نویسنده: ران اشکناس و لیسا بودل / مترجم: علی نعمتی شهاب
در طول سال‌های گذشته ما گلایه‌های صدها مدیر را در مورد تأثیرات منفی پیچیدگی بر بهره‌وری و روحیه‌ی حاکم بر محیط‌های کاری شنیده‌ایم. این گزاره با یافته‌های پیمایش‌های انجام شده روی مدیران‌عامل برجسته توسط آی‌بی‌ام و کی‌پی‌ام‌جی تقویت می‌شود. یافته‌های هر دو پیمایش، پیچیدگی را به‌عنوان یکی از چالش‌های اصلی کسب و کار شناسایی کرده‌اند.
موافقت با وجود پیچیدگی به‌عنوان یک مسئله‌ی کلیدی در کسب و کار یک موضوع است و انجام کاری در مورد آن ـ به‌ویژه برای مدیران که معمولا بسیار شلوغ و پراسترس و گرفتار کارهای روزمره‌شان هستند ـ موضوعی دیگر است. در واقع پارادوکس‌وارگی پیچیدگی در این است که اغلب مدیران احساس می‌کنند زمان کافی برای تمرکز روی آن ندارند و همین مسئله توانایی آن‌ها را برای حل این مسئله از بین می‌برد.
واقعیت این است که وجود پیچیدگی در سازمان‌ها غیرقابل اجتناب است و به همین دلیل است که ساده‌سازی یک سفر تمام نشدنی است. بر همین اساس ما معتقدیم که توانایی ساده‌سای پیچیدگی‌ها، یک شایستگی کلیدی برای مدیران در دنیای امروز است.
اولین گام برای ساده‌سازی این است که ببینیم پیچیدگی در سازمان‌ها از کجا نشأت می‌گیرد؟ (این مقاله‌ی قبلی آقای اشکناس را در گزاره‌ها ببینید!)
پس از کشف علل ایجاد پیچیدگی، سؤال بعدی چگونگی کاهش آن در سازمان است. ما فکر می‌کنیم ضروری است مدیران چارچوب استراتژیکی داشته باشند که بتوانند از آن برای مقابله با پیچیدگی در حوزه‌ی کاری خود با سرعت دلخواه خود و به روش خاص خود استفاده کنند. برای دستیابی به این نتیجه در این مقاله قصد داریم استراتژی هفت مرحله‌ای ساده‌ای را برای ساده‌سازی به شما پیشنهاد کنیم. اگر چه ما این گام‌ها را به‌ترتیب خاصی بررسی می‌کنیم، با این حال می‌توان آن‌ها را با هر ترتیب دلخواهی ـ و براساس این‌که به چه شکلی می‌توانید بزرگ‌ترین تأثیر متمایزکننده را بر سازمان‌تان بگذارید ـ اجرا شوند. با این حال مهم است که به‌تدریج همه‌ی این استراتژی‌ها اجرا شوند تا “سادگی” تبدیل به یک ویژگی ذاتی سازمان شما ـ و نه یک پروژه مقطعی ـ شود.
هفت استراتژی پیشنهادی ما عبارتند از:
- بوته‌ها را پاک کنید: یک نقطه‌ی شروع آسان برای ساده‌سازی، خلاص شدن از دست قوانین احمقانه و فعالیت‌های کم‌ارزش و هدردهنده‌ی زمان است که به‌وفور در سازمان‌ها یافت می‌شوند. به‌عنوان مثال ببینید یک فهرست خرید یا صورت‌حساب باید توسط چند نفر بررسی و امضا شود یا یک گزارش، قبل از ارائه باید چند بار مرور شود. اگر بعضی از فعالیت‌های ساده اما غیراثربخش را حذف کنید، فضایی را برای تمرکز بر دیگر فرصت‌های ساده‌سازی قابل توجه باز می‌کنید.
- محیط بیرونی را در چشم‌انداز خود بیاورید: ساده‌سازی باید براساس ضرورت ایجاد ارزش افزوده برای مشتریان ـ اعم از داخلی و بیرونی ـ پیش برود. بنابراین یک گام کلیدی در فرایند ساده‌سازی، تعیین پیش‌دستانه‌ی این است که مشتریان (داخلی و خارجی) واقعا به چه چیزی نیاز دارند و شما چه کاری می‌توانید برای هر چه موفق‌تر کردن آن‌ها انجام دهید. به‌عنوان مثال یک مدیر تیم خودش را به بازدید از دفتر مشتری خود برد. بدین ترتیب تیم وی مشاهده کردند که محصول آن‌ها در واقعیت چگونه استفاده می‌شود و این به آن‌ها ایده‌هایی برای بهبود آن محصول داد.
- اولویت‌بندی، اولویت‌بندی و اولویت‌بندی: یکی از کلیدهای ساده‌سازی کشف چیزهایی است که واقعا اهمیت دارند (و البته چیزهایی که اهمیت ندارندتا در مرحله‌ی بعد به ارزیابی مستمر عناصر و وضعیت‌های جدید کسب و کار براساس فهرست اولویت‌ها بپردازیم.
- کوتاه‌ترین مسیر ممکن از این‌جا به آن‌جا را بیابید: زمانی که مطمئن شدید روی عناصر درستی از کسب و کار متمرکز شده‌اید، به‌شکل ریشه‌ای به‌سراغ فرایندهای کلیدی بروید. در کجا حلقه‌های فرعی و تکرارهای غیرضروری و فرصت‌هایی برای چابک‌‌سازی هر چه بیش‌تر فرایندها تا حد امکان وجود دارد؟
- بیش از حد خوب بودن را کنار بگذارید: یکی از الگوهای اصلی ایجادکننده یا تشدیدکننده‌ی پیچیدگی، تمایل افراد به سکوت در مورد عملکردهای ضعیف است. این موضوع به‌ویژه زمانی نمود می‌یابد که افراد برای به‌چالش کشیدن تعداد زیادی از افراد بالادست تردید دارند. مدیران ارشدی که به‌شکل غیرعمدی و از طریق کارهایی نظیر: مدیریت ضعیف جلسات، تکالیف کاری غیرشفاف، ایمیل‌های غیرضروری، تحلیل‌های بیش از حد یا دیگر عادت‌های مدیریتی باعث ایجاد پیچیدگی می‌شوند. برای مقابله با این روند مخرب، از بازخوردهای سازنده و فنون رفع تعارض به‌منظور صادق نگاه داشتن خودتان و همکاران‌تان در مورد رفتارهای شخصی که باعث ایجاد پیچیدگی می‌شوند، بهره بگیرید.
- سطوح عمودی را کاهش دهید و دامنه‌ی افقی فعالیت‌ها را گسترده‌تر سازید: گفتیم که یکی از منابع اصلی ایجاد پیچیدگی، تمایل به افزودن لایه‌های مدیریتی در ساختار سازمانی است. نتیجه‌ی این کار اغلب این است که یک مدیر تنها بر یک یا دو نفر نظارت دارد. زمانی که چنین وضعیتی پیش می‌آید مدیران احساس می‌کنند برای ایجاد ارزش افزوده باید زمین و زمان را به چالش بکشند و در نتیجه به‌شکل دائمی در حال پرس‌وجو از اقدامات کارکنان خود هستند. این امر خود به افزایش بی‌دلیل حجم کارها و تضعیف روحیه‌ی کارکنان می‌انجامد. برای کاهش این شکل از پیچیدگی و پرهیز ار مدیریت ذره‌بینی، به‌صورت دوره‌ای ساختار سازمانی‌تان را بررسی کنید و روش‌های کاهش سطوح مدیریتی و افزایش دامنه‌ی کنترل مدیران را کشف و از آن‌ها بهره‌برداری کنید.
- به علف‌های هرز اجازه ندهید دوباره رشد کنند: سرانجام این‌که به‌خاطر بسپرید که پیچیدگی در سازمان‌ها، چیزی شبیه علف هرز در باغ‌ها است و در نتیجه هر لحظه امکان بازگشت آن وجود دارد. هر زمان که احساس کردید از دست آن رها شده‌اید، لازم است یک بار دیگر گام‌های یک تا شش را انجام دهید.
در دنیای امروز که سازمان‌های دیجیتالی در حال رشد و توسعه‌ی روزافزون هستند، پیچیدگی، اثر قابل توجهی بر بهره‌وری و رضایت از محل کار دارد. مدیران لازم است به ساده‌سازی به‌عنوان یک قابلیت کلیدی در زمینه‌ی رهبری سازمانی و یک جزء کلیدی از استراتژی کسب و کار خود توجه کنند. امیدواریم پیشنهادات این مقاله به شما برای آغاز این سفر کمک کنند.