برچسب: تسهيل‌گري

در بخش اول این مقاله در مورد دو رویکرد متفاوت به امور مشاوره سخن گفتیم. در آن بخش توضیح داده شد که رویکرد اول، مشاور را در نقش متخصص می‌بیند. در این رویکرد مشتری به مشاور مراجعه می‌کند و با بیان مشکلی مشخص از مشاور، نسخه‌ای شفابخش برای حل آن مشکل می‌خواهد. اما رویکرد جدیدتری نیز به خدمات مشاوره وجود دارد که در آن مشاور در نقش متخصص حل مسئله به سازمان کمک می‌کند تا مسائل واقعی خود را بشناسد و حل کند.

رویکرد دوم استفاده از مشاوران به‌عنوان تسهیل‌‌گر ‌است. فرض اساسی این رویکرد این است که انتخاب رویکرد حل مسئله‌ای که مشاور برای تحلیل و بررسی آن یا پیاده‌سازی راه‌حل آن به‌کار گرفته شده برعهده‌ی خود مشتری است. وظیفه‌ی مشاور کمک کردن به مشتری در انجام گام به گام فعالیت‌هایی است که باید برای حل مسئله انجام شوند. مشاور به کارفرما نمی‌‌گوید که تحت این شرایط کدام راه‌‌حل بهتر است. هم‌چنین مشاور تغییری را ایجاد نمی‌کند و دست به هیچ اقدام عملی نمی‌زند. به‌جای آن مشاور بر کمک کردن به مشتری برای تعریف مسئله، تحلیل موقعیت، ارزیابی راه‌حل‌های احتمالی و انتخاب بهترین راه‌حل ممکن و بهترین روش اجرای آن متمرکز می‌شود.

مهم‌ترین مزیت این رویکرد درگیر شدن کامل مشتری در فرایند تحلیل مسئله و تدوین طرح اجرایی برای حل آن است. بنابراین مشتری با مسئله ارتباط نزدیکی را احساس می‌کند و راه‌حل در نظر گرفته شده برای مسئله را از آن خود می‌داند؛ چیزی که احتمال اجرای آن راه‌حل را تا حد قابل توجهی افزایش می‌دهد. مزیت دیگر این رویکرد آگاه شدن مدیران ارشد سازمان در مورد وضعیت درونی، مشتریان، رقبا و به‌صورت کلی ذی‌نفعان سازمان متبوع خود است. چنین دانشی علاوه بر تأثیرات مفیدش بر اجرای یک پروژه‌ی مشاوره، می‌تواند به آن‌ها در تصمیم‌گیری‌های آینده‌ی آن‌ها نیز یاری برساند.

اما این رویکرد نیز مشکلات خاص خود را دارد. روشن‌ترین مشکل در این زمینه عدم وجود دانش لازم یا کمبود وقت مدیران سازمان برای شرکت در فرایند تحلیل مشکل و ارایه‌ی راه‌حل است. طبیعی است که انسان در تمامی حوزه‌ها دارای دانش تخصصی نیست و مجبور است در این حوزه‌ها به خدمات مشاوران مراجعه کند. مشکل دیگری که ممکن است بروز کند عدم توانایی مدیران سازمان مشتری برای توافق در اتخاذ تصمیمات دشوار است. در اغلب فعالیت‌های مبتنی بر همکاری، هدف نهایی پوشش به تمام دیدگاه‌‌های اعضا برای جلوگیری از ایجاد تنش در سازمان است. چنین هدفی باعث می‌شود تا ممانعت از بروز تنش به قیمت عدم دستیابی به تصمیم بهینه انجام گیرد. اگر چه به‌صورت ایده‌آل وظیفه‌ی مشاور به‌عنوان تسهیل‌گر جلوگیری از رخ دادن چنین اتفاقی است؛ با این حال این موضوع هم‌چنان یک تهدید جدی در فرایند تصمیم‌گیری جمعی خواهد بود.

امروزه هر فرد فعال در کسب‌و‌کار مشاوره‌ی مدیریت ـ از مدیر بازاریابی یک بنگاه مشاوره گرفته تا مشاوران آن بنگاه ـ تعریف خاص خودش را از آن دارد. به‌صورت سنتی نقش مشاوره‌ی مدیریت در سازمان‌ها، “مشاوره دادن به مدیریت ارشد سازمان” تعریف می‌شود.

مشاوره در واقع چیزی جز ارایه‌ی توصیه‌‌ به مشتریان نیست. بنابراین مشاوران در اصل برای اداره‌ی سازمان‌ها و تصمیم‌گیری به‌جای مدیران سازمان به‌کار گرفته نمی‌شوند. آن‌ها قدرتی برای تصمیم‌گیری یا اجرای تغییر ندارند. مسئولیت آن‌ها حفظ کیفیت و یکپارچگی راه‌حل‌هایی است که به مدیران سازمان ارایه می‌کنند و اجرای این توصیه‌ها و راه‌حل‌ها، کاملا برعهده‌ی مدیران سازمان مشتری است.

در عمل انواع و درجات مختلفی از توصیه‌ها ـ از توصیه‌های محدود برای ایجاد تغییراتی اندک در یک واحد سازمانی تا توصیه به اجرای پروژه‌های متعدد برای حل مسائل کلان مدیریتی سازمانی ـ وجود دارند و در هر حال نکته‌ی کلیدی در مورد نقش مشاوران به‌عنوان توصیه‌کننده این است که تنها صرف ارایه‌ی راه‌حل درست کافی نیست؛ بلکه باید راه‌حل درست از راه درست و در زمان درست به افراد مناسب ارایه شود (این خود یک مهارت کلیدی برای مشاوران مدیریت است.) بنابراین هنر مشاور “انجام کارها بدون داشتن مسئولیت اجرایی” است. در مقابل مشتری نیز باید دانش و مهارت لازم برای استفاده از توصیه‌های مشاور را داشته باشد تا از سوء تفاهم در مورد مسئولیت‌‌های متقابل مشتری و مشاور مدیریت جلوگیری شود.

در کنار ارایه‌ی توصیه، مشاوران به سازمان کمک‌رسانی نیز می‌کنند. در واقع خروجی اصلی کار مشاوران ارایه‌ی توصیه‌ در زمینه‌ی تغییراتی است که باید در سازمان برای حل مسائل و مشکلات انجام شوند. این‌که چطور باید این تغییرات اجرایی شوند، خود خدمتی جداگانه است که توسط مشاوران و در صورت درخواست مشتری به آن‌ها ارایه می‌شود. بنابراین دستیاری مشتری و هدایت و آموزش وی برای اجرای تغییرات مورد نیاز و پیاده‌سازی راه‌حل‌های ارایه شده توسط مشاور، نقش دیگر مشاوران مدیریت در دنیای امروز است.

به‌صورت کلی براساس رویکردهای کلان صنعت مشاوره، ارائه‌ی توصیه به سازمان می‌تواند به دو شکل رخ دهد: از یک طرف مشاور می‌تواند در مقام یک “متخصص (Expert)” با ارایه‌ی توصیه به سازمان، به جای مدیران و کارشناسان سازمان تصمیم‌گیری کند و در واقع نتیجه‌ی تصمیمات خود را به سازمان ارایه کند. ولی شکل دیگری نیز برای این امر می‌توان متصور بود و آن، کمک به سازمان برای تصمیم‌گیری است. در این شکل دوم مشاور در نقش اصلی خود به‌عنوان یک “تسهیل‌گر (Facilitator)” ظاهر می‌شود تا بتواند در مقام یک متخصص ابزارها و فنون مدیریت و با ارایه و آموزش آن‌ها، به سازمان کمک کند تا بتواند مسائل و مشکلات خود و ریشه‌های آن‌ها را تشخیص داده و سپس با کمک گرفتن از راه‌حل‌های از پیش تجربه شده و طراحی راه‌حل‌های مناسب شرایط ویژه‌ی خود، به حل آن‌ها اقدام نماید. تفاوت این دو رویکرد چیست؟ به‌‌دلیل ‌حساسیت این موضوع در تعریف مشاوره‌ی مدیریت و این‌که در عمل به تفاوت میان آن‌ها توجه چندانی نمی‌شود، تلاش می‌شود در قالب دو نوشته به‌صورت مختصر به این موضوع پرداخته شود. در بخش اول رویکرد “مشاور به‌عنوان متخصص” بررسی می‌شود و در بخش دوم به‌ رویکرد “مشاور به‌عنوان تسهیل‌گر” خواهیم پرداخت.

در عمل اگر از هر کسی خواسته شود تا کار یک مشاور را تعریف کند، اغلب مشاور به‌عنوان “متخصص” یا “کسی که توصیه‌‌های تخصصی ارایه می‌کند” را در جواب خواهد شنید. پزشکان مثال‌های مناسبی برای این نوع نگاه به موضوع مشاوره هستند: بیمار به پزشک مراجعه می‌کند، مشکلات جسمی خود را بیان می‌کند، پزشک هم در مقابل چند سؤال مهم را برای تشخیص بهتر از بیمار می‌‌پرسد و سپس به او می‌گوید باید چه کند تا بهبود یابد. این فرایند معمولا بسیار ساده و سریع است؛ اگر چه اغلب اغلب بدون درد نیست.

در حوزه‌ی کسب‌و‌کار هم وضعیت چندان متفاوت نیست. معمولا مشتری یک مسئله را برای مشاور می‌آورد و سپس مشاور سؤال‌های زیادی را از مشتری می‌پرسد. مشاور ممکن است گروهی از اطلاعات مورد نیاز برای تشخیص صحیح خود در مورد مسئله را نیز ـ مثلا با مرور سوابق فروش مشتری یا اطلاعات بازار ـ فراهم آورد. مشاور هم‌چنین ممکن است با گروهی از افراد کلیدی در سازمان مشتری نیز گفتگو کند. سپس مشاور داده‌های جمع‌آوری شده را تحلیل می‌‌کند، مسئله را به‌درستی و به‌صورت کامل تشخیص می‌دهد و سرانجام به مشتری می‌گوید که برای ایجاد بهبود یا رفع مشکل باید چه کند. ممکن است مشاور در اجرای توصیه‌های‌‌اش نیز به مشتری کمک کند.

مزیت کلیدی این رویکرد بهره‌گیری از دانش تخصصی مشاور است که در سازمان مشتری وجود ندارد. با توجه به پیچیده‌‌تر شدن روزافزون محیط کسب‌و‌کار، بهره‌‌گیری از مشاوران متخصص می‌‌تواند بسیار باارزش باشد. اما در عین حال این رویکرد مشکلات خاص خود را نیز دارد. یک مشکل اساسی می‌تواند این باشد که فرد متخصص نتواند طبیعت کسب‌و‌کار مشتری را درک کند و در نتیجه توصیه‌های غیراجرایی یا بی‌ربط با مسئله‌ی مشتری را به او ارایه کند. هم‌چنین ممکن است توصیه‌های ارایه شده عالی باشند؛ اما با توجه به شرایط ویژه و فرهنگ خاص آن سازمان قابلیت اجرا نداشته باشند.

کتاب‌های مدیریت استراتژیک (از جمله کتاب معروف فرد آر. دیوید) را که باز کنید در همان فصل‌های اول با اصطلاح استراتژیست مواجه می‌شوید. استراتژیست هم به معنای کسی است که می‌تواند برای سازمان تصمیم استراتژیک بگیرد و هم به معنای کسی است که اصول و مبانی و ابزارهای استراتژی را می‌داند و اگر این دو ویژگی (قدرت و مهارت استراتژیک) در یک نفر جمع شود، آن وقت است که می‌شود انتظار یک موفقیت درست و حسابی را برای سازمان داشت (در کنار این‌ها البته آن فرد باید ذاتا هم استراتژیست باشد؛ یعنی توانایی و جوهر بلند مدت فکر کردن و پیش‌بینی آینده و روندها و اتفاقاتی که می‌افتد، تجسم و آزمودن سناریوهای مختلف احتمالی و کنش‌ها و واکنش‌های احتمالی محیط و سازمان‌ها و حتی افراد و چیزهایی شبیه این ها را داشته باشد.)

آدم وقتی یک مفهوم را می‌شنود، تا برای‌اش مابه‌ازایی در جهان خارجی پیدا نکند، نمی‌تواند کاملا آن مفهوم را درک کند (اصلا یک علت این همه تأکیدی که بر Case در آموزش مدیریت می‌شود همین است.) این‌که استراتژیست کیست و چه کاره است و نقش‌اش در سازمان چیست هم از آن سؤال‌هایی است که مدت‌ها دنبال جواب‌شان می‌گشتم. خواندن خاطرات کسانی مثل مایکل دل، اندرو گروو یا از همه مهم‌تر و جالب‌تر لویی گشنر، این خوبی را داشت که تا حدودی پاسخ سؤالات‌ام را در مورد این‌که استراتژیست واقعا چه کاره است بگیرم. اما در این یکی دو هفته که چند مطلب در مورد ری اوزی خواندم، تازه فهمیدم که استراتژیست واقعی یعنی چه (و واقعا این مایکروسافت هر بلایی سرش بیاید حق‌اش است که چنین آدم‌های بزرگی را نمی‌تواند نگه دارد.)

ری اوزی زندگی‌نامه‌ی بسیار جذابی دارد (یک آدمی شبیه استیو جابز معروف حالا البته در درجات پایین‌تر!) توسعه‌ و فروش یکی از به‌ترین‌ نرم‌افزارهای سازمانی (لوتوس نوتز) به IBM و بعدترش توسعه‌ و فروش نرم‌افزار Groove به مایکروسافت فقط دو تا نمونه از کارهای بزرگِ فنی او است. اما به نظرم کاری که اوزی در مایکروسافت کرد، بسیار باارزش‌تر از کارهای قبلی او بوده و همین او را به‌عنوان یک استراتژیست برای من جذاب کرد.

چرا مایکروسافت به سراغ اوزی رفت؟ پاسخ تنها توانایی فنی اوزی نبوده است. مایکروسافت به کسی به جای بیل گیتس نیاز داشت؛ چرا که: «حتی در درون مایکروسافت نیز بیل گیتس، بیل گیتس است؛ همان ثروت‌مندترین مرد جهان. او هنگامی که در یک ساختمان راه می‌رود، افراد می‌ایستند و به او خیره می‌شوند.» بنابراین وقتی که در جلسات بحث و بررسی درباره‌ی آینده و روندهای فناوری و استراتژی‌های آینده‌ی مایکروسافت گیتس حضور داشت، با وجود این‌که خودش هم نمی‌خواست‌، آخرش، حرف، حرفِ بیل بود! بنابراین اوزی وارد مایکروسافت شد تا هم بتواند به‌عنوان استراتژیست اصلی مایکروسافت کاری کند حرف، حرفِ بیل نباشد (و در واقع حرف‌، حرف‌ِ واقعیت باشد) و هم این‌که همه‌ی مدیران ارشد شرکت هم بفهمند که این اتفاق افتاده است! البته ورود اوزی دو مزیت دیگر هم برای مایکروسافت همراه داشت: اوزی از خارج مایکروسافت به این شرکت آمده بود و تعصبات شرکتی را برای ارزیابی موقعیت رقابتی مایکروسافت و روندهای آینده فناوری نداشت و از طرف دیگر، کسی بود که دقیقا فهمیده بود آینده‌ی صنعت نرم‌افزار را باید در کجا دنبال کرد: رایانش ابری.

اوزی بعد از ورود به مایکروسافت چه کار کرد؟ واقعا هیچ کار عجیب و غریبی نکرد؛ جز اجرای درست فرایند تدوین برنامه‌ی استراتژیک تکنولوژی (این ترم درس استراتژی تکنولوژی دارم، اصلا براساس مطالبی که در این درس خوانده‌ام، این کیس برای‌ام جالب شد.) به صورت خلاصه در این فرایند شما دو تا انتخاب دارید: یا ببینید بازار چه می‌خواهد و شما باید چه تکنولوژی را توسعه بدهید که به آن پاسخ بدهید یا برعکس، ببینید شما چه دارید که می‌تواند برای بازار جذاب باشد. اوزی شکل اول را انتخاب کرد؛ یعنی با فرض این‌که نرم‌افزار در آینده به صورت کامل مبتنی بر رایانش ابری است، ابتدا در جلسات تسهیل‌گری توسعه‌ی استراتژی در سازمان، همه‌ی مدیران ارشد شرکت را به این باور رساند که جهت آینده‌ی حرکت به کدام سو است، در مرحله‌‌ی بعد تلاش کرد تا همه روی نقاط ضعف و قوت داخلی مایکروسافت توافق کنند و در مرحله‌ی آخر، سبد تکنولوژی‌هایی که مایکروسافت برای ورود به بازار رایانش ابری توسعه می‌داد در هم‌کاری جمعی و البته با تسهیل‌گری اوزی انتخاب شد. این طوری بود که پلت‌فرم مایکروسافت آزور به‌عنوان سیستم عامل ویژه‌ی رایانش ابری توسعه داده شد، بینگ جایگزین لایوسرچ مایکروسافت شد و آفیس هم آن‌لاین شد!

از عمل‌کرد اوزی در مایکروسافت به‌خوبی می‌بینیم که نقش یک استراتژیست (به‌ویژه یک استراتژیست تکنولوژی) در سازمان چیست: پیش‌بینی درست جهت حرکت آینده‌ی سازمان و ایجاد یک توافق جمعی در سازمان در مورد آن جهت حرکت و نقاط ضعف و قوت سازمان. به‌عبارت به‌تر استراتژیست در سازمان حضور دارد تا همه را به این باور برساند که: ما می‌توانیم  و از آن مهم‌تر این‌که باید چه بتوانیم!

می‌شود به حال مایکروسافت تأسف خورد که باز هم نتوانست یک استعداد شگرف را در کنار بیل گیتس و استیو بالمر تحمل کند. همین یکی دو هفته پیش بود که رسما اعلام شد ری اوزی تا پایان سال جاری میلادی، مایکروسافت را ترک خواهد کرد (هر چند به‌عنوان یک ضد مایکروسافتی قدیمی ـ که البته منظورم رویکردهای مدیریتی این شرکت است !ـ خوش‌حال‌ام!)

پ.ن. ایده‌ی اصلی این پست از مقاله‌‌ی “مغز جدید مایکروسافت وارد صحنه شد” چاپ شده در شماره‌ی ۱۶۶ هفته‌نامه‌ی عصر ارتباط گرفته شده که در مورد ورود اوزی به مایکروسافت بوده است. اگر دوست داشتید PDF این شماره‌ی نشریه را که خوش‌بختانه روی سایت عصر ارتباط وجود دارد از این‌جا (با حجم حدود ۱۷ مگابایت) دانلود کنید (مقاله‌ی مربوطه در صفحات ۲۲ و ۲۳ چاپ شده است.)