برچسب: برنامه‌ريزي

در بخش اول این مقاله درباره‌ی لزوم داشتن یک فرایند ساده اما منطقی برای برنامه‌ریزی کسب‌وکاری در سال جدید سخن گفتیم. هم‌چنین در آن‌جا گام اول فرایند برنامه‌ریزی یعنی ارزیابی کارایی برنامه‌ها را بررسی کردیم. در بخش دوم مقاله، گام‌های دوم و سوم فرایند برنامه‌ریزی کسب‌وکار در سال جدید را به‌صورت مختصر توضیح می‌دهیم:

گام دوم: تحلیل اثربخشی برنامه‌ها

بسیاری از سازمان‌ها دارای برنامه‌‌ی بلندمدت یا استراتژیک هستند که جهت‌گیری حرکت درست سازمان را مشخص می‌کند. برنامه‌ی استراتژیک در برش‌های سالانه و در قالب برنامه‌های عملیاتی به‌اجرا درمی‌آید. از آن‌جایی که برنامه‌های عملیاتی عموما از جنس اقدامات اجرایی و دستاوردهای کمّی هستند، معمولا ارزیابی آن‌ها در قالب تحلیل کارایی ـ گام قبل صورت می‌پذیرد. اما محیط متغیر و پرتلاطم کسب‌وکار، بازنگری استراتژی‌های کسب‌وکار را در پایان هر سال ناگزیر می‌سازد. چنین بازنگری در عمل تبدیل به تحلیل کیفی و در واقع بررسی میزان اثربخشی برنامه‌ها و استراتژی‌ها می‌شود.

فرایند بازنگری استراتژی شبیه فرایند اصلی تدوین استراتژی است؛ با این تفاوت که در طی آن سازمان با سؤالات متفاوتی مواجه است. هدف این است که مدیران سازمان با بررسی دستاوردهای سازمان و تجربیات خود و همکاران‌شان در سال گذشته تلاش کنند تا برنامه‌ی بازنگری و به‌روز شده‌ای را مطابق با واقعیات و مقتضیات محیط کسب‌وکار و صنعت محل فعالیت خود تدوین نمایند.

در این زمینه چند سؤال زیر می‌توانند یاری‌بخش باشند:

• آیا برنامه‌ی تدوین شده در عمل نیز توجیه‌پذیر و واقع‌گرایانه بوده است؟
• آیا اجزای مختلف برنامه با یکدیگر پیوستگی و هماهنگی درونی داشته‌اند یا این‌که در زمان اجرا تناقضاتی در برنامه کشف شده‌اند؟
• آیا پیش‌فرض‌ها و محتوای برنامه‌ی تدوین شده با موضوعات حیاتی و فرضیات اساسی محیط کسب‌وکار در ابتدای سال جدید هم‌خوانی دارد؟
• آیا مدیران به‌صورت ذهنی و عملی نسبت به موضوع محوری استراتژی ـ یعنی رقابت ـ آگاه بوده و به اجرای آن متعهد بوده‌اند؟
• آیا سازمان شایستگی‌‌های درونی لازم برای اجرای موفق برنامه را در اختیار دارد؟ آیا در مورد توسعه‌ی شایستگی‌هایی که دارای ضعف بوده‌اند اقدامی صورت پذیرفته است؟
• آیا کارکنان این برنامه را فهمیده‌اند؟ آیا نسبت به انجام این برنامه متعهد بوده‌اند؟
• آیا همه‌ی بخش‌های سازمان باید در اجرای برنامه درگیر شوند یا تمرکز برنامه در یک یا چند واحد محدود کفایت می‌کند؟
• آیا درستی ایده‌های محوری برنامه در عمل اثبات شده است؟
• آیا نیازمندی‌های برنامه با وضعیت منابع سازمانی (نیروی انسانی، مالی، ابزارها و تجهیزات و مانند آن‌ها) متناسب هستند؟

با پاسخ‌گویی به این سؤالات، مجموعه‌ای از نکات محوری و کلیدی برای اصلاح برنامه‌های کلان و استراتژیک و تدوین برنامه‌های عملیاتی در سال جدید به‌دست می‌آورند.

گام سوم  ـ تدوین برنامه‌های سال جدید

پس از ارزیابی گذشته و استخراج نکات محوری برنامه‌های سال جدید می‌توانید تدوین برنامه‌های سال جدید را آغاز کنید. معمولا فرایند برنامه‌ریزی با تعیین هدف‌ها آغاز و با مشخص کردن مجموعه اقدامات اجرایی پایان می‌پذیرد. اما فرایند برنامه‌ریزی به روش معمول آن در سازمان‌ها بسیار زمان‌بر است. برای حل این مشکل ‌یک رویکرد جدید برای انجام فرایند برنامه‌ریزی تحت عنوان رویکرد “سریع” نیز در سال‌های اخیر در جهان متداول شده که دارای چهار گام اصلی است:

• تمرکز کنید: با بررسی نکات محوری استخراج شده از ارزیابی برنامه‌ها در سال قبل و تحلیل وضعیت روندهای بازار، تصور کنید بازارها و صنایع مربوط به کار شما طی ۵ تا ۱۰ سال آینده چه شکلی خواهند داشت. با کمک تکنیک برنامه‌ریزی سناریو، آینده‌های جایگزین را در نظر بگیرید و احتمال وقوع هر سناریو و پیامدهای آن را برای شرکت و رقبا بسنجید. تمرینات و آزمایش‌های خلاقانه‌ای انجام دهید و طرح‌هایی را پیدا کنید که احتمال تحقق آینده‌ای مناسب را برای شرکت شما افزایش دهند.
• انتخاب کنید: از میان سناریوهای برنامه‌ی تدوین شده، دو یا سه طرح عملی‌تر را انتخاب کنید؛ طرح‌هایی که اگر طی ۶ تا ۱۲ ماه آینده اجرا شوند، حرکت کسب‌وکار شما را به سوی آینده‌ی مطلوب آن تسریع خواهند کرد. سپس منابع کلیدی مورد نیاز این طرح‌ها را تخصیص دهید و معیارهای سنجش موفقیت آن‌ها را تعیین کنید.
• محدودیت‌ها را بشناسید: مشخص کنید که چه چیزهایی ممکن است مانع از حرکت شما به‌سوی تحقق طرح‌های منتخب شوند. به‌ویژه دو یا سه مانع مهم سازمانی را مشخص کنید که اگر برطرف شوند، سرعت فرایند اجرا به شکل قابل توجهی افزایش خواهد یافت.
• یکپارچه‌‌سازی کنید: تمام فعالیت‌های فوق را یکپارچه کنید و یک بسته‌ از اقدامات اجرایی با هدف مشخص و معیار سنجش معین را تولید کنید که در آن مسئولیت‌ها و نقش‌ها و وظایف همه‌ی اعضای سازمان مشخص شده باشد. تلاش کنید در تدوین این بسته‌ی اقدامات اجرایی به تمامی سؤالات زیر پاسخ مناسبی بدهید:

1. چه کارهایی می‌خواهیم انجام دهیم؟
2. هر یک از این کارها را به چه روشی می‌خواهیم انجام دهیم؟
3. هر کار باید در چه زمانی آغاز شود و به‌پایان رسد؟ تقدم و تأخر کارها به چه شکل است؟
4. هر کار لازم است در چه جایی انجام شود؟
5. مسئولیت هر کار با چه کسی است؟ چه کسانی باید به او کمک کنند و چگونه؟
6. تحقق هدف با انجام کارهای مشخص شده نیازمند چه منابعی اعم از انسانی، مالی، ابزار و تجهیزات و … است؟

حالا زمان اجرای برنامه‌های سال جدید است. فراموش نکنید که بهترین برنامه بدون اجرای درست و دقیق نمی‌تواند باعث موفقیت کسب‌وکار شما شود. کلید موفقیت در اجرای برنامه‌ها حرکت گام به گام و تعهد به برنامه‌ی تدوین شده است.

پ.ن. این مقاله پیش از این در شماره‌ی اردیبهشت ماه سال ۱۳۹۴ ماه‌نامه‌ی تدبیر به چاپ رسیده است.

با آغاز هر سال جدید، مدیران کسب‌وکارها خواسته و ناخواسته درگیر بازنگری پیش‌فرض‌ها، اهداف و برنامه‌های کسب‌وکاری خود می‌شوند. به‌عنوان مدیر در این مقطع از سال باید به موضوعات گوناگونی بیاندیشید و سعی کنید تا با نگاهی تحلیلی و موشکافانه و غیرجانب‌دارانه به ارزیابی موقعیت واقعی کسب‌وکار خود و آینده‌ی آن بپردازید.

در آغاز سال جدید با چنین وضعیتی مواجه هستید: کسب‌وکار شما در طول سال گذشته به مجموعه‌ای از نتایج و دستاوردها دست یافته است. شرایط محیط عمومی اقتصاد و محیط اختصاصی کسب‌وکار در طول سال تغییراتی داشت و این تغییرات روی کسب‌وکار شما تأثیرگذار بود‌ه‌اند. معمولا در زمانی که در درون این جریان سریع تغییرات قرار داریم نمی‌توانیم درک دقیقی از روندهای تحولات و تأثیرات واقعی آن‌ها داشته باشیم. در عین حال نباید فراموش کنیم که هر مدیری در ابتدای هر سال اهدافی را باری کسب‌وکار خود تعیین می‌کند و لازم است در پایان سال در مورد میزان دستیابی کمّی و کیفی به این اهداف تحلیل‌هایی داشته باشد. هم‌چنین مدیر لازم است در صورت فاصله داشتن با اهداف تعیین شده، به بررسی علل بروز شکست در تحقق اهداف نیز بپردازد. نتایج این تحلیل‌ها به مجموعه‌ای از اصول و پیش‌فرض‌ها برای برنامه‌ریزی کسب‌وکار در سال جدید خواهد بود.

بسیاری از مدیران اگر چه از اهمیت این موضوع آگاه‌اند و با بررسی وضعیت تغییرات روندهای محیط کسب‌وکار و هم‌چنین تحلیل عمل‌کرد کسب‌وکار خود در طول سال گذشته، به برنامه‌ریزی برای کسب‌وکارشان در سال جدید می‌پردازند. در این مقاله تلاش شده تا برخی از نکات مهمی که می‌توانند در این مسیر به مدیران کمک کنند، در قالب یک فرایند ساده بررسی شوند.

گام اول: ارزیابی کارایی برنامه‌ها

کارایی یکی از مفاهیم اساسی است که در نگرش به هر سیستم اهمیت می‌یابد. منابع در دسترس سیستم‌ها محدود است و همین محدودیت منابع، افزایش کارایی (به معنای به دست آوردن خروجی بیش‌تر از یک مقدار ورودی مشخص یا به دست آوردن خروجی ثابت از ورودی کم‌تر) را ضروری می‌سازد. عمل‌کرد سازمان در حقیقت همان خروجی برنامه‌های سازمان است و ارزیابی عملکرد سازمان در واقع همان ارزیابی کارایی برنامه‌های آن است.

در این‌جا به ۶ شاخص سنجش ارزیابی عملکرد سازمان در قالب تحلیل کارایی برنامه‌های سازمانی اشاره می‌شود:

1. کارایی مالی: از تقسیم خروجی‌های محقق شده‌ی برنامه بر ورودی‌های آن حاصل می‌شود. مفهوم متداول کارایی همین است.
2. کارایی داخلی: به‌معنای میزان کاهش هزینه‌های اجرای برنامه نسبت به بودجه‌ی پیش‌بینی شده برای آن است.
3. کارایی تخصیص: بودجه‌ی تخصیص داده شده به یک برنامه محدود است. هر برنامه باید در محدوده‌ی بودجه‌ی تعیین شده به اهداف‌اش دست یابد. از سوی دیگر هر واحد پولی که صرف می‌شود، برنامه یک گام به سقف بودجه‌‌ی مورد نظر نزدیک‌تر می‌شود. بنابراین تخصیص مناسب بودجه‌ به اجزای مختلف برنامه، یکی دیگر از شاخص‌های سنجش کارایی برنامه است.
4. کارایی پویا: نرخ تغییرات برنامه در زمان اجرا را نسبت به برنامه‌ی تدوین شده می‌سنجد. انعطاف‌پذیری در اجرا می‌تواند باعث موفقیت هر چه بیش‌تر سازمان در دست‌یابی به اهداف خود شود.
5. کارایی فنی: منظور از این نوع کارایی نسبت عملکرد واقعی در تحقق اهداف برنامه در مقابل عملکرد مورد انتظار / اهداف برنامه است.
6. کارایی کیفی: اگر چه انعطاف‌پذیری در اجرا می‌تواند باعث افزایش احتمال موفقیت شود؛ اما تغییر بیش از حد برنامه در زمان اجرا نشانه‌ی ضعف جدی در برنامه‌ریزی است (مگر این‌که واقعا در محیط کسب‌وکار و رقابت، تحولات ناگهانی و بسیار بزرگی رخ دهند.) بنابراین میزان تناسب اهداف و رویکردهای اجرایی برنامه‌ی تدوین شده با واقعیت در ارزیابی برنامه‌ی مورد نظر مهم است: آیا این اهداف واقع‌بینانه تنظیم شده‌اند؟ آیا این اهداف، خود از کیفیت مناسبی برخوردار هستنند؟ آیا این اهداف معتبرند؟

اما کارایی تنها یک جنبه از تحلیل وضعیت برنامه‌های گذشته است. در عمل باید علاوه بر نتایج کمّی به بررسی کیفی تحقق برنامه‌ها در سال به‌پایان رسیده نیز پرداخت. این امر در قالب تحلیل اثربخشی برنامه‌ها انجام می‌پذیرد.

(ادامه دارد: در بخش دوم به بررسی دو گام بعدی فرایند برنامه‌ریزی کسب‌وکار در سال جدید خواهیم پرداخت.)

پ.ن. این مقاله پیش از این در شماره‌ی اردیبهشت ماه سال ۱۳۹۴ ماه‌نامه‌ی تدبیر به چاپ رسیده است.

لحظات آخر سال ۹۴ است و حالا بعد از گذر از سالی دیگر، در آستانه‌ی بهاری دیگر از مسیر زندگی قرار داریم. امسال هم مثل روال چند سال اخیر به‌دعوت امیر مهرانی عزیز قرار است از آن‌چه در کوله‌پشتی زندگی‌ام در سال ۹۵ خواهم گذاشت و آن‌چه آن را بیرون خواهم کشید می‌نویسم. کوتاه و مختصر، محتوای کوله‌پشتی ۹۵ من (مطابق پرسش‌هایی که امیر مطرح کرده) این‌گونه تصویر می‌شود:

اول ـ قدم زدن روی ابرهای رؤیا: چه چیزهایی را با خودم به سال ۹۵ می‌برم؟ سال ۹۴ تمرینی بود برای حرکت در مسیر بزرگ‌ترین رؤیای زندگی. تجربه‌ای نفس‌گیر، سرشار از دست‌اندازهای ناامیدکننده و خوشی‌های کوچک اما دل‌گرم‌کننده. حالا با گذر از این یک سالِ سخت، بیش از هر زمانی باور دارم که رسیدن به رؤیاهای‌م هیچ راهی جز چشم دوختن به افق دور، برداشتن گام‌های کوچک، متوقف شدن و انتظار برای برداشتن گام بعدی و از همه‌ مهم‌تر امیدوار ماندن و تاب آوردن ندارد. البته برای طی این طریق، نیاز به نیروهای کمکی هم هست: معنویت، ایمان و توکل به خدا مهم‌ترین نیرویی است که امسال به آن تکیه کردم. در کنار آن، شور درونی، خواندن و اندیشیدن و دستِ یاری به‌ترین آدم‌های دنیا یعنی اعضای خانواده و دوستان را فشردن، نیروهای دیگری است که در سربالایی زندگی می‌توان روی آن‌ها حساب کرد.

دوم ـ منی که نمی‌شناختمت: امسال چند تجربه‌ی جدید و عجیب و در عین حال، بسیار استرس‌زا و ناامیدکننده را پشت سر گذاشتم. تصور می‌کنم که در گذر از این توفان‌ها، بیش از هر چیزی متوجه شدم که بیش از عوامل بیرونی، گرفتار زنگارهای درونی‌ام هستم! حالا با شناخت این زنگارها ـ از جمله: ترس‌ها، ناآگاهی‌ها، فراموشی‌ها و چیزهایی شبیه این‌ها ـ به‌تر می‌دانم که در سال جدید، چه تصمیماتی را باید بگیرم، چه حرف‌هایی را بزنم و چه حرف‌هایی را نه، کجا “نه” بگویم و کجا “آری” و از همه‌ی این‌ها مهم‌تر، چگونه در مواجهه با موقعیت‌های پیش‌بینی نشده، فرمانِ زندگی را محکم در اختیار بگیرم. حالا که در حال چیدن کوله‌پشتی سال جدید هستم، بیش از هر چیزی این زنگارهای درونی را تلاش می‌کنم در سال ۹۴ جا بگذارم.

سوم ـ قلب‌های ما پلِ پیوند ما است: امسال با دوستان جدید بسیاری آشنا شدم که هر کدام از آن‌ها تأثیر خاص خودشان را روی من و دنیای‌م و افکارم گذاشتند. اجازه بدهید نام نبرم؛ اما امسال بیش از هر زمانی از آشنایی با آدم‌هایی که با دستِ خالی، قلبی مهربان و همتی عالی برای ساختن دنیایی به‌تر برای دیگران تلاش می‌کردند، مشعوف شدم. از این دوستان نو، بیش از هر چیزی امید و مهر و بی‌توقعی را آموختم.

چهارم ـ در جستجوی راهِ رسیدن: سال‌های سال است که تمامی امید و تلاش من در این تک‌بیت کوتاهِ زند‌ه‌یاد عمران صلاحی خلاصه شده است:

از مقصدمان سؤال کردم، گفتی / مقصد، خودِ راه می‌تواند باشد!

زندگی برای من، جستجوی همیشگی به‌دنبال راهِ رسیدن است؛ فارغ از این‌که در لحظه‌ی پایانی زندگی در کجای آن مسیر طولانی و سنگلاخ باشم!

اما در پایان این سالِ طولانی، برای شما خوانندگان عزیز گزاره‌ها یک عیدی هم دارم: کتاب الکترونیکی “مقدمه‌ای بر طراحی و مدیریت یک کسب‌وکار کوچک.” در این کتاب تلاش کرده‌ام تا با گردآوری و ویرایش مجدد نوشته‌هایی که پیش از این در وبلاگ گزاره‌ها در مورد اصول و مفاهیم کلیدی کارآفرینی و کسب‌وکار نوشته‌ام، تصویری اولیه از مسیر پیش روی را به شما ارائه دهم تا بتوانید با دید جامع‌نگرانه‌ای وارد دنیای کسب‌وکار شوید. می‌توانید این کتاب را از این‌جا یا این‌جا دریافت کنید.

عید نوروز و سال نو پیشاپیش بر همه‌ی شما دوستان عزیز مبارک. امید که سال جدید، آغاز مسیری نو در زندگی همراه با آرامش درونی و گشایش قفل‌های بزرگ زندگی باشد.

لحظات آخر سال ۹۳ است؛ سالی سخت و طولانی و سرشار از تجربیات عمیق و به‌یادماندنی. سالی برای تغییر و آغاز یک جهش بلند به‌سوی رؤیاها. سالی که هر روزش همراه با یادگارهایی ماندگار از لبخند تا گریستن و سراسر خاطره بود. سالی برای حرکت دائمی از امید به ناامیدی و دوباره از ناامیدی به امیدی بی‌پایان. آن‌چه در کوله‌پشتی‌ام برای بهار نو قرار داده‌ام را باز به دعوت امیر مهرانی عزیز این‌جا روایت می‌کنم:

اول ـ از دنیایی حرف تا حرفی برای دنیا: سال‌های سال با نوشتن و مشاوره دادن و گفتگو با دیگران، تلاش کرده‌ بودم تا تغییری مثبت هر چند کوچک در زندگی دیگران ایجاد کنم. امسال را اما به‌دنبال “کلمه”‌ای گشتم که بتوانم از خودم به یادگار بگذارم. “کلمه‌”ای که از آن خودم باشد. من در این مسیر، تازه به راه افتاده‌ام و هنوز در جستجو هستم. امیدوارم سال جدید آن گوهر نادیدنی را بیابم!

دوم ـ بکوب برو تا برسی به فردا: چند سال پیش از این، در روزهای آخر سال، پندی گرفتم که هر روز را با یاد آن آغاز می‌کنم: فردا همان گذشته نیست؛ امروز را داری که فردا را بسازی و مسئولیت آن به‌عهده‌ی هیچ کسی جز خودت نیست. امسال را به تلاش برای ساختن فردایی که همیشه رؤیای‌ش را داشته‌ام، گذراندم و با وجود تمام سختی‌ها، همین مسیر را تا رسیدن به “فردا” در سال جدید هم ادامه خواهم داد.

سوم ـ آی آدم‌ها …: امسال بیش از هر سال دیگری به تعامل با دیگران فکر کردم و تلاش کردم تا ضعف‌های بزرگی که در این زمینه را داشتم، کمی به‌بود ببخشم. اما با روحی زخمی، متأسفم که به این نتیجه رسیده‌ام که به قانون پارتو در تعامل انسانی هم پای‌بند باشم: ۲۰ درصد آدم‌ها، هشتاد درصد تعاملات من را به خودشان اختصاص می‌دهند. با باقی آدم‌ها صرفا در صلح هستم. می‌توانند نظر و قضاوت خاص خودشان را در مورد من داشته‌ باشند. با زخم‌هایی که امسال خوردم، دیگر حق نشنیدن و ندیدن و توجه نکردن را در روابط انسانی برای خودم محفوظ می‌دانم. قرار نیست با همه در ارتباط و تعامل باشیم. قرار نیست همیشه از هم‌دیگر راضی باشیم. متأسفانه قرار نیست همیشه بخشی از لحظات زندگی هم باشیم.

چهارم ـ حرف بزن حتی اگر …: این یکی شاید زیرمجموعه‌ی قبلی باشد؛ اما به‌همان اندازه و حتی بیش‌تر مهم است. امسال جادوی حرف زدن صریح را کشف کردم. بخشی از داستان، شفاف‌سازی است و بخشی دیگر، جلوگیری از آزار خود با فرو خوردن حرف‌های ناگفته است. بنابراین حرف خواهم زد حتی اگر برای‌م هزینه داشته باشد.

پنجم ـ رفتن، رسیدن است؛ به‌شرط تاب آوردن: تاب آوردن سخت است؛ اما پاداش پایان آن به سختی‌اش می‌ارزد. تجربه‌ی من این است که برای رسیدن به مقصد و گذر از سختی‌های راه، باید تک‌لحظه‌های خوش زندگی و موفقیت‌های کوچک را ببینی و جشن بگیری. باید انرژی مثبت را برای دیگران بفرستی و از آن‌ها هم مهر و دوستی را دریافت کنی. خلاصه‌ی امسال برای من این بود!

برای‌تان سالی سرشار از #خبرخوش، مهر و دوستی، لبخند و آرامش و پرانرژی آرزو می‌کنم.

پ.ن.۱٫ کوله‌پشتی سال ۹۳ من.

پ.ن.۲٫ عیدی سال نو گزاره‌ها تا ساعاتی دیگر همین‌جا. 🙂

پ.ن.۳٫ آخرین پست گزاره‌ها در سال ۹۳ که لینک‌های هفته است، امشب منتشر خواهد شد.

امیر مهرانی عزیز من را دعوت کرده تا کوله‌پشتی‌ام را از آن‌چه می‌خواهم از سال ۹۲ با خودم به‌همراه ببرم پر کنم و راه بیفتم. مقدمه‌ای ندارم و سریع می‌روم اصل حرف‌های‌م. 🙂 به قول فرهاد مهراد عزیز “با این‌ها زندگی‌م را سر می‌کنم”:

آن‌که در آیینه می‌بیند مرا، من نیستم! سال ۹۲ بعد از آرامش ۹۱ باز سالی توفانی بود. بخش عمده‌ای از سال را درگیر یافتن پاسخ پرسش‌های اساسی زندگی‌م بودم. این‌که من چه کسی هستم و قرار است باشم. این‌که من چه شایستگی‌هایی دارم و در چه چیزهایی خوب نیستم. این‌که می‌خواهم به کجا برسم و چگونه. و حتی این‌که آرزوهای‌م کدام‌اند و رؤیاهای‌م کدام. این‌که کجاها توانسته‌ام و کجاها نتوانسته‌ام. خوش‌حال‌م حالا که سال در روزهای پایانی‌اش است، توانسته‌ام حداقل خودم را به این آرامش برسانم که جواب پرسش‌های‌م را یافته‌ام. نمی‌دانم؛ شاید بخشی از سختی امسال وابسته به این‌ بود که گرفتار بحران آستانه‌ی ۳۰ سالگی بودم!

از هر جایی که آغاز کنی، زودتر است: من زیاد اشتباه کرده‌ام و می‌کنم. اما یک باور مرا در این مسیر یاری داده است: “عملکرد ضعیف‌، بیش از آن‌که از ضعف‌های من نشأت بگیرد، نتیجه‌ی اشتباه بودن فرایندها است. پس هم روش‌های کاری‌ت را عوض کن و هم خودت را!” حالا وقت دوباره آغاز کردن است … 🙂

ماجراهای یک مشاهده‌گر: قبلا عادت داشتم که از بیرون و از زاویه‌ی دید یک مشاور و تحلیل‌گر به دنیا نگاه کنم. اما امسال تصمیم گرفتم، تمرین کردم و یاد گرفتم که “مشاهده‌گر” باشم. مشاهده‌گر نه به آن تعریفی که برخی آن را گوشه‌ی عزلت‌نشینی و نظریه صادر کردن برای هستی می‌دانند. بلکه “مشاهده‌گر” به‌تعبیر یکی از بزرگ‌ترین الگوهای زندگی‌‌ام پیتر دراکر بزرگ. کسی که در بطن ماجرا است؛ اما از بیرون به آن نگاه می‌کند. کسی که به‌جای نظریه صادر کردن و تحویل دادن بدیهیات در قالب یک بسته‌ی زیبا اما بی‌اثر، در میانه‌ی میدان و در کنار دیگران درگیر تغییر دادن خودش و این دنیا است. کسی که به‌دنبال تجربه کردن تمام زندگی است. کسی که معتقد است تمام هدف زندگی ساختن “یادگاری است که در این گنبد دوار بماند …”

رفتن، هم‌چنان رسیدن است: سال ۹۲ برای‌م پر بود از چرخه‌ی امید و ناامیدی. گاهی آینده، برای‌م بزرگ‌ترین و زیباترین و باشکوه‌ترین تصویر دنیا بود و گاهی هم تصویری تلخ و تاریک … اما در این یک سال چیزی که هنوز نمی‌دانم چیست در درون‌م به من می‌گفت که شاید “یک یا علی دیگر” تا رسیدن باقی مانده باشد. 🙂 بنابراین “می‌روم در آرزوی کیمیا هنوز!”

گاهی به آسمان نگاه کن: به‌عنوان یک فرد عمیقا مذهبی، سال‌ها بود که کلید درهای آسمان را فراموش کرده بودم. امسال، سال آشتی با معنویت بود …

کوله‌پشتی نگاهی به گذشته بود برای ساختن آینده. اما خود آینده هم مهم است. اگر دوست داشتید در وبلاگ‌تان یا با هشتگ #هدف۹۳ در شبکه‌های اجتماعی از اهداف سال آینده‌تان بگویید. 🙂

“با توجه به بازیکنانی که در اختیار داریم و شروعی که در این فصل داشتیم، شانس زیادی برای قرار گرفتن در جمع چهار تیم اول جدول خواهیم داشت. به‌همین خاطر اگر این فرصت را از دست بدهیم، بسیار ناامیدکننده خواهد بود. مسئله‌ی اصلی این است که در جمع چهار تیم اول قرار بگیریم. این به باشگاه از نظر مالی کمک خواهد کرد تا بتواند بازیکنان بهتری به خدمت بگیرد. فکر می‌کنم زمانی می‌توانیم بگوییم مدعی قهرمانی هستیم که تا ۱۰ بازی پایانی هم‌چنان در این جایگاه قرار داشته باشیم. اما تنها به خاطر یک شروع خوب، هدف اصلی‌مان را فراموش نمی‌کنیم.” (اسیتون جرارد؛ این‌جا)

جرارد یکی از دوست‌داشتنی‌ترین بازیکنان دهه‌ی اخیر فوتبال جهان برای من است. به‌عنوان یک طرف‌دار چند آتشه‌ی منچستر یونایتد، شاید این‌که جرارد در فهرست دوست‌داشتنی‌های من بالاتر از مثلا وین رونی باشد، عجیب است؛ اما خوب خودم هم پاسخی برای این سؤال ندارم. 🙂

جرارد در گفته‌های‌اش به‌خوبی به سطوح مختلف هدف‌گذاری اشاره کرده است:

۱- هدف بلندپروازانه (بی‌هاگ): هدفی که دست‌ یافتن به آن با امکانات فعلی نشدنی است؛ اما می‌شود رؤیای‌اش را داشت. شاید شد! (قهرمانی در لیگ برتر.)

۲- چشم‌انداز: هدف واقع‌بینانه‌‌ای که در عین حال به‌اندازه‌ی کافی انگیزش‌بخش باشد (قرار گرفتن در جمع ۴ تیم برتر.)

۳-هدف بلندمدت: هدف واقع‌بینانه‌ی کمّی که قابل متر کردن باشد (قرار داشتن در بین ۴ تیم اول در ۱۰ بازی آخر.)

۴- هدف میان‌مدت و کوتاه‌مدت: هدف واقع‌بینانه‌ی شدنی که همین الان تحقق‌اش در دستان من است (بردن بازی بعدی!)

در هدف‌گذاری، این چهار سطح هدف‌گذاری را فراموش نکنید. از بی‌هاگ شروع کنید و هدف‌های‌تان را به‌شکل مداوم به اهداف کوچک‌تر بشکنید تا به اهدافی برسید که شرح وظایف (To Do List) امروز و فردای‌تان را مشخص می‌کنند.

فرقی هم ندارد برای چه برنامه‌ریزی می‌کنید: کسب و کارتان، مسیر شغلی حرفه‌ای‌تان یا زندگی شخصی‌تان. برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری درست، کلید اصلی موفقیت شما هستند.

برنامه، ابزاری است برای رسیدن به اهداف سازمان در آینده. با توجه به این‌که برنامه به آینده مرتبط است و آینده امری است مجهول، باید برای نوشتن برنامه، آینده را پیش‌بینی نمود. اما شما در جایگاه یک مدیر برای برنامه‌ریزی کسب و کارتان، باید به چه موضوعاتی توجه کنید؟ به‌عبارت به‌تر، ابعاد پیش‌بینی آینده برای نوشتن یک برنامه‌ی جامع چه چیزهایی هستند؟ تجربه‌ی من از سال‌ها همکاری با مدیران در سطوح مختلف سازمانی و با سطوح تجربیات متفاوت نشان می‌دهد که معمولا مدیران در برنامه‌ریزی تنها به یک یا دو عامل مهم توجه می‌کنند. این در حالی است که در بسیاری از مواقع، دلیل شکست برنامه‌ها در اجرا، همین عدم توجه به سایر عوامل تأثیرگذار در تحقق یک برنامه است.

پیشنهاد من به شما این است که برای نوشتن یک برنامه‌ی مؤثر حتما به شش سؤال زیر فکر کنید:

1. چه کاری قرار است انجام شود؟ فعالیت‌های لازم برای تحقق هدف کدام‌اند؟ چه فعالیت‌هایی برای اجرای هدف پیش‌بینی می‌شوند؟
2. هر یک از این کارها به چه روشی باید انجام شوند؟‌ روش انجام هر یک از این فعالیت‌ها باید چگونه باشد؟ (پیش‌بینی روش‌های انجام کار)
3. هر کاری باید در چه زمانی انجام شود؟ هر یک از فعالیت‌ها چه زمانی را به خود اختصاص می‌دهند؟ (پیش‌بینی زمانی برنامه)
4. هر کار در چه جایی انجام شود؟ فعالیت‌های برنامه در چه محل و مکانی عملی می‌شوند؟ (پیش‌بینی موقعیت مکانی برنامه)
5. این کارها با چه سازمان‌دهی اجرایی می‌شوند؟‍ فعالیت‌های برنامه به کمک چه تشکیلاتی عملی خواهند بود؟ (پیش‌بینی سازمان و تشکیلات مورد نیاز)
6. هر کار نیازمند چه منابعی است؟ تحقق هدف، نیازمند چه منابعی اعم از انسانی، مالی، ابزارو تجهیزات و … است؟ (پیش‌بینی منابع مورد نیاز)

لازم نیست در برنامه‌تان حتما به‌شکل دقیق هر یک از موارد شش گانه‌ی فوق را پیش‌بینی کنید. نکته‌ی مهم و کلیدی این است که نباید در برنامه‌ریزی از سایر ابعاد تأثیرگذار غافل شوید. از جمله این‌که در برنامه‌ریزی سالانه برای توسعه‌ی کسب و کارتان، باید علاوه بر توجه به استراتژی‌ها و اقدامات لازم برای تحقق این هدف، لازم است میزان منابع مورد نیاز و در دسترس بودن آن‌ها را نیز بررسی کنید (مثلا آیا من با بودجه‌‌ی ۵ میلیون تومانی تبلیغات برای یک سال، می‌توانم در تلویزیون تبلیغ کنم؟)

فکر کردن به این سؤالات در زمان برنامه‌ریزی، می‌تواند باعث شود تا برنامه‌ی شما واقعی‌تر تهیه شده و در نتیجه در عمل موفق‌تر باشد. 🙂

نویسنده: پیتر برگمان / مترجم: علی نعمتی شهاب

از این سوی آپارتمان با صدای بلند فرزندان هفت و پنج ساله‌ام را که داشتند با هم‌دیگر در اتاق خواب‌شان بازی می‌کردند، صدا کردم: “سوفیا! دانیل! اتوبوس مدرسه ده دقیقه‌ی دیگر این‌جاست. بیایید ببینیم چه کسی می‌تواند زودتر از همه دندان‌های‌اش را مسواک بزند و اول جلوی در حاضر باشد!” آن‌ها با پوزخندی از روی ناراحتی به‌طرف حمام رفتند. دو دقیقه بعد، دانیل به‌فاصله‌ی چند ثانیه زودتر آماده شد و مسابقه را از سوفیا برد. من لبخندی از سرِ رضایتِ بردی که به‌دست آورده بودم، زدم. من به هدف‌ام ـ کشاندن آن‌ها با دندان‌های مسواک‌زده جلوی در خانه آن هم با یک رکورد زمانی جدید ـ رسیده بودم.

اما آیا واقعا این‌گونه بود؟

البته. آن‌ها سر وقت جلوی در بودند. اما در عین حال آن دو دقیقه‌‌ای که از لحظه‌ی شروع تا پایان طول کشید، این معنا را هم داشت که آن‌ها درست و حسابی مسواک نزده‌ بودند، از نخ دندان استفاده نکرده‌ بودند و حمامی به‌هم ریخته را هم بر جای گذاشته بودند.

همه‌ی ما می‌دانیم که هدف‌گذاری چقدر کار مهمی است؛ درست است؟ و تازه نه هر هدف‌گذاری، که تعیین اهداف بزرگ و یا آن‌ چیزی که افراد حرفه‌ای این کار به‌نام اهداف بلندپروازانه (بی‌هاگ) می‌شناسند.

قابل درک است: اگر ندانید که دقیقا به کجا می‌خواهید برسید، هرگز بدان‌جا نخواهید رسید. و اگر این مقصد به‌اندازه‌ی کافی در دوردست‌ها نباشد، شما هرگز نخواهید توانست توان درونی بالقوه‌تان را تا آخرین حد ممکن شکوفا سازید.

این نکته در دنیای کسب و کار هم به‌صورت شهودی پذیرفته شده است و ضمنا با تحقیقات بسیاری نیز تقویت شده است. از جمله همان مثال تحقیق معروف انجام شده در مدرسه‌ی مدیریت هاروارد که همه‌ی ما در موردش شنیده‌ایم: تنها ۳% از دانش‌جویان دوره‌های تحصیلات تکمیلی اهداف روشنی را به‌صورت مکتوب نوشته‌ بودند. بیست سال بعد، ثروت همان ۳%، ده برابر بیش‌تر از همه‌ی سایر هم‌کلاسی‌های‌شان روی هم بود! این مثال به‌حد کافی قانع‌کننده است؛ نه؟

اگر این افسانه واقعیت داشت، بله. اما خبر بد این است که چنین تحقیقی وجود خارجی ندارد. ماجرا چیزی بیش از یک شایعه‌ی ضعیف اما پرطرفدار نیست.

با این حال، هنوز داستانِ ظاهرا منطقی دیگری هم وجود دارد. زیر سؤال بردن تعیینِ اهداف بزرگ چیزی است شبیه زیر سؤال بردن شالوده و بنیان کسب و کار. ما ممکن است در مورد این‌که باید چه هدف‌هایی بگذاریم انتقاداتی داشته باشیم؛ اما چه کسی می‌تواند به‌کل پنبه‌ی هدف‌گذاری را بزند؟

من. من قصد این کار را دارم.

منظورم این نیست که هدف‌ها ذاتا بد هستند. بلکه می‌خواهم بگویم که هدف‌ها دارای گروهی از آثار زیان‌بار جانبی هستند که سبب می‌شوند کنار گذاشتن هدف‌گذاری چندان هم مضر نباشد.

نویسندگان مقاله‌ی در حال تکمیل مدرسه‌ی مدیریت هاروارد با عنوان “اهدافی که دیوانه‌‌کننده می‌شوند”، تحقیقات متعدد مربوط به موضوع هدف‌گذاری را بررسی کرده‌اند و به این نتیجه رسیده‌اند که هر چقدر در جنبه‌های خوب هدف‌گذاری اغراق شده است؛ در مقابل، به جنبه‌های منفی آن ـ یعنی “آسیب‌های سیستماتیک ناشی از هدف‌گذاری” ـ توجه چندانی نشده است.

آن‌ها آثار جانبی هدف‌گذاری را نیز شناسایی کرده‌اند: “نگاه متمرکز و محدودی که حوزه‌های نامرتبط به هدف‌ها را نادیده می‌گیرد، رشد رفتارهای غیراخلاقی، برآوردهای اشتباه از ریسک‌ها (distorted risk preferences)، فساد فرهنگ سازمانی و کاهش انگیزه‌های درونی.”

بیایید نگاهی بیاندازیم به دو مثال از “هدف‌هایی که دیوانه‌‌کننده می‌شوند” که نویسندگان در مقاله‌شان تشریح کرده‌اند:

شرکت سیرز (Sears) هدف بهره‌وری را برای تعمیرکاران خودروی خود تعیین کرده بود: پرداخت ۱۴۷ دلار برای هر ساعت. آیا این هدف باعث انگیزش کارکنان شد؟ بله. این هدف، آن‌ها را برای انجام اضافه‌کاری‌های غیرضروری در سراسر شرکت باانگیزه کرد!

فوردِ مدلِ پینتو را به‌یاد می‌آورید؟ خودرویی که وقتی خودروی دیگری از پشت با آن تصادف می‌کرد، آتش می‌گرفت. فاجعه‌ی پینتو به ۵۳ کشته و تعداد بسیار زیاد دیگری مصدوم انجامید؛ چرا که کارکنان فورد برای تحقق هدف بی‌هاگ لی یاکوکا یعنی ساخت “خودرویی با وزن زیر ۲۰۰۰ پوند و قیمت کم‌تر ۲۰۰۰ دلار” تا سال ۱۹۷۰، کنترل‌های ایمنی را از فرایند تولید حذف کردند.

این هم یک مثال دیگر به‌نقل از نیویورک‌تایمز:

کن اوبراین بازیکن خط حمله‌ی تیم نیویورک‌جتز اوت‌های زیادی به حریف می‌داد. بنابراین برای او یک هدف ظاهرا منطقی تعیین شد ـ دادن اوت‌های کم‌تر به حریف ـ و در مقابل، برای هر اوت یک جریمه تعیین شد. این روش کار کرد. او اشتباهات کم‌تری کرد؛ اما تنها به این دلیل که پاس‌های کم‌تری به هم‌تیمی‌های‌اش داد. عمل‌کرد کلی او افت کرد. 

در عمل اما پیش‌بینی آثار منفی جانبی یک هدف غیرممکن است.

به ما آموخته‌اند که وقتی هدفی تعیین می‌کنیم، آن هدف را خاص و قابل‌اندازه‌گیری و زمان‌دار سازیم. اما ثابت شده که این ویژگی‌ها دقیقا همان عواملی هستند که می‌توانند باعث نتیجه‌ی معکوس شوند. یک هدف خاص، قابل‌اندازه‌گیری و زمان‌دار، سبب کوته‌فکری در عمل می‌شود و اغلب به تقلب یا نزدیک‌بینی در انجام کارها (و نداشتن دیدگاه بلندمدت / مترجم) می‌انجامد. بله. اغلب، ما به آن هدف می‌رسیم. اما به چه قیمتی؟

بسیار خوب. در غیاب هدف‌ها چه کاری می‌توانیم انجام دهیم؟ در چنین دنیایی هنوز ضروری است که ـ به‌ویژه در دنیای کسب و کار ـ به‌سوی دستاوردها حرکت کنیم. ما نیازمند کمک برای تعیین جهت‌ حرکت و سنجش میزان پیش‌رفت هستیم. اما ممکن است روش به‌تری هم برای رسیدن به نتایج با اجتناب از آثار منفی جانبی هدف‌ها وجود داشته باشد.

من می‌خواهم روشی را به شما معرفی کنم: به‌جای هدف‌گذاری، حوزه‌های تمرکز را مشخص کنید.

یک هدف،دستاوردی را تعیین می‌کند که می‌خواهید به آن برسید؛ در حالی که یک حوزه‌ی تمرکز فعالیت‌هایی را مشخص می‌سازد که باید زمان‌تان را روی آن‌ها صرف کنید. یک هدف، نتیجه است؛ اما یک حوزه‌ی تمرکز، مسیری است که باید طی شود. یک هدف به آینده‌ای اشاره دارد که قصد دارید به آن برسید؛ یک حوزه‌ی تمرکز، جای پای شما را در امروز محکم می‌سازد.

به‌عنوان مثال یک هدف فروش باید یک میزان درآمد یا تعداد مشخصی از مشتریان جدید را نشان دهد. یک هدف عملیاتی باید میزان صرفه‌جویی در هزینه‌ها را مشخص کند. در مقابل یک حوزه‌ی تمرکز در فروش، شامل گفتگوهای بسیار با مشتریان احتمالی و مناسب است. یک حوزه‌ی تمرکز عملیاتی نیز حوزه‌هایی را مشخص می‌کند که احتمالا در آن‌ها می‌شود کاهش هزینه داشت.

روشن است که این‌ دو مفهوم دو روی یک سکه نیستند. شما می‌توانید هدفی داشته باشید و حوزه‌ی تمرکزی. در واقع، احتمالا بعضی‌ها معتقدند که هر دو در کنار هم لازم‌اند: هدف مشخص‌کننده‌ی مقصد است و حوزه‌ی تمرکز، نشان‌دهنده‌ی این‌که برای رسیدن به آن مقصد چگونه برنامه‌ریزی می‌کنید.

اما تمرکز روی یک حوزه بدون داشتن هدف، مزیتی دارد:

یک حوزه‌ی تمرکز در عین این‌که به انگیزه‌های درونی تلنگر می‌زند؛ هیچ‌گونه محرک یا انگیزه‌ای را برای تقلب یا پذیرش ریسک‌های غیرضروری باقی نمی‌گذارد. بدین ترتیب در برابر هر کسی پنجره‌ای به‌سوی فرصت‌های مثبتِ پیشِ رو گشوده می‌شود و همین، باعث تشویق به همکاری و جلوگیری از رقابت‌های ویران‌کننده می‌شود. همه چیز همان‌جوری پیش می‌رود که شما و سازمان‌تان از آن سود می‌برید.

به بیان دیگر، یک حوزه‌ی تمرکز همه‌ی مزایای هدف‌ها را بدون داشتن آثار منفی جانبی آن‌ها به‌همراه دارد.

اما چگونه این کار را انجام دهید؟ ساده است: کارهایی که دوست دارید زمان‌تان را صرف انجام آن‌ها کنید مشخص کنید ـ یا کارهایی که شما و مدیرتان انجام آن‌ها را مفیدترین روش صرف زمان‌تان می‌دانید ـ و زمان‌تان را صرف این کارها کنید. بقیه کارها خودشان جلو خواهند رفت. من متوجه شده‌ام که باید فهرست کارهای‌تان را به پنج کار عمده محدود کنید تا کارها خیلی هم آبکی از آب درنیایند!

کلید موفقیت در این‌جا، مقاومت در برابر وسوسه‌ی تعیین نتایجی است که دوست دارید به آن‌ها برسید. مقصد را باز بگذارید و به خودتان اجازه دهید تا به‌شکل دل‌پذیری غافل‌گیر شوید. از نظر من هم این کار، ساده نیست. من خودم تا زمانی که تمرکز بر هدف‌ها را متوقف نکرده بودم، هرگز نمی‌دانستم که تا چه اندازه هدف‌گرا هستم. بدون هدف‌ها، من به‌سختی می‌توانستم به انجام کارها اطمینان داشته باشم.

اما کارها انجام شدند. و بنابر تجربه‌‌ام، نه‌تنها به “اهدافی” که دوست داشتم رسیدم، بلکه از مسیر لذت بردم و از استرس‌ها و وسوسه‌های طی مسیر هم به‌دور بودم. 

به بیان دیگر، اگر به‌جای نتایج روی وظایف تمرکز می‌کردیم، کودکان من باز هم سر وقت مقابل در ایستاده بودند؛ اما در حالی که نخ دندان کشیده بودند، درست مسواک زده بودند و البته حمام هم تمیز بود.

منبع

خانم فرشته جعفری از من خواسته‌اند در مورد روش‌های درست برنامه‌ریزی بنویسم. بد ندیدم روش برنامه‌ریزی خودم برای کار و زندگی ـ از جمله وبلاگ‌نویسی! ـ را بنویسم. امیدوارم مفید باشد.

تجربه‌ی کار کردن در یک سازمان پروژه ـ محور من را با ویژگی‌های کار پروژه‌ای آشنا کرده است. از تعریف استاندارد پروژه یادمان هست که پروژه فعالیتی است موقتی که برای تولید یک خروجی منحصر به فرد به صورت موقتی در طول یک دوره‌ی زمانی مشخص انجام می‌شود. در برابرش، در طول یک سال اخیر در شرکت مسئولیت‌های دیگری هم داشته‌ام که به‌نوعی در برابر مفهوم پروژه، به مفهوم برنامه نزدیک‌تر بوده‌اند که در تعریفی که من برای برنامه‌ریزی شخصی و کاری دارم، بر روی ویژگی منحصر به فرد نبودن‌ و محدود نبودن‌شان به یک دوره‌ی زمانی مشخص تأکید دارم. مثال بزنم:  در طول یک هفته تولید گزارش X برای پروژه‌ی Y برای من یک کار پروژه‌ای است؛ اما تهیه‌ی خبرنامه‌ی آموزشی هفتگی شرکت یک کار برنامه‌ای است.

در زندگی شغلی و شخصی هم می‌شود به کارها با همین دیدگاه نگاه کرد. چند مثال می‌زنم تا بحث روشن‌تر شود: خواندن فلان کتاب که برای کارم به آن نیاز دارم، گرفتن فلان مدرک یا گواهی‌نامه‌ی حرفه‌ای (حتی همین تافل یا آیلتس و جی‌مت و جی‌ آر ای خودمون!)، دنبال کردن کارهای فارغ‌التحصیلی‌ دانشگاه‌ام و کارهایی از این دست برای من، کارهای پروژه‌ای هستند که باید در یک دوره‌ی زمانی مشخص، روی آن‌ها تمرکز کنم و از اول تا آخرش را در چند روز (یا چند ماه!) طی کنم تا به نتیجه‌ی مورد نظرم برسم. دقت کرده‌اید که خود ما هم فارغ از آشنا بودن یا نبودن با مفهوم علمی پروژه، معمولا در زندگی‌مان این کارها را پروژه می‌نامیم؟ مثلا: “من پارسال پروژه‌ی بزرگ گرفتن کارت معافیت خدمت‌ام را به سرانجام رساندم!” در برابرش کارهای دیگری هم هستند که به مفهوم برنامه نزدیک هستند: رشد مستمر مهارت‌ها و توانایی‌های‌ام (مدیریت این فرایند رشد منظورم است؛ نه مثلا صرفِ گرفتنِ PMP!)، برنامه‌ریزی مالی، پیدا کردن منابع مالی جدید (!)، مدیریت درآمدها و سرمایه‌گذاری‌ها، یاد گرفتن یک ساز موسیقی، اپلای کردن برای تحصیل در یک دانشگاه معتبر خارجی، ازدواج (!) و چیزهایی شبیه این‌ها که به ذهن من نمی‌رسند، می‌شوند برنامه‌های زندگی.

یک مثال شاید ملموس‌تر وبلاگ‌نویسی من باشد. من یک سری اهداف کلی از وبلاگ‌نویسی دارم که برنامه‌های من را مشخص می‌کنند. در مقابل، نوشتن همین پست می‌شود پروژه‌ی امروز من!

همان‌طور که می‌بینید تمایز میان “پروژه” و “برنامه” شخصی‌مان، در استمرار برنامه‌ها و طولانی مدت بودن فرایند دست‌یابی به اهداف مورد انتظار آن‌ها نسبت به پروژه‌ها است.

خوب با این تعریف اولیه بروم سراغ روشی که دیگر کم‌کم به صورت ناخودآگاه برای برنامه‌ریزی کارهای‌ام دارم:

1. گام اول ـ تعیین بایدها: به کمک ابزار ترسیم نقشه‌های ذهنی Mind Mapper، با توفان فکری (Brainstorming) با خودتان، کارهایی را که باید در یک دوره‌ی زمانی مشخص انجام بدهید (To-Do List) فهرست کنید. راست‌اش تجربه‌ی من نشان می‌دهد که عموما برنامه‌ریزی برای یک سال و شش ماه و این‌ها، جواب نمی‌دهد (شاید هم من نتوانستم!) اگر برای هفته‌ی آینده یا دو هفته‌‌ی دیگر برنامه‌ریزی کنید و واقعا به این برنامه‌ریزی متعهد باشید، جواب عملی‌تری می‌گیرید (پایین‌تر مفهوم تعهد را توضیح می‌دهم.) حواس‌تان باشد که این فهرست، اولویت‌بندی ندارد. هر چه می‌خواهد دل تنگ‌تان بنویسید!
2. گام دوم ـ تعیین فهرست نبایدها: فهرست کارهایی را که نباید انجام بدهید (Not To-Do List) را هم به کمک مایند مپر دربیاورید (مثال: گودربازی مجموعا بیش از سه ساعت در روز!)
3. گام سوم ـ تعیین برنامه‌ها در برابر پروژه‌ها: در اکسل، یک جدول درست کنید و کارهایی را که در مایندمپر در فهرست To-Do نوشته‌اید زیر ستون اول ـ با عنوان موضوعات کاری (Work Subject) ـ بنویسید. بعد دو تا ستون کنار ستون شماره‌ی یک درست کنید: یکی از این ستون‌ها عنوان‌اش می‌شود برنامه‌ها (Plan) و دیگری طبعا پروژه‌ها (Projects)! از بالا به پایین فهرست‌تان شروع کنید و مقابل موضوعات کاری فقط و فقط در یکی از ستون‌های برنامه / پروژه علامت بزنید. اگر چند بار نتیجه‌ی کارتان را مرور کنید تا خطاهای احتمالی برطرف شوند بد نیست.
4. گام چهارم ـ برنامه‌ریزی اجرا: حالا فهرست برنامه‌ها و پروژه‌های شما برای چند روز، چند ماه یا چند سال آینده مشخص است و باید برای اجرای‌شان برنامه‌ریزی کنید. شاید این‌جا حساس‌ترین بخش‌ کار باشد. این برنامه‌ریزی را چطور انجام دهیم؟ خوب به صورت کلیشه‌ای باید گفت که اول کارهای پروژه‌ای و برنامه‌ای را اولویت‌بندی کنید. روش‌اش با خودتان! بعدش من این طوری کار را انجام می‌دهم: اول به سراغ برنامه‌ها می‌روم و سعی می‌کنم به شکل عملی‌تری آن‌ها را به کارهای پروژه‌ای بشکنم. بعد برای هر پروژه‌ حداکثر فرجه‌ی زمانی مورد انتظار را مشخص می‌کنم.  مثال بزنم: من با خودم قرار گذاشته‌ام که هر روز حتما حداقل یک پست در گزاره‌ها داشته‌ باشم. برای این کار  می‌شود هر روز گزاره‌ها یا شعر نوشت یا از کتاب‌ها نقل قول کرد، مطلب دیگران را کپی پیست کرد و الخ. اما برنامه‌ی من داشتن یک وبلاگ مدیریتی و مشاوره‌ی مدیریت و تولید محتوا در این زمینه است. فلسفه‌ی وجودی پست‌های ثابت هفتگی گزاره‌ها به‌عنوان پروژه‌های هفتگی در همین است: تولید محتوا یعنی من شنبه‌ها باید حتما یک ترجمه داشته باشم، یکشنبه‌ها باید یک مقاله را بخوانم و مرور کنم، سه‌شنبه‌ها یک مطلب جدید در مورد مشاوره‌ی مدیریت از خودم بنویسم یا از جایی ترجمه کنم و جمعه‌ها لینک‌های هفته را مرور کنم. این شیوه‌ی نگاه به برنامه‌ی وبلاگ‌نویسی، در واقع مجبورم می‌کند هر هفته مطالب و مقالاتی که باید را بخوانم. اما همه‌ی این‌ها در کنار هم، مرا به یک هدف دیگر هم می‌رسانند: خواندن مطالب ثابت مربوط به کارم در طول هفته و در نتیجه رشد شغلی و مهارتی! (شاید به‌نوعی این‌ چهار پست ثابت هفتگی در کنار پست‌های دیگرم، تعریف من را از ماهیت و چیستی رشد شغلی و مهارتی هم نشان بدهند.) بنابراین ارتباط میان پروژه‌های اجرایی‌کننده‌ی برنامه‌های‌تان را هم در نظر داشته باشید. یا مثال دیگر: من می‌خواستم معافیت از خدمت سربازی‌ام را پی‌گیری کنم (برنامه)؛ بنابراین مجبور بودم زمان‌های مشخصی از هفته دنبال تکمیل مدارک‌ام و طی فرایندهای اداری‌اش بدوم! (پروژه) این، یکی از اولویت‌های اصلی زندگی من بود؛ در برابر مثلا یاد گرفتن یک ساز موسیقی.
5. گام پنجم ـ اجرای برنامه‌ها: اما … چرا اغلب برنامه‌ها اجرا نمی‌شوند؟ تنبلی، ترس از شکست، سخت بودن کار کردن و بهانه‌ها و توجیهاتی شبیه این‌ها!؟ راه‌حل چیست؟ من هیچ راهی جز ایجاد تعهد نمی‌شناسم. بارزترین مثال‌اش گزاره‌ها: همان قضیه‌ی هر روز یک پست جدید و پست‌های ثابت هفتگی. راست‌اش بعضی از وقت‌ها که برای پست ثابت هفتگی‌ام کاری نکرده‌ام، استرس می‌گیرم! این متعهد کردن خود، یک اجبار و الزام درونی است و هیچ کس نمی‌تواند آن را به شما تحمیل کند. بنابراین باید یک تصمیم مشخص بگیرید و سر تصمیم‌تان بایستید. برای این‌ کار من دو محرک‌ بزرگ می‌شناسم: اولی مقایسه کردن و بزرگ‌نمایی مداوم لذت‌هایی که در پایان نصیب شما می‌شود با سختی‌های کار است (لذتِ داشتنِ یک مدرک معتبر با امتیاز خوب مثل تافل یا PMP، تعداد لایک‌های یک مطلب در گودر (!)، دریچه‌هایی که با رسیدن به یک هدف به روی شما باز می‌شود ـ مثل امکان پاسپورت گرفتن و ترک کشور برای کار یا ادامه تحصیل برای منی که داشتم کارهای معافیت سربازی را دنبال می‌کردم ـ و …) و دومی ترساندن خود از عواقب انجام ندادن کار و بزرگ‌نمایی این ترس (سربازی!!! خودش بزرگ‌ترین ترس است!)
6. گام ششم ـ مدیریت فرایند اجرای برنامه‌ها: خوب آستین‌ها را بزنید بالا و بروید سراغ انجام کارها و به‌ترتیب انجام‌شان بدهید. هر کاری را که سر وقت و درست انجام دادید به خودتان جایزه بدهید (برم یک ربع گودر گردی!) و از آن طرف، برای انجام ندادن کارها هم خودتان را جریمه کنید (گودر؛ چهار ساعت تعطیل و تمرکز روی کاری که عقب است!) اگر یادتان باشد یک فهرست Not To-Do هم داشتید. برای کارهای آن فهرست، برعکس عمل کنید: اگر انجام‌شان ندادید به خودتان جایزه بدهید و اگر انجام‌شان دادید خودتان را جریمه کنید! شوخی و تعارف هم با خودتان نداشته باشید لطفا.

در ادبیات علم مدیریت هم این روزها ثابت شده که هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی بدون اجرا هیچ فایده‌ای ندارد. روش اجرا قطعا مهم‌تر است. بنابراین هر طور که برنامه‌ریزی کردید؛ می‌توانید از بندهای ۵ و ۶ برای اجرای برنامه‌های‌تان استفاده کنید. موفق باشید.

پ.ن. من قبل‌تر نوشته‌ها و ترجمه‌هایی در این زمینه داشته‌ام از جمله:

اهداف‌تان را به مسیر خودشان بازگردانید

یک مشاور جوان در طول هفته چه باید بخواند!؟

درسی برای برنامه‌ریزی

پیشنهاد می‌کنم پست‌های مربوط به مدیریت زمان امیر مهرانی را هم در این زمینه دنبال کنید.

نویسنده: هایدی گرانت هالوورسون/ مترجم: علی نعمتی شهاب

یک ماه از سال جدید هم به سرعت در حال گذشتن و تمام شدن است. اهداف سال جدیدتان در چه حال‌اند؟ احتمالا آن طوری که دوست داشتید پیش نرفته‌اند. اگر این‌گونه است، شما تنها نیستید. در واقع مطالعات بسیاری نشان داده‌اند که بیش از نیمی از افرادی که تصمیماتی برای سال جدید گرفته‌اند، آن‌ها را در میانه‌ی راه شکسته‌اند.

ایجاد تغییرات واقعی می‌تواند مشکل باشد و همین موضوع، انگیزه‌ای است برای آغاز کاهش دادن انتظارات یا کنار گذاشتن کامل اهداف. اما ناراحت نباشید،‌ هنوز برای فشردن کلید ریست و دوباره حمله‌ کردن به اهداف دیر نشده است؛ اما این بار باید مجهزتر باشید.

اغلب ما سرزنش‌های‌مان را برای شکست بر نقاط اشتباهی متمرکز می‌کنیم. معتقدیم که استعداد یا عزم راسخی نداشتیم یا از یک توانایی ذاتی لازم برای دستیابی به هدف‌مان بهره‌مند نبودیم. اما اولین چیزی که با مطالعه‌ی عوامل موفقیت در زندگی یاد می‌گیرید این است که توانایی‌های ذاتی (البته اگر اصلا چنین چیزی وجود داشته باشد!) در مورد شانس شما برای موفقیت در دستیابی به هدف‌تان هیچ نمی‌گویند. تحقیق من در کنار نتایج چند دهه تحقیق در مورد انگیزش تصویر متفاوتی را ترسیم می‌کند: در حقیقت مثل بسیاری دیگر از جنبه‌های زندگی همه چیز به استراتژی برمی‌گردد.

در این‌‌جا دو استراتژی که به صورت عملی مورد آزمون قرار گرفته‌اند و می‌توانند باعث شوند یک سال ناامیدکننده‌ی دیگر با عملی شدن همان تغییرات اساسی که به دنبال‌شان می‌گردید به سالی پربار تبدیل شود، بررسی می‌شوند:

۱- تعیین اهداف خاص نه؛ ‌اهداف کاملا خاص تعریف کنید: وقتی آدم‌ها اهداف‌شان را برای من تعریف می‌کنند من چیزهایی مثل این‌که “می‌خوام بیش‌تر کار کنم”، “غذای سالم‌تری بخورم”، “کم‌تر خرج کنم و بیش‌تر پس‌انداز” و مانند این‌‌ها را می‌شنوم. در جواب این حرف‌ها من می‌گویم: “اوکی، خوب موفقیت برات چطوری تعریف می‌شه؟ از کجا می‌فهمی به هدف‌ات رسیدی؟” اغلب این سؤال با سکوتی طولانی، سردرگمی و پاسخی مثل “راست‌اش واقعا در این مورد فکر نکردم” همراه می‌شود.

زمان گذاشتن برای تعریف و نوشتن دقیق آن‌‌چه می‌‌خواهید به آن برسید احتمال راضی شدن به کم‌تر و توجیه خودتان با گفتن این‌که “همین هم خوبه” را کاهش می‌دهد. “هزاران مطالعه نشان داده‌اند که خاص کردن هر چه بیش‌تر اهداف، یکی از اثربخش‌ترین گام‌ها برای دستیابی به هر هدفی است.”

به جای “سخت کار کردن”، یک هدف بلند مدت را در نظر بگیرید ـ مثل “افزایش حقوق به‌اندازه‌ی حداقل … دلار” یا “رسیدن به رده‌ی … سازمانی در ارتقای شغلی.” هم‌چنین جزییات گام‌های ویژه‌ی میان مدتی که برای رسیدن به آن نقطه لازم است را تعیین کنید. آیا مدیرتان از شما خواسته در حوزه‌‌های فنی خاصی خودتان را بهبود بدهید؟ آیا خبر دارید که برخی مسائل در روابط بین انسانی شما را از پیش‌رفت بازداشته است؟ اگر می‌دانید باید به‌تر ارتباط برقرار کنید، هدف خاص خودتان را چیزی مثل “با دقت گوش کردن بدون قطع کردن صحبت طرف مقابل” تعیین کنید.

وقتی چیزی را که برای‌اش تلاش می‌کنید مبهم باشد، استفاده از این روش آسان وقتی خسته‌ و دل‌سرد و افسرده شده‌اید، بسیار انگیزش‌بخش است. اما خودتان را با این افسانه نفریبید که اگر هدف مشخصی را تعیین کردید، یا به آن می‌رسید و یا نه. اگر نرسیدید، چاره‌ای ندارید جز این‌که آن‌قدر روی آن موضوع کار کنید تا موفق شوید.

۲- درباره‌ی آن‌چه که می‌خواهید و چیزهایی که بین شما و آن فاصله می‌اندازند بیاندیشید: در ذهن‌تان تا نقطه‌ی مطلوب بروید و برگردید! این استراتژی مقایسه‌ی ذهنی نامیده می‌شود و به صورت خلاصه شامل خوش‌بینانه فکر کردن درباره‌ی جنبه‌های شگفت‌انگیز دست‌یابی به هدف‌تان در عین واقعی فکر کردن درباره‌ی این‌که چگونه می‌خواهید به آن نقطه برسید، است.

اول تصور کنید در زمان دست‌یابی به هدف‌تان چه احساسی خواهید داشت. تا جایی که می‌شود آن را در ذهن‌تان روشن و روشن‌تر تصویر کنید. سپس متوجه موانعی شوید که در بین راه‌ به آن‌ها برخواهید خورد. مثلا اگر دوست دارید شغلی به‌تر و با درآمد بالاتر به دست آورید، باید با تخیل درباره‌ی احساس غرور و لذتی که از پذیرفتن یک پیشنهاد شغلی فوق‌العاده از سازمانی برجسته به شما دست می‌دهد شروع کنید. سپس می‌توانید درباره‌ی چیزهایی که بین شما و آن پیشنهاد مطبوع فاصله انداخته‌اند فکر کنید؛‌ مثلا: کاندیداهای برجسته‌ی دیگری که برای آن شغل درخواست می‌دهند. آیا توجه به این موضوع باعث نمی‌شود که شما روزمه‌تان را کمی به‌بود بدهید؟

این کار تجربه‌ی لزوم اقدام نامیده می‌شود ـ حالتی روان‌شناختی که برای دست‌یابی به هدف مورد نیاز است. خیال‌پردازی در مورد این‌که گرفتن آن شغل چقدر خوب خواهد بود می‌تواند خیلی لذت‌بخش باشد؛ اما شما را به سر منزل مقصود نمی‌رساند. تکنیک مقایسه‌ی ذهنی آرزوها و خیالات شما را با متمرکز کردن‌تان بر آن‌چه برای رسیدن به آن‌ها مورد نیاز است، به واقعیت تبدیل می‌کند.

در تحقیقاتی که توسط من و همکاران‌ام انجام شده ـ از بررسی نوجوانان ۱۵ ساله‌ای که در طول تابستان خودشان را برای امتحان PSAT آماده می‌کنند تا کارکنان واحد منابع انسانی که برای مدیریت به‌تر زمان‌شان تلاش می‌کنند و از افراد مجردی که برای یافتن همسر تلاش می‌کنند تا پرستاران کودکان که می‌کوشند با والدین بچه‌ها ارتباط به‌تری برقرار کنند ـ نتایج همیشه مشابه بوده‌اند. استفاده‌ از تکنیک مقایسه‌ی ذهنی به شکل قابل اطمینانی به تلاش‌ها، انرژی و برنامه‌ریزی بیش‌تر و دست‌یابی به‌تر به اهداف می‌انجامد. صرف چند دقیقه برای رفت و برگشت ذهنی بین آینده‌ی مورد نظرتان و وضعیت امروزتان و موانعی که باید برای رسیدن به نقطه‌ی مطلوب پشت سر بگذارید، به شما کمک می‌کند تا به شفافیت و انگیزه‌ی لازم برای موفقیت دست یابید.

منبع

پ.ن. امسال پست‌های ثابت هفتگی گزاره‌ها این طوری خواهد بود: شنبه‌ها یک مطلب ترجمه، یک‌شنبه‌ها مقاله‌ی هفته، سه‌شنبه‌ها مشاوره‌ی مدیریت و جمعه‌ها لینک‌های هفته.