای همیشه درست باشند و ممکن است روزی حتی مشخص شود اشتباه بودهاند! (مثال: نادرستی بخشی از نظریهی مدیریت علمی تیلور که معتقد بود آدمها شبیه ماشینهایی هستند که تنها انگیزهی کاریشان پول است، توسط جنش رفتار سازمانی نشان داده شد.)
2- شرایط ایدهآل برای استفاده از یک مدل یا ابزار، بهندرت کاملا مشابه شرایط دنیای واقعی است و همین باعث میشود تا در بسیاری از موارد کاربرد آن در عمل درست نباشد! (مثال: استفاده از بسیاری از مدلهای کمّی برنامهریزی استراتژیک در نبود دادههای دقیق و قابل اعتماد به نتایج اشتباه منجر میشود!)
3- خیلی از مدلها و ابزارهای مدیریتی عضوی از یک سیستم بزرگتر مدیریتی هستند که در قالب آن معنادار میشوند (شرح شغل بخشی از ساختار سازمانی و نظام مدیریت منابع انسانی سازمان است و بهخودی خود معنایی ندارد!)
بنابراین بستر (Context) استفاده از یک مدل و ابزار مدیریتی باید حتما در زمان تصمیمگیری برای بهرهگیری از آن حتما در نظر گرفته شود. یک نکتهی مهمتر اینکه در استفاده از مدلها و ابزارها آن چیزی که مهم است نتیجهی مورد انتظار است؛ بنابراین اگر برای دست یافتن به یک نتیجه یا هدف نیاز به ایجاد تغییراتی در مدل یا ابزار برای سفارشیسازی آن متناسب با شرایط اجرای آن باشد، هیچ مشکلی نیست و در واقع اینکه بخواهیم یک مدل یا ابزار را عینا به خورد یک موقعیت در دنیای واقعی بدهیم، ممکن است لزوما درست نباشد.
بنابراین در زمان استفاده از مدلها و ابزارهای مدیریتی حتما سه سؤال زیر را از خودتان بپرسید:
1- آیا این بهترین مدل/ابزاری است که برای پاسخگویی به چالشی که با آن مواجه هستیم یا دستیابی به هدف/نتیجهی مورد نظر وجود دارد؟ (خیلی وقتها استفاده از مدل/ابزار خاص تنها به این دلیل است که ما فقط همان آن را میشناسیم!)
2- آیا پیشفرضها و شرایط استفاده از مدل/ابزار با شرایط محیطی آن همخوانی دارد؟
3- آیا این مدل/ابزار را باید عینا بهکار برد یا لازم است تغییراتی در آن ایجاد شود؟
فراموش نکنید که استفاده از مدل/ابزار هدف نیست؛ بلکه دستیابی به اهداف سازمان و حل چالشها است که اهمیت دارد.
